陳俐敏

內(nèi)容摘要? 基于對文件檔案細節(jié)化管理的探討研究，文章首先從檔案管理細節(jié)化的重要性入手，然后與文件檔案管理的現(xiàn)狀相結(jié)合，對文件檔案細節(jié)化管理的策略進行分析。得出相關(guān)人員需加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度、有效完善歸檔立卷制度、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、注重先進技術(shù)的及時引進以及提高開發(fā)利用檔案的效率這5點對策，希望能夠為有關(guān)人士提供幫助。

關(guān)鍵詞? 文件 文件檔案 細節(jié)化管理

1 引言

作為企業(yè)發(fā)展運行的重要組成部分，文件檔案有著極其重要的保存價值與研究價值，其能夠在幫助領(lǐng)導(dǎo)決策、正確貫徹執(zhí)行黨的方針、提高內(nèi)部管理效率的同時，在激烈的市場競爭中為自身創(chuàng)造更大的發(fā)展空間。與此同時，由于部分企業(yè)仍處于改革轉(zhuǎn)型階段，在經(jīng)營壓力極大的情況下，能夠投入到文件檔案管理中的精力并不多，還有一些企業(yè)并未認識到精細化管理相較于傳統(tǒng)管理方式的顯著效果，繼而導(dǎo)致文件檔案管理工作的作用無法充分發(fā)揮。隨著全球經(jīng)濟的飛速發(fā)展，企業(yè)競爭壓力必然還會逐漸增大，此時若想促進企業(yè)或單位綜合實力的真正提升，及時探索文件精細化管理的策略已勢在必行。

2 文件檔案細節(jié)化管理的重要性

站在企業(yè)深化改革的角度上來看，準確有力的信息資源是提供轉(zhuǎn)型推動力的關(guān)鍵，因此，文件檔案管理的效率與質(zhì)量，將會對企業(yè)實際運行產(chǎn)生直接影響，此時企業(yè)若想真正意義上做到與時俱進，就必須要對文件檔案管理工作進行調(diào)整，尤其是對于企業(yè)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期而言，這是加強企業(yè)各方面建設(shè)的重要途徑。除此之外，文件檔案也能為企業(yè)提供準確、有效的信息，幫助企業(yè)提高決策的正確概率。檔案管理工作最顯著的特征就是長期性，同時延續(xù)性與歷史性也是不容忽視的重要構(gòu)成，管理人員可以通過查找檔案，尤其是文件檔案，掌握企業(yè)從始至終的全部信息，在明確企業(yè)人才發(fā)展與事業(yè)建設(shè)歷史進程的情況下，根據(jù)相應(yīng)的事件記錄，對企業(yè)發(fā)展經(jīng)驗進行合理總結(jié)，進一步為企業(yè)順利轉(zhuǎn)型以及后續(xù)經(jīng)營活動的順利展開，提供有力的歷史價值與參考依據(jù)。

3 文件檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 基礎(chǔ)建設(shè)水平有待提高

檔案管理中最重要的工作之一就是資料保存，以往在信息技術(shù)沒有普及之前，企業(yè)檔案信息主要載體就是紙，這種情況下由于紙質(zhì)檔案數(shù)量極多，且對儲存環(huán)境要求較高，整理與管理工作復(fù)雜性都比較強，很多時候資料信息只是被草率整理完成，也并未得到科學(xué)管理，安全措施不夠合理或者措施根本并未有效落實的問題十分常見。同時，紙質(zhì)檔案極易受到溫度與濕度的影響而出現(xiàn)受損現(xiàn)象，再加上整理工作的規(guī)范性不足，從而導(dǎo)致文件檔案形同虛設(shè)，完全無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。雖然現(xiàn)如今計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文件檔案管理中的應(yīng)用愈發(fā)廣泛，但部分企業(yè)硬件與軟件設(shè)施基礎(chǔ)水平有待提高，不僅導(dǎo)致管理效率與質(zhì)量難以提升，文件檔案保存的完整性也無法得到保證。

3.2 歸檔立卷制度不夠完善

首先，在創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)的時候，需要各科室兼職檔案員共同參與，同時應(yīng)由部門相關(guān)負責(zé)人履行收集、整理以及移交檔案的責(zé)任，但因為檔案管理工作在企業(yè)運行中的滲透力較差，導(dǎo)致企業(yè)全員檔案工作意識極弱，不利于信息收集與整理工作的正常展開。其次，各部門對自身在檔案管理中的職責(zé)與任務(wù)不明確，各部門在相互推諉責(zé)任的情況下，文件檔案遺失或收集不全的問題十分常見。最后，專職檔案員日常工作量過大，極易導(dǎo)致其工作積極性下降，若不及時處理，管理效率與質(zhì)量也必然會隨之降低，另外，就年末檔案統(tǒng)一整理的階段而言，企業(yè)不得不聘請檔案管理臨時工來協(xié)助工作，如此不僅管理工作的專業(yè)性難以得到保障，企業(yè)文件泄露的風(fēng)險也會提升。

3.3 對檔案管理重視程度不足

雖然部分企業(yè)已然明確了文件檔案管理的重要性，但有很多企業(yè)對此的重視程度依然不足，即使年度計劃工作中包括文件檔案管理工作，但在實際管理中依然會受到管理意識薄弱、執(zhí)行力度不足、制度健全性較差等因素的影響，導(dǎo)致文件管理流于形式、不夠深入。除此之外，由于部分企業(yè)思想觀念仍相對陳舊，在信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用的現(xiàn)如今，文件檔案管理工作也并未得到有效的信息化建設(shè)，進而對企業(yè)文件檔案管理工作的健康發(fā)展產(chǎn)生嚴重阻礙。

4 文件檔案細節(jié)化管理的策略

4.1 加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度

企業(yè)必須要加大文件檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度，一方面注重計算機硬件與軟件的有效更新，另一方面也要在充分利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，盡可能為管理工作提供更大的便利。經(jīng)實踐證明，與傳統(tǒng)文件檔案存儲與管理方式相比較來講，電子文檔具備先進、科學(xué)以及高效等更多優(yōu)勢[1]，不僅能在最大程度上確保檔案資料的完整度，也能增強檔案存儲的有序性，在促進檔案管理工作不斷規(guī)范化與現(xiàn)代化的同時，為資料查閱、信息查詢等工作提供極大幫助。

4.2 有效完善歸檔立卷制度

若想在企業(yè)中全面落實文件歸檔立卷制度，相應(yīng)管理制度的創(chuàng)建必須要放在首要位置;企業(yè)可以創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制，同時各科室檔案也應(yīng)由相應(yīng)科室的直接負責(zé)人全權(quán)負責(zé)，檔案信息收集、整理與移交工作的責(zé)任則主要集中在兼職檔案管理員身上。其次，企業(yè)內(nèi)文件檔案管理知識宣傳與業(yè)務(wù)培訓(xùn)的力度必須適當(dāng)提升。除需增強企業(yè)全體人員檔案管理意識之外，對檔案管理人員的定期培訓(xùn)也不能忽略，只有及時更新其管理知識結(jié)構(gòu)，才能促進其綜合素質(zhì)的全面提升，進而幫助管理人員適應(yīng)新形勢，適應(yīng)文件檔案管理目前實際需求，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展速度。最后，應(yīng)創(chuàng)建合理健全考核與激勵制度。這是激發(fā)專業(yè)管理人員與兼職檔案員工作積極性的重要途徑，同時也要注意降低管理人員日常工作的壓力，在適當(dāng)采取激勵措施與獎勵措施的情況下，避免文件檔案管理專業(yè)人才流失的問題。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)，對檔案管理效率與效果的作用是決定性的。首先，企業(yè)應(yīng)結(jié)合實際情況調(diào)整管理人員隊伍，注重增加隊伍內(nèi)高素質(zhì)、高水平的年輕成員，為企業(yè)文件檔案管理注入新鮮血液;其次，相關(guān)培訓(xùn)需定期展開，且應(yīng)從職業(yè)道德、專業(yè)水平以及實踐能力3方面進行培訓(xùn)，確保管理人員在掌握現(xiàn)代化管理經(jīng)驗的同時，也具備優(yōu)質(zhì)的業(yè)務(wù)能力與信息化管理能力。除此之外，企業(yè)需使檔案管理人員明確自身肩負的歷史使命，使其明確自身管理能力與創(chuàng)新意識增強的重要性，在增強其對企業(yè)忠誠度的同時，為企業(yè)做出更大的貢獻。

4.4 注重先進技術(shù)的及時引進

在文件檔案管理中，除軟硬件設(shè)施建設(shè)之外，其他先進設(shè)施與專業(yè)技術(shù)的引進也不容忽視，文件檔案管理人員需將檔案作為根據(jù)，輸入、檢索并統(tǒng)計檔案年報之后，確保編制的合理性與全面性，在提高對掃描圖紙重視程度的同時，保證重點建設(shè)項目檔案登記任務(wù)的圓滿完成。

與此同時，為達成機關(guān)文件檔案管理一體化的目的，企業(yè)需聘請專業(yè)的軟件設(shè)計人員，設(shè)計并應(yīng)用與企業(yè)具體情況相適應(yīng)的軟件，如此一方面能促進文檔一體化制度的全面落實，也能保證制度在文件檔案管理中執(zhí)行的嚴格性。就電子檔案管理模式而言，以建筑圖紙、重點資源、關(guān)鍵性文獻以及具有法律效力的文件憑證等為例的，需永久保存的內(nèi)容，都需采取不可擦除型光盤;電子公文存儲歸檔的光盤必須貼上相應(yīng)的標簽，為分類與查找提供便利。企業(yè)文件檔案管理人員必須要注重相關(guān)措施的有效落實，只有不斷促進管理基礎(chǔ)向規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展，才能真正意義上推動檔案管理效率的提升。

4.5 提高開發(fā)利用檔案的效率

文件檔案管理開展的主旨，就是為單位發(fā)展建設(shè)以及群眾生產(chǎn)生活提供服務(wù)，因此，對文件檔案價值的研究還需要不斷深入，企業(yè)需在盡可能提高管理工作科學(xué)性與規(guī)范性的同時，進一步增強對檔案的利用率，從而為企業(yè)可持續(xù)戰(zhàn)略的順利落實提供更強大的推動力。這不僅是以往工作被動狀態(tài)扭轉(zhuǎn)的核心所在，更是企業(yè)在新時代獲得更好發(fā)展的基點，值得展開更深層次的探索。

5 結(jié)語

綜上所述，對企業(yè)而言，文件有著不可代替的重要意義，而文件檔案管理工作的效率與質(zhì)量，也會對企業(yè)實際發(fā)展產(chǎn)生直接的影響。因此，文件檔案管理必須及時樹立細節(jié)化管理的理念，在日常工作中貫徹落實的同時，不斷完善傳統(tǒng)管理模式的不足，如此不僅能促進細節(jié)化管理水平的提升，也能為文件檔案安全保存提供更高程度的保證，發(fā)揮出其功能與作用。

（作者系五礦邯邢礦業(yè)有限公司北洺河鐵礦 經(jīng)濟師）

【參考文獻】

[1] 盧美西.對于檔案規(guī)范化管理與加強管理制度的思考[J].傳媒論壇，2019，2（24）：149.