張煥

摘 要：在從事查新報(bào)告質(zhì)量審核工作期間，制定了《科技查新報(bào)告質(zhì)量實(shí)施細(xì)則》《科技查新審核規(guī)范》等內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，并在實(shí)踐過程提出了“三面四步”的方法，從查新報(bào)告版面、內(nèi)容、邏輯論證三個(gè)方面，通過看檢比思四個(gè)步驟審核并提出提升方案，形成發(fā)現(xiàn)問題—總結(jié)經(jīng)驗(yàn)—學(xué)習(xí)推廣—促進(jìn)提升的循環(huán)提高模式。

關(guān)鍵詞：科技查新;查新報(bào)告;質(zhì)量審核;三面四步

科技查新是基于文獻(xiàn)的情報(bào)咨詢服務(wù)，可以為科研立項(xiàng)、成果鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等科研活動(dòng)提供客觀依據(jù)。

1 科技查新與查新報(bào)告審核

科技查新以反映查新項(xiàng)目主題內(nèi)容的查新點(diǎn)為依據(jù)，以計(jì)算機(jī)檢索為主要手段，以獲取密切相關(guān)文獻(xiàn)為檢索目標(biāo)，運(yùn)用綜合分析和對比方法，對查新項(xiàng)目的新穎性作出文獻(xiàn)評價(jià)的情報(bào)咨詢服務(wù)[1]。科技查新報(bào)告查新機(jī)構(gòu)就其處理查新項(xiàng)目的過程以及得出的查新結(jié)論向查新委托人或有關(guān)部門所做的正式書面報(bào)告[1]。

科技查新報(bào)告（以下簡稱查新報(bào)告）是一種證明性的文件，具有鑒證性作用，它作為查新機(jī)構(gòu)的產(chǎn)品，在查新機(jī)構(gòu)需要經(jīng)歷生產(chǎn)、檢驗(yàn)流程，為保證報(bào)告質(zhì)量，查新機(jī)構(gòu)依據(jù)《科技查新技術(shù)規(guī)范》中“查新質(zhì)量控制”要求設(shè)置報(bào)告審核作為機(jī)構(gòu)自查/質(zhì)量檢驗(yàn)的環(huán)節(jié)。

廣義科技查新質(zhì)量控制貫穿整個(gè)科技查新活動(dòng)的全流程，從接受客戶委托、技術(shù)要點(diǎn)溝通與確定、策略制定、文獻(xiàn)檢索與篩選、對比分析、報(bào)告撰寫等過程均涉及到質(zhì)量控制，在實(shí)踐過程中，一方面難以在每個(gè)環(huán)節(jié)都做到充分的交流與溝通，另一方面，每個(gè)環(huán)節(jié)詳細(xì)交互會(huì)造成溝通成本大幅上升，而且每個(gè)項(xiàng)目時(shí)間有限難以做到細(xì)致溝通，因此，在查新過程進(jìn)行溝通與質(zhì)量控制外，對查新的最終產(chǎn)品——查新報(bào)告實(shí)行質(zhì)量檢查與控制顯得尤為重要。

查新報(bào)告審核是科技查新質(zhì)量控制中必要環(huán)節(jié)，是狹義上的科技查新質(zhì)量控制，是對查新機(jī)構(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量控制與檢查，是科技查新機(jī)構(gòu)依照相關(guān)法律法規(guī)、《科技查新技術(shù)規(guī)范》、查新機(jī)構(gòu)內(nèi)部查新報(bào)告質(zhì)量要求等實(shí)施的對查新報(bào)告版式、規(guī)范、內(nèi)容、結(jié)論等的質(zhì)量性控制程序。

查新報(bào)告質(zhì)量審核是科技查新活動(dòng)一個(gè)必不可少的環(huán)節(jié)，是對科技查新活動(dòng)最終產(chǎn)品的質(zhì)量控制與保證。

2 “三面四步”審核查新報(bào)告

為避免查新報(bào)告質(zhì)量審核流于形式、浮于表面，提出從版面形式、報(bào)告內(nèi)容、論證邏輯三個(gè)方面對報(bào)告質(zhì)量進(jìn)行審核。

首先，版面形式，此方面的審核主要集中于報(bào)告要素完整、版面形式、字體、文獻(xiàn)著錄格式規(guī)范完整、排版是否協(xié)調(diào)等。

其次，報(bào)告內(nèi)容，主要需要查看報(bào)告中科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)、查新點(diǎn)是否有查新不宜出現(xiàn)的用詞用語、廣告性宣傳等;是否存在政治性或者政策性失誤;檢索詞是否足以涵蓋項(xiàng)目主題與查新點(diǎn)，檢索策略是否覆蓋項(xiàng)目主題與查新點(diǎn)技術(shù)主題;檢索數(shù)據(jù)庫選取是否恰當(dāng);列舉文獻(xiàn)數(shù)量是否恰當(dāng)，是否存在相關(guān)文獻(xiàn)偏少，缺少實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，與查新點(diǎn)無可比性;選取文獻(xiàn)是否偏離項(xiàng)目主題;檢索質(zhì)量是否符合要求，密切文獻(xiàn)是否有遺漏，相關(guān)內(nèi)容是否緊扣項(xiàng)目主題與查新點(diǎn)。

最后，論證邏輯，文獻(xiàn)排列是否層次得當(dāng)、邏輯是否清晰;文獻(xiàn)對比分析歸納總結(jié)是否恰當(dāng)，是否存在斷章取義、過于牽強(qiáng)的情況;采用的新穎性判斷原則是否恰當(dāng)，是否存在過度推論的情況;查新結(jié)論是否清晰明確，引用文獻(xiàn)是否充分。

一份好的查新報(bào)告需要具備以下幾個(gè)特征：要素齊備完整、版面協(xié)調(diào)美觀;文獻(xiàn)（論據(jù)）充分;文獻(xiàn)組織邏輯有序、層次分明;論證邏輯清晰嚴(yán)明，把握重點(diǎn)又體現(xiàn)全面性;措辭嚴(yán)謹(jǐn)，結(jié)論鮮明準(zhǔn)確，不牽強(qiáng)不模糊。

在明確對查新報(bào)告的版面形式、報(bào)告內(nèi)容、論證邏輯均需進(jìn)行審核檢查，以好的查新報(bào)告標(biāo)準(zhǔn)要求審核的每一份報(bào)告，需要從“看”、“檢”、“比”來檢查報(bào)告，通過“思”來總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、尋找解決提高方案，通過四個(gè)步驟循環(huán)往復(fù)，促進(jìn)優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)內(nèi)部推廣，查新員水平上升。

“看”即查看，主要針對版面形式進(jìn)行查看糾錯(cuò)：報(bào)告要素是否完整，比如報(bào)告編號(hào)是否正確，數(shù)據(jù)庫是否完全并且符合需求，數(shù)據(jù)庫時(shí)間是否正確，檢索策略是否齊備，檢出文獻(xiàn)、文獻(xiàn)對比分析、報(bào)告結(jié)論是否有缺失，文獻(xiàn)著錄格式是否規(guī)范;報(bào)告日期、簽名簽章是否有缺失遺漏;排版是否符合規(guī)范、協(xié)調(diào)美觀，字體、是否符合規(guī)范，等等。

“檢”即檢索，理解項(xiàng)目并進(jìn)行檢索，審核員在審核查新報(bào)告時(shí)，不應(yīng)只是走馬觀花式的對版面形式等檢查，而應(yīng)該閱讀項(xiàng)目委托人提供的技術(shù)方案與查新點(diǎn)，結(jié)合審核員自身知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)理解項(xiàng)目內(nèi)部與查新點(diǎn)，形成檢索策略，并且在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行實(shí)際檢索，并對檢出文獻(xiàn)進(jìn)行閱讀分析，尋找密切文獻(xiàn)。

“比”即對比，審核通過項(xiàng)目閱讀理解，并進(jìn)行了數(shù)據(jù)庫檢索篩選，對項(xiàng)目相關(guān)文獻(xiàn)情況有了認(rèn)識(shí)，是否有密切文獻(xiàn)也有了初步判斷，對比查新員查新報(bào)告中項(xiàng)目主題要點(diǎn)提煉是否恰當(dāng)，檢索詞/主題詞是否恰當(dāng)，檢索策略是否覆蓋項(xiàng)目主題與查新點(diǎn)，檢索策略是否有邏輯性錯(cuò)誤，是否存在過寬或者限制過窄的情況;選取的文獻(xiàn)是否得當(dāng)，密切文獻(xiàn)是否有遺漏;檢索詞、行業(yè)術(shù)語等是否規(guī)范;文獻(xiàn)對比分析是否邏輯清晰;結(jié)論引用的文獻(xiàn)是否合理充分;運(yùn)用的新穎性判斷原則是否適用;結(jié)論是否明確清晰。

“思”即思考，需要從兩個(gè)角度理解查新報(bào)告審核，一是檢查錯(cuò)漏缺失，保證查新報(bào)告質(zhì)量;二是尋找原因，提出改進(jìn)方案，在審核過程中會(huì)發(fā)現(xiàn)共性問題，也會(huì)發(fā)現(xiàn)個(gè)性問題，同樣也會(huì)發(fā)現(xiàn)不同查新員優(yōu)勢、優(yōu)點(diǎn)。針對問題需要總結(jié)原因，提出針對性的培訓(xùn)與改進(jìn)方案;發(fā)現(xiàn)優(yōu)點(diǎn)需要挖掘模式，提取經(jīng)驗(yàn)，推廣普及;同時(shí)需要思考如何從流程控制查新報(bào)告質(zhì)量，從技術(shù)點(diǎn)提煉、策略確定、文獻(xiàn)篩選、文獻(xiàn)對比分析、撰寫結(jié)論，也需要思考如何提高查新人員素質(zhì)等。

3 問題與思考

在查新報(bào)告審核實(shí)踐中，由于查新員態(tài)度、工作狀態(tài)、背景知識(shí)以及經(jīng)驗(yàn)水平等原因，在版面形式、報(bào)告內(nèi)容、論證邏輯三個(gè)方面都有可能出現(xiàn)失誤錯(cuò)漏，這需要審核員不但要有發(fā)現(xiàn)錯(cuò)漏的認(rèn)真態(tài)度，同時(shí)也要有發(fā)現(xiàn)失誤因素的敏銳，不但能夠發(fā)現(xiàn)問題，還要找到原因，提出解決方案。

第一類，報(bào)告要素缺失遺漏。如報(bào)告編號(hào)錯(cuò)誤或者缺失，國內(nèi)外報(bào)告的缺失國外數(shù)據(jù)庫或外文檢索策略，項(xiàng)目名稱、日期等缺失遺漏，數(shù)據(jù)庫日期錯(cuò)誤或缺失，一般是由于在撰寫查新報(bào)告過程中不仔細(xì)造成，針對這種情況，向查新員強(qiáng)調(diào)報(bào)告要素齊備的重要性，查新過程中要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，要求查新員在完成報(bào)告后自我通讀檢查，減少此種低級(jí)錯(cuò)誤。

第二類，報(bào)告檢索策略、選取文獻(xiàn)偏離主題，或者密切文獻(xiàn)遺漏。一般由于查新員對項(xiàng)目主題把握不到位，查新員對于項(xiàng)目主題提煉、試檢索以及查新點(diǎn)技術(shù)理解不夠;遺漏密切文獻(xiàn)可能因?yàn)槠x主題，也有可能是閱讀深度不夠。此種情況除了查新員主觀原因外，還有可能是不擅長此類課題;主觀原因需要加強(qiáng)查新員責(zé)任心、加強(qiáng)過程控制、制定恰當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲機(jī)制;非主觀原因的需要加強(qiáng)能力培訓(xùn)、提高知識(shí)快速學(xué)習(xí)能力、重視檢索深度、仔細(xì)閱讀委托人提供文獻(xiàn)、重視關(guān)聯(lián)文獻(xiàn)挖掘、善用搜索引擎及專業(yè)數(shù)據(jù)庫、強(qiáng)調(diào)文獻(xiàn)原文閱讀與挖掘、多角度解析查新課題、多層次挖掘提煉查新主題并選擇適當(dāng)數(shù)據(jù)庫。

第三類，邏輯論證不充分、新穎性判定適用原則不當(dāng)。查新報(bào)告具有鑒證性，要求論據(jù)充分，不作過度推論。查新員要有較強(qiáng)的總結(jié)歸納、邏輯推理能力，對查新基本原則有明確認(rèn)識(shí)。文獻(xiàn)依據(jù)原則是對比分析均基于文獻(xiàn)，對于“使用公開”或“以其他方式公開”不納入分析對比范疇;單獨(dú)對比原則要求查新點(diǎn)與每一篇文獻(xiàn)進(jìn)行單獨(dú)對比;慣用手段直接置換否定原則要求查新員具備相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)，能夠分辨采用手段屬于行業(yè)慣用手段或者改進(jìn)。

查新報(bào)告審核不是孤立的，也是與查新員互動(dòng)過程，審核過程不光要檢查錯(cuò)漏分析原因提出改進(jìn)方案，也要虛心向查新員學(xué)習(xí)，總結(jié)優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)并予以推廣，如此形成相互學(xué)習(xí)、互為提升的循環(huán)模式。

參考文獻(xiàn)：

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