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        關(guān)于社會救助中心電子檔案問題的管理研究

        2020-10-20 05:41:01隋愛華
        卷宗 2020年20期
        關(guān)鍵詞:電子檔案問題

        摘 要:目前社會救助中心都在致力于收集和歸類既有的電子文件,旨在長期保存有關(guān)檔案資料,提升檔案信息化建設(shè)和管理的水平。但畢竟這類工作起步時間較短,實踐經(jīng)驗欠缺,導(dǎo)致社會救助中心在憑借計算機技術(shù)來管理電子檔案時,經(jīng)常會出現(xiàn)一系列問題。本文結(jié)合高密市社會救助站檔案管理實際,通過闡明社會救助中心進(jìn)行電子檔案管理的必要性、存在的問題基礎(chǔ)上,探討日后科學(xué)合理性的處理對策,進(jìn)一步提升社會救助站檔案管理水平。

        關(guān)鍵詞:社會救助中心;電子檔案;問題;管理對策

        社會救助中心選擇實施電子檔案管理模式,可以更好地保管檔案資料,方便在同一時間段被不同人檢索閱覽、重復(fù)利用,操作過程十分快捷靈活,電子檔案信息的利用率更獲得大幅度提升,可以及時迎合不同使用者的實際需求。至于目前社會救助中心電子檔案管理中的問題,還有相關(guān)的處理對策,會在后續(xù)細(xì)致性闡述。

        1 社會救助中心進(jìn)行電子檔案管理的必要性

        1.1 各類信息的批量檔案化管理

        步入信息化時代之后,涉及檔案信息的記錄模式還有載體等,都變得豐富多元,主要包括電子圖表、音視頻文件、電子郵件、網(wǎng)頁或是文本等不同表現(xiàn)形式,這些載體的管理和互動形式,都給傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理造成強烈沖擊,令紙質(zhì)檔案愈來愈難以跟上現(xiàn)代化發(fā)展步伐[1]。歸結(jié)來講,電子檔案管理能夠?qū)⒏黝悢?shù)字化信息進(jìn)行批量檔案化管理,并做到實時性更新完善和共享交流,推動了檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

        1.2 檔案信息收集范疇的拓寬

        社會救助中心在憑借電子檔案進(jìn)行有關(guān)信息素材收集整理期間,重點關(guān)注一些具備考察、利用價值的光盤還有磁盤載體,因為當(dāng)中記錄了一些珍貴信息,可以清晰和全面地反映出救助中心各階段不同的工作和活動動態(tài)。通常來講,電子檔案信息收集的范疇包括圖像、多媒體、文本、影像等文件形式,相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,信息收集范疇得到前所未有的拓展。

        1.3 檔案價值的深入性開發(fā)與利用

        社會救助中心在組織電子檔案管理活動期間,尤其要注意全面開發(fā)利用聲像檔案。好比說用來記錄社會救助中心發(fā)展歷史的影像資料,經(jīng)過適當(dāng)開發(fā)使用后,有助于持續(xù)調(diào)動各崗位職員的主觀能動性意識,不斷增強各部門的凝聚力基礎(chǔ)上,引導(dǎo)他們實時性、深入性把握社會救助中心的工作性質(zhì)和運行實況。

        2 社會救助中心電子檔案管理遺留的弊端問題

        2.1 無法全面替換紙質(zhì)檔案資料

        就是說當(dāng)前社會救助中心內(nèi)存儲和管理的檔案資料,還不能全面實現(xiàn)電子化處理,某些工作還必須配合紙質(zhì)資料予以查閱。

        2.2 聲像檔案未能統(tǒng)一歸檔

        現(xiàn)階段社會救助中心內(nèi)的聲像檔案,大部分是用于宣傳推廣,因此各階段的活動也都需要宣傳部門負(fù)責(zé)拍攝和資料整理,隨著時間推移,積累了愈來愈多的聲像資料,不能及時被綜合檔案室進(jìn)行統(tǒng)一性地保存和集中性地管理,造成較多聲像檔案資料的不完整[2]。在這樣的條件下,一旦說綜合檔案室急需相關(guān)檔案資料時,還需臨時和宣傳部門聯(lián)系,浪費了不少的時間精力還有人力資源。

        2.3 系統(tǒng)信息不能被管理者及時確認(rèn)

        社會救助工作并非完全由社會救助中心獨攬,包括民政部等機構(gòu)在內(nèi),也會參與到貧困大學(xué)生和貧困戶救助等資料的拍攝宣傳之中,其間也會產(chǎn)生諸多具備較高保存價值的聲像資料,一旦說社會救助中心不能及時且全面地收集整理這些信息資料,就會令其工作出現(xiàn)疏漏。此外,電子檔案制作期間會耗費較多時間,工作人員難免會忽略保留其實際儲存的證據(jù),因此,有關(guān)電子檔案原始信息的長期保存問題,還有待管理者予以深入性地研究論證。

        3 社會救助中心合理處理上述問題的對策

        3.1 加大投入,實施現(xiàn)代化管理

        為了大幅度提升社會救助中心電子檔案管理的現(xiàn)代化水平,第一要務(wù)便是要增加電子計算機等重要設(shè)備的投入,確保日后統(tǒng)一使用計算機系統(tǒng)中的行政、業(yè)務(wù)檔案儲存方式,方便后續(xù)使用者隨時有效地進(jìn)行所需資料檢索閱覽,減少人力、財力、物力的重復(fù)消耗現(xiàn)象,改善電子檔案整體的開發(fā)利用率。再就是在中心加入批量化的計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,還可以維持檔案保存方式的便捷性,減少使用空間并增強資料保密性,為電子檔案現(xiàn)代化管理普及,奠定基礎(chǔ)。

        3.2 完善管理體制,規(guī)范管理流程

        電子檔案資料中的信息過于分散,所以說,當(dāng)預(yù)先樹立起完善的管理體制,督促相關(guān)職員熟悉電子檔案的管理流程。如在進(jìn)行電子檔案收集和分類期間,要引導(dǎo)職員建立適當(dāng)規(guī)模的共享網(wǎng)絡(luò),促使有關(guān)部門間進(jìn)行合理的信息共享,避免重要信息的遺漏之余,做到及時性收集和整合最新且重要的資料文件,保障資料的完整性[3]。通常來講,在對電子檔案予以歸檔期間,要注意拷貝那些有待長期保存的電子檔案,確保其具有三套資料,分別用來本地和異地保存,還有借閱;再就是注意將電子檔案保存在具備防磁功能的設(shè)備之中,做到定期復(fù)制和檢測重要的電子檔案,之后好要注意將這些設(shè)備放置在防塵、防磨損、防盜、防強震的環(huán)境之中,以提升資料儲存的可靠性、穩(wěn)定性、安全性。

        3.3 提升管理者的技能和素養(yǎng)

        管理電子檔案期間務(wù)必要遵循前端控制、集成化管理的準(zhǔn)則,如此便可以全面性地配合計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理;再就是當(dāng)嚴(yán)格依照國家相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),來針對中心內(nèi)各類的數(shù)字化電子檔案予以統(tǒng)一化管控,確保電子檔案信息的衍生、收集、歸檔、應(yīng)用、保存、銷毀、復(fù)制、檢測等環(huán)節(jié),都獲得動態(tài)性、一體化、全過程的管理,保障電子檔案資料的真實性、完整性、有效性,確保日后這些電子檔案都可以獲得長期保存和開發(fā)應(yīng)用。為了達(dá)成這些目標(biāo),就當(dāng)實時性優(yōu)化完善管理者的知識和技能結(jié)構(gòu),即要求他們定期參與有關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)和教育活動,力求在不斷學(xué)習(xí)新知識的同時,及時透過各類信息技術(shù)發(fā)展成果之中汲取養(yǎng)分和積累經(jīng)驗,從而更好地適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展需要,更高效率和更高質(zhì)量地完成電子檔案的管理任務(wù)。

        4 結(jié)語

        綜上所述,社會救助中心實施電子檔案管理模式,有助于更加便捷性地進(jìn)行所需資料檢索、閱覽、管理,大幅度提升管理效率??梢驗橐恍┤藛T實踐經(jīng)驗不足,導(dǎo)致目前實際管理工作中還遺留較多問題。作為社會救助中心管理者,要及時予以重視,隨后借助定期培訓(xùn)職員、管理制度健全、增加投入等途徑來解決常見問題,做到長期有效利用電子檔案,促使各階段業(yè)務(wù)和活動的順利開展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]陳芳.淺析如何加強電子檔案的管理和利用[J].商場現(xiàn)代化,2012,36(34):120-122.

        [2]曲鳳.淺談如何加強電子檔案管理,做好電子檔案的利用[J].知識文庫,2015,33(19):71-89.

        [3]范立萍.加強電子檔案管理的具體措施[J].黑龍江史志,2015,15(07):124-130.

        作者簡介

        隋愛華(1975-),女,漢族,山東高密人,大專,高密市社會救助站,研究方向:檔案標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息化及數(shù)字化,檔案資源利用等。

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