摘 要：企業(yè)數(shù)字檔案館是今后企業(yè)檔案信息化的發(fā)展方向，檔案軟件廠商的選擇對今后企業(yè)數(shù)字檔案館實施具有重要作用，本文從比選準備、具體實施、應重點考慮的因素三大方面闡述如何選取檔案軟件廠商。

關鍵詞：檔案軟件;廠商;檔案信息化

企業(yè)數(shù)字檔案館是今后企業(yè)檔案信息化的發(fā)展方向，檔案軟件廠商的選擇對今后企業(yè)數(shù)字檔案館實施具有重要作用，因此，各企業(yè)在實施數(shù)字檔案館建設前，應明確一定的方法，采用科學合理的檔案軟件廠商比選措施，降低風險，保障數(shù)字檔案館建設順利實施。

1 前期準備

在企業(yè)真正開始接觸各軟件廠商時，前期根據(jù)自身調研情況應明確大致檔案管理需求，以此為標桿方便劃定檔案軟件廠商范圍。

1.1 對本企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀做到心中有數(shù)

首先進行需求分析，在選擇檔案管理軟件前必須先弄清楚本單位實際情況和自己工作需要。按照前期調研方案，系統(tǒng)掌握本企業(yè)各單位檔案管理現(xiàn)狀、檔案信息化現(xiàn)狀、存在問題以及未來需求，進行問題歸類和篩選，對于有價值的建議進行梳理和歸納，為軟件廠商選擇奠定好基礎。

1.2 了解企業(yè)信息化投入情況和費用分攤方式

首先，與主管領導和信息化部領導進行溝通，了解本單位愿意在檔案信息化上投入的預算范圍。數(shù)字檔案館建設計劃已列入企業(yè)十三五信息化發(fā)展規(guī)劃，相關部門領導也對檔案信息化非常支持。對于集團總部的檔案信息化投入外，各單位費用采用按比例分攤的形式。

1.3 明確使用效果

數(shù)字檔案館立足實現(xiàn)檔案信息化建設以及資源共享，因此從收集到利用實現(xiàn)信息化綜合管理，對軟件功能要求就很高。明確需求才能有效的和供應商進行溝通，選擇適合本企業(yè)的檔案管理軟件。

2 具體實施

為了對軟件廠商有全面的了解，數(shù)字檔案館工作小組以座談、問詢所屬企業(yè)、實地調研案例企業(yè)的方式對廠商進行了調研。

2.1 初步了解檔案軟件市場

通過同行介紹、自己上網（供應商官網）查詢，鎖定至少4-5家資質、資格都比較有保障，業(yè)內口碑較好的供應商。逐一打電話，詢問對方企業(yè)檔案管理軟件的類別、功能模塊、特色功能、報價范圍、軟件實施周期?；居写蟾帕私夂螅懦c本企業(yè)調研嚴重不符合的幾家，留至少3家備選供應商，進行面談。

2.2 通過約談進行座談交流

開展與檔案軟件廠商交流，從乙方自身角度了解產品本身。交流可以采取多輪多次交流的方式，前期交流主要圍繞各廠商的企業(yè)歷史、企業(yè)規(guī)模、企業(yè)文化、企業(yè)產品特色、主要用戶等開展交流。隨著逐步深入，交流主題可以集中在各廠商的主要用戶及代表性產品開展專題交流。后期，各廠商針對企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀提出數(shù)字檔案館建設模式方案，以供比對分析。與各廠商交流，可為數(shù)字檔案館方案制定及選擇實施廠商打下堅實基礎。

在這個過程中，首先要注意參會人員的選擇。除檔案人員外，還應該邀請信息化部人員、檔案主管領導一同參加。由信息化部門人員對信息安全、企業(yè)軟硬件環(huán)境兼容性、系統(tǒng)性能與供應商進行溝通;檔案部門主管領導參加，可以讓其更直觀的了解檔案信息化建設。

其次，供應商做軟件介紹時，檔案管理人員重點關注企業(yè)需求的功能，要盡可能詢問詳細，看是否能實現(xiàn)該功能，如何實現(xiàn)，實現(xiàn)的效果如何。座談交流應邀請直接約談廠商可以讓我們獲得對軟件的第一手資料，但由于軟件廠商側重于介紹產品優(yōu)勢，不利于對軟件有全面的認識。

2.3 通過問詢成員企業(yè)了解檔案軟件廠商

可以通過電話、網絡等方式咨詢了使用各軟件廠商的所屬企業(yè)，從甲方角度了解軟件系統(tǒng)、軟件廠商、后期服務、升級開發(fā)等方面的情況。這樣做的好處是了解廠商自我介紹時不便于暴露的缺點部分;不好的方面是由于檔案人員不懂信息化技術，對于信息化內容認識不深刻，表述不全面。

2.4 通過實地走訪案例方進行現(xiàn)場了解

根據(jù)廠商介紹，實地走訪廠商推薦的案例企業(yè)。通過座談和現(xiàn)場演示，可以對軟件的實際使用情況有了更加感性的認識，從軟件系統(tǒng)結構、部署方式、功能框架、界面、接口、檔案分類體系等方面有更直觀的了解，對于該系統(tǒng)在使用過程中暴露的問題也有了一定的掌握。

2.5 發(fā)布招標公告

將企業(yè)數(shù)字檔案館商務需求全部寫入招標合同并在公司指定發(fā)布位置發(fā)布。招標前還要對廠商進行一輪商務洽談，對有關問題進行澄清，明確本企業(yè)的需求。各軟件廠商根據(jù)需求提出數(shù)字檔案館建設方案。

2.6 舉辦招標會

邀請本企業(yè)內外部專家召開招標會，根據(jù)各供應商提供的數(shù)字檔案館建設方案進行投票和評議，并按照評分表進行綜合評價和打分，從高到低排列。

2.7 購置

根據(jù)供應商報價，再進行砍價。拿到供應商相對比較低的價格。根據(jù)企業(yè)需求、供應商軟件功能、價格、供應商資質，選擇性價比高，售后服務好的。這樣軟件上線后，后期運行過程中有問題能得到更快的解決，也使數(shù)據(jù)安全有一定的保障。綜合評判選定后按照流程申購。

3 選取檔案軟件廠商應該考慮的因素

3.1 軟件廠商方面

通過咨詢已使用的單位去了解軟件廠商的資質、信譽情況。從實際情況來看，各軟件公司的服務質量差異很大，因此要格外注重調研檔案軟件廠商能否提供良好的售后維護、具備各種老軟件數(shù)據(jù)轉換服務和軟件完善升級的后繼力量，等等。

3.2 檔案管理軟件方面

1）功能方面。應該具備收、存、管、用檔案管理職能，并能根據(jù)用戶需求拓展功能。2）兼容性。一方面檔案管理軟件應該與前端業(yè)務系統(tǒng)如OA系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等有效配合，預留歸檔接口，能夠無縫鏈接;另一方面檔案管理軟件互訪時，應該具備簡單的操作方式和轉換方式。3）穩(wěn)定性。必須性能穩(wěn)定、操作簡單，既要確保數(shù)據(jù)安全，又要體現(xiàn)人性化設計，便于操作。4）先進性。檔案軟件設計應適應網絡時代的需要，保持技術先進。

作者簡介

朱明慧，中國交通建設股份有限公司辦公廳文書檔案處（保密處），中國人民大學信息資源管理學院檔案學碩士。