俞木發(fā)

用好模糊搜索 指定條件進行批量替換

如果需要替換一組數據，可以借助“*”號進行模糊查找，然后再進行批量替換。比如下表中要將成績小于60的數據全部替換為“需補考”，打開“查找和替換”后在“查找內容”框中輸入“*”，點擊“查找全部”，然后在下方的窗格中點擊“值”，這樣表中學生所有科目的成績會自動排序，按提示選中分數小于60的數據，接著在“替換為”中輸入“需補考”，最后點擊“全部替換”即可（圖1）。

利用類似的方法，我們可以很方便地批量選中符合條件的不連續(xù)數據，比如現在需要將小于60分的數據全部填充為黃色，在選中所有符合條件的數據后，點擊“開始一填充顏色一黃色”即可。這樣，以后就可以使用“查找一格式一從單元格中選中格式”，快速找到填充色是黃色的單元格，還可以對這些單元格中的數據進行批量替換操作，比如將字體顏色設置為紅色，或者添加邊框等操作（圖2）。

多個數據 輕松替換

上述方法適合于將多個不同的數據批量替換為一類名稱。如果有多個數據需要替換為對應的種類，就不適用了。比如某公司由于技術標準改變，需要將原來文檔中的舊標準，如GX-ZZ-201801更改為FJGX-201801CBZZ，即將原來標準中的GX替換為FJGX，ZZ-201801替換為201 801 CBZZ，因為每個標準字符都不相同，利用Excel的查找替換效率極低。對于類似格式的字符替換，可以使用智能填充來快速實現。首先在B1中按照A1的替換格式輸入FJGX-201801CBZZ，接著按下Ctrl+E，這樣Excel會根據A1、B1的格式對比智能地確定內容，并向下進行填充，最后將A列刪除即可。這樣省去了每個字符都要查找替換的麻煩（圖3）。

如果需要替換的多個數據的格式并不相同，比如“FJ-GX01-dzi01”要替換為“FJ-GX01/zj01”（即將代碼中的第二個“-”更改為“/”）（圖4），因為第二個“-”在原始數據中的位置并不相同，而且代碼格式也不同，使用智能填充無法完成快速替換（當然內置替換組件也無法選擇指定“-”進行替換），對于類似的替換可以借助于Replace函數來實現。在C1輸入公式“=REPLACE（A1，FIND（"-"，A1，6），1，"/"）”，接著向下填充即可完成替換操作（圖5）。

公式解釋：

先使用Find函數查找第二個“-”的位置，這里要注意觀察原始數據中第二個“-”的位置特性。比如在數據中第一個“-”的最小位置是在第3個字符（即FJ-），最大位置則為第5個字符（即AGER-），因此需要使用FIND（"-"A1，6），表示從A1的第6個字符開始搜索“-”的位置，這樣才能找到第二個“-”的正確位置，同時返回整數值作為Replace開始替換的位置。比如“=FIND（"-"，A1，6）”返回的數字是“8”，REPLACE（A1，8，1，"/"），表示從A1的第8個字符（即第二個“-”）開始替換，替換1個字符，替換符號是“/”。

簡單高效 使用VBA腳本快速替換

上述方法適合于單個文檔的替換，如果需要替換的文檔很多，比如在某個工作簿中原來有很多中文名稱，如“一分部”、“二分部”等，由于錄入管理系統無法識別中文，現在需要將所有中文使用相應的拼音替代。這時，使用上述函數替換就不方便，可以借助VBA腳本進行快速替換。

首先整理好需要替換的所有字符，在當前工作表的名稱上右擊并選擇“查看代碼”，打開VB編輯窗口，在第一個下拉框中選擇Worksheet，第二個下拉框中選擇BeforeDoubleClick，在其中輸入圖中顯示的代碼（實際使用時請自行替換字符，每個需替換字符一行，代碼下載：http：∥dwz.date/bU E5，提取碼：kubg），點擊“運行”就可以完成所有替換（圖6）。

由于VB支持正則表達式，我們可以靈活地使用它來進行各種替換。比如為了便于及時記賬，公司食堂采購人員經常使用手機便簽，使用諸如“2020.06.03購買冬瓜123元”的格式記賬，這些記錄導入電腦后，需要使用時間和金額格式進行替換（圖7）。為此，先到http：∥suo.im/510iHg（提取碼：pxyf）下載所需的代碼，打開VB編輯窗口，輸入下載到的代碼，點擊“運行”即可。也可以將其保存為宏工作簿使用，這樣以后需要替換類似的數據時，只要點擊“開發(fā)工具→宏→數據轉換”即可（圖8）。