鄭黛珺 俞績(jī)

摘 要：本文將以工程竣工檔案為主要內(nèi)容，基于目前工程竣工檔案管理實(shí)際情況，分析造成檔案管理問(wèn)題的影響因素與根本原因，并利用現(xiàn)在檔案管理手段與制度，應(yīng)對(duì)這些影響與原因提出能夠有效落實(shí)在檔案管理中的優(yōu)化措施與改善方案，提升工程企業(yè)對(duì)檔案管理的管理力度，展現(xiàn)其對(duì)于企業(yè)發(fā)展、工程建設(shè)的價(jià)值與作用。

關(guān)鍵詞：工程竣工檔案;常見(jiàn)問(wèn)題;有效措施

工程竣工檔案是工程項(xiàng)目運(yùn)行中不可缺少的管理內(nèi)容之一，其能夠直接展現(xiàn)出來(lái)工程企業(yè)在工程項(xiàng)目中所投入的人力和物資，決定著工程企業(yè)未來(lái)工程項(xiàng)目投資方式與資源分布，是評(píng)定一個(gè)工程企業(yè)管理能力與資源等級(jí)的重要管理因素之一，也是除了施工專業(yè)能力以外，能夠彰顯一個(gè)工程企業(yè)綜合能力與實(shí)力重要內(nèi)容，則對(duì)于工程企業(yè)來(lái)說(shuō)，如何在新工程管理運(yùn)行體系下，更好地加強(qiáng)對(duì)于工程竣工檔案的管控力度、發(fā)揮其原有的工程管理作用與價(jià)值是一項(xiàng)重要內(nèi)容。

1 工程竣工檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)薄弱

檔案管理意識(shí)薄弱一直是各個(gè)工程企業(yè)管控中重要問(wèn)題，這是因?yàn)楣こ唐髽I(yè)高層管理團(tuán)隊(duì)整體發(fā)展重心的偏移，要么是過(guò)分注重工程項(xiàng)目帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益，要么是過(guò)分注重工程項(xiàng)目實(shí)體的建設(shè)與發(fā)展，總之不論是哪一種情況，其都是相較于工程竣工檔案管理更加重視其他發(fā)展內(nèi)容，相應(yīng)所投入的人力與物資資源數(shù)量不足以該部門的正常運(yùn)行，相關(guān)管理制度優(yōu)化與發(fā)展速度被迫緩慢，這也是多數(shù)工程企業(yè)內(nèi)部始終沒(méi)有引入工程竣工檔案管理措施的重要原因，發(fā)展緩慢且基礎(chǔ)花費(fèi)較多，長(zhǎng)期運(yùn)行下來(lái)，便會(huì)在企業(yè)內(nèi)部形成工程竣工檔案管理不重要思想氛圍，影響其正常運(yùn)行與措施落實(shí)。

1.2 管理模式較為落后

相較于國(guó)外工程竣工檔案管理發(fā)展，我國(guó)工程竣工檔案管理發(fā)展起步較晚，發(fā)展到如今整體水平仍舊是較低，致使很多工程企業(yè)內(nèi)部所采用的工程竣工檔案管理模式較為落后，不僅模式內(nèi)容與實(shí)際工程企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、與管理體系不相符合，且模式內(nèi)容更是無(wú)法滿足經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)發(fā)展對(duì)于工程竣工檔案管理的需求，特別在是新信息時(shí)代發(fā)展背景下，各種現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)的應(yīng)用與融合，更是對(duì)工程竣工檔案管理模式提出了新要求與標(biāo)準(zhǔn)，繼續(xù)使用原有管理模式只會(huì)造成工程企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展被阻斷。

1.3 缺少完善的管理制度

基于工程企業(yè)對(duì)于工程竣工檔案管理的不重視，工程企業(yè)在工程竣工檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容所投資的人力與物資都是不充足的，工程企業(yè)內(nèi)部所采用的管理制度內(nèi)容同樣也存在著各種問(wèn)題、不足與漏洞，且不說(shuō)這樣的管理制度是否能夠起到管理的作用，就單說(shuō)管控制度內(nèi)容就不足夠完善和全面，很容易造成管理人員通過(guò)制度矛盾點(diǎn)，上報(bào)虛假信息數(shù)據(jù)內(nèi)容，假報(bào)虛假業(yè)績(jī)影響后期工程資金分析，或者有不良分子利用制度漏洞，以權(quán)謀私、濫用私權(quán)和中飽私囊，進(jìn)而造成工期企業(yè)損失大量的工程造成運(yùn)行資金，影響工程項(xiàng)目的質(zhì)量水平。

1.4 管理人員專業(yè)能力不足

由于工程竣工檔案管理自身存在的嚴(yán)謹(jǐn)性與準(zhǔn)確性，其對(duì)于管理人員的專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)與操作能力具有一定要求，然而就目前管理人員的綜合能力水平來(lái)說(shuō)，暫且是無(wú)法滿足以上需求的，一則是因?yàn)楣芾韴F(tuán)隊(duì)中專業(yè)性人才數(shù)量的缺少，多數(shù)管理人員并沒(méi)有經(jīng)受專業(yè)性的管理工作培訓(xùn)，自然其對(duì)于檔案管理工作內(nèi)容與操作流程也就不熟悉，增加了工作錯(cuò)誤出現(xiàn)的改變和程度;另一則是管理人員自身職業(yè)素養(yǎng)水平較低，沒(méi)有清楚認(rèn)識(shí)到工程竣工檔案管理對(duì)于工程企業(yè)資金系統(tǒng)化管理的重要性，只是將其作為工程數(shù)據(jù)信息整理，相應(yīng)工作質(zhì)量也僅限于應(yīng)付上級(jí)工作審查程度，則造成檔案數(shù)據(jù)信息不真實(shí)、不準(zhǔn)確。

1.5 基礎(chǔ)的檔案管理工作不扎實(shí)

首先，在當(dāng)前階段，檔案管理是保證工程檔案歸類的基礎(chǔ)工作，且其具有真實(shí)性和規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)。但是，由于當(dāng)前各個(gè)單位在進(jìn)行檔案工作管理的過(guò)程當(dāng)中，存在著大量現(xiàn)存檔案質(zhì)量不高，且缺乏完整搜索工具的問(wèn)題，因此這也導(dǎo)致了在進(jìn)行資料搜索時(shí)，很多資料無(wú)法實(shí)現(xiàn)其自身的作用，或是加大了工作人員的工作難度;其次，在很多單位的檔案管理中，很多檔案資料都是以文字的形式出現(xiàn)的，在這種情況下，這類檔案資料往往缺乏真實(shí)性和有效性，所以并不具備應(yīng)用的能力;最后，很多單位的竣工圖與平時(shí)累積的工程資料缺乏了完整性，這也使得在進(jìn)行后期檢查的過(guò)程中，無(wú)法保證材料的質(zhì)量能夠與實(shí)際工程的施工質(zhì)量相一致，進(jìn)而極易出現(xiàn)工程質(zhì)量上的問(wèn)題。

2 強(qiáng)化工程竣工檔案管理的措施

2.1 樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)

強(qiáng)化工程竣工檔案管理的首要措施就是樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)。正所謂，思想是行動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)者，想要強(qiáng)化工程竣工檔案管控力度，就先要從工程企業(yè)高層團(tuán)隊(duì)管理思想進(jìn)行轉(zhuǎn)變，明確工程竣工檔案管理對(duì)于工程企業(yè)發(fā)展、資源分配的重要性，增強(qiáng)在該方面的人力資源與物資數(shù)量投入量，保障檔案管理基礎(chǔ)運(yùn)行的穩(wěn)定性，然后再以可持續(xù)發(fā)展、長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光科學(xué)合理對(duì)工程企業(yè)未來(lái)發(fā)展方向與目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整，強(qiáng)化檔案管理在工程項(xiàng)目中、企業(yè)內(nèi)部管理中的深入應(yīng)用，且同時(shí)通過(guò)各種宣傳途徑，在潛移默化中增強(qiáng)企業(yè)員工對(duì)于工程竣工方案管理的重視程度，積極配合相關(guān)工作內(nèi)容需求，強(qiáng)化企業(yè)部門之間的合作與交流，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行，綜合性增強(qiáng)工程企業(yè)的能力水平。

2.2 創(chuàng)新檔案管理模式

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)體系的不斷變化與發(fā)展，原有的工程竣工管理模式顯然已經(jīng)無(wú)法滿足工程企業(yè)進(jìn)一步經(jīng)濟(jì)發(fā)展與管理創(chuàng)新的需求了，則創(chuàng)新管理模式是一項(xiàng)必須且必經(jīng)的優(yōu)化措施，學(xué)習(xí)借鑒國(guó)外先進(jìn)的管理模式類型，取其精華、去其糟粕，再依據(jù)實(shí)際工程企業(yè)發(fā)展方向與目標(biāo)，以及工程竣工檔案管理團(tuán)隊(duì)能力水平，創(chuàng)新檔案管理模式內(nèi)容，使其能夠滿足現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)對(duì)工程企業(yè)檔案管理的要求與標(biāo)準(zhǔn)，且同時(shí)向管理模式中加入現(xiàn)代技術(shù)內(nèi)容，包括各種計(jì)算機(jī)設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等等，推動(dòng)電子檔代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案的速度，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案信息電子化和數(shù)據(jù)化，提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，為工程企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)工作基礎(chǔ)。

2.3 完善管理制度與體系

針對(duì)工程竣工檔案管理不完善帶來(lái)的工作問(wèn)題與經(jīng)濟(jì)損失，施工人員便需要進(jìn)行管理制度內(nèi)容的完善，結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，遵循以合理性、人性化的原則，制定完善的管理制度內(nèi)容，明確細(xì)化不同崗位內(nèi)容與部門責(zé)任，系統(tǒng)化管控工程竣工檔案管理流程內(nèi)容，最大程度避免人為操作失誤帶來(lái)的管理問(wèn)題，提升管理工作的效率與質(zhì)量;并同時(shí)建立相應(yīng)的工程竣工檔案管理監(jiān)督體系，以管理制度為執(zhí)行和檢查基礎(chǔ)，定期對(duì)管理工作內(nèi)容、數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檢查與核對(duì)，特別是在管理過(guò)程中容易出現(xiàn)問(wèn)題與漏洞的環(huán)節(jié)，一定要對(duì)其進(jìn)行全面化、詳細(xì)化的核對(duì)，有效避免管理人員虛假上報(bào)數(shù)據(jù)或者以權(quán)謀私行為的再次出現(xiàn)，一旦發(fā)現(xiàn)以上問(wèn)題，監(jiān)督人員便需要嚴(yán)格依照獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行嚴(yán)厲處理與處罰，阻斷相似事件的再次發(fā)生，促進(jìn)工程竣工檔案管理的深入應(yīng)用。

2.4 提升管理人員能力水平

除了以上三種強(qiáng)化工程竣工檔案管理的優(yōu)化措施以外，還有就是提升管理人員的能力水平。重新對(duì)現(xiàn)有的工程竣工檔案管理團(tuán)隊(duì)人才與崗位匹配，從而明確管理團(tuán)隊(duì)中各項(xiàng)人才缺少的種類與數(shù)量，有方向性與針對(duì)性進(jìn)行專業(yè)性與經(jīng)驗(yàn)性人才的招聘，或者采用與各個(gè)高等院校、政府人力資源部門進(jìn)行以人才培養(yǎng)體系建設(shè)為中心的合作內(nèi)容，工程企業(yè)為兩者提供一定的工作崗位數(shù)量，而高校與政府則為企業(yè)提供相應(yīng)的優(yōu)質(zhì)新興人才與穩(wěn)重經(jīng)驗(yàn)人才，既保障了管理團(tuán)隊(duì)在人力資源上的需求，又提升了管理團(tuán)隊(duì)的綜合能力水平，并同時(shí)定期性對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)技能與思想意識(shí)培訓(xùn)，使得各個(gè)管理人員能夠明確自身工作對(duì)于工程企業(yè)管理發(fā)展、資源分布的重要性，積極主動(dòng)去技能內(nèi)容、熟悉操作流程以及積累相應(yīng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從而保障工程竣工檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

2.5 做好基礎(chǔ)的檔案管理工作

為了保證工程竣工檔案的管理能夠?qū)崿F(xiàn)其自身的作用，則必須要從以下幾點(diǎn)做好其基礎(chǔ)的檔案管理工作。首先，要保證通過(guò)規(guī)范化的管理來(lái)實(shí)現(xiàn)將資料進(jìn)行有效保存，同時(shí)也要明確施工單位的施工責(zé)任，在各個(gè)施工階段中，由專門人員進(jìn)行檔案資料的收集與保管;其次，在具備紙質(zhì)檔案的同時(shí)，也應(yīng)該附屬電子檔案和圖片檔案，最好也要有一些影像資料，尤其是對(duì)于一些隱蔽性工程而言，圖像資料才能夠作為其質(zhì)量的保證。并且，在進(jìn)行檔案編制的過(guò)程中，也要保證檔案的數(shù)量能夠維持在兩份以上，這樣才能夠在進(jìn)行追責(zé)過(guò)程中，通過(guò)檔案的有效性來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)施工人員的處理;最后，在管理文件的過(guò)程中，必須保證對(duì)原始文件進(jìn)行簽字，同時(shí)也要保證所有管理人員都能夠了解到其自身的法律責(zé)任，這樣才能夠更加確保文件資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，工程竣工檔案的管理，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部工程項(xiàng)目流程與成本造價(jià)管控都是不可缺少的重要內(nèi)容，因此，施工企業(yè)要實(shí)時(shí)跟進(jìn)現(xiàn)代工程項(xiàng)目發(fā)展需求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工程竣工檔案管理中存在的各項(xiàng)問(wèn)題，然后不斷對(duì)檔案內(nèi)容與管理模式進(jìn)行優(yōu)化，并同時(shí)對(duì)相關(guān)的管理制度內(nèi)容與體系也進(jìn)行完善，通過(guò)有效措施提升工程竣工檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合能力水平，有效提升工程企業(yè)的施工質(zhì)量、資源分布，為企業(yè)自身帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)效益。

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