任詠梅

摘 要：隨著社會時代的發(fā)展，信息化已經(jīng)成為了各個行業(yè)發(fā)展的主流，其改變了人們的生活工作和學習。事業(yè)單位也必須認識到檔案管理的重要性，認識到以往檔案管理工作模式已經(jīng)很難滿足當前工作的實際需要，必須根據(jù)社會時代的形式來變革。事業(yè)單位進行檔案管理的時候，必須和信息化結合在一起，這樣不但能夠永久的保存檔案資料，還能夠快速的調查相關的資料，切實提高工作的效率，給事業(yè)單位更好的發(fā)展奠定基礎。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

隨著社會時代的發(fā)展，信息資源不但的增加，事業(yè)單位在面臨發(fā)展機遇的同時也面臨著新的挑戰(zhàn)，以往的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位當前發(fā)展的需要，這也給檔案管理有效性提高造成了極大影響。事業(yè)單位必須認識到檔案管理信息化建設的重要，認識到信息化建設對于檔案管理的重要，并根據(jù)實際情況和需要制定科學有效的檔案管理信息化策略，落實相關的工作，希望能夠提高檔案管理信息化建設的效率，將檔案管理的價值和作用真正的發(fā)揮出來。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要性分析

首先，事業(yè)單位做好檔案管理信息化建設能夠讓檔案管理工作更加的完善和成熟。以往的檔案管理模式往往是紙質檔案管理模式，存在的弊端比較多，這也導致了檔案管理工作發(fā)展需求很難得到滿足。檔案管理信息化建設能夠將以往的紙質檔案管理模式轉變成為電子檔案管理模式，能夠降低檔案空間占有率，切實提高檔案管理工作的效率[1]。其次，事業(yè)單位檔案管理信息化建設的實現(xiàn)，能夠幫助事業(yè)單位更好的查找相關的檔案信息。以往進行檔案管理的時候，資料查找的流程比較的繁瑣并且效率比較低下，檔案管理信息化實現(xiàn)之后，人們能夠通過關鍵詞的輸入找到自己所需要的檔案內容，不斷能夠提高檔案工作的效率，還能夠節(jié)約檔案查閱的時間，提高信息的精確度。

二、 事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的主要問題

（一）事業(yè)單位不夠重視信息化建設

現(xiàn)在很多事業(yè)單位并沒有真正的認識到做好檔案管理對于自身發(fā)展的重要性，甚至有些管理人員認為檔案管理成果不會給單位發(fā)展造成影響，這也導致了事業(yè)單位進行檔案管理的時候，工作目標沒有明確，相關的工作流程不夠規(guī)范，這也導致了事業(yè)單位檔案管理的作用和職能很難得到發(fā)揮，這種認知上的錯誤直接導致了事業(yè)單位不夠重視檔案管理信息化建設。事業(yè)單位檔案管理部門的相關負責人為了節(jié)約資金，對于檔案管理信息化建設不夠重視，投入的人力、資金以及物力資源很難滿足檔案管理信息化建設的實際需要。

（二）檔案信息資源沒有得到很好的開發(fā)

事業(yè)單位檔案管理工作開展的時候，信息資源的實際開發(fā)程度會直接給檔案管理的質量和完整性造成影響。但是，現(xiàn)在很多事業(yè)單位進行檔案管理的時候，規(guī)劃不夠合理，信息化建設存在較大的問題，這也導致了信息資源開發(fā)的時候存在的問題較多[2]。首先，收集信息資源的時候不夠全面，相關錄入人員只是簡單的將紙質檔案復制成為電子檔案，沒有做好驗證和調查工作，這也導致了檔案信息準確性沒有保證，甚至錄入的時候，紙質檔案出現(xiàn)模糊和破損的情況，管理人員也沒有進行調查，將這樣的信息錄入數(shù)據(jù)庫之后，導致檔案信息殘缺的情況出現(xiàn)，會導致后續(xù)管理問題出現(xiàn)。此外，數(shù)據(jù)庫檔案信息存在較多的重復內容，若是沒有做好分析和整合，很容易導致信息混亂資料不全的情況出現(xiàn)，會給檔案資料的使用造成極大的影響。

（三）檔案管理人員本身的專業(yè)素養(yǎng)欠缺

事業(yè)單位進行檔案管理信息化建設的時候，管理人員專業(yè)素養(yǎng)較差也給事業(yè)單位檔案管理信息化的實現(xiàn)造成了極大的影響。比如有些事業(yè)單位中，檔案管理人員沒有很好的掌握信息化手段和信息技術，依舊根據(jù)傳統(tǒng)的理念開展檔案管理工作，這些工作人員操作能力非常有限，很難深層次的對檔案進行信息化的管理。此外，還有些信息化管理理念出色的年輕人在上崗前，沒有接受上崗培訓工作，這也導致了年輕人的信息化建設以及檔案管理經(jīng)驗欠缺，在遇到問題的時候，問題解決能力較差，這也給事業(yè)單位檔案管理信息化建設更好的進行造成了較大的影響。檔案管理人員欠缺以及人才培養(yǎng)制度的不健全也直接導致了事業(yè)單位進行檔案管理信息化建設的時候存在的問題較多，沒有人才作為支撐，檔案管理信息化建設的水平很難真正的提高。

（四）數(shù)據(jù)庫本身的檢索功能比較落后

進行檔案管理信息化建設的時候，檔案信息往往會存儲在計算機中，但是由于硬件設施和軟件設施功能受到限制，這也直接導致了檔案檢索的效率比較低下，若是需要調取相關的人員檔案或者是材料，那么很難及時的檢索到需要的檔案，這也會給其他工作工作效率的提高造成一定的影響?，F(xiàn)在進行檔案檢索的時候，方式主要包含了兩種，首先是計算機檢索，這對于那些沒有很好掌握計算機知識，專業(yè)素養(yǎng)較差的管理人員而言，很難快速的進行檢索。其次便是人工手動的進行檢索，這種方式進行檔案查找的時候速度非常慢，信息化建設的實際效果很難真正的提高，并且事業(yè)單位進行檔案管理的時候還存在軟硬件不適應、信息化設備落后的情況，這也直接導致了檔案信息檢索的時候效率比較低下，這也給事業(yè)單位檔案管理信息化建設更好的進行造成了較大的影響。

三、 新時期事業(yè)單位做好檔案管理信息化建設的策略

（一）事業(yè)單位必須認識到檔案管理信息化建設的重要性

首先，事業(yè)單位的管理者必須從單位的建設和發(fā)展出發(fā)，認識到檔案管理工作中將信息化手段運用進去的重要性和作用。其次，必須認識到檔案管理工作對于事業(yè)單位長遠發(fā)展的意義，雖然檔案管理工作無法直接決定事業(yè)單位的收益，但是能夠給事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略制定和相關活動開展提供依據(jù)，和事業(yè)單位工作之間的關系非常密切。做好檔案管理信息化建設能夠在一定程度上提高事業(yè)單位的工作效率和質量，這便要求必須根據(jù)實際情況和需要來制定檔案管理的目標和相關的制度，給信息化建設更好的進行提供制度保證，確保相關領導人員認識到檔案管理信息化建設的重要性[3]。此外，還應該加大人力資源、資金資源以及設備方面的投入，推動檔案管理信息化建設的進行，給事業(yè)單位更好的發(fā)展提供制度方面的保證。

（二）做好檔案信息化推廣平臺的建設

事業(yè)單位檔案管理信息化實現(xiàn)需要各個部門之間更好的配合和參與，進行檔案信息推廣平臺能夠幫助事業(yè)單位不同部門之間更好的進行交流和溝通，確保檔案信息資料真正的準確和完整，給信息化建設更好的進行提供保證。并且，還可以通過信息推廣平臺來進行人員和活動信息資料的收集，在審核后可以將其錄入到數(shù)據(jù)庫中去，形成電子檔案，這樣檔案的真實性和完整性也會有保證，檔案利用率也會真正的提高[4]。這個過程中，管理人員必須進行數(shù)字管理觀念的形成，通過專業(yè)信息化的知識進行檔案信息推廣平臺的完善，給事業(yè)單位檔案管理和檔案利用更好的進行提供便利。

（三）重視管理人員培訓的強化

首先，在進行檔案管理人員招聘和選用的時候，需要重視其專業(yè)素養(yǎng)，要求其具備計算機操作能力及信息化管理的意識，要求其檔案管理經(jīng)驗比較豐富，在遇到問題的時候，能夠獨立的處理。其次，事業(yè)單位應該組織檔案管理人員定期的培訓，做好上崗前的培訓，確保其管理能力和素質能夠滿足當前時代發(fā)展的需要，整個較快的掌握信息化建設的新技術和方法。最后，需要完善管理團隊，發(fā)揮年輕員工和老員工的優(yōu)勢，年輕員工新鮮事物接受速度較快，能夠彌補老員工信息技術掌握方面的缺陷，老員工的檔案管理經(jīng)驗比較豐富，能夠將檔案管理的相關技巧傳授給年輕人員，這樣能夠提高檔案管理隊伍的素質和水平。

（四）重視新設備的引進，及時的進行軟件系統(tǒng)更新

想要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化，便必須有足夠的設備，事業(yè)單位應該根據(jù)檔案管理的需要進行計算機設備及軟件系統(tǒng)的引進，定期的做好軟硬件的維護和升級，確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設能夠不斷的進步和優(yōu)化。事業(yè)單位還應該關注檔案管理的軟硬件發(fā)展情況，確保設備的先

進[5]。此外，事業(yè)單位還應該做好檔案信息化的研發(fā)和探索，確保信息化建設符合單位的實際需要，在做好檔案管理的同時，將檔案的作用真正的發(fā)揮出來。

結語：

對于事業(yè)單位而言，檔案管理是非常重要的組成部分，其對于單位發(fā)展非常重要。事業(yè)單位必須認識到檔案管理的重要性，真正的做到與時俱進，做好信息化建設，做好人員的培訓和管理，引進新的設備和軟件，解決信息化建設中存在的問題，推動事業(yè)單位檔案管理工作更好的發(fā)展。

[參考文獻]

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[3]姜玉潔.論互聯(lián)網(wǎng)+背景下行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設[J].人力資源，2020（02）：77.

[4]郭秀卒.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].環(huán)渤海經(jīng)濟瞭望，2020（01）：97.

[5]楊金明.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設現(xiàn)狀及提升策略[J].辦公室業(yè)務，2020（01）：150+152.

（作者單位：菏澤市福利彩票銷售管理中心，山東 菏澤?274000）