蘇志旬

摘 要：隨著信息時代的到來，信息流變得越來越快，這也對21世紀的人們提出了新的要求。信息時代要求人們努力從生活中挖掘各種信息，因此，做好人事檔案管理信息的建設工作十分有必要，人事檔案管理是系統(tǒng)的，耗時的。對于高度復雜的任務，信息數(shù)字化是其發(fā)展的必然選擇。在進行檔案管理信息建設的過程中，檔案管理部門的工作人員必須要積極參與和大力配合，對于其中出現(xiàn)的問題要細細分析并找出解決問題的對策，結合時代發(fā)展要求優(yōu)化人事檔案信息管理工作，提高管理服務水平。

關鍵詞：人事檔案;信息化管理;問題;對策

一、人事檔案管理信息化建設的重要性

在中國共產黨第十六次代表大會上明確指出：信息化是我國加快實現(xiàn)我國工業(yè)化和現(xiàn)代化的重要標準，是證實個人相關問題的重要憑證，對人力資源管理，人才資源開發(fā)具有不可缺少的作用。

1.干部人事管理的需要

干部人事檔案作為考察優(yōu)秀干部的一個重要標準，可以有效的加強干部隊伍的建設，促進對工作人員工作的監(jiān)察，還能對黨政管理工作起到重要作用。而且，進行干部人事檔案信息化管理，可以對相關資料進行有效儲存，并在有需要時可以快速的尋找到相關信息，這些信息包含干部的基本人事資料，還有職位調動等資料，可以為領導和有關部門提供及時重要的員工干部信息。干部人事檔案服務于干部培養(yǎng)。干部人事檔案是干部選拔重要參考依據(jù)，來不得半點馬虎，必須做到準確、全面、客觀、真實，以檔案的清清爽爽保證用人的清清爽爽。檔案要服務于干部培養(yǎng)，以從嚴管理檔案、高效利用檔案，只有這樣才能更好地起到教育干部的作用，因此，檔案管理工作必須要把控好質量，還有要保證準確度，切實做到信息全面真實有效，管理工作管理工作有序，從根本上去提升新時代下干部人事檔案管理工作的工作質量和水平，以便為人民提供更好的服務。

2. 流動人員人事管理的需要

建設流動人員人事檔案管理信息化對應對人員頻繁流動具有十分重要的意義。人力資源的流動越發(fā)頻繁，對流動人才的檔案管理成為當務之急，流動人員檔案管理是社會主義市場經濟不斷發(fā)展進程中的新成果，因此，必須要構建一個合理有效的人事檔案管理體制，以適應目前人員流動頻繁的社會現(xiàn)狀，同時，此舉也能促進人才的合理配置和使用，還能在一定程度上提高人才隊伍素質。檔案管理的信息化它極大地方便了員工和客戶，減少了員工的工作任務，提高了工作效率和服務水平，例如，利用智能系統(tǒng)分配方法來進行倉庫管理，可以使人員檔案的進入和退出變得更容易，更快，更有效和更準確，還能節(jié)省倉庫空間，降低了管理成本。該系統(tǒng)還能實現(xiàn)文件與網絡數(shù)據(jù)的線上線下實時同步聯(lián)絡共享信息，并配置了通過掃描二維碼來進行防偽驗證的功能，極大地提高了工作效率，減少了工作誤差。

3.人事檔案信息利用率逐步提高

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，不僅查詢工作繁瑣，查到的信息有時候還不準確，很大程度上造成工作效率低下，增加了工作失誤的風險。而且，還存在信息更新不及時的問題，例如有些工作人員因為特殊原因需要暫時離開工作崗位或者擅離職守，但相關信息卻并沒有該種情況的記載。在強化人事檔案信息化建設過程中，可以引進信息技術，利用計算機等工具對人事檔案進行科學管理，可以對檔案信息進行分類別歸檔，設置特殊的提取功能和識別功能，建立管理系統(tǒng)，對相關人員的信息進行收納存檔，其他有需要的人員通過賬號密碼進入系統(tǒng)對個人檔案信息進行查找。這種新的檔案管理模式提升了檔案的管理的效率，降低了檔案管理的成本。由于科學技術的發(fā)展與進步，讓人事檔案信息處理不斷發(fā)展，人事檔案信息利用率不斷提高。

二、當前存在的一些問題

在傳統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)的基礎上，其管理方法明顯落后，作為一個信息管理量大的項目，人事文件的信息化程度較低。信息在于溝通，人事檔案的過分強調使部門之間缺乏合作，不利于人才的探索和利用。

現(xiàn)階段的人事檔案的管理方式主要有以下的問題：人事檔案管理的形式比較簡單，檔案造假現(xiàn)象屢禁不止，相關專業(yè)人員待遇有待提高，具體分析如下。

1.人事檔案管理的模式過于單一

目前，缺乏對人事檔案管理的關注太簡單了。文件管理是一項專業(yè)，政治和保密工作。人事檔案資料需要專人管理，并分別存儲。但是，很多管理人員的管理思想觀念也不靠前，沒有強化對人力建設方面的投入，使得事業(yè)單位在進行管理時，檔案管理的相關設備也比較陳舊，硬件設施不能滿足當前環(huán)境的需求，沒有具備扎實技能的現(xiàn)代化檔案管理人才。所以在進行檔案管理工作開展的過程中，相關管理人員只是簡單對單位內部檔案管理資料進行收集整理，大部分工作只是通過人工方案進行。這樣的管理模式，會受到各方的限制和制約，導致檔案管理工作的效率較低，人事檔案管理質量也無法提升。在人事檔案管理中，一些領導者在理解上存在一些誤解。他們認為人事檔案的管理是文件的保存工作。只要它們沒有丟失或泄漏，它們就可以處理外部傳輸和文件檢查。因此，這種情況下很容易忽略了人事檔案管理工作的重要性，無法及時發(fā)現(xiàn)管理過程中的問題，檔案工作自然會失敗。

干部和職工對人事檔案知識不足。當他們填寫類似的表格，例如簡歷，年度評估表格等時，有些人可以保存甚至不填寫，而且敷衍了事。一些材料認為歸個人保管可以更安全，使用起來更方便。不愿意將材料交給文件管理人員進行管理。目前的檔案和人員管理模式比較簡單。每個部門對應的檔案管理都亟需專業(yè)人員來進行檔案管理，如果沒有統(tǒng)一專門的部門來負責，沒有固定的管理模式的話，會給人事管理工作的完善帶來了極大的困擾。由于員工層次的多樣性，信息管理只重視內部合作，忽略了管理工作需要的多樣性，而且管理方法陳舊保守，不夠靈動，不利于人事檔案管理工作的進行。

2.存在檔案造假現(xiàn)象

現(xiàn)階段干部檔案管理工作中出現(xiàn)檔案造假的欺詐行為，在現(xiàn)有的人員檔案管理模式下，經常發(fā)生“欺詐欺詐”現(xiàn)象。例如，高考，人員調動，就業(yè)，公務員注冊和研究生入學考試。個人甚至可以通過修改人事檔案中的姓名以模仿來達到學習，工作和參軍的目的。一些人偽造了干部的簡歷，黨員資料和學歷證書，以爭取更高級別的領導職務。也有單位的個別負責人使用文件進行報復，對員工造成極大傷害。不同形式的虛假檔案的反復出現(xiàn)反復挑戰(zhàn)了檔案系統(tǒng)的嚴重性，準確性和獨特性。雖然現(xiàn)在法律有對檔案欺詐行為進行打擊，但是依然不能完全杜絕檔案造假的這種行為。干部的簡歷主要包括年齡，資歷，黨齡，學歷，工作經驗和干部的身份等信息，而最主要是對其年齡，經驗和學歷方面的信息進行造假，更為可笑的是，除了性別之外，某些人的身份信息是憑空捏造的。

3.檔案專業(yè)人員待遇需要進一步提升，隊伍建設工作有待加強

相關檔案專業(yè)人員工資待遇較低，這使得這一群體無法對于檔案處理工作產生足夠的重視，無法認真履行自身的工作。目前的檔案管理只是側重于檔案管理，沒有把重心放在服務人上面。其實這種問題出現(xiàn)的真正原因在于整個事業(yè)單位檔案管理缺乏專業(yè)專門的管理人才。由于缺乏人才所以導致工作效率不高，水平較低。事業(yè)單位檔案工作人員缺乏好的導師的引導和指教，自然工作效率上不去，對工作也沒有什么興趣。

而且部分檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠強硬，許多檔案管理員在上崗之前并未接受任何的職業(yè)培訓和技能教學，他們幾乎對于檔案管理處在空白階段，這也導致了他們無法勝任系統(tǒng)科學的檔案管理工作，有些事業(yè)單位根本沒有設立任何檔案管理方面的職位，檔案管理都是由一些從事其其它工作的人來擔任，這些都暴露了當今社會檔案專業(yè)管理人員工資需要上調，檔案管理建設工作有待加強。

三、完善檔案信息化管理的對策

1.健全優(yōu)化檔案管理制度

要建立一個專門針對文件的管理系統(tǒng)，從生成文件數(shù)據(jù)的收集和歸檔到文件室的統(tǒng)一管理以及文件的日常存儲，借用和使用，必須制定嚴格的系統(tǒng)。根據(jù)信息化要求，優(yōu)化干部人事檔案收集系統(tǒng)，身份檔案系統(tǒng)，搜索（借閱）系統(tǒng)，文件傳輸系統(tǒng)，保密系統(tǒng)等。檔案管理人員利用信息化來更好地進行信息的識別，保證真實性。檔案管理人員必須堅決恪守自己的行為，即無推薦信，無非正式黨員，不參與調查，不涉及家庭成員的調查，沒有領導者不檢查;未經領導批準不得借款;沒有特殊需要的人不要借錢;沒有完整的程序就不要借錢;不借用相關文件;個人文件不轉移，不轉移命令，不轉移身份信息，不轉移相應的資料，從而更好地保證文件內容的準確度和提高工作效率。

2.加強法律法規(guī)建設，嚴肅檔案管理紀律

首先，在進行人事檔案管理工作中，要依照法律法規(guī)來工作，不能越出法律的底線，跟隨立法走勢來安排檔案管理工作。其次，可以引入信息技術，利用網頁鏈接到檔案管理系統(tǒng)的方式進行檔案管理，在客戶端設置權限，將管理員和用戶區(qū)分開來，管理員負責管理系統(tǒng)，輸入檔案信息，用戶可以依據(jù)個人賬號密碼登陸系統(tǒng)進行檔案信息查詢。這樣不僅能夠節(jié)省大量的人力資源，空間資源，提高查找資料的效率，也更易于資料的保存，還能夠較好地實現(xiàn)對于檔案資料的更新。當然，還要安全管理電子檔案。根據(jù)自身的實際管理工作發(fā)展需求，建立人事檔案管理的一套科學體系構建，制定一套符合自身需求發(fā)展的檔案管理規(guī)章制度，明確檔案管理的專業(yè)發(fā)展和管理創(chuàng)新新的方向。對于違禁檔案，刻意編造虛假事實，亂填亂寫檔案的進行從嚴處理，切實落實檔案精確，信息管理規(guī)范。讓檔案管理更加規(guī)范。

檔案管理的工作可以把那些分隔了的部門全部整合在一起，這樣有利于把分散的數(shù)據(jù)和檔案信息集中、歸納、整理。這么做可能會讓文件的集中性更高，如果其它部門需要利用文件來進行工作，企業(yè)辦公室文件管理部門可以采用文件共享的方式來協(xié)助企業(yè)其它部門的協(xié)調工作。其次，可以將傳統(tǒng)的檔案管理部門建設成為網絡化的數(shù)字檔案管理部門，但是在建設數(shù)字化檔案的過程當中，一定要符合當?shù)卣嚓P的規(guī)定和要求。并且當?shù)卣惨鶕?jù)數(shù)字化檔案館的建立來適當?shù)霓D變其政府職能，這樣才能與數(shù)字化檔案館進行更好的匹配，跟上時代發(fā)展的潮流和腳步。

國家和相關的政府部門可以出臺有關的法律法規(guī)，健全檔案管理信息化的制度，制定相關的標準。不管是一般的檔案還是機密檔案，所有的檔案管理信息化都要符合國家以及相關部門所要求的標準。還要不斷提高檔案管理信息化的標準化程度。

3.加強檔案人才隊伍建設

首先，一定要加強檔案工作者的服務意識，強化他們服務的觀念。因為檔案管理信息化的工作，并不是一項可有可無的簡單工作，其實它關系到很多方方面面。檔案工作人員應該把檔案管理信息化工作當成是一個帶有國家榮譽感的工作，這是作為國家信息建設的其中一個非常重要的分支。有些機密文件只能夠永久保存和給有關部門的人員進行查閱，除了那些絕對機密的文件，其它的文件可以加強其服務的領域。并且一定要把國家在檔案管理信息化上投入的人力、物力、財力發(fā)揮到正確的地方，不要造成成本的浪費，使所有的經濟效益達到最大化。領導要加強對人事檔案管理工作的重視，定期檢查，指導和監(jiān)督文件管理，并及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。還要制定人事檔案管理工作發(fā)展需要達到的總體目標，做好規(guī)劃，使檔案工作能夠有序進行。各級組織要加強對檔案工作的領導，加強檔案工作人才隊伍的建設力度，提高他們的各方面能力。定期對檔案管理工作人員進行工作培訓，從思想上提高他們的管理理念;能力上加強管理技能培訓，提高工作適應性。通過開展培訓活動，達到樹立信息管理理念，完善原始知識結構的目的，從而建設一支有水平的檔案管理人才隊伍。

4.改變檔案管理理念

傳統(tǒng)模式下的管理方法已經過時了，落后了，不使用于當今現(xiàn)代社會的事業(yè)單位檔案工作了。老派的管理方法起不到良好的作用，不能充分發(fā)揮人的價值所在，并且會影響整個工作進程。人性化管理就不同，人性化管理是一直堅持以人為本，可以讓檔案的價值充分發(fā)揮出來，也可以使事業(yè)單位檔案工作人員找到自己的價值所在。人性化管理在一定程度上挖掘了事業(yè)單位檔案工作人員的內心需求，同時也幫助工作人員去了解客戶真正的需求，真正意義上的服務于客戶。

四、結語

簡而言之，人事檔案管理工作的不斷改進和完善必將給人事檔案帶來新的活力和生命力，必將使中國信息化水平躍上新的臺階，必將為社會主義建設提供有力的保證。信息管理技術的應用意味著它可以實現(xiàn)快速的查詢和保證信息的準確無誤，還可以減少文件的損耗，而在人力方面則有助于減少工作步驟，提高工作效率，有利于促進人事檔案管理工作的改革，提升其服務水平。總而言之，新經濟時期的大背景下各級單位優(yōu)化檔案管理事業(yè)工作人員面對著新的經濟社會發(fā)展形勢，傳統(tǒng)上的檔案管理事業(yè)工作已經基本無法完全滿足促進檔案管理資源有效綜合利用的實際需求，所以各級檔案管理工作人員必須緊緊結合當前檔案管理事業(yè)工作發(fā)展中的具體突出問題，積極探索各種優(yōu)化改革創(chuàng)新檔案管理的有效措施，為促進檔案管理資源的有效綜合利用發(fā)展創(chuàng)造良好的發(fā)展條件，探索開辟出一條有效提升各級單位優(yōu)化人事檔案管理工作的有效發(fā)展路徑。

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（作者單位：日照市嵐山區(qū)人力資源和社會保障局）