尚丹

摘 要：隨著我國科學技術的不斷發(fā)展，信息化技術越來越多的應用于各大領域中，其中技術文件的管理已逐漸由傳統(tǒng)的紙質版文件管理轉化為各類信息化處理系統(tǒng)的管理。運用信息化技術促進技術文件管理簡單化系統(tǒng)化[1]。從而提升技術文件管理的工作效率，工作質量。文章介紹的技術文件管理方法各中小企業(yè)如有需要可借鑒。

關鍵詞：技術文件;電子文檔;信息化

中圖分類號：C931.9? 文獻標識碼：B? 文章編號：1671-7988（2020）17-225-03

Information Management Application of Technical Documents

Shang Dan

（ Shaanxi Wanfang Tianyun Automobile Electrical Appliance Co.， Ltd.， Shaanxi Xi'an 710201 ）

Abstract： With the continuous development of science and technology in China， information technology is more and more applied in various fields， among which the management of technical documents has been gradually transformed from the traditional paper document management to the management of electronic documents. Using information technology to promote standardization， standardization and scientization of technical document management. So as to improve the efficiency of technical document management， reduce the error rate.The technical document management method introduced in this paper can be used for reference by small and medium-sized enterprises if necessary.

Keywords： The technical documentation; Electronic documents; Informatization

CLC NO.： C931.9? Document Code： B? Article ID： 1671-7988（2020）17-225-03

引言

線束企業(yè)技術文件范疇很廣，包括產(chǎn)品圖樣、設計文件、工藝文件、三維數(shù)模等。技術文件是企業(yè)的核心技術，是企業(yè)能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，必須確保技術文件管理的安全性和保密性。技術文件是技術指導生產(chǎn)加工的重要保證，必須確保技術文件的時效性、準確性。所以采用科學合理的技術文件管理在企業(yè)的重要性。以下簡述技術文件信息化管理為技術文件管理工作帶來的益處及信息化在技術文件管理方面的應用。

1 技術文件術語與定義

（1）產(chǎn)品圖樣：指產(chǎn)品圖、原材料圖等;

（2）設計文件：指設計任務書、技術協(xié)議、技術分析報告、參數(shù)確認報告等;

（3）工藝文件：包括各工藝文件、作業(yè)指導書、檢驗標準、APQP（產(chǎn)品質量先期策劃Advanced Product Quality Planning）、控制計劃、PFMEA（過程失效模式及后果分析Process Failure Mode and Effects Analysis）等;

（4）技術標準：指技術事項在一定范圍內(nèi)的統(tǒng)一規(guī)定。線束企業(yè)技術標準包括線束加工標準、工藝標準、原材料選用標準、檢驗標準等;

（5）三維數(shù)模：企業(yè)自制件需要用三維軟件制作的三維模型。

2 技術文件信息化管理的益處

2.1 提高工作效率

紙質技術文件的管理方式，各類文件發(fā)放、保管、使用、借閱及文件變更等工作都需要管理人員花費大量的時間。紙質技術文件除了發(fā)放單位的管理人員，其他工作人員需要使用，又需要花費大量的時間來尋問查找文件，這給技術文件的綜合利用帶來不便。現(xiàn)在通過信息化系統(tǒng)管理，使技術文件在信息化系統(tǒng)中共享，無論是對于管理人員繁復的整理和存放工作還是對使用人員的查詢和使用工作都帶來很大的便利[2]。對于線束制造企業(yè)，減少工人花費在非生產(chǎn)制造工作上的時間，從而提高生產(chǎn)制造效率。

另一方面信息化系統(tǒng)可以將技術文件數(shù)據(jù)進行快速的分類，快速導入及共享。實現(xiàn)在技術文件信息變更時，及時通知各相關單位及工人，使各相關單位第一時間整理出涉及到的正在加工的線束產(chǎn)品明細及正在加工的線束產(chǎn)品更改方案，正在加工此類線束產(chǎn)品的工人也可第一時間對此類半成品線束產(chǎn)品實施更改方案。即較少了資源浪費也提高了工作效率。

2.2 保障技術文件的安全性和保密性

在信息化管理中，電子版文件可以設置相應權限，只對編輯者設置編輯權限，非編輯者只有只讀權限。不同的工作人員建立賬號，設置相應的權限，這樣保證文件不被隨意篡改。而且在簽核電子類型的文件時，不同于傳統(tǒng)的紙質文件，方式更為特殊，不同的工作人員對應唯一的賬號，能夠很容易查找出對應的簽核人員，有效預防了文件被不法人員盜竊、修改等[3]，保證了文件內(nèi)容的真實性。即信息化管理很有利的保障技術文件的安全性和保密性。

2.3 實現(xiàn)無紙化辦公

信息化管理很方便地將技術文件進行快捷的存儲，減少紙質文件的存儲及使用，并縮減了企業(yè)存儲資料占用空間[4]。而且信息化系統(tǒng)移動端可實現(xiàn)手機移動端使用，無論是技術人員實地指導加工，還是質量檢驗人員隨時查詢資料，或者是工人用于制造生產(chǎn)，都不需要再埋頭一大堆紙質文件去翻找，只需要打開手機移動端登錄個人賬戶，就可以隨時隨地查詢資料。因此可知，技術文件管理實現(xiàn)無紙化可提升各方面工作的效率。

3 信息化在技術文件管理的應用

軟件系統(tǒng)PLM（product life management）產(chǎn)品生命周期管理的簡稱，主要管理產(chǎn)品研發(fā)階段的物料、文檔及流程的一套系統(tǒng)。

3.1 圖文檔管理

（1）系統(tǒng)配置功能強大的瀏覽器，能夠瀏覽線束企業(yè)所需文件格式，包括各類二維工程圖紙、三維數(shù)模等;

（2）可控制各類圖文檔的版本及版次，現(xiàn)企業(yè)設計知識有效積累;

（3）支持各類圖文檔快速查詢，各類圖文檔編號標準化，技術文件管理人員維護圖文檔編號、名稱，即可快速搜索圖文檔;

（4）通過圖文檔的版本版次、狀態(tài)、權限等管理，保證圖文檔的有效性。

3.2 產(chǎn)品結構管理

產(chǎn)品結構創(chuàng)建和編輯，批量導入BOM（物料清單Bill of Materials），可以維護相關物料的屬性，將相關屬性維護至零組件（包括圖紙產(chǎn)品、產(chǎn)品、工藝等）中;

可方便的搜索產(chǎn)品結構并可做產(chǎn)品反查，例如：查找某個產(chǎn)品所需要的工藝文件及圖紙;

（3）產(chǎn)品結構對比：同一產(chǎn)品的不同版本對比并輸出差異報告;

（4）統(tǒng)計匯總：根據(jù)企業(yè)定制模板匯總輸出各種明細表;

（5）根據(jù)版本的有效性和時間有效性展示有效版本的圖文檔;

（6）批量導入零組件可以維護相關圖文檔以及圖文檔屬性，其相關文檔會掛接到具體的物料下。

3.3 流程管理

通過系統(tǒng)中流程管理，可跟蹤工作任務全過程。企業(yè)相關部門可定義技術文件歸檔流程、更改、審批等任務流程模板，實現(xiàn)工作任務線上操作。流程模板中制定編制、校對、審核、批準等各個節(jié)點，確認到某個用戶，針對不通用戶設置權限，發(fā)起任務人員即可實時跟蹤工作任務。系統(tǒng)主頁界面可設置“我的流程”、“我的任務”、“我的郵件”，可以使我們每日的工作清晰明了，更合理的安排工作。系統(tǒng)具備消息提醒功能，提醒接收到流程工作，方便處理任務工作。

3.4 分類管理

分類管理包括各類技術文件分類存儲和各類技術文件類型編碼規(guī)范管理。

各類技術文件分類存儲：在公共空間建立文件夾，以不同類型的技術文件命名相對應的文件夾，創(chuàng)建相對應的二級文件夾、三級文件夾（如圖1分類存儲）。技術文件歸檔分類明確，技術文件存儲只需要文件夾存放即可。

技術文件類型編碼規(guī)范管理，通過為不同文件編碼，來規(guī)范文件類型。規(guī)范編碼規(guī)則：類型代碼+年月流水碼（如圖2編碼規(guī)則）。

3.5 變更管理

（1）設計圖紙變更，都需要通過變更管理來監(jiān)管，通過變更申請與變更通知，下發(fā)變更通知單，進行變更的跟蹤;

（2）設計圖紙引起的工藝定額BOM以及工藝文件的變更，走變更管理來監(jiān)管，保證工藝BOM和工藝文件變更的準確性;

（3）相關變更通知單，在系統(tǒng)中通過變更通知下發(fā)流程，推送到各個相關部門進行確認，保證變更的時效性。

4 結語

綜上所述，技術文件管理工作是一項涉及方面較廣，各類繁多且復雜的技術文件綜合管理的工作。改變以往的管理方式，跟上我國科學技術發(fā)展的步伐，積極使用技術文件信息化管理，使得各類繁多且復雜的技術文件，簡單化系統(tǒng)化的管理，以此提高工作效率和工作質量。

參考文獻

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[2] 張彩書.探析計算機技術在文件與檔案管理中的應用[J].中外企業(yè)家，2019.

[3] 趙麗輝.檔案管理工作現(xiàn)代化的新方向[J].中外企業(yè)家，2016.

[4] 張學成.檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下面臨的挑戰(zhàn)及對策分析[J].經(jīng)濟研究導刊，2017.