郭曉愛

摘 要：產(chǎn)品文件是企業(yè)的主體，是由產(chǎn)品研制、生產(chǎn)和使用維護(hù)全過程技術(shù)活動(dòng)紀(jì)實(shí)的總和，是生產(chǎn)和質(zhì)量控制、質(zhì)量管理的依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)，是與產(chǎn)品硬件同等重要的技術(shù)成果。因此產(chǎn)品文件的接收和處理是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的核心，尤其是在信息化逐步推進(jìn)的過程中，只有把這一寶貴資源管理好，才能使其在企業(yè)生產(chǎn)中發(fā)揮更大的作用，取得更好的效益。

關(guān)鍵詞：產(chǎn)品文件;信息化;接收及處理

中圖分類號(hào)：C931.6? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1671-7988（2020）17-219-03

Talking about the Problems and Countermeasures in the Processing

of Product Documents

Guo Xiaoai

（ Shaanxi Wanfang Tianyun Automobile Electric Co.， Ltd.， Shaanxi Xi'an 710201 ）

Abstract： Auto parts production enterprises with the change of the makers need to arrange production， especially there are more and more personalized demand of parts under the condition of production to arrange more and more difficult， main performance for the drawings and process can not at the scene of the first direct production processing， customer drawings change information release is relatively lagging behind.This paper aims to discuss the replacement of traditional paper technical documents with paperless electronic documents， and use modern information technology to quickly and effec -tively transfer drawings and process documents to the processing site in the first time， so as to facilitate operators to use and reduce unnecessary waste.

Keywords： Product documentation; Informatization; Receiving and processing

CLC NO.： C931.6? Document Code： A? Article ID： 1671-7988（2020）17-219-03

引言

隨著企業(yè)信息化的廣泛推進(jìn)，我公司產(chǎn)品文件已從原有的紙質(zhì)版管理方式慢慢轉(zhuǎn)化為電子版管理，電子版文件的使用范圍也越來越寬，紙質(zhì)版模式將逐漸淡化。但是信息化的快速發(fā)展，企業(yè)辦公的智能化、無紙化的理念逐步推廣和深入，從而導(dǎo)致產(chǎn)品文件的接收及處理將會(huì)面臨著新的挑戰(zhàn)和問題[1]，概括地講，產(chǎn)品文件的接收及處理工作可以從以下幾個(gè)方面發(fā)生變化。

1 產(chǎn)品文件接收渠道的多元化及存在的問題

1.1 現(xiàn)狀

隨著公司的蓬勃發(fā)展，客戶種類也日益增多，各單位、部門的職責(zé)、任務(wù)發(fā)生了明顯的變化，產(chǎn)品接收及處理的責(zé)任隨著業(yè)務(wù)和客戶的調(diào)整而不斷改變，不可避免地產(chǎn)生了產(chǎn)品文件接收責(zé)任的轉(zhuǎn)移、合并或者分解，責(zé)任不清、分工不明、主體不明確等各種現(xiàn)象不時(shí)出現(xiàn)，給產(chǎn)品文件接收及處理工作造成了一定的困難和不便[1]。

1.2 思考與對(duì)策

（1）鑒于以上出現(xiàn)的問題，必須要建立全面的產(chǎn)品文件接收管理制度，首先要明確劃分各部門的職責(zé)，具體到責(zé)任部門，責(zé)任人乃至業(yè)務(wù)范圍，各負(fù)責(zé)人幷將此制度全面貫徹，深度執(zhí)行，避免因責(zé)任劃分不清造成一定的問題甚至損失[2]。

（2）針對(duì)客戶方面，根據(jù)我公司的現(xiàn)狀，我們可以簡(jiǎn)單劃分為外銷客戶和內(nèi)部客戶，兩類客戶分別成立相對(duì)應(yīng)的團(tuán)隊(duì)，協(xié)同作業(yè)，及時(shí)有效地接收并處理產(chǎn)品文件，對(duì)于產(chǎn)品文件有疑問的地方，及時(shí)與團(tuán)隊(duì)間溝通和確認(rèn)，保證產(chǎn)品文件的正確性。

（3）及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，把握市場(chǎng)的布局和前景。各相關(guān)負(fù)責(zé)人及時(shí)跟進(jìn)客戶的動(dòng)態(tài)，隨時(shí)掌握市場(chǎng)變化的節(jié)奏，及時(shí)調(diào)整公司內(nèi)部作業(yè)模式，有效地學(xué)習(xí)、接收并處理產(chǎn)品文件，跟進(jìn)客戶發(fā)展的步伐。

2 產(chǎn)品文件的多樣化及存在的問題

2.1 現(xiàn)狀

“無紙化辦公”的范圍逐漸擴(kuò)大，產(chǎn)品文件也越來越多地采取電子系統(tǒng)運(yùn)行方式，紙質(zhì)文件的種類和數(shù)量大幅度減少。例如，大多數(shù)設(shè)計(jì)文件、工藝文件都是電子版作業(yè)，直接產(chǎn)生電子版本，并通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和軟件傳遞、公布，從而成為與紙質(zhì)版本作業(yè)具有同等效力的規(guī)范性文件，甚至有些種類的文件已經(jīng)不再產(chǎn)生紙質(zhì)版本，電子版的作業(yè)比紙質(zhì)版更有效更方便。目前，在資料室收集到的各類產(chǎn)品文件中，電子版本所占的比例與日俱增，紙質(zhì)版文件占有比例已微乎其微。但是，雖然電子版的文件傳輸速度很快，但在實(shí)際作業(yè)中也同樣產(chǎn)生了其它方面的問題，比如生產(chǎn)部門的使用度還是不高，因?yàn)榧庸ぎa(chǎn)品圖紙?zhí)蠖覐?fù)雜，電腦畢竟縮放范圍有限，實(shí)際作業(yè)不方便對(duì)照電子版圖紙，加工人還是必須依據(jù)放大的紙質(zhì)版圖紙作業(yè)更為有效。

2.2 思考與對(duì)策

（1）深入各兄弟單位，開展調(diào)查研究，掌握第一手資料。組織相關(guān)人對(duì)部門內(nèi)、外兩個(gè)范圍進(jìn)行廣泛深入調(diào)查、走訪。針對(duì)現(xiàn)有的作業(yè)模式，了解各單位的使用情況和優(yōu)缺點(diǎn)，及時(shí)征求各部門干部及職工的意見，調(diào)整工作方式并融入到職責(zé)工作中，及時(shí)有效地提高信息化產(chǎn)品文件的使用率[1]。

（2）加強(qiáng)產(chǎn)品文件管理人員及相關(guān)人員培訓(xùn)的力度，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，從而嚴(yán)格把好產(chǎn)品文件的質(zhì)量關(guān)，使其在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中發(fā)揮其憑證作用。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，產(chǎn)品文件的管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，提高管理隊(duì)伍的管理水平更加重要。產(chǎn)品文件管理人員要增強(qiáng)管理意識(shí)，認(rèn)清管理工作的意義和重要性，運(yùn)用信息化和智能化的技術(shù)，更好地管理產(chǎn)品文件，不斷創(chuàng)新觀念，提高認(rèn)識(shí)，在工作中靈活應(yīng)用，以較強(qiáng)的責(zé)任心，積極處理產(chǎn)品文件的相關(guān)工作[3]。

（3）及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在產(chǎn)品文件管理的過程中，有時(shí)頻繁的傳遞和變更，容易使產(chǎn)品文件的完整性和有效性發(fā)生變化，出現(xiàn)漏洞，各部門只有及時(shí)對(duì)產(chǎn)品文件的增減變動(dòng)及傳遞情況作出相關(guān)的記錄和溝通，才有可能有效地了解產(chǎn)品文件的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保產(chǎn)品文件的完整性和有效性，確保各部門及時(shí)有效地獲取各類文件信息。

3 產(chǎn)品文件處理的復(fù)雜化及存在的問題

3.1 現(xiàn)狀

隨著我公司信息化建設(shè)的提高，導(dǎo)入PLM系統(tǒng)，規(guī)范化運(yùn)行，會(huì)更方便各相關(guān)人員準(zhǔn)確、及時(shí)、直觀地掌握產(chǎn)品文件變更的信息，從而有效地作出相應(yīng)的傳遞和變更，提高整體的作業(yè)效率。雖然紙質(zhì)化的工作量會(huì)相對(duì)應(yīng)減少，但是電子化的工作也在日益增加，特別是紙質(zhì)版和電子版切換的交界處，需要我們用更多的精力去做好前期所有相關(guān)文件的維護(hù)和錄入。另外，各部門之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系、工作交流都不再像以前那樣采取會(huì)議、討論等面對(duì)面的方式，更多的是采取快節(jié)奏、高效率的網(wǎng)絡(luò)交流方式，這不但使許多有保存價(jià)值的業(yè)務(wù)信息、技術(shù)信息湮滅在龐大的信息系統(tǒng)中，致使信息化產(chǎn)品文件的接收和處理存在一定的拖延，失去了各單位傳遞的時(shí)效性。

3.2 思考與對(duì)策

（1）產(chǎn)品文件的管理工作必須規(guī)范化。我們對(duì)于相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度應(yīng)該加大宣傳、貫徹和執(zhí)行情況檢查、反饋的力度，對(duì)于不規(guī)范的行為要及時(shí)采取措施，不能放任自流。同時(shí)要樹立高度的責(zé)任感，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，建立明確的操作程序，形成正確的工作習(xí)慣。不放縱一絲一毫的錯(cuò)誤和失誤，任何信息究其源頭，掘起根基，保證產(chǎn)品文件流動(dòng)的準(zhǔn)確性。

（2）及時(shí)與各部門溝通，直觀有效地掌握產(chǎn)品文件的問題。生產(chǎn)、技術(shù)和質(zhì)量是運(yùn)用產(chǎn)品文件比較多的部門，要定時(shí)去和各部門溝通，了解各單位目前出現(xiàn)的問題及建議。針對(duì)每次的調(diào)研結(jié)果，要進(jìn)行深入細(xì)致的分析、思考，合理有效的建議要及時(shí)采納，經(jīng)過一系列的調(diào)整從而更新并融入到工作中，對(duì)于其他單位出現(xiàn)的問題，幫助其及時(shí)解決。

（3）歷史產(chǎn)品文件的保存和歸檔規(guī)范化。在企業(yè)的蓬勃發(fā)展中，肯定會(huì)存在有較長(zhǎng)歷史保留下來的產(chǎn)品文件，這些文件幾乎都無電子版，這類文件需要我們采用信息化的模式將其有效的轉(zhuǎn)化為電子版，將其保留在我們現(xiàn)代信息化的系統(tǒng)文件中，從而保證歷史文件的完整性。

面對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)對(duì)產(chǎn)品接收及處理的新問題、新挑戰(zhàn)，我們并沒有等待觀望，更沒有消極退縮，而是采取積極主動(dòng)的態(tài)度去面對(duì)和分析。新的時(shí)代和變更，我們將按照公司“管理提升”的要求，針對(duì)信息化條件下產(chǎn)品文件管理工作的特點(diǎn)、問題進(jìn)行了深入細(xì)致的調(diào)查研究和分析思考，跟進(jìn)信息化發(fā)展的步伐。

4 結(jié)束語

綜上所述，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的信息時(shí)代，產(chǎn)品文件的信息化建設(shè)已經(jīng)成為各個(gè)企業(yè)蓬勃發(fā)展的必由之路。但是，在信息化發(fā)展的進(jìn)程中，不可避免地會(huì)出現(xiàn)部門和責(zé)任人依然采用原有的方式和思維，不愿接受新的信息作業(yè)模式的問題，這樣就導(dǎo)致各部門間對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)不能進(jìn)行科學(xué)合理地分析和定位[4]。但是信息技術(shù)的發(fā)展動(dòng)力已勢(shì)不可擋，必須要由全體人員團(tuán)結(jié)一致，以飽滿的熱情和動(dòng)力投身到信息產(chǎn)品文件時(shí)代，興利除弊，吐故納新，對(duì)于原有的管

理模式要不斷進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，提高產(chǎn)品文件管理工作信息化、科學(xué)化，加強(qiáng)產(chǎn)品文件管理工作的水平和力度，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品文件管理信息化的創(chuàng)新與發(fā)展，邁向新的篇章，一起見證信息化的科技時(shí)代！

參考文獻(xiàn)

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