蒙燕

摘 要：近年來，我國經(jīng)濟建設飛速發(fā)展，施工企業(yè)數(shù)量日益增長，在施工過程中會形成大量珍貴的資料，其關(guān)系著整個建筑工程的質(zhì)量，因此，檔案管理工作越來越受到重視。本文結(jié)合檔案信息化管理的現(xiàn)狀提出合理的解決措施，希望能夠加強建筑工程檔案信息化管理。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;信息化

建筑工程管理中的一項重要內(nèi)容即是檔案管理，工程建筑各個環(huán)節(jié)的進度、消耗等都記錄在工程檔案中，工程檔案能夠反映整個工程建設的質(zhì)量。近些年，隨著檔案資料管理理論的發(fā)展與信息化在各個領域的普及，人們開始意識到建筑工程檔案信息化管理的重要性。文章通過分析建筑工程檔案信息化管理現(xiàn)狀及其存在的問題提出建議，希望能促進其發(fā)展。

1 建筑工程檔案信息化管理的優(yōu)勢及意義

建筑工程檔案對于一個建筑工程來說就像是其靈魂一樣重要，包括了上級部門審批文件、施工設計方案、項目協(xié)議合同書、施工現(xiàn)場地質(zhì)與環(huán)境情況等重要信息，而且多數(shù)情況下會包含很多更重要的第三方信息、竣工報告等。同時建筑工程檔案還具有一次性特征，即從建筑工程開始實施直至其竣工投入使用的期間里，只有一套相關(guān)檔案。而傳統(tǒng)的手工檔案管理容易出現(xiàn)資料丟失、損壞等現(xiàn)象。此外，由于建筑工程檔案數(shù)量多、類型多、體積大，管理難度極大，使得紙質(zhì)檔案管理模式效率低。由此，如何提升檔案管理質(zhì)量成為了需要重點思考的問題。建筑工程檔案的管理必須要有一個安全、方便、可行性高的管理模式使其由手工管理進化為更高級的管理方式，基于此，檔案信息化管理逐漸興起。建筑工程檔案信息化管理實現(xiàn)了集中儲存、快速檢索的功能，而且使用信息化管理對檔案原件起到了很大的保護作用，并且還可以防止丟失讓各檔案資料更加完整與準確。隨著經(jīng)濟不斷發(fā)展，建筑工程的施工數(shù)量及其規(guī)模也在擴大，對于信息化管理的要求也越發(fā)嚴格，為了不出現(xiàn)建筑工程檔案缺失使得在建設環(huán)節(jié)重新進行分析、測量與勘察，讓項目建設周期延長，給城市建設整體部署帶來不利影響，加快信息檔案建設是當務之急。建筑工程檔案信息化管理是檔案管理工作邁向現(xiàn)代化建設的必經(jīng)之路。

2 建筑工程檔案信息化管理建設現(xiàn)狀及其存在的問題

2.1 缺乏高端科技人員帶領，浪費資源精力

檔案信息化管理編研的面窄而且難度大，專業(yè)性極強，大多數(shù)人在學習過程中選擇發(fā)展道路時很少選擇這個方向，這也就使得這方面人才緊缺，企業(yè)檔案種類繁多，所以檔案部門人員要熟知檔案專業(yè)知識以防混淆檔案。很多企業(yè)的檔案室雖然已經(jīng)配備了相關(guān)的硬件設備，但是其工作人員缺乏相關(guān)知識儲備，許多工作人員只會一些基于單機的操作和簡單的網(wǎng)上操作，不會利用軟件或利用效率極低。由于缺乏相關(guān)領頭人，許多企業(yè)的檔案信息化建設滯后，出現(xiàn)單位間各自為政的現(xiàn)象，資源的整合在不同區(qū)域進行，形成諸多的“信息孤島”。一些企業(yè)盲目的投入人力物力開發(fā)相關(guān)管理系統(tǒng)，帶來不必要的人力物資浪費的同時還降低了整合工作的效率。

2.2 缺乏較強的檔案管理意識，工作人員管理力度不足

檔案部門工作人員沒有意識到建筑工程檔案的重要性，而且在一個工程建設中，參與人員眾多、崗位流動大，使得責任無法有效落實。當前的檔案管理制度尚不完善，很少有專人去管理檔案的企業(yè)，這就使得很多重要的建筑工程檔案無法及時進行整理，不能保證檔案的質(zhì)量與安全，而且信息化檔案庫允許用戶跨地域跨時間訪問數(shù)據(jù)庫，容易遭受不法分子遠程非法入侵，檔案資源泄漏的可能性極大。此外，也有很多單位日常不注重管理，錄入資料不全面，遇到檢查就臨時突擊建設，還有一些單位，管理部門對于檔案資料不會進行定期檢查和反饋，工作人員不負責，從而導致檔案信息化管理工作難以有效開展。

2.3 檔案信息化程度不高

現(xiàn)如今時代飛速發(fā)展，建筑工程建設作為社會基石也在不斷進行，但是由于施工企業(yè)的檔案管理意識不強，再加上一個建筑工程的建造周期較長，檔案的收集管理工作很難進行。一方面，企業(yè)的檔案信息化意識淡薄，現(xiàn)階段建筑工程檔案的管理主要還是紙質(zhì)文件管理，由人工進行檔案的收集、整理和儲存工作，信息化水平不高。

3 促進檔案信息化管理建設的對策

3.1? 轉(zhuǎn)變?nèi)瞬排囵B(yǎng)模式，統(tǒng)一規(guī)劃實施

由于一些歷史原因，我國在檔案管理方面發(fā)展起步較晚，人才培養(yǎng)滯后，這就使得檔案管理專業(yè)的人才十分稀缺。對于檔案管理的信息化建設來說，重要的即是人才培養(yǎng)，因此對于檔案從業(yè)人員，培養(yǎng)過程最好是老帶新，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神、激發(fā)工作積極性。此外，企業(yè)單位要加強頂層設計、統(tǒng)一規(guī)劃實施，避免出現(xiàn)各個部門各自為政的情況，在一些公共數(shù)據(jù)管理方面，可以確定一個總部門進行管理，其他部門需要使用信息時，可以進行申請訪問。如果涉及到各部門專屬機密數(shù)據(jù)采集管理，可由相關(guān)部門獨立管理。

3.2改進管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案管理工作

建筑工程檔案管理工作是重中之重，因此，必須有一套相應的規(guī)則體系引導管理工作向好的方向發(fā)展。在建筑工程檔案管理過程中，對信息系統(tǒng)進行升級要有一個具體的周期。因為當前形勢下，許多檔案管理類軟件的適用范圍廣通用性卻不強，數(shù)據(jù)庫類型、數(shù)據(jù)存儲格式等方面差異非常明顯。因此需要準確的認識建筑工程檔案特征，開發(fā)獨立、專門的檔案信息管理系統(tǒng)，讓不同企業(yè)、部門間的檔案數(shù)據(jù)信息能夠更有效的互動與交流。

3.3 加快檔案信息化進程

現(xiàn)如今，信息化遍布各個領域，建筑工程檔案由紙質(zhì)檔案向電子化、信息化過渡是必然趨勢。為了提升建筑工程檔案管理的工作效率，工作人員需要有較強的信息化管理意識，主動將收集到的檔案資料轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)存儲起來，將施工過程中錄制的視頻資料、實地勘察數(shù)據(jù)、地質(zhì)資料等存入相關(guān)系統(tǒng)，方便日后城市規(guī)劃、項目改造升級時進行參考。

4 結(jié)語

在信息時代背景下，對工程檔案建設進行創(chuàng)新的重要內(nèi)容即是將信息化管理應用到建筑工程檔案管理工作中，這對于提高建筑工程檔案管理的工作效率、保證檔案的質(zhì)量與安全有著重大意義。加快建筑工程檔案信息化管理進程，需要檔案部門管理人員增強檔案信息化意識、改進管理系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量與安全，從而加快信息化進程，實現(xiàn)建筑工程檔案信息化管理。

參考文獻

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