王素文

【摘? 要】論文從一個(gè)檔案管理者的角度，闡述檔案在企業(yè)中的作用，從合規(guī)管理、檔案工作及后備人才培養(yǎng)等方面闡明將檔案意識(shí)植入企業(yè)管理中的重要性，并給出了將檔案意識(shí)植入企業(yè)管理的實(shí)操性建議。

【Abstract】From the perspective of an archives manager， this paper expounds the role of archives in enterprises， expounds the importance of implanting the archival consciousness into enterprise management from the aspects of compliance management， archives work and reserve talent training， and gives practical suggestions on implanting the archival consciousness into enterprise management.

【關(guān)鍵詞】檔案意識(shí);植入;企業(yè)管理

【Keywords】archival consciousness; implantation; enterprise management

【中圖分類(lèi)號(hào)】F272;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）08-0032-02

1 引言

檔案作為銜接過(guò)去和未來(lái)的實(shí)體存在，有著重要的意義，在檔案管理過(guò)程中，深深地體會(huì)到搞好檔案管理對(duì)于民族、國(guó)家、企業(yè)、個(gè)人都有好處。檔案由于涉及面廣，范圍大，透過(guò)它看到的東西全面而體現(xiàn)價(jià)值，特別是現(xiàn)在，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，分析檔案材料中的數(shù)據(jù)，可以為社會(huì)創(chuàng)新發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供依據(jù)和指導(dǎo)，可以使利用者在檔案中獲得重要的靈感，擦亮思想的火花。

2 檔案的重要性

2.1 為企業(yè)生產(chǎn)提供可靠的技術(shù)支持

在生產(chǎn)過(guò)程中，設(shè)備、系統(tǒng)的布置和參數(shù)是生產(chǎn)人員必須掌握的知識(shí)。在生產(chǎn)、技術(shù)改進(jìn)、設(shè)備改造的過(guò)程中都要用到，但由于設(shè)備系統(tǒng)龐大，設(shè)備參數(shù)繁多，使得技術(shù)人員不能系統(tǒng)地記錄這些數(shù)據(jù)。檔案管理系統(tǒng)卻可以方便、快捷地為他們提供技術(shù)依據(jù)。

2.2 為企業(yè)管理提供可靠的憑證依據(jù)

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，我們會(huì)受到政府、行業(yè)規(guī)則的大環(huán)境影響，企業(yè)必須遵章守則，檔案便是企業(yè)遵章守則的證據(jù)，可以幫助企業(yè)通過(guò)政府、行業(yè)相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督，減少有關(guān)行政管理部門(mén)對(duì)企業(yè)的考核。發(fā)生法律糾紛時(shí)，也可以提供事實(shí)證據(jù)，保護(hù)企業(yè)的利益，減輕企業(yè)的法律責(zé)任。

2.3 為企業(yè)文化宣傳提供可靠的證據(jù)

企業(yè)文化宣傳是為了維護(hù)企業(yè)形象，僅靠喊口號(hào)，顯得過(guò)于蒼白，有了實(shí)物檔案和文件的支持，就更加的有說(shuō)服力，深入人心地宣傳企業(yè)文化的內(nèi)涵，展現(xiàn)企業(yè)魅力。

3 檔案意識(shí)植入企業(yè)管理的益處

檔案用途廣，好處多，但是搞好檔案管理，積累檔案財(cái)富卻不容易。末端工作的不受重視性以及檔案管理人員的匱乏，使得檔案管理人員難以介入公司管理過(guò)程，甚至因不受重視而阻礙檔案管理工作的進(jìn)行，讓企業(yè)檔案管理工作困難重重。這困難主要集中表現(xiàn)在收集檔案上，如何讓各崗位人員主動(dòng)完成歸檔、樂(lè)于歸檔成了檔案管理急需解決的重要問(wèn)題。宣傳歸檔范圍讓各崗位人員明了檔案的歸檔范圍，明確任務(wù)，確實(shí)有利于完成檔案的收集和整理。但是，還有很多“釘子戶(hù)”，意識(shí)薄弱，不愿干活，要解決這樣的問(wèn)題，怎么辦？這就涉及把檔案意識(shí)植入企業(yè)管理的問(wèn)題。檔案意識(shí)植入企業(yè)管理，就是在制度中規(guī)范歸檔內(nèi)容，在職責(zé)中規(guī)定歸檔責(zé)任，在計(jì)劃中加入歸檔計(jì)劃，在考核中完成歸檔考核，在總結(jié)中體現(xiàn)檔案價(jià)值，一句話(huà)，就是每項(xiàng)工作都得想到資料需要?dú)w檔。下面談?wù)劙褭n案意識(shí)植入企業(yè)管理的好處。

①將檔案意識(shí)植入企業(yè)管理，實(shí)際上是一種法律意識(shí)的植入。目前國(guó)家也正在推行法治建設(shè)，新《檔案法》第五條明確規(guī)定：“ 一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)，享有依法利用檔案的權(quán)利”。第十四條規(guī)定：“應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有”。由此可見(jiàn)，不歸檔是違法的。所以，將檔案意識(shí)植入企業(yè)管理，不僅讓普通員工依法歸檔，也讓很多領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作重視起來(lái)，依法管檔。

②檔案意識(shí)植入企業(yè)管理，有利于促進(jìn)檔案的收集、整理工作，利于檔案的保管和利用，提高檔案的價(jià)值。檔案意識(shí)植入企業(yè)管理，全員提高檔案意識(shí)，每個(gè)人做每一件事情都嚴(yán)格按照歸檔要求收集材料，使得檔案室存儲(chǔ)的材料更全面，數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，就更加能夠反映在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理中的優(yōu)點(diǎn)以及缺點(diǎn)。在檔案保管和利用中，更加能夠保護(hù)檔案的安全，不丟失，不損壞，保證檔案的齊全、完整。檔案數(shù)據(jù)越全面，檔案的價(jià)值就會(huì)更大。

③檔案意識(shí)植入企業(yè)管理，嚴(yán)格歸檔紀(jì)律，有利于企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)。誰(shuí)都想留下自己光輝的歷史，所以，抓好檔案歸檔工作，做好記錄，就迫使一些不按規(guī)章制度辦事，徇私舞弊的人，不敢逾越制度的防線，使得企業(yè)的規(guī)章制度得以落實(shí)，保障企業(yè)的安全，降低企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。

④檔案意識(shí)植入企業(yè)管理，嚴(yán)肅檔案紀(jì)律，有利于后備人才的培養(yǎng)。檔案歸檔過(guò)程是一個(gè)精細(xì)的過(guò)程，它是一個(gè)整理人員重新梳理工作內(nèi)容的過(guò)程，在整理的過(guò)程中，工作過(guò)程的方方面面都有體現(xiàn)，系統(tǒng)的材料讓整理人員看到了工作的全貌，相當(dāng)于站在山頂往下看，一目了然，更能促進(jìn)學(xué)習(xí)，提高整理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

⑤檔案意識(shí)植入企業(yè)管理，使得企業(yè)職工樂(lè)于檔案的編研，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。檔案意識(shí)植入企業(yè)管理，使得生產(chǎn)技術(shù)人員、管理人員在積累檔案的同時(shí)深刻了解檔案的價(jià)值，樂(lè)于分析檔案的數(shù)據(jù)，并對(duì)這些數(shù)據(jù)分析的結(jié)果加以利用，對(duì)于一個(gè)善于開(kāi)展“批評(píng)與自我批評(píng)”的、具有進(jìn)步思想的企業(yè)來(lái)講，有著不可估量的價(jià)值體現(xiàn)。正確的工作方向、正確的工作方法、正確的決策，都能使我們的企業(yè)越來(lái)越強(qiáng)大。

4 將檔案意識(shí)植入企業(yè)管理的方法

4.1 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案意識(shí)植入企業(yè)管理，要求檔案管理人員素質(zhì)的提高。檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)專(zhuān)業(yè)，這是無(wú)可厚非的，它涵蓋企業(yè)運(yùn)營(yíng)所需要接觸的各種專(zhuān)業(yè)、各方各面的能力。這就要求檔案管理人員的知識(shí)面要擴(kuò)展，不斷地學(xué)習(xí)、進(jìn)步，以應(yīng)對(duì)檔案管理過(guò)程中的各種問(wèn)題。

4.2 檔案意識(shí)植入企業(yè)管理，必須得到領(lǐng)導(dǎo)的支持

不論是檔案宣傳，還是培訓(xùn)，或者組織活動(dòng)，都與單位領(lǐng)導(dǎo)的思想導(dǎo)向密切相關(guān)。與領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識(shí)，和領(lǐng)導(dǎo)一起利用檔案，把企業(yè)搞活，把氣氛搞活，讓領(lǐng)導(dǎo)看到實(shí)際效益，有利于得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。合理的管理方法，合理的生產(chǎn)要求，都會(huì)促進(jìn)職工生產(chǎn)勞動(dòng)的積極性。把檔案意識(shí)也植入領(lǐng)導(dǎo)的管理中，方能取得更好的效果。

4.3 檔案意識(shí)植入企業(yè)管理，必須依賴(lài)檔案管理制度的健全和嚴(yán)格的執(zhí)行

沒(méi)有約束永遠(yuǎn)不會(huì)走在一條恰到好處的路上，所以必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，照章辦事，照章考核。只有這樣，才能讓各崗位人員意識(shí)到歸檔是一項(xiàng)必須完成的任務(wù)，是責(zé)任，也是義務(wù)。要想不被追究責(zé)任，就必須照章辦事，促進(jìn)各崗位人員對(duì)各種制度的學(xué)習(xí)和理解，提高制度執(zhí)行力，促進(jìn)企業(yè)管理。檔案管理與企業(yè)管理相輔相成。

4.4 檔案意識(shí)植入企業(yè)管理，必須強(qiáng)化四種人的檔案意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)者、檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者的檔案意識(shí)，都直接影響著檔案管理的質(zhì)量，這四種人的檔案意識(shí)必須加強(qiáng)。而這四種人，在企業(yè)檔案管理中的角色也是經(jīng)常變換的，所以全員的檔案意識(shí)提高是我們檔案意識(shí)植入企業(yè)管理的重要目標(biāo)。

4.5 搞好檔案宣傳工作

意識(shí)的植入離不開(kāi)宣傳。利用撰寫(xiě)檔案管理、檔案作用等方面的文章，利用檔案培訓(xùn)、會(huì)議等各種機(jī)會(huì)進(jìn)行檔案宣傳，有利于強(qiáng)化各級(jí)人員的檔案意識(shí)。一首小詩(shī)，一篇美文，一次發(fā)人深思的培訓(xùn)、會(huì)議，都能觸動(dòng)人心，強(qiáng)化意識(shí)，從而將被動(dòng)工作變?yōu)橹鲃?dòng)工作。

4.6 檔案意識(shí)植入企業(yè)管理，必須有著足夠的信心和責(zé)任心

對(duì)于各部門(mén)歸檔過(guò)程中遇到的問(wèn)題，要積極地協(xié)調(diào)、溝通，幫助提出解決的辦法，不怕苦，不怕累。嚴(yán)于律已，帶動(dòng)他人，檔案管理人員必須從自身做起，用足夠的感染力去帶動(dòng)身邊的人把檔案意識(shí)植入日常工作中，也要以飽滿(mǎn)的精神、最優(yōu)的服務(wù)去監(jiān)督、指導(dǎo)他們的歸檔工作，讓各崗位人員感覺(jué)到檔案收集的必須性。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案管理不僅僅是檔案管理者的事情，是涉及每一個(gè)崗位、每一位職工的事情。在企業(yè)檔案管理中，必須提高全員的檔案意識(shí)，才能真正完成檔案積累。檔案工作來(lái)源于企業(yè)，服務(wù)于企業(yè)，與企業(yè)息息相關(guān)。所以，檔案意識(shí)的提高，不僅僅靠領(lǐng)導(dǎo)的管理，也不僅僅靠檔案管理人員的宣傳，辛勞工作，必須把檔案管理植入企業(yè)管理中，完成檔案積累，才能發(fā)揮檔案功能，更好地為企業(yè)服務(wù)。

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