錢 錦

(常州開放大學(xué)，江蘇 常州 213000)

引言

國(guó)家稅務(wù)總局2015年發(fā)布《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》(國(guó)家稅務(wù)總局公告2015年第84號(hào))，國(guó)家2015年12月1日起施行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票(簡(jiǎn)稱電子發(fā)票)。電子發(fā)票適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和稅收現(xiàn)代化建設(shè)需要，已取代了紙質(zhì)發(fā)票的主體地位。電子發(fā)票在線開具，在線傳輸，且可以打印多次。這樣一來，企業(yè)的財(cái)務(wù)部門需要仔仔細(xì)細(xì)去審核每一張發(fā)票有沒有重復(fù)報(bào)銷，給部門帶來大量工作的同時(shí)，也帶來了很大的風(fēng)險(xiǎn)。

1 需求分析

如何防止電子發(fā)票被重復(fù)報(bào)銷？利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行信息化管理，既可以解決電子發(fā)票審核難度，亦可建立電子發(fā)票臺(tái)賬，便于查詢和管理。

首先對(duì)單位報(bào)銷業(yè)務(wù)的實(shí)際情況在調(diào)研的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析，畫出報(bào)銷業(yè)務(wù)流程圖，如圖1所示。

圖1 報(bào)銷業(yè)務(wù)流程圖

根據(jù)本單位財(cái)務(wù)部門、部分職能部門及員工的需求調(diào)查，確定發(fā)票管理系統(tǒng)基本流程如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)基本流程圖

部門負(fù)責(zé)人創(chuàng)建報(bào)銷項(xiàng)目，確定審核人。用戶錄入電子發(fā)票，已經(jīng)報(bào)銷過的發(fā)票不能重復(fù)錄入。審核人對(duì)不符合報(bào)銷要求的發(fā)票退回處理；審核通過的發(fā)票，用戶不能再操作。項(xiàng)目報(bào)銷結(jié)束，電子發(fā)票全部歸檔。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

本系統(tǒng)作為辦公系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，客戶端用Sybase公司PowerBuilder6.5，服務(wù)器端選用微軟的SQL Server2005，采用C/S模式，具有良好的安全性和可靠性[1]。

2.1 數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)

單位現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中已建有用戶表、部門表等，只需新增4張數(shù)據(jù)庫(kù)表。

①電子發(fā)票基本信息表(發(fā)票id,發(fā)票代碼,發(fā)票號(hào)碼,機(jī)器編號(hào),開票日期,商品名稱,發(fā)票金額,發(fā)票類別id,項(xiàng)目id,發(fā)票狀態(tài),報(bào)銷人,退回原因,審核人id,審核日期)。為了標(biāo)識(shí)發(fā)票處于的階段，共設(shè)計(jì)了5種狀態(tài)，分別為登記、退回、待審、已審和歸檔，表中用整數(shù)來表示。

②發(fā)票類別表(發(fā)票類別id,類別名稱,有效標(biāo)記)。

③項(xiàng)目表(項(xiàng)目id,項(xiàng)目名稱,報(bào)銷年月,所屬部門,項(xiàng)目狀態(tài),處理人)。項(xiàng)目狀態(tài)有2種，0表示活動(dòng)，1表示結(jié)束。

④項(xiàng)目審核表(項(xiàng)目id,審核人id,權(quán)限)。

2.2 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

根據(jù)業(yè)務(wù)流程的分析以及用戶實(shí)際需求，設(shè)計(jì)系統(tǒng)的功能模塊如圖3所示。

圖3 系統(tǒng)功能模塊圖

2.2.1 類別維護(hù)

此功能模塊用于維護(hù)發(fā)票類別表中的信息。不同的項(xiàng)目對(duì)報(bào)銷發(fā)票的類別要求不同，管理員可以增刪改發(fā)票的類別。

2.2.2 項(xiàng)目管理

項(xiàng)目管理窗口中可以選擇日期范圍，選擇后在表格中會(huì)顯示日期范圍內(nèi)的已存在項(xiàng)目。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以新增項(xiàng)目，并設(shè)置項(xiàng)目的責(zé)任部門處理人。設(shè)置項(xiàng)目的審核人及其相關(guān)權(quán)限(審核、查看)。項(xiàng)目有兩個(gè)狀態(tài)，活動(dòng)狀態(tài)和結(jié)束狀態(tài)。每個(gè)項(xiàng)目在該項(xiàng)目下需報(bào)銷的發(fā)票全部審核完畢后，審核人就可以選擇項(xiàng)目結(jié)束[2]。

2.2.3 發(fā)票錄入

此功能模塊是發(fā)票報(bào)銷管理系統(tǒng)的最關(guān)鍵部分。報(bào)銷人登陸系統(tǒng)后，可以查看到自己錄入的所有電子發(fā)票，也可以篩選發(fā)票的狀態(tài)(登記、待審)查看。在新增窗口錄入電子發(fā)票的具體信息，包括發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、機(jī)器編號(hào)、開票日期、商品名稱、發(fā)票金額、銷售方信息等。為了減少鍵盤的輸入，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)窗時(shí)將有些輸入內(nèi)容設(shè)計(jì)為可選擇的下拉列表框，如發(fā)票類別數(shù)據(jù)來源于發(fā)票類型表。一張電子發(fā)票只允許錄入一次，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票日期等字段來判斷是否重復(fù)，若重復(fù)系統(tǒng)彈出警告，且無(wú)法保存，有效防止一票多用的情況。錄入發(fā)票信息后，系統(tǒng)設(shè)置發(fā)票的狀態(tài)為登記狀態(tài)。單擊送審按鈕，發(fā)票的狀態(tài)變?yōu)榇龑彔顟B(tài)，后續(xù)由審核人員審核成功后就可以報(bào)銷。在沒有審核前，用戶可以撤回，此時(shí)發(fā)票的狀態(tài)又回歸登記狀態(tài)。流程如下：

2.2.4 發(fā)票審核

電子發(fā)票送審后，有審核權(quán)限的審核人可以查看他所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的需審核的電子發(fā)票。如果符合審核條件，就可以給予審核，此時(shí)發(fā)票狀態(tài)變?yōu)橐褜彔顟B(tài)；如果不符合條件，予以退回，此時(shí)發(fā)票的狀態(tài)為退回。報(bào)銷人可以對(duì)退回的發(fā)票進(jìn)行刪除或修改并重新提交，直到發(fā)票符合要求。當(dāng)某項(xiàng)目下的所有發(fā)票全部審核結(jié)束后，可以選擇項(xiàng)目結(jié)束。發(fā)票狀態(tài)變?yōu)闅w檔狀態(tài)。

最后，財(cái)務(wù)部門只需根據(jù)電子發(fā)票報(bào)銷管理系統(tǒng)的已審核完成的項(xiàng)目進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷。大大簡(jiǎn)化了財(cái)務(wù)報(bào)銷中發(fā)票的審核問題。

為保證系統(tǒng)的安全性，對(duì)不同的用戶設(shè)計(jì)不同的權(quán)限。普通用戶只有錄入發(fā)票，增刪改本人發(fā)票的權(quán)限。部門負(fù)責(zé)人可以創(chuàng)建項(xiàng)目，選擇項(xiàng)目審核人，給審核人賦予權(quán)限，查看項(xiàng)目等權(quán)限。審核人有某項(xiàng)目中所有電子發(fā)票的審核工作，審核完后結(jié)束項(xiàng)目的權(quán)限。

查詢功能是管理系統(tǒng)的重要功能之一。查詢對(duì)話框中可以根據(jù)條件篩選發(fā)票資料或項(xiàng)目信息，以便快速查詢自己想要看的發(fā)票信息。在查詢條件中可以選擇發(fā)票對(duì)應(yīng)的關(guān)鍵字并設(shè)置查詢關(guān)系條件和參數(shù)。

界面設(shè)計(jì)的風(fēng)格采用現(xiàn)有辦公系統(tǒng)的風(fēng)格，用戶使用熟悉,操作簡(jiǎn)單。