黃林

關(guān)鍵詞：高校檔案;數(shù)字化;管理

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對(duì)高校檔案管理提出了更高的要求，對(duì)高校的發(fā)展起著非常重要的作用。然而，當(dāng)前高校檔案管理中存在的諸多問題，制約著高校檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

高校檔案數(shù)字化管理的重要性

有利于管理資源的有效配置。通過建立檔案數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫(kù)來存儲(chǔ)檔案，通過檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，通過檔案利用平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上利用，這對(duì)資源的有效配置非常有利：首先，它減少了人工投入在文件管理方面。傳統(tǒng)的檔案管理需要檔案人員從收集到利用的全過程，以手工為主，而數(shù)字化管理模式可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)自動(dòng)分類、識(shí)別、存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)在線檢索和利用，大大減輕了檔案人員的工作量，節(jié)約了人力資源。另外，數(shù)字化管理模式下的信息存儲(chǔ)密度大，可以大大減少文件的存儲(chǔ)空間，利用數(shù)字檔案可以有效避免對(duì)原始文件的破壞。

提高高校檔案管理效率。進(jìn)入21世紀(jì)后，我國(guó)教育改革與發(fā)展逐漸呈現(xiàn)出白熱化狀態(tài)。在此背景下，高校必須加大擴(kuò)招力度，才能獲得相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。隨著高校學(xué)生人數(shù)的不斷增加，高校檔案信息也越來越接近大數(shù)據(jù)的性質(zhì)，相對(duì)而言，這將給高校檔案管理工作帶來很大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已不能滿足檔案信息管理的巨大需求。因此，為了實(shí)現(xiàn)高校的可持續(xù)發(fā)展，有必要從加強(qiáng)高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)入手，引入現(xiàn)代數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)。只有這樣，才能提高高校檔案管理的效率，有效地完成大數(shù)據(jù)檔案信息的管理任務(wù)。因此，高校檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)提高高校檔案管理效率具有十分現(xiàn)實(shí)的意義。

提高高校檔案服務(wù)質(zhì)量。通過引進(jìn)先進(jìn)的電子信息技術(shù)和專業(yè)的檔案管理軟件，可以提高高校檔案管理的工作效率，使其從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式成功地向自動(dòng)化管理模式轉(zhuǎn)變。這樣既可以縮短檔案檢索時(shí)間，又可以提高高校檔案館的服務(wù)質(zhì)量，從而為提高高校檔案館的服務(wù)質(zhì)量案例的開發(fā)利用創(chuàng)造了良好的條件。在數(shù)字化建設(shè)資金的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)有檔案館工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高其數(shù)字化管理能力，更好地開展高校檔案數(shù)字化管理。

高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的優(yōu)化措施

建立現(xiàn)代檔案信息管理服務(wù)中心。為了在高校檔案數(shù)字化管理中發(fā)揮最有效的作用，真正實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案資源的廣泛共享，首要任務(wù)是利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建立專門的檔案信息管理服務(wù)中心，并加強(qiáng)溝通與交流通過中心與社會(huì)機(jī)構(gòu)和其他高校協(xié)商，在協(xié)商的基礎(chǔ)上達(dá)成共同目標(biāo)，完善學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)，建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，提高學(xué)校檔案信息服務(wù)質(zhì)量。另外，要保證高校檔案信息管理服務(wù)中心功能的豐富性和多樣性，使其能夠滿足高校可持續(xù)發(fā)展的需要，進(jìn)而保證所提供的檔案信息服務(wù)既能滿足不同用戶的需求，又能滿足不同用戶的需求彌補(bǔ)了以往檔案信息服務(wù)的不足，使用戶可以在短時(shí)間內(nèi)通過簡(jiǎn)單的檢索程序獲得所需信息。同時(shí)，通過互聯(lián)網(wǎng)，用戶還可以實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨空間的文件查詢和檢索，解決了檔案信息利用的諸多問題。目前，這種現(xiàn)代檔案信息管理服務(wù)模式已被大多數(shù)高校所采用，收獲效果也十分顯著，對(duì)推動(dòng)高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程起到了很大的推動(dòng)作用。

制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化建設(shè)需要相對(duì)完善的數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)，但現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)的缺失也阻礙了這項(xiàng)工作的進(jìn)程，因此有必要制定高校檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。但制定標(biāo)準(zhǔn)并不容易，需要注意以下幾點(diǎn)：一是遵循法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。如《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子檔案歸檔管理辦法》《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行》等維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，音視頻文件數(shù)字化規(guī)范等。第二，多方聯(lián)動(dòng)。標(biāo)準(zhǔn)的頒布涉及檔案行政管理機(jī)構(gòu)、教育部門、本科或高職院校、科研院所等單位。制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的前提是要形成有效的各方聯(lián)動(dòng)機(jī)制，協(xié)調(diào)各方關(guān)系。三是兼顧共性和特點(diǎn)。不同省份的高校和高職院校在辦學(xué)水平上存在差異，其檔案管理工作也有其自身的特點(diǎn)。

配備數(shù)字檔案設(shè)施和設(shè)備。數(shù)字化設(shè)施設(shè)備是保證檔案數(shù)字化進(jìn)程的必要保障。具體來說，首先是普通辦公設(shè)備。如計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等;其次是倉(cāng)庫(kù)中的常用設(shè)備。如恒濕恒溫控制系統(tǒng)、智能檔案壓縮架、防磁柜、除塵器等;第三，購(gòu)買或自主開發(fā)符合高校檔案數(shù)字化管理實(shí)際的檔案管理軟件，確保檔案與檔案的有效銜接學(xué)校檔案系統(tǒng)、OA系統(tǒng)及教務(wù)、科研、財(cái)務(wù)、工程等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，規(guī)范電子文件、電子檔案管理。重要的電子文件、資料應(yīng)備份或異地保存，以防風(fēng)險(xiǎn)。四是做好信息服務(wù)工作。通過檔案利用平臺(tái)開展檔案網(wǎng)上利用，通過網(wǎng)上利用——網(wǎng)上審核，核心在線利用的在線使用流程，為用戶提供便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，打破了時(shí)間和空間的限制。此外，通過檔案網(wǎng)站公開常見問題和信息，主動(dòng)服務(wù)，提高檔案用戶的獲取體驗(yàn)和意識(shí)。

綜上所述，隨著信息技術(shù)在我國(guó)的全面普及和應(yīng)用，高校檔案管理工作亟待調(diào)整和完善。在具體實(shí)施過程中，既要大力加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，樹立正確的數(shù)字檔案觀念，構(gòu)建完善的數(shù)字檔案管理體系，建立高水平的檔案管理隊(duì)伍，才能提高高校檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的目標(biāo)，從而在提升高校檔案管理服務(wù)水平的基礎(chǔ)上，更好地適應(yīng)時(shí)代的需要。

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