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        海外EPC工程總承包項(xiàng)目檔案管理探討

        2020-10-09 20:41:28吳介基
        辦公室業(yè)務(wù)·上半月 2020年9期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        吳介基

        【摘要】提高海外EPC工程總承包檔案管理水平不僅是做好科技檔案管理工作的要?jiǎng)?wù),也是以檔案工作服務(wù)工程總承包項(xiàng)目建設(shè)的最基本的要求。海外EPC工程總承包項(xiàng)目檔案管理存在缺乏系統(tǒng)規(guī)劃、缺乏制度標(biāo)準(zhǔn)、管理精細(xì)度不高、檔案管理工作者水平有待提升等問題,針對上述問題,本文從建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系、完善檔案管理相關(guān)制度、確保檔案“三率”、培養(yǎng)專業(yè)化的檔案人才隊(duì)伍這些方面提出了解決問題的對策措施,并對海外EPC工程總承包項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行了探討。

        【關(guān)鍵詞】工程總承包;項(xiàng)目檔案;檔案管理

        一、EPC工程總承包項(xiàng)目檔案的定義及研究的價(jià)值

        (一)EPC工程總承包項(xiàng)目檔案的定義。EPC(Engineering??Procurement and Construction)工程總承包(以下簡稱工程總承包)是一種集設(shè)計(jì)、采購、施工于一體的承包方式。工程總承包項(xiàng)目檔案正是“在EPC總承包項(xiàng)目建設(shè)和發(fā)展過程中形成的,真實(shí)地記錄和反映了勘察、設(shè)計(jì)、施工、采購、試運(yùn)行等工程建設(shè)全過程并具有保存價(jià)值文件和原始記錄,是總承包企業(yè)、業(yè)主、施工監(jiān)理單位合同權(quán)益和關(guān)系的原始憑證及法律依據(jù),是專門檔案的重要組成部分,也是工程順利竣工投產(chǎn)的基礎(chǔ)和依據(jù)?!逼鋬?nèi)容包含了工程設(shè)計(jì)、設(shè)備采購、施工安裝、調(diào)試、監(jiān)理、竣工等各階段文件,種類繁多、內(nèi)容復(fù)雜。

        (二)研究的價(jià)值。自我國提出并實(shí)施“一帶一路”倡議以來,已對接沿線數(shù)十個(gè)國家,幾乎覆蓋所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域,越來越多的企業(yè)將“一帶一路”倡議納入企業(yè)增長戰(zhàn)略,而在國際工程領(lǐng)域,工程總承包項(xiàng)目已經(jīng)是一種主流的項(xiàng)目管理模式。隨著我國“一帶一路”倡議的深化落地,提升工程總承包管理能力,成了走出海外的企業(yè)的重要課題。工程總承包項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容和重要環(huán)節(jié),其管理水平高低會(huì)對項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量,項(xiàng)目竣工、移交、報(bào)優(yōu)產(chǎn)生直接影響,與業(yè)主利益、企業(yè)權(quán)益、工程質(zhì)量息息相關(guān)。因此,提高工程總承包檔案管理水平不僅是做好科技檔案管理工作的要?jiǎng)?wù),也是以檔案工作服務(wù)工程總承包項(xiàng)目建設(shè)的最基本的要求。

        二、海外EPC工程總承包項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

        (一)內(nèi)容豐富、涵蓋范圍廣、涉及數(shù)量多。作為對工程總承包項(xiàng)目建設(shè)和發(fā)展過程的真實(shí)、直接記錄,工程總承包項(xiàng)目檔案涵蓋了項(xiàng)目建設(shè)的全過程,不僅包含了從立項(xiàng)到招投標(biāo)再到工程勘察設(shè)計(jì)的前期階段形成的相關(guān)檔案,還包含了項(xiàng)目實(shí)施過程中的設(shè)備采買、全面系統(tǒng)的安裝及調(diào)試、試運(yùn)行直至工程竣工驗(yàn)收與交付等環(huán)節(jié)中形成的重要文件,項(xiàng)目的多個(gè)參建單位均會(huì)成為檔案形成源頭,內(nèi)容豐富、涵蓋范圍廣、涉及數(shù)量多。

        (二)文檔編制、過程管控要求嚴(yán)格。較之于國內(nèi)工程總承包項(xiàng)目而言,海外工程總承包項(xiàng)目由于涉及不同的國家和地區(qū),在檔案管理方面不僅需要對標(biāo)國際標(biāo)準(zhǔn),滿足業(yè)主方的需要,同時(shí)還面臨著管理責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)防范方面的問題,業(yè)主往往對項(xiàng)目文檔的編制、過程管控提交以及竣工移交的要求標(biāo)準(zhǔn)高,面對同時(shí)產(chǎn)生于不同參建單位、多個(gè)國家地區(qū),紛繁復(fù)雜的文件類型,如何明確各參建單位的檔案管理職責(zé),歸檔范圍、要求,對項(xiàng)目部的檔案做到定期梳理、積極推進(jìn),實(shí)現(xiàn)資料管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行,協(xié)調(diào)竣工資料對業(yè)主移交方案,成了海外工程總承包項(xiàng)目對檔案工作面臨的新問題。

        三、海外EPC工程總承包項(xiàng)目檔案管理存在的問題與不足

        海外工程總承包項(xiàng)目檔案呈現(xiàn)出的新特點(diǎn),即是對檔案管理工作提出的新要求,也是發(fā)展提高新時(shí)代科技檔案管理工作水平的必經(jīng)之路。面對新問題、新要求,現(xiàn)在的工程總承包項(xiàng)目檔案管理還存在以下的問題與不足:

        (一)檔案管理缺乏系統(tǒng)規(guī)劃。在已經(jīng)較為成熟的工程項(xiàng)目檔案管理工作中,海外工程總承包檔案管理是一個(gè)新穎的管理分支,在管理實(shí)踐中值得借鑒、遵循的成熟經(jīng)驗(yàn)較少,對于全過程管理的系統(tǒng)規(guī)劃較為欠缺。在現(xiàn)行管理過程中,由于缺乏行之有效的系統(tǒng)規(guī)劃,經(jīng)常是待相關(guān)問題暴露后,才重新對檔案的管理控制提出有針對性的具體要求,并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行補(bǔ)充完善,這不僅造成了檔案收集管理工作與工程發(fā)展進(jìn)度和管理環(huán)節(jié)在一定程度上的脫節(jié),也極大地影響了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

        (二)檔案管理缺乏健全制度??茖W(xué)的管理制度和工作方法是優(yōu)化工程總承包項(xiàng)目檔案管理的重中之重,雖然目前的工程總承包項(xiàng)目檔案已經(jīng)形成并劃分了“八大類”,但由于每一類別下又有較多細(xì)分的文件類型,在實(shí)際操作工程中經(jīng)常出現(xiàn)由“歸檔拖沓、收集不齊全”這一極端走向“有檔必歸、能歸則歸”的極端的現(xiàn)象。檔案來源廣、數(shù)量廣,歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,造成了同一項(xiàng)目文件冗余,降了檔案收集工作的質(zhì)量,也增加了檔案管理工作量。

        (三)檔案管理精細(xì)度不高。海外總承包工程項(xiàng)目參加單位多,總承包單位與建設(shè)單位、施工單位對于項(xiàng)目檔案管理工作的要求、認(rèn)識(shí)、定位不盡一致、管理水平參差不齊、再加上在各項(xiàng)合同擬定時(shí)“重工程、輕檔案”,對與檔案管理工作相關(guān)細(xì)節(jié)的約束與設(shè)置較少,造成了部分總承包工程項(xiàng)目檔案管理工作粗放,檔案管理工作嚴(yán)重滯后于工程項(xiàng)目建設(shè),檔案管理“無章可循、有章不循”,對檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足,整體工作水平不足,成效較差。

        (四)檔案管理工作者水平有待提升。與傳統(tǒng)工程總承包項(xiàng)目相比較,海外工程總承包項(xiàng)目對檔案管理工作者提出了更高的要求,但在實(shí)際工作中許多單位并未設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu),具有一定管理水平的專業(yè)檔案管理工作者缺乏,“總承包項(xiàng)目建設(shè)周期長、工作環(huán)節(jié)多、涉及的單位也多,產(chǎn)生的文件材料必然很多,但很多總承包項(xiàng)目并沒有設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu),也沒有配備相應(yīng)的檔案管理人員,項(xiàng)目產(chǎn)生的文件材料都是零零散散地放在產(chǎn)生者手里,或者流落在來來往往的某個(gè)環(huán)節(jié)中,真正需要某份文件的時(shí)候,就會(huì)出現(xiàn)互相推諉、扯皮的狀況”。檔案人員流動(dòng)性較大,缺乏專業(yè)性培訓(xùn)、對于檔案管理制度理解與執(zhí)行力不足,缺乏責(zé)任心,嚴(yán)重影響了檔案收集、整編、利用的質(zhì)量。

        四、優(yōu)化海外EPC工程總承包項(xiàng)目檔案管理的對策措施

        (一)建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。構(gòu)建體系是長效運(yùn)行的保障,按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理”的原則,在工程開始階段明晰參建單位及各個(gè)方面的管理范圍與職責(zé),梳理歸檔范圍,明確相關(guān)要求。建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,把歸檔的責(zé)任和義務(wù)分級分解落實(shí)到各責(zé)任單位,對檔案工作進(jìn)行有效監(jiān)督、檢查、指導(dǎo),動(dòng)態(tài)追蹤控制到各層級檔案管理人員,做到分工履職,明確到位,對項(xiàng)目檔案實(shí)行全過程管理,確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、有效。對工程總承包項(xiàng)目檔案管理工作做到定期梳理、積極推進(jìn),督促資料管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。

        (二)完善檔案管理相關(guān)制度。依據(jù)項(xiàng)目所在國檔案管理的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合工程總承包開發(fā)建設(shè)實(shí)際情況以及國內(nèi)相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系,編制項(xiàng)目文件收集和檔案整理歸檔實(shí)施細(xì)則進(jìn)行管控,“設(shè)定的各項(xiàng)管理制度要對分承包方文件資料歸檔范圍進(jìn)行明確,明確較為統(tǒng)一的分類方法與檔案整理標(biāo)準(zhǔn),以確保項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化?!睘闄n案工作規(guī)范化管理提供有力保障。與此同時(shí),對海外工程總承包項(xiàng)目,可按照統(tǒng)一要求上報(bào)檔案月報(bào)表,并納入考核體系和獎(jiǎng)懲制度,讓海外總承包檔案走上規(guī)范、有序、可控的管理軌道,使檔案工作嚴(yán)格做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、統(tǒng)一化,將檔案管理工作落到實(shí)處。

        (三)確保檔案“三率”。工程總承包項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)賦予其形成的文件資料具有原始性、真實(shí)性和價(jià)值性的特點(diǎn),這些檔案也是日后參考、借鑒的重要依據(jù)。為確保檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率,利用參加相關(guān)會(huì)議的機(jī)會(huì),通過到施工單位現(xiàn)場指導(dǎo)等方式,加強(qiáng)與各參建單位的溝通交流,就檔案的積累形成、收集歸檔、整理組卷、移交驗(yàn)收等環(huán)節(jié),明確具體要求,理清工作思路,完善工作方法。

        (四)培養(yǎng)專業(yè)化的檔案人才隊(duì)伍。海外工程總承包項(xiàng)目對檔案工作者的綜合能力提出了更高的要求,通過培訓(xùn)使檔案工作者具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)、較好的語言能力以及工程項(xiàng)目管理等全方位、多領(lǐng)域的專業(yè)技能,不僅熟悉檔案管理體系,而且熟練掌握項(xiàng)目文件的控制流轉(zhuǎn),將檔案人員真正培育成檔案人才,能夠全面適應(yīng)海外工程總承包項(xiàng)目建設(shè)工作的需要。

        五、結(jié)語

        總承包項(xiàng)目檔案“內(nèi)容繁雜,數(shù)量龐大,專業(yè)技術(shù)性強(qiáng),格式和種類多樣,時(shí)間上貫穿工程設(shè)計(jì)與建設(shè)管理活動(dòng)始終,同時(shí)涉及單位多、人員范圍廣”,作為工程總承包項(xiàng)目建設(shè)的重要環(huán)節(jié),其管理水平、管理質(zhì)量、管理細(xì)節(jié)接反映工程管理的水平和質(zhì)量,一定要抓好工程總承包項(xiàng)目檔案的管理工作,為促進(jìn)工程總承包項(xiàng)目的發(fā)展發(fā)揮積極作用。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]羅富敬.淺談工程總承包項(xiàng)目的檔案管理[J].檔案管理,2016(05):53-54.

        [2]張春利.工程總承包項(xiàng)目檔案管理問題探討[J].科技致富向?qū)В?012(15):321.

        [3]田沁.EPC模式下項(xiàng)目檔案過程文件收集歸檔問題與對策[J].檔案管理,2013(6):86-87.

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