劉改珍

摘 要：隨著信息時(shí)代的發(fā)展不斷加快，工作中的檔案歸納管理要求也在不斷提高。在以往，由于傳統(tǒng)的檔案管理在過程中極其復(fù)雜，沒有信息技術(shù)的支持會(huì)導(dǎo)致整理時(shí)間加長，影響辦事效率。因此，在現(xiàn)代社會(huì)利用先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行重新整理歸檔，不僅縮短了整理時(shí)間，也提高了整體效率，不會(huì)導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。在現(xiàn)代社會(huì)，信息技術(shù)已成為主流，而怎樣更有效的利用信息技術(shù)來進(jìn)行檔案整理也成為有關(guān)人員需要解決的新問題。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;辦公室;檔案管理;工作創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案管理由于都是需要人們手動(dòng)進(jìn)行整理，缺少有效的科學(xué)管理辦法，在整個(gè)整理的過程中，不免會(huì)出現(xiàn)人力的浪費(fèi)，導(dǎo)致檔案整理工作難度加大，過程過于復(fù)雜，使辦公室的檔案整理效率降低。因此，在現(xiàn)階段，人們大力的對辦公室檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，大大減少了人員方面不必要的浪費(fèi)，同時(shí)也減少了過程中產(chǎn)生的不必要的開支，提高了整體的辦事效率。

1 檔案管理的描述

1）信息技術(shù)下檔案管理的特點(diǎn)。主要從三個(gè)點(diǎn)進(jìn)行描述：信息技術(shù)下的檔案整理工作必須嚴(yán)格按照國家規(guī)定的相關(guān)政策和法律來進(jìn)行。各單位，政府，企業(yè)邁向信息化的特點(diǎn)在于從紙質(zhì)實(shí)物整理存檔改變成利用信息技術(shù)建立電子檔案。紙質(zhì)檔案在以往大大拖累人力資源，而信息技術(shù)的運(yùn)用大大節(jié)省了人力，相比起來，信息技術(shù)的運(yùn)用就顯示出它的優(yōu)點(diǎn)來，提升了整體的檔案整理的效率。

2）信息化管理的意義。有效運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理，最明顯的優(yōu)點(diǎn)就是更方便快速，通過信息技術(shù)知識(shí)對檔案進(jìn)行有效的收集歸檔。并且，相比紙質(zhì)檔案的整理，工作人員只需要熟悉計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，進(jìn)行簡單的操作，就可以實(shí)現(xiàn)工作量減輕，檔案錄入錯(cuò)誤時(shí)也可以輕松改正，最大程度上提高了辦事效率。另外，積極改進(jìn)落實(shí)辦公室信息化檔案整理，可以有效的節(jié)省人力資源，節(jié)約紙質(zhì)資源更可以節(jié)省更多成本的浪費(fèi)使用。就現(xiàn)在的發(fā)展過程來說，辦公室想將檔案整理和信息技術(shù)相融合，就需要提升整個(gè)系統(tǒng)的信息技術(shù)。由此可見，積極改善推進(jìn)辦公室檔案整理的信息化，不僅可以提升工作效率，也能有效促進(jìn)各單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2 從人員上先進(jìn)行創(chuàng)新

不管是在以往的人力為主的檔案整理上，還是在現(xiàn)在的融入信息技術(shù)后的檔案管理上，工作人員都是不可缺少的，而在整個(gè)整理過程中，工作人員的創(chuàng)新能力將是決定整理工作質(zhì)量的主要因素。因此，在進(jìn)行檔案整理時(shí)，工作人員自行創(chuàng)新會(huì)比其他方式的創(chuàng)新來的更快更有效，更能夠在主觀意識(shí)中解決檔案管理中存在的一系列問題。例如：在進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新時(shí)，應(yīng)該先從工作人員方面尋求創(chuàng)新。首先，有關(guān)部門可以定期組織員工進(jìn)行創(chuàng)新意識(shí)的培訓(xùn)，在進(jìn)行創(chuàng)新培訓(xùn)前首先需要了解的就是計(jì)算機(jī)的使用。在現(xiàn)今社會(huì)，管理檔案的工作需要涉及比較復(fù)雜的計(jì)算機(jī)操作，所以，對于檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力有著較高的要求。因此，在進(jìn)行創(chuàng)新講解時(shí)更應(yīng)該先讓員工熟悉計(jì)算機(jī)的操作流程，進(jìn)行有效的計(jì)算機(jī)課程培訓(xùn)。其次，員工在剛接觸時(shí)難免會(huì)有所不適，所以及時(shí)更新員工的管理觀念也很重要。在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中一定要加強(qiáng)理論知識(shí)，并且對于現(xiàn)實(shí)案例也需要更新補(bǔ)充[1]。這兩種方案更注重于在檔案整理時(shí)的過程，改變了以往的管理模式，這也能夠有效的提高整體整理效率，增強(qiáng)整理檔案的質(zhì)量，減少了人力的浪費(fèi)。

3 再從管理進(jìn)行創(chuàng)新

在以往進(jìn)行檔案管理時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)，實(shí)物檔案較多且笨重，在進(jìn)行管理上很麻煩，并且在尋找時(shí)需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，所以，這也是在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案整理時(shí)的一個(gè)弊端。因此，檔案管理的創(chuàng)新可以說是迫在眉睫。這需要先從管理方式上進(jìn)行大刀闊斧的改革，將以往的老舊方式換成更科學(xué)的管理方式，這也可以大大提高辦公室檔案整理的效率。例如，在傳統(tǒng)方式上，檔案越多越容易出現(xiàn)檔案丟失、內(nèi)容混亂的情況，這會(huì)影響到檔案的及時(shí)更新改正，嚴(yán)重者更會(huì)影響到管理者的管理信譽(yù)。另一方面來說，檔案沒有及時(shí)登記，很容易造成后續(xù)工作加大困難度，耗費(fèi)過多人力。所以從管理方式上進(jìn)行改革顯得格外的重要。

4 最后進(jìn)行信息化的創(chuàng)新

檔案的管理是將一個(gè)主要的內(nèi)容進(jìn)行擴(kuò)大化，并尋找與之相關(guān)的信息內(nèi)容，將這些信息內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的整理，分類，在整個(gè)過程中都是及其復(fù)雜的，工作人員不光需要整理已有的大量資源，還需要時(shí)刻注意資源的更新，整個(gè)過程需要耗費(fèi)大量的人力物力。因此，在進(jìn)行整理過程中難免會(huì)出現(xiàn)資料的滯后性[2]。這也是因?yàn)楫?dāng)時(shí)的管理系統(tǒng)存在一定的缺陷，無法進(jìn)行自主更新，很難達(dá)到之后的管理要求。隨著信息技術(shù)的出現(xiàn)，進(jìn)行信息技術(shù)方面的創(chuàng)新，這是檔案管理人員通過建立信息共享，同時(shí)將多個(gè)管理部門拉入系統(tǒng)，每當(dāng)有管理部門進(jìn)行實(shí)時(shí)信息更新時(shí)，檔案整理人員都可以從信息共享中獲知，并且能夠及時(shí)的對現(xiàn)存檔案進(jìn)行修改，避免出現(xiàn)信息的不明確。在各部門進(jìn)行工作信息交談時(shí)，檔案管理人員也可以從中獲取一定的方法來改進(jìn)現(xiàn)有的檔案管理辦法。這種方法可以有效地應(yīng)對辦公室高強(qiáng)度的整理工作，全方位提升工作效率。

5 結(jié)束語

信息時(shí)代的來臨可以說是解救了各大單位的檔案管理，使各單位在現(xiàn)今社會(huì)也可以有效地進(jìn)行檔案的整理和歸納，大大的節(jié)省了人力的消耗和成本的浪費(fèi)。就現(xiàn)在的辦公室檔案管理來說，可以通過多種方式的創(chuàng)新來自行優(yōu)化檔案管理體系，并且會(huì)隨著時(shí)間的前進(jìn)，信息技術(shù)的發(fā)展來與時(shí)俱進(jìn)。這不光是提高了辦事效率，更有效的節(jié)省了大量的開支與浪費(fèi)。

參考文獻(xiàn)

[1]王倩.基于信息時(shí)代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新.辦公室業(yè)務(wù)，2017，000（014）：103.

[2]宋珊珊王慧.信息時(shí)代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究.卷宗，2014（4）：74.