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        新時期做好工程檔案管理工作的創(chuàng)新思路

        2020-10-20 05:41:01徐偉
        卷宗 2020年20期
        關(guān)鍵詞:思路新時期創(chuàng)新

        徐偉

        摘 要:在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下,工程建設(shè)管理模式也實現(xiàn)了創(chuàng)新,對于規(guī)模急劇膨脹和數(shù)量暴增的現(xiàn)象,必須與時俱進,迎接新的挑戰(zhàn)。本文對工程檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容進行了詳細分析,包括特征、價值、問題和措施等,希望能夠提升檔案管理的質(zhì)量,增強檔案管理工作的高效性,發(fā)揮出資料的更大價值。

        關(guān)鍵詞:新時期;工程檔案管理;創(chuàng)新;思路

        1 正確認識工程檔案的特征及價值

        1)新時期工程檔案的特點。新時期工程檔案工作,具有較強的自動化特征,檔案管理模式也出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變,需要與時代趨勢相融合,電子化檔案應(yīng)用的越來越廣泛,各類數(shù)據(jù)和信息的存儲更加便捷,必須使用自動化管理,使存儲工作更加精確。另外,加強工程檔案信息化建設(shè),數(shù)字化趨勢越來越明顯,快速檢索檔案信息,增強檔案管理的安全性與實效性。

        2)工程檔案管理創(chuàng)新的價值。在工程建設(shè)領(lǐng)域,工程檔案是極其重要的資源,結(jié)合時代趨勢,必須創(chuàng)新檔案管理思想,重視信息的積累,強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),使工程管理水平得到有效提升。工程檔案涵蓋著建設(shè)過程中的各個環(huán)節(jié),立項、設(shè)計、施工、竣工等內(nèi)容都包含在其中,必須加強創(chuàng)新管理,增強工程管理的有序性。基于信息化的背景,必須借助信息技術(shù),完善工程檔案網(wǎng)絡(luò)化管理,整合各項資源,發(fā)揮出其共享性特征。借助新型的檔案管理方式,應(yīng)對資源調(diào)用情況進行掌控,整合人員任用細則,加強信息的互通與共享,不僅能夠為決策提供輔助,還能大幅提升工程建設(shè)管理效率。

        2 新時期工程檔案管理存在的問題

        1)資源投入不足,現(xiàn)代化技術(shù)作用受限。在科技進步下,工程項目領(lǐng)域也實現(xiàn)了進步,在檔案管理的過程中,需要用到新技術(shù),對資金的需求也較大。很多設(shè)備需要長期投資,以此保證設(shè)備的性能,順利升級系統(tǒng),為工程檔案管理提供便利。但是,實際管理中,資金投入力度較小,與設(shè)備需求不相符,資金的連續(xù)性較差,阻礙了檔案現(xiàn)代化管理的步伐,影響了檔案管理的創(chuàng)新。在這種情況下,工程檔案信息可信度降低,硬件和軟件的更新與升級都較差,檔案信息的價值大大降低。

        2)檔案管理制度不健全。只有在制度上給予保障,才能指導(dǎo)工程檔案管理工作,但是,當前,管理制度嚴重缺乏,有些單位根本未能建立相應(yīng)的檔案管理制度,有些即使建立了,實際作用也未能得到發(fā)揮,形同虛設(shè)。在檔案管理制度方面,由于規(guī)范性較差,資源不足,造成管理中斷不連續(xù)的現(xiàn)象,無法有效指導(dǎo)工程項目建設(shè)工作。

        3)管理人員素質(zhì)較差。工程檔案管理領(lǐng)域較多,尤其在信息時代下,檔案管理人員需要更強的專業(yè)技能,以應(yīng)對各種困難和挑戰(zhàn)。檔案管理人員往往不是專業(yè)人員,知識、技能、水平等有限,無法正確認識到檔案管理工作的內(nèi)涵,難以真正承擔(dān)工程檔案管理工作。隨著信息化的建設(shè),管理人員思想落后,缺乏完善的管理觀念,技術(shù)不成熟,操作不規(guī)范,工程檔案管理與信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)高度融合,有利于提升管理效率。

        3 新時期工程檔案管理創(chuàng)新措施

        1)轉(zhuǎn)變管理思維,完善管理機制。只有加強思想上的重視,才能對行動進行引導(dǎo),只有提升對檔案管理工作的意識程度,才能為創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。工程檔案具有精確性特征,檔案資源的作用起著潛移默化的影響,因此,必須結(jié)合新時代的特征,改變以往思維上的弊端,突破限制,進一步創(chuàng)新與改進,才能進一步發(fā)揮出檔案管理工作的效果。與傳統(tǒng)檔案管理實踐相結(jié)合,設(shè)置專業(yè)獨立的檔案管理部門,統(tǒng)一管理檔案資料,改變以往分散混亂的狀態(tài),提高管理工作的效率。同時,需要配備專業(yè)的管理人員,提高人員的素質(zhì),深化思維,轉(zhuǎn)變觀念,將檔案資料進行有效歸類,使資料的內(nèi)在價值得到有效發(fā)揮。另外,必須對不同部門檔案保管情況進行詳細了解,對其應(yīng)用程度進行深入調(diào)查,實現(xiàn)人員的有效配備,在正確的崗位上發(fā)揮出自身用途,提升管理效率。

        2)引進現(xiàn)代化技術(shù),增強管理的信息化程度。信息時代下,科學(xué)技術(shù)在工程行業(yè)應(yīng)用的愈發(fā)廣泛,在新時期,只有實現(xiàn)現(xiàn)代化技術(shù)的有效應(yīng)用,才能保障檔案管理水平。必須針對工程行業(yè)檔案管理的特點,引進恰當?shù)南冗M技術(shù),增加存儲模式的類型,實現(xiàn)其多樣性與開放性,文本存儲是主要方式,在大規(guī)??臻g內(nèi),適度控制時間成本,提高查詢效率。在現(xiàn)代化技術(shù)的輔助作用下,檔案管理能夠更加便捷,出現(xiàn)了電子檔案和視頻檔案等,個性化特征愈發(fā)明顯。重視電子化檔案,借助計算機技術(shù),加快檔案的建設(shè)速度,形成完整的新型管理網(wǎng)絡(luò),以規(guī)?;桶鍓K化方式推動網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作,改變以往工作效率低下的弊端。將網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)作為電子檔案管理的基礎(chǔ),協(xié)調(diào)各個部門的關(guān)系,在不同環(huán)節(jié)進行滲透,統(tǒng)一各項因素,加強專業(yè)人員的指導(dǎo),遵循行業(yè)發(fā)展的大方向,以信息化與科技化手段,加快檔案管理的現(xiàn)代化程度。

        3)構(gòu)建高效完善的檔案管理制度。新時期,制度的保障作用愈發(fā)明顯,對各行各業(yè)起著關(guān)鍵影響,跟隨形勢發(fā)展,必須樹立大局意識,站在全方位角度,嚴格落實檔案采集、存儲及利用等,體現(xiàn)制度化建設(shè)效果。對檔案的歸類細則進行明確,劃分歸檔的范圍,細分歸檔的時間,在績效考核中,納入制度制定、制度執(zhí)行等內(nèi)容,使評價制度和獎懲措施能夠發(fā)揮出有效作用,使檔案管理人員能夠進一步認清自身的工作職責(zé),激發(fā)人員的工作積極性,以更大的熱情投入到日常管理工作中,主動溝通與交流,及時解決日常工作中遇到的各類難題。在貫徹制度的過程中,可以與實際情況相結(jié)合,組建專業(yè)的小組,全面收集檔案資源,使檔案管理的各項標準能夠準確落實,為了保證制度建設(shè)的順利開展,在制度貫徹期間,可以結(jié)合實際情況,全面收集檔案資源,按照規(guī)定管理標準,有序進行檔案的整理工作,切實完成既定規(guī)劃。另外,需要加大資金投入,更新升級管理設(shè)備,與實際管理需求相適應(yīng),整合現(xiàn)有資源,實現(xiàn)智能化發(fā)展。

        4)加強人才培訓(xùn)工作,提高人員綜合素質(zhì)。新時期下,信息化特征越來越明顯,需要開發(fā)更多的復(fù)合型人才,不僅了解檔案管理的相關(guān)知識,也掌握了計算機信息技術(shù),有效應(yīng)對工程檔案管理的各項挑戰(zhàn)。需要對檔案管理工作的特點進行明確,管理者強化自身的責(zé)任意識,細化職責(zé)范圍的具體事項,結(jié)合時代要求,對檔案管理思維進行創(chuàng)新,豐富專業(yè)知識,強化專業(yè)技能,提升整體的綜合素質(zhì),能夠一步一個腳印,腳踏實地、循序漸進的完成檔案信息管理化工作。同時,應(yīng)積極開拓人才引進方式,通過多樣化的渠道招聘人才,細化人員結(jié)構(gòu),區(qū)分人員特點,對人員進行考核,組建全面、特色、豐富、專業(yè)的人才隊伍,使檔案管理工作有更加充足的隊伍支撐。同時,可以引導(dǎo)員工相互溝通和交流,就專業(yè)問題開展討論,針對行業(yè)現(xiàn)狀和單位自身情況,進一步彌補專業(yè)知識上的盲區(qū),豐富自身的知識和技能儲備。在這個過程中,以動態(tài)化形式修煉自身,適應(yīng)新時期下檔案管理的需要,以更強的職業(yè)素養(yǎng)應(yīng)對檔案管理的具體事項。

        4 結(jié)束語

        對于新時代發(fā)展,工程建設(shè)領(lǐng)域迎來了新的挑戰(zhàn),技術(shù)、材料、工藝等都需要創(chuàng)新,在全面整合的基礎(chǔ)上,加快工程檔案管理的進度。必須確定信息化方向,與行業(yè)發(fā)展實際相互融合,樹立現(xiàn)代化理念,勇于進取,開拓創(chuàng)新,針對檔案管理的特征,了解其價值和內(nèi)涵,細致把握管理重點。針對存在的問題,制定出科學(xué)有效的發(fā)展策略,從制度、人員、方式等角度入手,增強工程建設(shè)行業(yè)的服務(wù)性,實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻

        [1]顧文婷.淺析工程檔案管理問題及措施[J].陜西檔案,2019(05):

        99-100.

        [2]梁珊珊.建筑工程檔案管理的重要性及科學(xué)化管理措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(18):89-90.

        [3]陳靜.淺談工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)實問題及解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(12):123-124.

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