吳啟瑞

摘 要：近年來技工學校學生相關(guān)資料與信息越來越多，對學籍檔案管理提出了更加嚴格的要求，而傳統(tǒng)學籍檔案管理理念與方式已經(jīng)落后，難以滿足實際工作需要，因此，提升學籍檔案信息化管理水平具有重要意義。本文首先簡述學籍檔案信息化管理的必要性，然后分析了學籍檔案信息化管理中的實際問題，最后提出了提升學籍檔案信息化管理水平的措施。

關(guān)鍵詞：技工學校 學籍檔案管理 信息化

技工學校學籍檔案如實記載了招生錄取、教學科研、學籍管理和畢業(yè)就業(yè)等信息，并通過文字、圖像和聲像等保存下來，能夠為學生就業(yè)和用人單位選拔、任用、考核提供可靠依據(jù)。學籍檔案是技工學校學生畢業(yè)后的重要憑證之一，其作用是無法取代的。這就要求技工學校充分掌握學籍檔案特點和規(guī)律，科學合理管理，加快信息化建設步伐，真正發(fā)揮學籍檔案應有的作用。

一、學籍檔案信息化管理的必要性

（一）減少浪費，提升學籍檔案信息存儲量和管理效率

一是在技工學校學籍檔案管理中采取信息化手段，如電子信息技術(shù)、計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)，能夠提升管理效率，為學校相關(guān)工作的開展創(chuàng)造良好條件。在學籍檔案管理中合理運用各種現(xiàn)代技術(shù)手段，不僅可以讓管理工作效率得到提升，也能實現(xiàn)學籍檔案的快速查詢與利用，保證了學籍檔案的完整性與真實性。同時也能節(jié)約大量管理費用，利用計算機存儲檔案減小了占地空間，有利于最大限度地發(fā)揮出學籍檔案的作用。

二是可以在技工學校學籍檔案管理中采取信息化手段。一方面，這樣利于將大量紙質(zhì)、實物、圖片等檔案電子化，增加了信息存儲密度，技工學校學籍檔案存儲量顯著提升。另一方面，還可以增強學籍檔案歸檔的準確性。隨著技工學校教學改革的深入，以及學生規(guī)模的擴大，學籍檔案的類型、內(nèi)容都發(fā)生了深刻變化。構(gòu)建技工學校學籍檔案信息化管理模式，實現(xiàn)歸檔、保存、查詢、利用的信息化和自動化，增強技工學校檔案收集、分類、立卷、編目工作的準確性，有利于技工學校學籍檔案信息的挖掘利用。技工學校學籍檔案管理對教學、管理和就業(yè)具有重要的指導意義，利用信息技術(shù)管理紙質(zhì)、圖片等傳統(tǒng)檔案資源，實現(xiàn)信息資源查詢利用的自動化，對檔案信息資源共享和利用具有積極的現(xiàn)實意義。

（二）解決傳統(tǒng)學籍檔案管理局限性問題

學籍檔案是技工學校學生升學、就業(yè)和教學成果展示的關(guān)鍵載體之一，通過提升學籍檔案信息化管理水平，有利于真正發(fā)揮學籍檔案應有的作用，達到信息資源共享的目的。通過將信息技術(shù)應用到技工學校學生學籍檔案管理中，建立專門的學籍檔案管理網(wǎng)絡，將各個階段與部門管理的學籍檔案進行整合，可以為今后的查詢與利用提供便利，解決傳統(tǒng)學籍檔案管理局限性問題。在實現(xiàn)學籍檔案管理信息化以后，不管是技工學校管理人員還是全體教職工，都能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的在線查詢，讓教學質(zhì)量的評估有了可靠依據(jù)。

（三）保證了學籍檔案的完整性

以前，技工學校在學籍檔案建檔、移交等方面，會投入大量人力，開展紙質(zhì)材料收集與匯總工作，通過各部門審核、簽字與蓋章后，由學籍管理部門統(tǒng)一保管與利用。這樣需要很長的時間才能完成全部工作，由于是人工進行處理，容易在學籍檔案整理與移交中出現(xiàn)差錯，給學籍檔案真實性與完整性帶來了不利影響。但是實現(xiàn)學籍檔案信息化管理以后，能夠利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)快速收集、整理學籍檔案，實現(xiàn)永久保存與利用的目的，讓技工學校學生信息變得更加完整。

二、學籍檔案信息化管理中的實際問題

（一）重視程度不足，管理分散

由于學籍檔案作用發(fā)揮有著潛在性、滯后性等特征，學籍檔案管理投入與成效無法同時顯現(xiàn)，一些技工學校對學籍檔案的重要性認識不到位，忽視了加強學籍檔案管理工作的重要性。時間一久，學籍檔案辦公設備老舊，不能及時更新，在人員配置、場館面積和經(jīng)費投入上也難以滿足實際需求。此外，一些技工學校領導也沒有意識到信息化建設的重要性，對學籍檔案工作缺乏足夠的支持與重視，這些都影響著學籍檔案信息化管理水平的提升。

（二）檔案信息化管理制度不完善

由于技工學校未建立起完善的檔案管理制度，導致學籍檔案信息化管理工作難以順利開展。很多技工學校未結(jié)合實際情況，沒有將《檔案法》中相關(guān)規(guī)定落到實處，導致檔案管理制度不健全，也缺乏相應的信息化操作標準。技工學校制定檔案管理制度時，沒有深入實際開展調(diào)研工作，在檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度、數(shù)字化查閱利用制度、檔案鑒定和銷毀制度、網(wǎng)絡安全管理制度等方面也不完善，未實現(xiàn)規(guī)范化與科學化，不能達到約束檔案管理人員行為的目的。檔案管理人員也未嚴格執(zhí)行管理制度，職責履行不到位，各項規(guī)章制度不夠權(quán)威，其操作性也受到影響，難以提升學籍檔案信息化管理水平。

（三）標準化建設有待加強

當前一些技工學校學生學籍檔案信息化、標準化建設速度很慢，檔案信息服務能力不強，共享性也長時間得不到提升。第一，技工學校在學籍檔案管理信息化建設過程中，因為有著隨意性與分散性的特點，所以給實際工作帶來了不利影響。同時，在學籍檔案信息化建設過程中未進行統(tǒng)籌規(guī)劃，各職能部門間協(xié)調(diào)不到位，存在多頭管理、各自為政的問題，不利于學籍檔案管理信息化水平的提升。第二，學籍檔案比較復雜，涉及內(nèi)容較多，技工學校各部門獨立展開工作，沒有將數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式統(tǒng)一起來，通用性不強。第三，應用技術(shù)系統(tǒng)更新速度快，標準變化較大，也給學籍檔案管理信息化建設帶來了阻礙。

（四）投入不足，信息化建設緩慢

隨著一些技工學校招生規(guī)模的逐步擴大，在學籍檔案管理上投入的人均資金就顯得不足，檔案管理部門在協(xié)調(diào)部門關(guān)系、應用統(tǒng)一管理平臺等方面還未做到位，導致學籍檔案管理非常被動，也不能實現(xiàn)前端控制的目標，給學籍檔案管理信息化建設帶來了不利影響。一些技工學校領導思想上的忽視，導致這方面投入較少，不能及時購置計算機、掃描儀、復印件、打印機和除濕柜等設備。

（五）人員配備不足，素質(zhì)不高

技工學校在學生學籍檔案信息化管理建設過程中，因為不注重人才建設，導致很多檔案管理人員專業(yè)技能不扎實、掌握的檔案管理知識較少，不能熟練操作與應用各種現(xiàn)代化設備。學籍檔案信息化管理工作的專業(yè)性較強，對檔案管理人員的要求很高。但是當前技工學校檔案管理人員整體素質(zhì)偏低，未根據(jù)時代發(fā)展要求積極進行自我提升，導致學籍檔案在收集、整理、存儲、查詢和利用等方面信息化水平不高，也經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞等問題。這些問題的存在，使技工學校學籍檔案信息化建設受到了阻礙，不僅學籍檔案管理效率難以提升，也增加了后續(xù)開發(fā)難度，不能為學校學生管理工作提供有效的參考。

（六）建立新時期技工學校學籍檔案共享體系

新時期技工學校學籍檔案信息化發(fā)展目標應緊扣國家信息化建設這一重大戰(zhàn)略機遇，圍繞技工學校學籍檔案信息資源庫建設這一中心任務，突出做好“存量館藏檔案數(shù)字化”和“增量檔案電子化”工作重點，努力構(gòu)建涵蓋檔案信息資源、檔案信息服務和檔案信息安全保障體系化建設，全面引入現(xiàn)代信息技術(shù)在技工學校檔案管理中的應用，推動技工學校學籍檔案管理信息化水平。此外，要注重理論、制度、技術(shù)的創(chuàng)新、升級，逐步建立起符合新時期我國技工教育事業(yè)發(fā)展特點的學籍檔案信息資源共享體系，全面推動技工學校學籍檔案信息資源師生、企業(yè)、社會等不同主體之間的共享。

三、提升學籍檔案信息化管理水平的措施

（一）加強領導對學籍檔案管理工作的重視

技工學校領導的重視，是學籍檔案信息化管理開展的有效保證。做好學籍檔案管理信息化，關(guān)系到學校信息化管理水平，關(guān)系到技工行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展與社會技能型人才培養(yǎng)的走向，這就需要進一步加強領導，以營造良好的管理環(huán)境和氛圍。

（二）完善學籍檔案信息化管理制度

技工學校要根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，從學生學籍檔案管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，采用完善的檔案管理制度，讓學籍檔案管理能夠更加規(guī)范、科學地開展。在學籍檔案管理信息化建設過程中，應該對相關(guān)制度與標準不斷進行細化，除了要明確責、權(quán)等以外，還要在具體部門與人員上落實責任與權(quán)利，并要有相應的學籍檔案信息化管理操作規(guī)程與指導。這樣，技工學校學籍檔案信息化管理才能有章可循，尤其是進行計算機操作時，應該加大用戶賬號的管理力度，將保密工作做到位。每位檔案管理人員應該有專門的賬號與密碼，禁止交換使用，也不應隨意使用其他可移動存儲設備。

（三）增加投入，完善配套設施

近年來技工學校建設與發(fā)展速度很快，特別是在實施擴招政策以后，每年招生數(shù)量日益增長，這也對技工學校辦學承載能力有了更高的要求，同時也加大了學籍檔案管理的難度。 這時，以往手工操作模式顯得非常落后，與學籍檔案信息化管理要求不符。這需要技工學校對學籍檔案管理信息化建設的意義有足夠的認識，從實際發(fā)展出發(fā)，科學合理地進行規(guī)劃與調(diào)整，在資金上增加投入，將先進技術(shù)設備配置齊全，讓學籍檔案信息化管理具備良好條件。技工院校也要重視學籍檔案管理軟件建設，與企業(yè)加大合作力度，在功能配置上進行延展，不斷提升一體化和標準化水平。同時要賦予相關(guān)職能部門一定的權(quán)利，對數(shù)據(jù)信息資源共享共建，實現(xiàn)對全文的存儲與檢索。

（四）注重學籍信息資源建設

在學籍檔案管理系統(tǒng)中要以學籍信息為主，技工學校根據(jù)學籍檔案形成的各個時期情況，采取“存量數(shù)字化，增量電子化”模式，加快學籍信息資源建設步伐。第一，對于以往的學籍檔案來說，要形成涵蓋學號、姓名、性別、學校、專業(yè)、入學與畢業(yè)時間等信息的學籍檔案數(shù)據(jù)庫，還要在數(shù)據(jù)庫內(nèi)錄入信息，與成績、課程等數(shù)據(jù)庫形成關(guān)聯(lián)。此外，還要對紙質(zhì)學籍檔案開展數(shù)字化掃描工作，將學號、姓名等和學籍目錄數(shù)據(jù)對應，這樣除了有利于實現(xiàn)對學籍檔案的快速檢索以外，還可以將所有學籍信息內(nèi)容展示出來。第二，對于存儲在系統(tǒng)內(nèi)的學籍信息數(shù)據(jù)，要在各系統(tǒng)建成標準的數(shù)據(jù)接口，達到共享數(shù)據(jù)的目的，在學習管理系統(tǒng)內(nèi)直接導入各個學籍信息，防止出現(xiàn)二次錄入的現(xiàn)象。

（五）加強學籍檔案信息安全管理

技工學校在學生學籍檔案信息化管理過程中，受到人為因素與技術(shù)因素等影響，容易出現(xiàn)安全問題。為了提升學籍檔案管理的安全性，應該從內(nèi)因與外因上做好防范工作。在內(nèi)因上需要檔案管理人員嚴格根據(jù)規(guī)范操作，具備較強的檔案保密意識與安全意識，避免將學籍信息隨意發(fā)布在檔案網(wǎng)站上，且對已發(fā)布的信息需要嚴格審查與管理，避免發(fā)生泄密的問題。對光盤、硬盤和磁盤等學籍檔案信息存儲載體，應該保證其性能較好、質(zhì)量較高，同時根據(jù)存儲介質(zhì)要求做好維護工作，加強對溫度、濕度的控制，避免人為原因讓介質(zhì)出現(xiàn)損壞。在外因上應關(guān)注網(wǎng)絡環(huán)境與破壞程序等，通過對訪問控制、加密簽署、防火墻、漏洞掃描技術(shù)和入侵檢測等手段的運用，做好學籍信息安全防范與保護工作。

（六）培養(yǎng)更多信息化專業(yè)人才

技工學校要想提升學籍檔案信息化管理水平，需要有一支素質(zhì)高、能力強的隊伍。在應用大數(shù)據(jù)、云計算等過程中，學籍檔案管理也遇到了很多挑戰(zhàn)。對檔案管理人員來說，應該掌握豐富的檔案管理知識，懂得先進技術(shù)與設備的操作方法等。第一，技工學校領導者與決策者應關(guān)注人才隊伍建設，采取教育、培訓和交流等方式，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)與能力。第二，技工學校學籍檔案管理人員應該保持高度責任心，充分認識到自身責任，認真學習信息技術(shù)，不斷在知識體系上進行完善。第三，做好對檔案管理人員的培訓與再教育工作，促使其更快學習與掌握新知識和新技能，注重在知識面上進行拓展，這樣才能更好地做好學籍檔案信息化管理工作。

四、結(jié)語

總之，學籍檔案完整、真實地記錄了技工學校學生在校期間各項活動的情況，對學生今后的學習與工作有著至關(guān)重要的影響，應當引起我們的高度重視，應加快學籍檔案管理信息化建設速度。在信息網(wǎng)絡技術(shù)快速發(fā)展的今天，我國社會各個領域也逐步實現(xiàn)了信息化，將現(xiàn)代信息技術(shù)應用到學籍檔案管理中，可以提升其管理水平，確保學籍檔案價值真正得到體現(xiàn)。對此，技工學校應該從實際情況出發(fā)，解決學籍檔案信息化管理中的問題，為學籍檔案查詢與利用創(chuàng)造更加有利條件。

參考文獻：

[1]張鴻媛.探究學籍檔案管理的信息化建設[J].辦公自動化，2018（23）.

[2]楊班瑪草.淺談中等職業(yè)學校學籍檔案服務功能[J].辦公室業(yè)務，2018（12）.

[3]宣勇.如何開展高中生學籍檔案信息化管理工作[J].檔案時空，2018（6）.

[4]崔芳芳，王厚兵.高職院校學籍檔案管理信息化建設探究[J].科技資訊，2018（16）.

（作者單位：忻州市高級技工學校）