劉素娟 楊曉莉
摘要:文書檔案管理在企事業(yè)單位發(fā)展中起著重要作用,近年來,我國科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展,在這種社會背景下,文書檔案管理呈現(xiàn)出新的特點,也面臨著新的挑戰(zhàn),若要提升文書檔案管理的效率,就必須及時創(chuàng)新文書檔案管理策略。在日常的經(jīng)營活動以及相關(guān)單位行政辦公中,文書檔案管理是每一位辦公人員十分重要的職能之一,也是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對一些工作進行處理與決策的重要工具。企業(yè)對于文書檔案的需要具有極強的依賴性,辦公室作為文書檔案管理的重要部門,需要從多渠道探索文書檔案管理工作有序開展的策略,不斷推進信息化技術(shù)與文書檔案管理工作的融合,讓文書檔案的管理更加科學(xué)、規(guī)范?;诖耍疚木托畔⑸鐣暯窍缕髽I(yè)辦公室文書檔案管理工作的創(chuàng)新進行研究分析,希望可以為企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的高效開展提供借鑒。
關(guān)鍵詞:企業(yè)辦公室;文書檔案管理;創(chuàng)新策略
我們知道企業(yè)的檔案管理一直以來就是企業(yè)的日常工作內(nèi)容之一,對公司的檔案管理包括員工資料、企業(yè)文書等等,一個好的檔案管理可以做到隨時方便企業(yè)員工和用戶查詢相關(guān)資料,做到隨時提取隨時查閱[1]。當(dāng)前對檔案的管理方式主要是紙質(zhì)檔案封存和電子檔案存儲兩種,但目前大多數(shù)企業(yè)仍比較依賴紙質(zhì)檔案。隨著科技進步,為企業(yè)辦公室檔案管理提供了新的可能和方式方法,與之相對應(yīng)的是人們也對檔案管理有了其他的要求[2]。這就使得企業(yè)的檔案管理必須適應(yīng)發(fā)展,提高檔案的存儲安全性、科學(xué)性。
一、企業(yè)辦公室文書檔案管理存在的問題
(一)檔案文書管理人員自身不夠重視對檔案文書的管理
由于檔案文書管理除了日常的檔案整理歸類分裝,其他時候較為清閑,簡單巡視紙質(zhì)檔案有無異常,根據(jù)需求提供相應(yīng)存儲檔案即可,因此,相當(dāng)部分的檔案文書管理人員在日復(fù)一日的管理工作中產(chǎn)生枯燥無味的厭煩心理,對檔案文書的巡視和看護流于走流程,也不嚴格遵守檔案管理制度,進而導(dǎo)致檔案文書的丟失風(fēng)險進一步提升。
(二)管理制度仍不完善
企業(yè)雖然會設(shè)置專人對企業(yè)辦公室文檔進行看管和管理,但企業(yè)對文檔的管理往往缺乏具體流程和操作措施,而且本身大多公司就把管理文檔的任務(wù)給了行政部門,但是行政部門的工作人員要做的還有其他事物,所以往往行政部門只是簡單的將資料堆疊,很多時候都來不及對文檔進行進一步的分類和儲存,而且文檔儲存本就沒有什么具體規(guī)定,所以在部分企業(yè)可以看到重要文檔隨意丟棄在桌子上、墻角處,而企業(yè)重要的文檔往往包含了企業(yè)重要的商業(yè)機密,這種不完善的文檔儲存方式造成了企業(yè)核心機密和商業(yè)信息丟失的風(fēng)險,被別有居心的人利用將直接斷送企業(yè)前程[3]。
(三)文書檔案收集和儲存的方式老舊
在當(dāng)前的企業(yè)中,相當(dāng)多的企業(yè)仍然熱衷于使用紙質(zhì)檔案,并且儲存方式也是同樣的沒有新意,往往就是收集起來進行人工分類鎖在不同的柜子里。采用人工手動收集的方式進行紙質(zhì)檔案的歸納和儲存,這樣的收集和儲存方式對檔案管理人員的素質(zhì)和耐性都是考驗,非常耗費檔案管理人員的時間和精力,檔案管理人員完全馬虎不得,因為一旦分類錯誤,放錯了位置,都可能導(dǎo)致某個重要檔案的遺失,造成企業(yè)利益受損。
二、企業(yè)辦公室文書檔案管理工作創(chuàng)新的策略
(一)建立新型的文書檔案管理系統(tǒng)
為了達到對企業(yè)文書檔案的管理落實到位,企業(yè)應(yīng)建立一個針對文書檔案的管理系統(tǒng),制定相應(yīng)的流程,包括文書檔案的收入、儲存、查閱、銷毀等一套流程。第一,通過將檔案管理信息系統(tǒng)與電子公文系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等辦公系統(tǒng)的有效連接,實現(xiàn)文書檔案的一鍵歸檔,這樣不僅可以提升工作效率,同時使得工作質(zhì)量得到保障。第二,建立科學(xué)快速的檢索系統(tǒng)?;诂F(xiàn)代企業(yè)的文書檔案已實現(xiàn)了高度數(shù)字化,一套科學(xué)快速的檢索系統(tǒng)的應(yīng)用就顯得更為重要。第三,建立文書檔案借閱審批系統(tǒng)。傳統(tǒng)的檔案借閱都是紙質(zhì)借閱登記的形式,現(xiàn)代化的企業(yè)管理中,無紙化辦公已經(jīng)被很多大型企業(yè)應(yīng)用。建立企業(yè)內(nèi)網(wǎng)上文書檔案借閱審批系統(tǒng)勢在必行。
另外,文書檔案管理系統(tǒng)最重要的就是保密性,針對此方面需要相關(guān)人員做好相應(yīng)保密知識培訓(xùn),必要時進行保密協(xié)議的簽訂。
(二)加強制度的建設(shè)及對文書檔案管理人員的管理和培訓(xùn)
很多檔案丟失的事故都是因為管理不到位或者疏漏導(dǎo)致的,所以加強制度的建設(shè)及對文書檔案管理人員的培訓(xùn),進行文書檔案管理基本知識和分類存儲方法尤為重要[4]。辦公室文書檔案管理人員的共作能力、專業(yè)素質(zhì)、管理經(jīng)驗等方面都會給文書檔案工作帶來一定影響,因此應(yīng)當(dāng)注意提高文書檔案管理人員的整體水平。為此,建立完整的工作制度,規(guī)范工作流程,保證文書檔案工作的質(zhì)量和效率;定期或不定期開展專業(yè)知識培訓(xùn),不斷提高檔案文書人員的工作能力,規(guī)范化、標準化地落實文書檔案管理工作,從而提升公司的文書檔案管理水平。
(三)利用新興科技,使用云科技存儲
利用電腦的云存儲補充或者替代常規(guī)的紙質(zhì)文檔存儲,云存儲具有不易丟失,安全性高,存儲提取方便的特點,而且不用占據(jù)企業(yè)室內(nèi)空間,一個電腦就足夠存儲所有數(shù)據(jù)和文書檔案[5]。不管經(jīng)濟型還是便捷程度,使用互聯(lián)網(wǎng)都比紙質(zhì)存儲更好。
三、總結(jié)
文書檔案管理就是一個企業(yè)的大腦,就像原始社會的人們只注意自己手腳的動手和奔跑能力,不會思考大腦的作用,而在經(jīng)濟發(fā)展時,人們就會發(fā)現(xiàn)知識和頭腦的重要性,是經(jīng)濟發(fā)展的重要推動力。企業(yè)同理,在企業(yè)發(fā)展到一定程度時,一個企業(yè)的文書檔案的重要性就越能體現(xiàn)出來,不管是企業(yè)發(fā)展目標還是企業(yè)的人員變動,企業(yè)的一切信息都最終會匯總到文書檔案管理部門,進行分類存儲,在必要的時候又會被拿出來進行分析研究。所以在科技水平發(fā)展迅速的今時今日,檔案管理水平也需要跟上時代的發(fā)展需求,隨著企業(yè)的擴張而不斷提高文書檔案管理水平,適應(yīng)這個社會經(jīng)濟發(fā)展,保證好企業(yè)“大腦”的正常運行。
參考文獻:
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