摘 要：人事檔案是一個(gè)人思想、經(jīng)歷、專業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力等歷史及現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的原始文字記錄，是個(gè)人職務(wù)職級(jí)晉升的重要憑證。規(guī)范化的人事檔案對(duì)每個(gè)人的職業(yè)生涯至關(guān)重要。人事檔案管理，是各單位檔案管理的重要組成部分。然而，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，人員的高速流動(dòng)及身份變動(dòng)，對(duì)檔案管理人員也提出了新的要求。如何對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，已經(jīng)成為擺在各機(jī)關(guān)單位面前的突出問(wèn)題。我們應(yīng)該從提高重視程度，創(chuàng)新人事檔案管理方式，建立統(tǒng)一、規(guī)范、高效的檔案管理制度，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和基礎(chǔ)素質(zhì)著手解決人事檔案管理工作中的問(wèn)題和不足。通過(guò)人事檔案的規(guī)范化管理來(lái)激發(fā)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的內(nèi)生發(fā)展動(dòng)力，助力個(gè)人成長(zhǎng)和單位發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案;規(guī)范化管理

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理包括人事檔案的登記、整理、保存、移交、完善等重要環(huán)節(jié)。每一個(gè)環(huán)節(jié)都涉及機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事關(guān)系、工資、社會(huì)保險(xiǎn)等方面。個(gè)人人事檔案的真實(shí)性、完整性，關(guān)乎個(gè)人利益及單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理工作就顯得非常重要。本文通過(guò)實(shí)踐中存在的問(wèn)題以及解決思路對(duì)機(jī)關(guān)單位人事檔案規(guī)范化管理進(jìn)行闡述和分析。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1.1 各單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，領(lǐng)導(dǎo)重視是工作得以順利推進(jìn)的大前提。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的黨政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重要性缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為人事檔案的管理只不過(guò)是按時(shí)將相關(guān)人事材料裝入檔案袋里，對(duì)于管理是否規(guī)范、保存及移交的過(guò)程是否合理、合法不聞不問(wèn)。這導(dǎo)致長(zhǎng)久以來(lái)人事檔案規(guī)范化管理受到制約。

1.2 人事檔案管理模式單一、方式老化

當(dāng)今社會(huì)，信息化不斷發(fā)展，多媒體技術(shù)日漸發(fā)達(dá)，各行各業(yè)都開(kāi)始順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，將內(nèi)部管理技術(shù)以及手段逐漸結(jié)合信息化技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。但很多單位人事檔案仍舊以紙質(zhì)資料為主。沒(méi)有進(jìn)行電子化制作及存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案的大量存放、堆積給查閱、整理帶來(lái)很多不便。有的單位工作人員只向信息化系統(tǒng)中輸入檔案的簡(jiǎn)要信息，并記錄相關(guān)檔案在檔案庫(kù)中的位置，為后續(xù)的檔案查找過(guò)程奠定基礎(chǔ)。這種管理方法已經(jīng)與當(dāng)今的檔案管理思路嚴(yán)重不符。工作人員難以同時(shí)展開(kāi)大批量的檔案管理工作，對(duì)整個(gè)單位運(yùn)行中產(chǎn)生的檔案來(lái)說(shuō)，當(dāng)前的管理方法容易出現(xiàn)紕漏，限制了檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的進(jìn)一步發(fā)展。

1.3 沒(méi)有統(tǒng)一的人事檔案管理制度

沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。由于沒(méi)有統(tǒng)一的、健全的人事檔案管理制度，一些單位無(wú)法制定適應(yīng)自身實(shí)際的檔案管理辦法。人事檔案是及其重要的人事資料，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)人事檔案的收集、保密、查看等權(quán)利都應(yīng)該有嚴(yán)格的規(guī)定和限制。但目前尚沒(méi)有統(tǒng)一的人事檔案管理制度，導(dǎo)致了資料的存放無(wú)序，管理人員保密意識(shí)淡薄，一些部門的人事檔案丟失、失真、信息泄露等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。

1.4 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力偏低

人事檔案的管理是一項(xiàng)政治性、政策性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要事業(yè)心和業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的人員承擔(dān)，特別是隨著社會(huì)的發(fā)展，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，對(duì)人事檔案的管理人員提出了更高的要求。但是現(xiàn)階段人事檔案的管理人員普遍存在著學(xué)歷偏低、年齡偏大問(wèn)題，對(duì)信息技術(shù)的掌握僅停留在簡(jiǎn)單的文字錄入、表格制定，不能創(chuàng)造性地開(kāi)展工作及對(duì)人事檔案繼續(xù)系統(tǒng)化管理。由于現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位大多面臨著活多人少的矛盾，人事檔案的管理工作又相對(duì)清閑，因此，各單位人事檔案管理工作變動(dòng)頻繁，甚至很多管理人員都是兼職，檔案專業(yè)的工作人員更是少之又少。這些人員普遍缺乏對(duì)人事檔案管理的深刻認(rèn)識(shí)，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作很難有新的突破和提高。

2 對(duì)加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)建議

2.1 加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入

各機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，提高認(rèn)識(shí)，更新管理理念，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的軟硬件資金投入，購(gòu)置先進(jìn)的紙質(zhì)及電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案室進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為檔案室工作人員配置電子計(jì)算機(jī)、掃面儀等現(xiàn)代基礎(chǔ)設(shè)施，并對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高人員專業(yè)素質(zhì)。建立人事檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制及獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，將人事檔案管理工作納入年度考核目標(biāo)體系，對(duì)檔案管理工作經(jīng)常性開(kāi)展監(jiān)督檢查，全面做好人事檔案的規(guī)范化管理。

2.2 制定切實(shí)可行的人事檔案管理制度

要建立與完善一套切實(shí)可行的人事檔案管理制度，做到有章可循，有法可依，促進(jìn)管理工作走入正規(guī)渠道。要加大檔案管理工作的資金投入，強(qiáng)化《檔案法》的宣傳，讓大家充分認(rèn)識(shí)到人事檔案重要性。在整理人事檔案過(guò)程中，要按照履歷類、自傳和思想類、考核鑒定類、學(xué)歷學(xué)位、職稱、培訓(xùn)類、政審、審計(jì)審核類、黨團(tuán)類、表彰類、獎(jiǎng)懲類、工資、任免等類別進(jìn)行分類歸檔;重點(diǎn)查驗(yàn)各類別檔案材料的真實(shí)性，堅(jiān)決避免弄虛作假;在整理人事檔案的過(guò)程中要科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)，不能夠胡亂分配。全方位改進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的規(guī)范性問(wèn)題，成立一個(gè)規(guī)范的管理制度。完善檔案管理系統(tǒng)，保證檔案信息管理的安全。對(duì)于電子檔案材料，尤其要注意檔案的信息安全問(wèn)題，在管理時(shí)如果安全工作落實(shí)不到位，很可能會(huì)出現(xiàn)檔案信息被竊取或者是丟失的問(wèn)題。針對(duì)該問(wèn)題，筆者認(rèn)為首先需要提高檔案管理的安全意識(shí)，在工作中積極落實(shí)各項(xiàng)安全措施，其次，則需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位提高網(wǎng)絡(luò)安全防御級(jí)別，積極的引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全防御技術(shù)，保證檔案信息管理的安全。

2.3 提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

新時(shí)期人事檔案管理要想達(dá)到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，首先需要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，其可以從以下幾個(gè)方面入手，一是專業(yè)化的系統(tǒng)培訓(xùn)，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位負(fù)責(zé)人事檔案管理的工作人員專業(yè)化水平相對(duì)較低，在日常工作中，他們對(duì)于人事檔案管理只有一些粗淺的了解和認(rèn)識(shí)，對(duì)于人事檔案管理的重要性以及管理過(guò)程中需要注意的事項(xiàng)沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)的掌握。所以，各單位可以結(jié)合工作人員的實(shí)際業(yè)務(wù)能力，開(kāi)展專業(yè)化的系統(tǒng)培訓(xùn)，在專業(yè)化培訓(xùn)的基礎(chǔ)上落實(shí)好“傳幫帶”的工作。二是落實(shí)好各項(xiàng)技能考核制度，系統(tǒng)培訓(xùn)只是提高工作人員業(yè)務(wù)能力的一種方法，在實(shí)際的工作中，工作人員還需要加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)造性地開(kāi)展人事檔案管理工作，與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化各項(xiàng)工作流程。而技能考核制度的落實(shí)可以督促工作人員自主能力的提升。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理要想實(shí)現(xiàn)規(guī)范化不是一蹴而就的，隨著時(shí)代的發(fā)展，科技水平的提高，制約人事檔案規(guī)范化管理的因素不斷在減少，只要各機(jī)關(guān)事業(yè)單位提高重視程度，建立完善一整套檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)，軟硬件一起優(yōu)化，就能早日實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理目標(biāo)。

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作者簡(jiǎn)介

李榮華（1985-），女，漢族，內(nèi)蒙古敖漢旗人，本科，學(xué)士，敖漢旗民政局黨辦主任，中級(jí)，研究方向：檔案管理。