摘 要：企業(yè)數(shù)字檔案館是今后企業(yè)檔案信息化的發(fā)展方向，檔案軟件廠商的選擇對(duì)今后企業(yè)數(shù)字檔案館實(shí)施具有重要作用，本文從比選準(zhǔn)備、具體實(shí)施、應(yīng)重點(diǎn)考慮的因素三大方面闡述如何選取檔案軟件廠商。

關(guān)鍵詞：檔案軟件;廠商;檔案信息化

企業(yè)數(shù)字檔案館是今后企業(yè)檔案信息化的發(fā)展方向，檔案軟件廠商的選擇對(duì)今后企業(yè)數(shù)字檔案館實(shí)施具有重要作用，因此，各企業(yè)在實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)前，應(yīng)明確一定的方法，采用科學(xué)合理的檔案軟件廠商比選措施，降低風(fēng)險(xiǎn)，保障數(shù)字檔案館建設(shè)順利實(shí)施。

1 前期準(zhǔn)備

在企業(yè)真正開(kāi)始接觸各軟件廠商時(shí)，前期根據(jù)自身調(diào)研情況應(yīng)明確大致檔案管理需求，以此為標(biāo)桿方便劃定檔案軟件廠商范圍。

1.1 對(duì)本企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀做到心中有數(shù)

首先進(jìn)行需求分析，在選擇檔案管理軟件前必須先弄清楚本單位實(shí)際情況和自己工作需要。按照前期調(diào)研方案，系統(tǒng)掌握本企業(yè)各單位檔案管理現(xiàn)狀、檔案信息化現(xiàn)狀、存在問(wèn)題以及未來(lái)需求，進(jìn)行問(wèn)題歸類和篩選，對(duì)于有價(jià)值的建議進(jìn)行梳理和歸納，為軟件廠商選擇奠定好基礎(chǔ)。

1.2 了解企業(yè)信息化投入情況和費(fèi)用分?jǐn)偡绞?/p>

首先，與主管領(lǐng)導(dǎo)和信息化部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，了解本單位愿意在檔案信息化上投入的預(yù)算范圍。數(shù)字檔案館建設(shè)計(jì)劃已列入企業(yè)十三五信息化發(fā)展規(guī)劃，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)也對(duì)檔案信息化非常支持。對(duì)于集團(tuán)總部的檔案信息化投入外，各單位費(fèi)用采用按比例分?jǐn)偟男问健?/p>

1.3 明確使用效果

數(shù)字檔案館立足實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)以及資源共享，因此從收集到利用實(shí)現(xiàn)信息化綜合管理，對(duì)軟件功能要求就很高。明確需求才能有效的和供應(yīng)商進(jìn)行溝通，選擇適合本企業(yè)的檔案管理軟件。

2 具體實(shí)施

為了對(duì)軟件廠商有全面的了解，數(shù)字檔案館工作小組以座談、問(wèn)詢所屬企業(yè)、實(shí)地調(diào)研案例企業(yè)的方式對(duì)廠商進(jìn)行了調(diào)研。

2.1 初步了解檔案軟件市場(chǎng)

通過(guò)同行介紹、自己上網(wǎng)（供應(yīng)商官網(wǎng)）查詢，鎖定至少4-5家資質(zhì)、資格都比較有保障，業(yè)內(nèi)口碑較好的供應(yīng)商。逐一打電話，詢問(wèn)對(duì)方企業(yè)檔案管理軟件的類別、功能模塊、特色功能、報(bào)價(jià)范圍、軟件實(shí)施周期?；居写蟾帕私夂?，排除與本企業(yè)調(diào)研嚴(yán)重不符合的幾家，留至少3家備選供應(yīng)商，進(jìn)行面談。

2.2 通過(guò)約談進(jìn)行座談交流

開(kāi)展與檔案軟件廠商交流，從乙方自身角度了解產(chǎn)品本身。交流可以采取多輪多次交流的方式，前期交流主要圍繞各廠商的企業(yè)歷史、企業(yè)規(guī)模、企業(yè)文化、企業(yè)產(chǎn)品特色、主要用戶等開(kāi)展交流。隨著逐步深入，交流主題可以集中在各廠商的主要用戶及代表性產(chǎn)品開(kāi)展專題交流。后期，各廠商針對(duì)企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀提出數(shù)字檔案館建設(shè)模式方案，以供比對(duì)分析。與各廠商交流，可為數(shù)字檔案館方案制定及選擇實(shí)施廠商打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

在這個(gè)過(guò)程中，首先要注意參會(huì)人員的選擇。除檔案人員外，還應(yīng)該邀請(qǐng)信息化部人員、檔案主管領(lǐng)導(dǎo)一同參加。由信息化部門人員對(duì)信息安全、企業(yè)軟硬件環(huán)境兼容性、系統(tǒng)性能與供應(yīng)商進(jìn)行溝通;檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)參加，可以讓其更直觀的了解檔案信息化建設(shè)。

其次，供應(yīng)商做軟件介紹時(shí)，檔案管理人員重點(diǎn)關(guān)注企業(yè)需求的功能，要盡可能詢問(wèn)詳細(xì)，看是否能實(shí)現(xiàn)該功能，如何實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)的效果如何。座談交流應(yīng)邀請(qǐng)直接約談廠商可以讓我們獲得對(duì)軟件的第一手資料，但由于軟件廠商側(cè)重于介紹產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)，不利于對(duì)軟件有全面的認(rèn)識(shí)。

2.3 通過(guò)問(wèn)詢成員企業(yè)了解檔案軟件廠商

可以通過(guò)電話、網(wǎng)絡(luò)等方式咨詢了使用各軟件廠商的所屬企業(yè)，從甲方角度了解軟件系統(tǒng)、軟件廠商、后期服務(wù)、升級(jí)開(kāi)發(fā)等方面的情況。這樣做的好處是了解廠商自我介紹時(shí)不便于暴露的缺點(diǎn)部分;不好的方面是由于檔案人員不懂信息化技術(shù)，對(duì)于信息化內(nèi)容認(rèn)識(shí)不深刻，表述不全面。

2.4 通過(guò)實(shí)地走訪案例方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)了解

根據(jù)廠商介紹，實(shí)地走訪廠商推薦的案例企業(yè)。通過(guò)座談和現(xiàn)場(chǎng)演示，可以對(duì)軟件的實(shí)際使用情況有了更加感性的認(rèn)識(shí)，從軟件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、部署方式、功能框架、界面、接口、檔案分類體系等方面有更直觀的了解，對(duì)于該系統(tǒng)在使用過(guò)程中暴露的問(wèn)題也有了一定的掌握。

2.5 發(fā)布招標(biāo)公告

將企業(yè)數(shù)字檔案館商務(wù)需求全部寫入招標(biāo)合同并在公司指定發(fā)布位置發(fā)布。招標(biāo)前還要對(duì)廠商進(jìn)行一輪商務(wù)洽談，對(duì)有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行澄清，明確本企業(yè)的需求。各軟件廠商根據(jù)需求提出數(shù)字檔案館建設(shè)方案。

2.6 舉辦招標(biāo)會(huì)

邀請(qǐng)本企業(yè)內(nèi)外部專家召開(kāi)招標(biāo)會(huì)，根據(jù)各供應(yīng)商提供的數(shù)字檔案館建設(shè)方案進(jìn)行投票和評(píng)議，并按照評(píng)分表進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)和打分，從高到低排列。

2.7 購(gòu)置

根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)，再進(jìn)行砍價(jià)。拿到供應(yīng)商相對(duì)比較低的價(jià)格。根據(jù)企業(yè)需求、供應(yīng)商軟件功能、價(jià)格、供應(yīng)商資質(zhì)，選擇性價(jià)比高，售后服務(wù)好的。這樣軟件上線后，后期運(yùn)行過(guò)程中有問(wèn)題能得到更快的解決，也使數(shù)據(jù)安全有一定的保障。綜合評(píng)判選定后按照流程申購(gòu)。

3 選取檔案軟件廠商應(yīng)該考慮的因素

3.1 軟件廠商方面

通過(guò)咨詢已使用的單位去了解軟件廠商的資質(zhì)、信譽(yù)情況。從實(shí)際情況來(lái)看，各軟件公司的服務(wù)質(zhì)量差異很大，因此要格外注重調(diào)研檔案軟件廠商能否提供良好的售后維護(hù)、具備各種老軟件數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換服務(wù)和軟件完善升級(jí)的后繼力量，等等。

3.2 檔案管理軟件方面

1）功能方面。應(yīng)該具備收、存、管、用檔案管理職能，并能根據(jù)用戶需求拓展功能。2）兼容性。一方面檔案管理軟件應(yīng)該與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)如OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等有效配合，預(yù)留歸檔接口，能夠無(wú)縫鏈接;另一方面檔案管理軟件互訪時(shí)，應(yīng)該具備簡(jiǎn)單的操作方式和轉(zhuǎn)換方式。3）穩(wěn)定性。必須性能穩(wěn)定、操作簡(jiǎn)單，既要確保數(shù)據(jù)安全，又要體現(xiàn)人性化設(shè)計(jì)，便于操作。4）先進(jìn)性。檔案軟件設(shè)計(jì)應(yīng)適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的需要，保持技術(shù)先進(jìn)。

作者簡(jiǎn)介

朱明慧，中國(guó)交通建設(shè)股份有限公司辦公廳文書(shū)檔案處（保密處），中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院檔案學(xué)碩士。