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        探究人力資源檔案信息化管理

        2020-10-20 05:41:01王鵬
        卷宗 2020年20期
        關(guān)鍵詞:檔案信息化管理

        王鵬

        摘 要:人力資源檔案記載著勞動者的專業(yè)素質(zhì)能力及工作經(jīng)驗等信息,是勞動者工作經(jīng)歷的重要憑證。隨著科學(xué)技術(shù)的快速進步,信息化管理被引入了人力資源檔案工作之中,對此項工作起到了積極的推動作用。檔案管理部門應(yīng)深刻認(rèn)識到信息化建設(shè)所帶來的巨大改變,要主動轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維方式,積極運用信息化技術(shù)提升人力資源檔案管理的效率。本文首先分析了人力資源檔案信息化管理中的問題,并據(jù)此提出相應(yīng)的解決策略。

        關(guān)鍵詞:人力資源;檔案;信息化;管理

        隨著企事業(yè)單位業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展,人力資源檔案管理已成為企事業(yè)單位日常中的常規(guī)化工作。人力資源檔案記錄了勞動者的個人工作經(jīng)歷及相關(guān)信息,在企事業(yè)人力資源管理中占據(jù)了重要地位。企事業(yè)單位可通過調(diào)閱人力資源檔案全面了解到勞動者的基本情況,從而遴選出最為優(yōu)秀的人才。在科學(xué)技術(shù)的支撐下,信息化已成為社會的發(fā)展趨勢,在人力資源檔案管理工作中,同樣也應(yīng)該與時俱進,利用信息化技術(shù)手段簡化人力資源檔案管理工作的流程,使相關(guān)信息更為準(zhǔn)確,為企事業(yè)單位用工提供必要的參考。

        1 人力資源檔案信息化管理工作中存在的問題

        1.1 對人力資源檔案信息化管理重視不足

        在企事業(yè)單位中,某些領(lǐng)導(dǎo)僅片面追求可觀的經(jīng)濟效益,對人力資源管理方面的了解極少,尤其忽視了人力資源檔案信息化管理工作的作用。受到傳統(tǒng)觀念的影響,某些領(lǐng)導(dǎo)片面認(rèn)為人力資源部門的工作可有可無,其工作質(zhì)量如何跟單位整體運行關(guān)系不大。相比人力資源工作,更為關(guān)注自身經(jīng)濟效益等因素。

        1.2 缺乏嚴(yán)格的管理制度

        企事業(yè)人力資源檔案工作中,由于某些企事業(yè)單位未能制定出嚴(yán)格的檔案信息化管理制度,使得在開展相關(guān)工作時出現(xiàn)了一定的問題。如工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理人員思想懶惰等。造成人力資源檔案信息出現(xiàn)諸多錯誤,失去了其應(yīng)有的價值及意義。另外某些檔案資料擺放位置不規(guī)范,為精確查找某一具體檔案帶來了不便。另外檔案管理人員為滿足一部分人的某些要求,不惜將人事檔案外借,不僅產(chǎn)生了巨大的安全隱患,并且嚴(yán)重泄漏了相關(guān)人員的個人信息。如長期維持這種狀況,可造成檔案產(chǎn)生一定程度的損毀,嚴(yán)重時會造成人才流失現(xiàn)象,最終影響到企事業(yè)單位的正常工作。

        1.3 硬件設(shè)施較為缺乏

        某些企事業(yè)單位的人力資源管理部門缺乏必要的硬件設(shè)施,造成日常工作極為繁瑣,不但效率明顯降低,并且使檔案信息的完整度及正確性受到了影響。另外由于硬件設(shè)施不到位,使儲存人力資源檔案的電腦容易在長期的工作狀態(tài)下感染電腦病毒,使人力資源檔案信息受到破壞或者泄露,對企事業(yè)單位造成了巨大損失,不利于企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

        2 人力資源檔案信息化管理存在問題的解決策略

        人力資源檔案信息化管理工作離不開互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持,為切實解決人力資源檔案信息化管理中的問題,應(yīng)首先認(rèn)識到人力資源檔案信息化管理的重要程度,并通過不斷完善相應(yīng)的管理制度,通過適時引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),實施相應(yīng)的解決方案進行處理。

        2.1 提升人力資源檔案信息化管理的重視程度

        在人力資源檔案信息化管理工作中,因所管理的資料較多,日常業(yè)務(wù)內(nèi)容較為繁雜,因此要求工作人員需具備專業(yè)的管理能力,要建立起完善的檔案管理制度,提高對檔案信息的重要程度。管理人員應(yīng)在人力資源檔案管理工作中結(jié)合各項社會活動,通過加強科技創(chuàng)新意識,積極推動傳統(tǒng)模式下的人力資源檔案向數(shù)字化、信息化的轉(zhuǎn)型,主動引接信息化技術(shù)所帶來的深刻變革。在檔案信息化的建設(shè)過程中,離不開各級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持,如適當(dāng)增加財政傾斜、對各項發(fā)展?fàn)顩r給出極具參考性的建議等,能夠促進人力資源檔案信息化管理的建設(shè)進度,使其能夠發(fā)揮出最佳的效果。

        2.2 完善人力資源檔案信息化管理制度

        人力資源檔案信息化管理工作應(yīng)遵循以下兩方面的規(guī)范。首先,應(yīng)加強對建檔人基礎(chǔ)資料及各項真實數(shù)據(jù)的收集及整理。在收集整理建檔人詳細的資料時,要保證資料的準(zhǔn)確性及全面性,將所涉及的資料全部歸檔。如建檔人的資料產(chǎn)生一定程度的變更,需及時進行修改,添加最新資料,去除失效或已無意義的資料。其次,要對各項數(shù)據(jù)資料進行及時的歸類處理,在此過程中應(yīng)按照單位作為獨立個體的形式分別存放,杜絕人力資源檔案在后期出現(xiàn)人為篡改的情況。通過完善人力資源檔案信息化管理制度,能夠極大提升各項信息的準(zhǔn)確性,并且采取信息化管理的手段還可以使檔案管理更加清晰化,便于今后查找相關(guān)資料。

        2.3 在人力資源檔案管理中融入計算機信息技術(shù)

        隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展,對人力資源檔案管理工作起到了極大的推動作用。將計算機技術(shù)應(yīng)用到人力資源檔案管理工作之中,可有效提升部門工作效率,促進工作進程。但由于計算機信息技術(shù)需要連接互聯(lián)網(wǎng),使得重要的檔案信息時刻處于網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅之下。人力資源管理部門應(yīng)加強對計算機網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控,及時安裝專業(yè)殺毒軟件,定期升級病毒庫,不斷強化自身抵御網(wǎng)絡(luò)侵害的能力。通過及時采取必要的措施,能夠保障人力資源檔案信息的安全性,同時對提升檔案管理的效率起到了一定的推動作用。要依據(jù)計算機信息技術(shù)編寫出適合本單位實際需求的人力資源管理類軟件,并適時出臺能夠有效促進信息化建設(shè)的相關(guān)制度及措施,大力興建具備擴展功能的管理平臺,上線功能完備的業(yè)務(wù)管理與服務(wù)板塊,使群眾可以便捷的在網(wǎng)絡(luò)上查詢及辦理人力資源檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)。

        3 結(jié)語

        在我國當(dāng)前的形勢下,人事檔案不僅是記錄勞動者工作經(jīng)歷的資料,并且還是企事業(yè)單位考察及選拔人才的重要參考指標(biāo)。人力資源檔案信息化管理能夠顯著提升人力資源檔案的利用效率,為企事業(yè)單位選拔具備較高工作能力的人員。隨著企事業(yè)單位信息化進程的不斷深入,應(yīng)將人力資源信息化管理提升到戰(zhàn)略高度,不斷滿足社會的需求,通過積極探究人力資源檔案信息化管理的路徑及措施,為經(jīng)濟社會建設(shè)提供必要的人才支持。

        參考文獻

        [1]師昊莉.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)探究[J].傳媒論壇,2019,002(014):124-125.

        [2]王梅.探究新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)[J].人力資源管理,2018,000(001):P.190-191.

        [3]馬敬.信息化建設(shè)對提升人力資源檔案管理效果的探討[J].城建檔案,2019,234(03):70-71.

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