王清華

摘 要：事業(yè)單位使用國(guó)家財(cái)政資金為人民服務(wù)，應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案中真實(shí)、有效記錄財(cái)政收支情況，為財(cái)政監(jiān)督檢查提供依據(jù)。結(jié)合新時(shí)期事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化特點(diǎn)，本文對(duì)檔案管理問題展開了分析，并從流程規(guī)范、系統(tǒng)建設(shè)等方面提出了發(fā)展對(duì)策，希望能夠通過強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理推動(dòng)單位廉政黨風(fēng)建設(shè)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;財(cái)務(wù)檔案管理;信息化

在事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作中，檔案管理為重要組成部分。財(cái)務(wù)檔案是否完整、準(zhǔn)確，關(guān)系到單位能否理清各時(shí)期的經(jīng)濟(jì)和財(cái)務(wù)活動(dòng)，為政策制定、資源調(diào)配等各項(xiàng)工作開展提供有力基礎(chǔ)。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展背景下，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理開始呈現(xiàn)出信息化特點(diǎn)，為財(cái)務(wù)信息高效利用提供了支撐。加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展研究，提出有效管理措施，能夠使檔案管理水平得到進(jìn)一步提升。

1 事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化特點(diǎn)

結(jié)合事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理情況可知，信息技術(shù)在檔案存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)等方面得到了廣泛應(yīng)用。利用計(jì)算機(jī)磁盤、光盤等磁性特性硬件設(shè)備進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，能夠快速完成財(cái)務(wù)檔案修改、拷貝、傳遞，使檔案資料能夠被迅速查找，為單位各項(xiàng)管理工作開展提供了便利[1]。利用各種磁性介質(zhì)進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案存儲(chǔ)，可以隨時(shí)將材料打印出來，保證資料內(nèi)容準(zhǔn)確，且不容易丟失，使工作效率和質(zhì)量得到了提升。采用計(jì)算機(jī)對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行整理，能夠快速完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析，對(duì)信息進(jìn)行多次加工，使不同工作要求得到滿足。目前，事業(yè)單位大多完成了財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)、報(bào)表管理系統(tǒng)等各種系統(tǒng)的建設(shè)，為檔案管理的信息化發(fā)展提供了支撐。在財(cái)務(wù)檔案管理信息化過程中，通過對(duì)以紙質(zhì)為載體的檔案管理進(jìn)行升級(jí)，完成檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。使經(jīng)過數(shù)字化處理的報(bào)銷憑證、財(cái)務(wù)發(fā)票、賬簿等各種資料在數(shù)據(jù)庫中匯集，利用管理軟件以信息化方式呈現(xiàn)，能夠提供詳實(shí)完整財(cái)務(wù)歷史數(shù)據(jù)資料，使檔案管理工作水平得到提升。

2 事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 數(shù)字化不規(guī)范

事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容較多，在信息化過程中需要對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)票、政府項(xiàng)目采購(gòu)、工資薪金、資產(chǎn)等各種信息進(jìn)行收集，對(duì)大量單據(jù)、發(fā)票進(jìn)行數(shù)字化處理。而多數(shù)信息需要人員錄入到系統(tǒng)中，在未能得到規(guī)范管理的情況下容易導(dǎo)致錯(cuò)漏情況的發(fā)生，造成財(cái)務(wù)檔案完整性、真實(shí)性和有效性受到影響。事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案作為第一手的歷史數(shù)據(jù)資料，可能用于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)研究、經(jīng)濟(jì)糾紛處理、責(zé)任事故揭露、遺留問題處理、職務(wù)犯罪打擊等各個(gè)方面，未能做到準(zhǔn)確收集不僅將導(dǎo)致檔案價(jià)值大打折扣，也將給政府工作開展帶來阻

礙[2]。然而事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理制度并未得到完善，缺少健全的數(shù)字化管理制度規(guī)范，使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)文件在不同經(jīng)辦人手中，以不同形式存儲(chǔ)，在錄入過程中容易發(fā)生無序錯(cuò)亂問題，造成檔案出現(xiàn)缺損。

2.2 系統(tǒng)發(fā)展滯后

在事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過程中，引進(jìn)的系統(tǒng)大多只用于淺層檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、傳輸和顯示等操作，在檔案數(shù)據(jù)分析方面的應(yīng)用深度不足。受這一因素的影響，財(cái)務(wù)檔案管理信息化未能得到足夠重視，系統(tǒng)檔案管理軟件更新速度較慢，未能及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，造成檔案信息化管理存在局限，難以為單位各項(xiàng)工作開展提供支持。在系統(tǒng)升級(jí)、改造方面，由于單位將財(cái)務(wù)檔案信息化定位為投入大、效益小的工作，對(duì)軟硬件投入不足，使得財(cái)務(wù)檔案管理未能做到與現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)全面接軌，存在發(fā)展滯后的問題。系統(tǒng)軟硬件平時(shí)未能得到有效維護(hù)，間隔較長(zhǎng)時(shí)間后直接升級(jí)到高版本容易導(dǎo)致系統(tǒng)發(fā)生不兼容故障，在調(diào)取財(cái)務(wù)檔案時(shí)容易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失等問題，給檔案管理工作正常開展帶來阻礙。

2.3 存在安全隱患

在財(cái)務(wù)檔案管理方面，事業(yè)單位采用的存儲(chǔ)介質(zhì)種類、形式多樣。未能配備專門用于系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份保護(hù)的磁介質(zhì)，將給木馬、病毒的入侵提供機(jī)會(huì)，容易導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)遭到破壞，給檔案管理留下安全隱患。人員在對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作時(shí)，無法做到規(guī)范作業(yè)，缺乏賬戶安全意識(shí)，登錄賬號(hào)后存在不登出的情況，部分人員直接勾選記住密碼的選項(xiàng)進(jìn)行系統(tǒng)登錄。受這一因素的影響，單位內(nèi)部任一電腦都可以登錄系統(tǒng)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行操作，給數(shù)據(jù)篡改、刪除等不法行為的發(fā)生留下了機(jī)會(huì)，不利于單位黨風(fēng)廉政建設(shè)。人員隨意通過單位計(jì)算機(jī)上網(wǎng)，也容易造成系統(tǒng)被木馬、病毒入侵。此外，通過外部計(jì)算機(jī)也可以對(duì)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問，給黑客入侵單位財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)提供了機(jī)會(huì)，給檔案數(shù)據(jù)安全帶來了一定威脅。

2.4 缺少信息人才

實(shí)施財(cái)務(wù)檔案信息化管理，要求管理人員掌握基本信息技術(shù)，能夠熟練操作財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，充分利用檔案資源為單位工作開展提供服務(wù)。但長(zhǎng)久以來，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理人員相對(duì)固定，多數(shù)人員較少接觸信息技術(shù)，只能完成計(jì)算機(jī)的簡(jiǎn)單操作。在財(cái)務(wù)檔案管理信息化過程中，人員缺乏相關(guān)知識(shí)，對(duì)待相關(guān)工作認(rèn)識(shí)不足，在崗位工作發(fā)生變化后未能及時(shí)調(diào)整心態(tài)和加強(qiáng)專業(yè)技能學(xué)習(xí)，造成人員綜合素質(zhì)水平無法達(dá)到檔案信息化管理要求。而缺少專職管理人員，使得財(cái)務(wù)檔案信息管理容易出現(xiàn)錯(cuò)位或缺位情況。在檔案分類、歸檔、存儲(chǔ)等各方面，未能完成相應(yīng)人才配備，容易造成財(cái)務(wù)檔案分類不明，長(zhǎng)時(shí)間未能歸檔，出現(xiàn)電子檔案丟失、未及時(shí)上傳等情況，給相關(guān)工作開展帶來了負(fù)面影響。

3 事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展策略

3.1 規(guī)范數(shù)字化流程

加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理制度建設(shè)，參照國(guó)家出臺(tái)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和單位實(shí)際情況完成管理細(xì)則的編制，對(duì)財(cái)務(wù)檔案類型、歸檔等程序進(jìn)行規(guī)定，能夠使檔案數(shù)字化流程得到規(guī)范。在財(cái)務(wù)信息歸檔管理方面，還應(yīng)加強(qiáng)分工，保證信息錄入、上傳等操作責(zé)任能夠落實(shí)到個(gè)人頭上，避免出現(xiàn)延后情況。如財(cái)務(wù)人員在會(huì)計(jì)核算工作中，應(yīng)承擔(dān)錄入核算資料的責(zé)任，確保財(cái)務(wù)檔案及時(shí)歸檔，并保證檔案數(shù)據(jù)完整、規(guī)范。針對(duì)財(cái)務(wù)賬簿、憑證和決策等不同類型檔案信息，還應(yīng)做好年限區(qū)分，劃分為10年、30年、永久等類型。針對(duì)文字、圖片和表格檔案，應(yīng)規(guī)定分別以DOCX、PDF和XLSX格式存儲(chǔ)。為避免記賬憑證丟失，應(yīng)安排專人每月完成憑證整理和錄入，提交完整報(bào)告。針對(duì)會(huì)計(jì)賬簿，應(yīng)由記賬人員進(jìn)行整理和錄入。在財(cái)務(wù)檔案經(jīng)辦人按照各種職責(zé)完成檔案規(guī)范錄入后，還要由財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一確認(rèn)和歸檔管理。通過推動(dòng)檔案信息化管理的規(guī)范化發(fā)展，能夠使人員按照既定格式和時(shí)間對(duì)各類資料進(jìn)行錄入，使匯總得到的檔案資料的真實(shí)性和有效性得到保證。

3.2 加強(qiáng)信息化建設(shè)

結(jié)合事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理需求加強(qiáng)信息化建設(shè)，還應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)更新與改造，為檔案數(shù)據(jù)收集、傳遞和分析提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。適當(dāng)增加資金投入，引進(jìn)先進(jìn)管理設(shè)備，能夠使系統(tǒng)硬件設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)行，降低系統(tǒng)崩潰事件的發(fā)生概率，避免檔案數(shù)據(jù)丟失。在設(shè)備采購(gòu)前，還應(yīng)通過全面了解財(cái)務(wù)檔案管理需求加強(qiáng)分析，合理進(jìn)行設(shè)備選型，保證系統(tǒng)存儲(chǔ)空間和配套設(shè)備能夠滿足實(shí)踐需求。在系統(tǒng)軟件更新方面，還應(yīng)加強(qiáng)兼容性分析，根據(jù)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型、編程語言等對(duì)軟件進(jìn)行更新?lián)Q代，為財(cái)務(wù)檔案管理工作的高效開展提供支撐。結(jié)合單位發(fā)展需要，檔案管理信息化建設(shè)還應(yīng)體現(xiàn)一定的前瞻性，采用標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)，能夠與單位財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等各種系統(tǒng)順利對(duì)接，為財(cái)務(wù)信息收集、整理提供便利。在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，還應(yīng)從提高財(cái)務(wù)檔案信息服務(wù)水平角度推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，如搭建微信平臺(tái)提供檔案咨詢服務(wù)，確保人員可以隨時(shí)通過移動(dòng)平臺(tái)對(duì)檔案目錄進(jìn)行查詢，使財(cái)務(wù)檔案管理能夠與新技術(shù)、新業(yè)務(wù)融合。

3.3 提高檔案安全性

為保證單位財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)安全，還應(yīng)在信息化發(fā)展中推行電子簽單制度，使檔案文件簽入、簽出過程得到嚴(yán)格把控，確保檔案不會(huì)被輕易篡改。受這一制度的影響，使用過檔案文件的人員將對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全負(fù)責(zé)，因此能夠提高安全意識(shí)，嚴(yán)格按照單位制度規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)操作。在財(cái)務(wù)檔案保存方面，需要采用AB備份法，由不同人員分別在不同空間存儲(chǔ)檔案，并標(biāo)注各自歸檔時(shí)間和人員名稱。遭遇意外情況，即便一份檔案出現(xiàn)滅失問題，另一份檔案也能得到保留。兩份檔案可以相互對(duì)照，也避免了人員隨意進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)篡改。為防止木馬、病毒入侵，還應(yīng)加強(qiáng)系統(tǒng)訪問權(quán)限管理，并引進(jìn)電子水印、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理得到加強(qiáng)。此外，應(yīng)建立嚴(yán)格制度禁止系統(tǒng)連入外部設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)，并采用防火墻等技術(shù)保證網(wǎng)絡(luò)安全，避免財(cái)務(wù)檔案損壞。在系統(tǒng)中安裝殺毒軟件，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，完成木馬、病毒的查殺，做好系統(tǒng)安全防護(hù)和應(yīng)急處置，能夠?yàn)樨?cái)務(wù)檔案信息化發(fā)展提供安全保障。

3.4 培養(yǎng)復(fù)合型人才

結(jié)合財(cái)務(wù)檔案信息化發(fā)展需求，還應(yīng)完成具備檔案管理能力、信息素養(yǎng)的復(fù)合型人才培養(yǎng)，為財(cái)務(wù)檔案分類整理、備份、分析處理等各項(xiàng)工作開展提供人力支撐。在單位進(jìn)行人才選聘時(shí)，可以從應(yīng)屆畢業(yè)生中選取精通財(cái)務(wù)核算、數(shù)據(jù)庫管理等操作的綜合型人才，通過再教育提高人員檔案管理水平，能夠?yàn)閱挝粰n案信息化建設(shè)、管理工作開展提供豐富人力資源。針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，還應(yīng)開展系統(tǒng)培訓(xùn)工作，定期組織人員參加信息技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，指導(dǎo)人員運(yùn)用財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)等各類系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)操作，使人員綜合業(yè)務(wù)水平得到提升。結(jié)合單位實(shí)際情況，可以分層次分階段進(jìn)行人員培訓(xùn)，采取專家講座、外出進(jìn)修等多種方式對(duì)人員思想觀念進(jìn)行更新，使人才加強(qiáng)專業(yè)技能學(xué)習(xí)。從信息技術(shù)、檔案管理、職業(yè)道德、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)技能等多個(gè)方面進(jìn)行培訓(xùn)，將培訓(xùn)結(jié)果與人員績(jī)效掛鉤，能夠督促人員積極參加培訓(xùn)，日常通過自主學(xué)習(xí)得到綜合素質(zhì)能力的提升。

4 結(jié)論

事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理信息化過程中仍然存在較多問題，使得單位財(cái)務(wù)檔案容易出現(xiàn)缺損情況，給檔案資源利用和單位工作開展帶來了不良影響。為推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，還應(yīng)通過加強(qiáng)制度建設(shè)規(guī)范數(shù)字化流程，使財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)得到及時(shí)更新、升級(jí)，在高效進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，保證檔案數(shù)據(jù)安全。加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng)，為檔案信息化提供支持，能夠?yàn)閱挝回?cái)務(wù)檔案管理提供有力保障。

參考文獻(xiàn)

[1]馬蘭.基于信息化背景的事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理新思路[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2020（10）：185-186.

[2]白楊.探究事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化特點(diǎn)與發(fā)展趨勢(shì)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（34）：1-2.