郭津鋼

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案數(shù)據(jù)資源體系變化的研究，有利于保護(hù)各類檔案文化資源，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，挖掘檔案增值信息，加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，達(dá)到促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目的。擁有可觀的館藏資源是檔案部門開(kāi)展工作最大的優(yōu)勢(shì)，館藏資源越多越能體現(xiàn)檔案部門存在的價(jià)值，豐富的館藏是檔案部門維護(hù)社會(huì)地位的根本，也是開(kāi)展檔案利用服務(wù)的資本。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源呈現(xiàn)爆發(fā)式增長(zhǎng)，最終作為檔案保存下來(lái)材料的也急劇增長(zhǎng)，檔案不再缺，而是泛。檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源更廣泛、內(nèi)容更豐富、采集方式也發(fā)生了改變。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);時(shí)代;檔案數(shù)據(jù);資源體系;變化

大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會(huì)各行各業(yè)都逃不開(kāi)大數(shù)據(jù)的侵襲，面臨著對(duì)紛繁復(fù)雜層出不窮的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理的困境，同時(shí)還面臨著大數(shù)據(jù)時(shí)代給工作帶來(lái)的各種改變，作為主管國(guó)家信息資源的職能機(jī)構(gòu)，肩負(fù)著國(guó)家、社會(huì)、人民賦予的使命，檔案部門同樣也面臨著大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來(lái)的各種變化，如新生的理論觀念、增多的數(shù)據(jù)資源、變換的服務(wù)方式、難度增大的安全保衛(wèi)以及行政機(jī)構(gòu)的準(zhǔn)確定位等等，這些變化都需要檔案部門對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作重新進(jìn)行認(rèn)識(shí)和分析。

一、檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源更廣

檔案館是集中統(tǒng)一永久保管黨和國(guó)家檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是科學(xué)研究和社會(huì)各界利用檔案史料的中心，所以檔案過(guò)去的功用主要體現(xiàn)在維護(hù)和傳承黨和國(guó)家的記憶上，這在一定程度限定了檔案的來(lái)源，它們大多都是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位經(jīng)年累月后精挑細(xì)選的“成品”，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源更多地傾向網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化、平民化?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及、網(wǎng)民人數(shù)的增多以及網(wǎng)頁(yè)數(shù)量的暴漲使得網(wǎng)上信息成為了檔案數(shù)據(jù)的主要來(lái)源之一。

檔案部門更關(guān)注民生民意是檔案數(shù)據(jù)來(lái)源的另一大變化。這幾年，檔案部門積極響應(yīng)國(guó)家政策，更加注重收集關(guān)乎老百姓切身利益的民生檔案。國(guó)際檔案日的宣傳主題從“檔案在你身邊”到“走近檔案”，都是在呼喚大眾的社會(huì)檔案意識(shí)，引導(dǎo)他們關(guān)注檔案、關(guān)心自我。日常生活中，日記照片、錄影錄像、獲獎(jiǎng)證書、購(gòu)物發(fā)票、就診記錄、行車線路、消費(fèi)信息等等都和自身息息相關(guān)，雖然這些信息對(duì)他人毫無(wú)用處，但它是自己歷史的一部分，對(duì)自己有重大意義。國(guó)家號(hào)召全社會(huì)建立家庭檔案和個(gè)人檔案，“全民皆檔”使得檔案來(lái)源更草根化、生活化。

二、檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容更豐富

對(duì)于檔案部門來(lái)說(shuō)，信息資源是安身立命之本，檔案數(shù)量越大、門類越多就越有利于檔案價(jià)值的發(fā)揮，強(qiáng)化檔案部門的社會(huì)地位。大數(shù)據(jù)時(shí)代早已讓 IT 行業(yè)風(fēng)起云涌，后知后覺(jué)的檔案部門受到大數(shù)據(jù)的影響，檔案數(shù)據(jù)本身也發(fā)生了變化。一是檔案數(shù)據(jù)數(shù)量增大。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)資源總量大且迅猛增長(zhǎng)。但個(gè)檔案館的館藏檔案數(shù)量不算大，但全國(guó)各個(gè)檔案館館藏檔案的總和就可以稱得上大數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著全國(guó)各級(jí)各類檔案館的擴(kuò)改建工程項(xiàng)目從開(kāi)始啟動(dòng)到逐步完工，檔案館館藏容量大大增加，檔案館勢(shì)必要全面完成存量數(shù)字化、增量電子化任務(wù)，且在今后乃至很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)檔案仍將實(shí)行“雙套歸檔制”，這些移交、寄存、撤轉(zhuǎn)并改檔案數(shù)量輕易就能使檔案館館藏存儲(chǔ)量達(dá)到 TB 甚至 PB 級(jí)，形成海量規(guī)模。二是檔案數(shù)據(jù)類型增多。檔案館的館藏檔案通常包括紙質(zhì)、聲像、實(shí)物幾個(gè)常見(jiàn)種類，信息化又帶來(lái)了電子檔案，還有用戶信息、瀏覽查詢痕跡等等需要保存，這些載體各異、特征多樣，結(jié)構(gòu)差異大的檔案被分門別類用不同方式保管著，數(shù)據(jù)和載體的增多使得同一個(gè)信息可以用不同的數(shù)據(jù)形式表示出來(lái)，同樣的數(shù)據(jù)形式也可以表達(dá)不同的信息內(nèi)容，它們共同組成了檔案館的異構(gòu)數(shù)據(jù)大集群。三是檔案數(shù)據(jù)價(jià)值密度降低。檔案作為最真實(shí)的歷史記錄，相較于一般的信息資源擁有非常高的價(jià)值。但大部分的檔案一旦移交進(jìn)館后就基本處于休眠狀態(tài)，乏人問(wèn)津少有翻閱。實(shí)踐證明，利用率高利用價(jià)值大的檔案在館藏檔案中幾乎如鳳毛麟角般稀少，這些重要檔案占全部庫(kù)存檔案的比重非常低，檔案價(jià)值密度的高低與檔案數(shù)據(jù)總量的大小成反比，表示說(shuō)檔案數(shù)據(jù)總量越多單個(gè)檔案的價(jià)值密度就越小，其中還不乏長(zhǎng)期處于沉睡中從來(lái)沒(méi)有發(fā)揮過(guò)作用的，它們其實(shí)占據(jù)了檔案總量的大部分。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)總量只會(huì)逐年驟增，相對(duì)來(lái)說(shuō)檔案整體平均利用率就會(huì)降低，那么可能有用的檔案對(duì)應(yīng)比例就會(huì)減少。四是檔案數(shù)據(jù)處理速度加快。隨著檔案信息化進(jìn)程加快和檔案網(wǎng)絡(luò)的逐步建設(shè)，檔案部門已經(jīng)漸漸脫離了人工手動(dòng)管理檔案的落后方式，進(jìn)入了了現(xiàn)代化的檔案收、管、用業(yè)務(wù)流程管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作講究的是時(shí)效性和便捷性，一方面對(duì)稍縱即逝的有用信息的抓取速度提出了新要求，尤其是網(wǎng)絡(luò)中更新快的網(wǎng)頁(yè)信息，另一方面要求檔案員從海量檔案中迅速找到用戶所需的信息。如何快速獲取有效信息并滿足用戶需求，只有靠大數(shù)據(jù)催生出的云計(jì)算技術(shù)來(lái)解決自身帶來(lái)的難題，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件、高科技手段提升檔案資源的處理速度。

三、檔案數(shù)據(jù)的收集方式多樣

信息資源數(shù)量再多，沒(méi)有被收集歸檔就不是檔案，就不能起到檔案作為權(quán)威的作用。檔案業(yè)務(wù)工作的第一環(huán)就是檔案的收集，在傳統(tǒng)的管理方式下，收集主要靠的是主動(dòng)移交，單位各科室定時(shí)向綜合檔案室移交，各單位定時(shí)向各級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交，還要打好移交清冊(cè)，以免損毀丟失。

第一，檔案數(shù)據(jù)的強(qiáng)制收集。事實(shí)上，很多單位都不主動(dòng)向檔案館移交檔案，借故拖延，加上檔案法規(guī)威懾力弱，檔案部門不主動(dòng)上門要，很難及時(shí)將檔案收集齊全完整。第二，檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)捕捉。如今互聯(lián)網(wǎng)信息內(nèi)容多、更新快、傳播廣，成為檔案部門在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案收集的重點(diǎn)和難點(diǎn)區(qū)域。將有價(jià)值的信息及時(shí)捕捉歸檔，對(duì)檔案員的專業(yè)敏銳度和操作靈活性是一大考驗(yàn)，因?yàn)椴恢酪婚W而逝的信息在什么時(shí)候有用，檔案部門再也不能只依著“等人送上門”的老辦法來(lái)收集檔案，采用收集信息的新方法，實(shí)時(shí)把握網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)資源，借助計(jì)算技術(shù)和信息技術(shù)的力量，充分利用社會(huì)計(jì)算，幫助檔案員實(shí)時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行科學(xué)捕捉。

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理是檔案界一個(gè)全新的研究領(lǐng)域，正確認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代給我國(guó)檔案管理工作帶來(lái)的變化，這就要求我們用發(fā)展的視角去認(rèn)識(shí)檔案價(jià)值，用創(chuàng)新的思維去拓展檔案領(lǐng)域，用科學(xué)的方法去提高檔案工作水平，用變革的技術(shù)去提升檔案管理能力。

參考文獻(xiàn)

[1]潘連根.我國(guó)檔案學(xué)研究的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì).北京檔案，2008

[2]朱玉媛.論檔案學(xué)研究體系的構(gòu)成要素及其相互關(guān)系.檔案學(xué)通訊，2009