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        淺談煙草公司辦公室工作的思路與具體建議

        2020-10-21 22:10:22吳芳
        現(xiàn)代營銷·理論 2020年8期
        關(guān)鍵詞:工作思路

        吳芳

        摘要:煙草公司辦公室作為落實上級政府指令、服務(wù)于基層的常設(shè)機構(gòu),在公司經(jīng)營與發(fā)展過程中扮演著重要角色。尤其在近年來,煙草行業(yè)競爭態(tài)勢日趨激烈,煙草公司辦公室如何準確定位、科學謀劃,不斷提高服務(wù)質(zhì)量,促進公司長遠發(fā)展,已成為各項工作的重中之重。因此,本文將針對煙草公司辦公室工作存在的問題,而采取的有效改進策略與具體建議展開論述。

        關(guān)鍵詞:煙草公司;辦公室;工作思路;具體建議

        煙草公司辦公室承擔著貫標與資質(zhì)申報工作、檔案管理工作、客戶接待工作、公司宣傳工作以及后勤保障工作等多項內(nèi)容,工作涉及覆蓋范圍廣,工作內(nèi)容瑣碎繁雜,加之受到傳統(tǒng)觀念的影響,導致辦公室工作暴露出諸多亟待解決的問題,基于此,煙草公司應(yīng)當從內(nèi)部管理機制源頭抓起,不斷優(yōu)化機構(gòu)職能,不斷進行改革創(chuàng)新,以順應(yīng)煙草行業(yè)的整體發(fā)展需求。

        一、煙草公司辦公室工作存在的問題

        (一)管理意識淡薄,制度落實困難

        與其它部門相比,煙草公司辦公室工作屬于常態(tài)化、程序化模式,工作人員只需要按部就班,堅守崗位,就可以完成工作任務(wù)。正是受到這種觀念的沖擊和影響,部分工作人員在實際工作當中不求進取、不求創(chuàng)新,因循守舊、固步自封,始終抱有國有企業(yè)吃大鍋飯的心理,以至于工作作風散漫,自我意識嚴重,缺乏主人翁責任意識、大局意識、風險意識。在面對公司各項管理制度時,常常我行我素,視制度條款于不顧,做面子活、說場面話、打情感牌,給辦公室服務(wù)職能的發(fā)揮帶來諸多不利影響[1]。

        (二)指令執(zhí)行緩慢,工作重心不明

        煙草公司辦公室上聽命于各級領(lǐng)導,下與基層單位對接,在公司內(nèi)部起到承上啟下的關(guān)鍵作用,但是,在實際工作當中,當上級領(lǐng)導發(fā)布工作指令時,辦公室工作人員不分主次,一律按照正常工作流程轉(zhuǎn)達和執(zhí)行,這就延誤了一些重要的精神、政策、指令的傳達時間,甚至有些傳達與處理的工作內(nèi)容早已過了時效期,給公司其它部門的正常工作帶來負面影響。

        (三)綜合素質(zhì)不高,創(chuàng)新能力不足

        辦公室工作人員的管理能力、執(zhí)業(yè)素養(yǎng)始終是煙草公司內(nèi)部管理的薄弱環(huán)節(jié),這主要是由于公司在招募管理人員時,往往將關(guān)注焦點放在文憑與學歷上面,忽略了個人道德素養(yǎng)以及個人潛質(zhì),部分工作人員在上崗后,缺乏學習意識、創(chuàng)新意識,以至于對工作流程不熟悉,對工作內(nèi)容不明確,對崗位職責不清晰。尤其在實行辦公自動化以來,一些資格老、年齡大的員工對現(xiàn)代化的辦公設(shè)備與軟件充耳不聞,甚至依然沿用過去的手工操作模式,工作效率也大打折扣。

        二、煙草公司辦公室工作的思路與具體建議

        (一)完善制度體系,樹立風險意識

        管理制度雖然是一個老生常談的話題,但是,在煙草公司辦公室工作當中卻始終占據(jù)著主導位置,制度內(nèi)容是否完整,制度執(zhí)行是否到位,與工作效率、工作成果有著必然聯(lián)系。因此,辦公室主管領(lǐng)導應(yīng)當建立健全內(nèi)部管理制度體系,將辦公室涉及到的各項工作,不分巨細,一律納入到制度體系當中,并對處罰措施作以明確規(guī)定。比如《文書管理制度》、《檔案管理制度》、《對外招待管理制度》、《辦公自動化管理制度》等。此外,為了驗證制度執(zhí)行效果,主管領(lǐng)導應(yīng)當定期對制度執(zhí)行情況進行考核,對考核成績不合格的工作人員,遵循“能者上、平者讓、庸者下”的原則,同時,根據(jù)公司內(nèi)部管理制度處罰條款要求,進行嚴肅處理,為經(jīng)驗豐富、能力突出、品質(zhì)優(yōu)秀的人才提供一個廣闊的發(fā)展空間,通過這一舉措,讓更多的工作人員樹立崗位風險意識,避免出現(xiàn)養(yǎng)尊處優(yōu)、作風懶散的現(xiàn)象。

        (二)運用典型案例,加大宣傳力度

        新時代、新形勢下,煙草公司也面臨著巨大的市場風險與挑戰(zhàn),而辦公室作為與客戶直接接觸的部門之一,暗箱操作事件、貪污腐敗案件頻發(fā),針對這種情況,煙草公司的高層領(lǐng)導應(yīng)當以社會主義核心價值觀為理論依據(jù),借助于公司網(wǎng)站、集中教育培訓、微信公眾號等形式大力開展宣傳工作,將反腐倡廉的理論思想滲透到每一位工作人員的腦海當中。同時,結(jié)合真實的反面案例,在辦公室工作人員當中敲響警鐘,以凈化辦公室的工作大環(huán)境,為辦公室各項工作的順利開展做好鋪墊,打好基礎(chǔ)。

        (三)關(guān)注人才培養(yǎng),拓寬招聘渠道

        人才是煙草公司發(fā)展壯大的強勁動力,對于辦公室來說,不僅需要管理人員具備專業(yè)的管理才能,而且需要具有較高的思想政治覺悟、高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)、勇于創(chuàng)新敢于挑戰(zhàn)的拼搏精神。因此,辦公室主管領(lǐng)導應(yīng)進一步加大人才培養(yǎng)力度,采取“內(nèi)拔外招”相結(jié)合的方法,給每一位管理人員提供晉升與加薪的機會。此外,在人才招聘方面,公司人力資源主管部門可以借助于互聯(lián)網(wǎng)招聘平臺、社會第三方招聘機構(gòu),或者與對口的大專院校建立長期的合作往來關(guān)系,給應(yīng)屆畢業(yè)生提供畢業(yè)實習的機會,對表現(xiàn)優(yōu)異,能力卓越的人才,作為公司的后備力量,著重予以培養(yǎng)[2]。

        (四)加大技術(shù)投入,提升工作效率

        近年來,計算機技術(shù)、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)迅猛發(fā)展,為煙草公司辦公室工作提供了堅實的技術(shù)保障。因此,借助于這一發(fā)展契機,辦公室主管領(lǐng)導針對內(nèi)部信息管理平臺、硬件系統(tǒng)、應(yīng)用軟件,應(yīng)當加大資金投入力度,保證系統(tǒng)時刻保持更新狀態(tài),并做好信息系統(tǒng)的安全防護工作,以避免數(shù)據(jù)丟失。此外,辦公室人員應(yīng)當做好其它各部門的技術(shù)指導服務(wù)工作,利用閑暇時間,通過線上講授與線下交流的方式,對辦公室信息管理系統(tǒng)操作使用方法進行詳細講解,使各部門工作能夠順暢銜接。

        (五)創(chuàng)新企業(yè)文化,樹立公司形象

        企業(yè)文化作為煙草公司經(jīng)營發(fā)展進程中的一種無形資產(chǎn),對規(guī)范員工的個人行為、塑造公司的良好對外形象具有重要的現(xiàn)實意義?;诖?,辦公室作為企業(yè)文化管理的歸口部門,應(yīng)當不斷充實和豐富企業(yè)文化內(nèi)涵,創(chuàng)新企業(yè)文化內(nèi)容,構(gòu)建一個獨具特色的集物質(zhì)文化、行為文化、制度文化、精神文化為一體的企業(yè)文化陣營,使公司全體員工樹立高度的主人翁責任感,為煙草公司的健康可持續(xù)發(fā)展做出積極的貢獻。

        4結(jié)束語

        辦公室工作在煙草公司當中既彰顯了主導職能,也體現(xiàn)了服務(wù)價值,是公司發(fā)展進程中不可或缺的一項工作內(nèi)容,因此,煙草公司各級領(lǐng)導應(yīng)當高度重視辦公室工作,以維護公司形象為主抓手,通過對辦公室內(nèi)部各個崗位的科學調(diào)配與優(yōu)化,確保辦公室工作能夠滿足公司正常運營要求,為煙草公司在激烈的市場競爭中贏得一席之地提供強大的動力保障。

        參考文獻:

        [1]王軍林.煙草企業(yè)辦公室規(guī)范化管理工作漫談[J].卷宗,2019,9(34):182.

        [2]杜浩.淺談煙草公司辦公室工作的幾點思考[J].中國科技投資,2016(2):143.

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