林麗華

摘要：人工智能的發(fā)展推動(dòng)了智能社會(huì)的出現(xiàn)，人工智能應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案管理自身的需要。智能化檔案管理應(yīng)用在采集信息、信息分類、信息管理等方面，給傳統(tǒng)的檔案管理創(chuàng)造了新的生機(jī)。分析了人工智能對(duì)檔案工作的影響，提出了將人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案工作的具體途徑。

關(guān)鍵詞：人工智能;檔案管理;路徑分析

在數(shù)據(jù)聚合、技術(shù)突破、國(guó)家戰(zhàn)略等因素的作用下，人工智能成功引發(fā)了科技的發(fā)展，成為科技創(chuàng)新的風(fēng)口。人工智能已經(jīng)開始有了實(shí)際的運(yùn)用，并遍布于生活的各個(gè)領(lǐng)域，解決不同領(lǐng)域內(nèi)的問題，也為科技創(chuàng)新提供了新的機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)。與之前有所不同的是，人工智能可以存在于任何檔案管理的業(yè)務(wù)當(dāng)中，這就要求我們用不同的視角，全方位的去增強(qiáng)我們對(duì)人工智能在檔案管理中的了解。

一、人工智能在檔案管理上發(fā)展的必然性

1.提升檔案管理安全

與檔案管理性質(zhì)有關(guān)的安全問題是人們關(guān)注的主要問題，特別是對(duì)于大型企業(yè)或事業(yè)單位。在傳統(tǒng)的國(guó)家管理框架下，企業(yè)面臨著文件丟失等安全問題。數(shù)據(jù)降級(jí)、信息泄露等，都會(huì)對(duì)其產(chǎn)生負(fù)面影響。公司人工智能技術(shù)的靈活應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的管理模式，提供了智能化管理，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行技能管理。排除不具備研究能力的人員，建立安全密鑰，提高檔案信息管理的安全性，滿足當(dāng)前的發(fā)展需要。

2.降低檔案管理成本

人工智能技術(shù)的靈活應(yīng)用也有助于降低行政成本，它的應(yīng)用徹底改變了傳統(tǒng)的檔案管理形式。這需要大量的成本，同時(shí)也需要相關(guān)的保險(xiǎn)和福利資金，而人工智能技術(shù)是一項(xiàng)獨(dú)特的投資，效率高，甚至可以實(shí)現(xiàn)24小時(shí)正常運(yùn)行，具有積極的長(zhǎng)遠(yuǎn)意義，還能降低公司的成本。

3.提高檔案管理效率

在當(dāng)前的項(xiàng)目檔案管理過程中，涉及的內(nèi)容多、涉及面廣，需要員工從多方面進(jìn)行分析，以滿足當(dāng)前的管理需要。靈活運(yùn)用人工智能技術(shù)，可以簡(jiǎn)化繁瑣的檔案管理程序，快速處理大量信息，建立完整的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理水平和質(zhì)量。

4.減少管理錯(cuò)誤率

由于人工管理本身的性質(zhì)的影響，在日常管理過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。主要原因是人身事故多，造成管理失誤，影響企業(yè)發(fā)展。靈活應(yīng)用人工智能技術(shù)，可以從根本上消除人為錯(cuò)誤，降低出錯(cuò)概率，提高整體管理質(zhì)量，滿足發(fā)展需要。

5.時(shí)代的導(dǎo)向

自從人工智能出現(xiàn)直到現(xiàn)在，其理論和技術(shù)逐漸趨于完善，應(yīng)用領(lǐng)域也在一直變廣。目前，它已經(jīng)在圖像和語音識(shí)別、文字處理等多個(gè)方面超過人類，并逐漸占據(jù)醫(yī)療、金融、數(shù)字個(gè)人助理等現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的核心地位，滲透到人們的日常生活中。人工智能的代表性技術(shù)包括自然語言處理、模式識(shí)別、專家系統(tǒng)、機(jī)器學(xué)習(xí)和分布式人工智能。

6.定位轉(zhuǎn)變

檔案服務(wù)需要智能化、個(gè)性化、知識(shí)化。公共檔案館作為文化事業(yè)單位，負(fù)責(zé)各種檔案的接收、管理和社會(huì)利用。隨著社會(huì)發(fā)展水平的提高，人們的智力觀念和智力觀念不斷深化，對(duì)檔案管理者提出了越來越高水準(zhǔn)的要求。人工智能作為一種智能技術(shù)，受到了社會(huì)的廣泛關(guān)注，在很大程度上滿足了公共檔案館和外部社會(huì)對(duì)提高其服務(wù)水平的要求。比如，機(jī)器人幫助用戶借閱檔案，回答相關(guān)問題，或者“借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，分析用戶身份記錄、借閱記錄等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，分析檔案的存儲(chǔ)行為、搜索方法、行為軌跡等半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，有效地揭示用戶的隱含提高檔案服務(wù)水平。

二、人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案工作的具體路徑

人工智能可以應(yīng)用于檔案管理的許多方面，由于它主要由機(jī)器執(zhí)行，許多算法和數(shù)據(jù)可以循環(huán)使用，所以許多事情可以同時(shí)完成，從此大幅度提高工作效率。

1.電子檔案的整理

大數(shù)據(jù)時(shí)代電子文檔的爆炸式增長(zhǎng)給歸檔帶來了極大的困難?；谀Ｊ阶R(shí)別，機(jī)器學(xué)習(xí)和自然語言處理等技術(shù)，可以自動(dòng)將電子文檔存檔到存檔范圍內(nèi)，還可以掌握相關(guān)的原始數(shù)據(jù)。不僅如此它還可以結(jié)合圖書館以便在網(wǎng)上獲取各種文檔，從而構(gòu)成一個(gè)多維收集系統(tǒng)。對(duì)于存檔文件的質(zhì)量控制中的困難，通過機(jī)器學(xué)習(xí)，抓住其中的審核要素，建立存檔文件質(zhì)量審核模式，能夠及時(shí)地找出并識(shí)別存檔文件的質(zhì)量問題，提高存檔文件的質(zhì)量。

2.檔案的智能鑒定

綜合評(píng)判需要考慮檔案鑒定的內(nèi)容、作者、時(shí)間和完整性，它是相對(duì)抽象的，需要高度專業(yè)化。使用專家系統(tǒng)和機(jī)器學(xué)習(xí)方法，從已經(jīng)成型的識(shí)別樣本中找到規(guī)則，并使用這些規(guī)則來確定各種檔案的內(nèi)容是否有價(jià)值，從而為識(shí)別檔案管理者提供考察依據(jù)。這樣以來，既可以統(tǒng)一識(shí)別的標(biāo)準(zhǔn)，還能夠高效地提升識(shí)別效率。

3.檔案的智能管控

借助視覺和語音識(shí)別技術(shù)，機(jī)器也可以具有與人類相同的觀察和識(shí)別功能。其中最常用的應(yīng)用就是安全監(jiān)控。例如，使用人臉識(shí)別，指紋識(shí)別和虹膜識(shí)別等科學(xué)技術(shù)建立屬于自已的安全識(shí)別系統(tǒng)，就可以有效的進(jìn)行安全防控。

4.智能化多維統(tǒng)計(jì)

在傳統(tǒng)環(huán)境中，文件統(tǒng)計(jì)信息的維度相對(duì)較小，可視化程度不夠?；谥悄芑臋n收集，我們使用自然語言處理技術(shù)提取文檔的相關(guān)內(nèi)容和信息，形成多個(gè)標(biāo)簽，在標(biāo)簽之間建立內(nèi)部聯(lián)系，并依照需求進(jìn)行搜索。提供文檔統(tǒng)計(jì)信息的多維顯示。

5.檔案智能檢索

在智能文件檢索的基礎(chǔ)上，改進(jìn)關(guān)鍵字到知識(shí)級(jí)別的搜索，以獲取優(yōu)質(zhì)的搜索結(jié)果，從而使搜索的全面性和準(zhǔn)確性可以更好地滿足搜索的需要，包括以下三個(gè)方面：首先是在保證自然語言處理的全面性和準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，歸納文檔的特點(diǎn)，自動(dòng)進(jìn)入文件系統(tǒng)以形成相關(guān)的搜索詞，減少手工輸入并提高描述效率。其次，利用機(jī)器來智能地索引和提取內(nèi)容，最后，在關(guān)鍵詞搜索的基礎(chǔ)上，我們可以準(zhǔn)確地了解用戶的需要，并提供精準(zhǔn)的服務(wù)。

6.智能化檔案利用

檔案管理的智能化的使用是人工智能應(yīng)用程序的重點(diǎn)。首先，使用自然語言處理文件內(nèi)容的數(shù)據(jù)，找出文件自身的價(jià)值，理解用戶的多種需要，并根據(jù)需求形成知識(shí)圖譜;然后對(duì)語言進(jìn)行處理和識(shí)別，了解不同用戶的特點(diǎn)和需要，形成用戶畫像，，再進(jìn)行個(gè)性化和智能化的推送;最后是充分利用智能機(jī)器人的互動(dòng)功能，積極地進(jìn)行與用戶的交流。

三、總論

總的來講，在如今的社會(huì)，人工智能技術(shù)與檔案管理相結(jié)合是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，它促進(jìn)了檔案管理理念的發(fā)生和明顯轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新了現(xiàn)有的管理形式和方法，解決了檔案管理中存在的問題要充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展，實(shí)現(xiàn)更高效的管理，優(yōu)化管理全過程，創(chuàng)造高質(zhì)量的檔案信息管理環(huán)境，提高管理效率和水平。

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