田在儒

提要：出版行業(yè)的策劃組稿、編輯加工、營(yíng)銷(xiāo)宣傳等主要工作和生產(chǎn)特點(diǎn)決定了這個(gè)行業(yè)可以走在云辦公創(chuàng)新實(shí)踐的前列，而實(shí)現(xiàn)真正云辦公的前提，是首先要擺脫紙質(zhì)流程的束縛。本文結(jié)合了作者多年編輯出版行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)和無(wú)紙化辦公探索經(jīng)驗(yàn)，嘗試從如何推動(dòng)實(shí)施圖書(shū)出版無(wú)紙化編輯流程角度進(jìn)行思考并給出解決方案建議，以期與同行們交流探討。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)出版;出版單位;無(wú)紙化辦公;云辦公

一、傳統(tǒng)紙質(zhì)編校流程存在的主要問(wèn)題

傳統(tǒng)紙質(zhì)編校流程是出版行業(yè)管理者與從業(yè)者經(jīng)年不斷積累與自我完善形成的，是集體智慧的成果，必然有其存在的科學(xué)性、合理性，但也日益呈現(xiàn)出眾多弊端，尤其是在節(jié)能增效方面，還有很大創(chuàng)新改進(jìn)的空間。

（一）與信息化應(yīng)用發(fā)展的趨向背道而馳

雖然無(wú)紙化辦公的推行已有很多年了，在出版行業(yè)，很多出版社開(kāi)發(fā)應(yīng)用了OA、ERP等辦公系統(tǒng)，但在編校出版的實(shí)際業(yè)務(wù)中，不僅沒(méi)有由此向無(wú)紙化辦公邁進(jìn)一步，反而出現(xiàn)了線(xiàn)上、線(xiàn)下兩套系統(tǒng)重復(fù)運(yùn)行的現(xiàn)狀，額外增加了不必要的紙張消耗和人力成本負(fù)擔(dān)。

（二）對(duì)編輯工作的能動(dòng)性發(fā)揮產(chǎn)生束縛

傳統(tǒng)紙質(zhì)編校流程對(duì)編校工作的能動(dòng)發(fā)揮產(chǎn)生束縛主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一方面是紙質(zhì)流程的“栓人”。另一個(gè)方面紙質(zhì)流程本身的存在缺陷。例如，在書(shū)稿加工過(guò)程中，簽字筆、橡皮、剪刀、膠水是案頭必備，因?yàn)樾薷男枰謱?xiě)、大段替換需要裁剪、粘貼，相比較平板電腦查證，手改、換筆色、復(fù)制粘貼修改的隨意切換與便捷，紙質(zhì)流程效率已凸顯劣勢(shì)。

二、圖書(shū)出版無(wú)紙化編校流程的解決方案

出版行業(yè)的業(yè)務(wù)內(nèi)容特色決定了這個(gè)領(lǐng)域十分適合云辦公模式的推廣，但要實(shí)現(xiàn)真正意義的云辦公，首先需要改進(jìn)現(xiàn)有的傳統(tǒng)紙質(zhì)編校流程，下面從三個(gè)層面探討解決方案。

（一）流程層面的解決方案

流程層面解決方案的側(cè)重點(diǎn)主要包含三個(gè)方面。一是流程憑證，在收稿、發(fā)稿、排版、下印等關(guān)鍵環(huán)節(jié)采用上傳文檔云固定的方式，留下重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、加工痕跡等憑證，方便隨時(shí)查詢(xún)、調(diào)取、打印。二是電子簽字或者審批憑證，這一點(diǎn)ERP等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)記錄其實(shí)已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)。三是加工習(xí)慣與個(gè)別需求下無(wú)紙、有紙的便捷轉(zhuǎn)換。

（二）技術(shù)層面的解決方案

相對(duì)于工作流程與習(xí)慣的改變，技術(shù)層面的解決方案要簡(jiǎn)單一些。限于篇幅，這里簡(jiǎn)單列出一些關(guān)鍵的技術(shù)、設(shè)備、思路。

Word文檔轉(zhuǎn)PDF文檔：Word、WPS等很多軟件有這個(gè)功能，瞬間轉(zhuǎn)換，編輯自行完成;打印稿轉(zhuǎn)PDF文檔：帶有自動(dòng)掃描功能的掃描儀和打印機(jī)就可以實(shí)現(xiàn)，自動(dòng)掃描一本書(shū)稿，只需要十幾分鐘，所存文件一般小魚(yú)100MB;在平板電腦上編校：華為、Apple等含手寫(xiě)筆的平板電腦均可實(shí)現(xiàn);文檔對(duì)比：Acrobat的“比較文件”功能或者其他PDFI閱讀器的比較文件功能可提升效率;云服務(wù)器及云辦公系統(tǒng)開(kāi)發(fā)：?jiǎn)为?dú)設(shè)立或者在ERP等辦公系統(tǒng)增加對(duì)應(yīng)模塊，初期可以先滿(mǎn)足設(shè)置權(quán)限、上傳下載等基本功能，后期逐步實(shí)現(xiàn)云編校、云查詢(xún)、云統(tǒng)計(jì)等功能。

（三）實(shí)施層面的解決方案

實(shí)施層面的解決方案可以視各出版單位的實(shí)際情況分三個(gè)階段實(shí)施。

第一，摸索實(shí)施階段。在這個(gè)階段，建議出版單位鼓勵(lì)部分接觸新事物較快的編輯，積極摸索嘗試采用無(wú)紙化編輯加工模式，照顧到部分外聘人員、老編輯的條件和習(xí)慣，無(wú)紙化模式和傳統(tǒng)紙質(zhì)模式可以并存，按需切換。第二，總結(jié)完善階段。經(jīng)過(guò)摸索實(shí)施階段，嘗到無(wú)紙化編校便利的編輯群體，必然會(huì)帶動(dòng)更多的編輯、校對(duì)、復(fù)審、終審、外聘編校人員接納無(wú)紙化編校模式。同時(shí)，也會(huì)有一些問(wèn)題需要解決、規(guī)范需要制定、設(shè)備需要配套。第三，全面實(shí)行階段。無(wú)紙化的原則，不是要廢除出版流程的沿襲規(guī)范，而是充分利用信息技術(shù)手段，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料換一種更科學(xué)的方式儲(chǔ)存，給傳統(tǒng)的編校工作注入更多的技術(shù)手段增效。

到達(dá)全面實(shí)行階段，需要相應(yīng)規(guī)章、技術(shù)、設(shè)備、云服務(wù)的全面配合，在出版單位內(nèi)部會(huì)最大程度接近真正意義上的云辦公，可以全面不受紙質(zhì)束縛，不受個(gè)人電子設(shè)備束縛，在任何時(shí)間任何地點(diǎn)隨便用任何一臺(tái)移動(dòng)設(shè)備，就可以在線(xiàn)編校、查調(diào)資料、處理流程事務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

新工作模式的推行，總是會(huì)遇到來(lái)自固有習(xí)慣、思維模式的阻力，這是事物發(fā)展的正常規(guī)律，推動(dòng)實(shí)施圖書(shū)出版無(wú)紙化編校流程也不會(huì)例外。但經(jīng)歷這次新冠肺炎疫情帶給人們關(guān)于無(wú)紙化辦公、云辦公的需求、思考和爆發(fā)式增長(zhǎng)的應(yīng)用勢(shì)頭，相信有越來(lái)越多的行業(yè)和企業(yè)，會(huì)正視無(wú)紙化辦公、云辦公真正意義上的推動(dòng)實(shí)施，變被動(dòng)為主動(dòng)，在逆境中創(chuàng)新，走出一條與科學(xué)技術(shù)發(fā)展相順應(yīng)的綠色高效生產(chǎn)之路。

（作者單位：清華大學(xué)出版社）