張蓮銀

(江蘇理工學(xué)院 財(cái)務(wù)處，江蘇 常州 213001)

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，科研經(jīng)費(fèi)的增加，日益增長(zhǎng)的科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷壓力與有限的財(cái)務(wù)人員之間的矛盾成為財(cái)務(wù)處提升管理服務(wù)能力道路上的主要障礙。一方面面臨較大的工作壓力，為了盡快完成經(jīng)費(fèi)報(bào)銷加班加點(diǎn)；另一方面科研任務(wù)繁重的教師為順利完成經(jīng)費(fèi)報(bào)銷不得不將自身修煉成“賬房先生”。為響應(yīng)國(guó)家對(duì)科研人員減負(fù)的各項(xiàng)行動(dòng)，高校紛紛采取措施簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)報(bào)銷程序。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)已被眾多高校用來(lái)提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率[1]。

1 高校財(cái)務(wù)審核工作的特性

1.1 政策性、專業(yè)性和流程化

高校財(cái)務(wù)審核工作是對(duì)教職工各項(xiàng)報(bào)銷業(yè)務(wù)依據(jù)各高校的報(bào)銷制度和流程進(jìn)行檢查及確認(rèn)入賬的過(guò)程。每所高校都會(huì)按照國(guó)家和省級(jí)文件制定自有的報(bào)銷制度，如差旅費(fèi)管理辦法要點(diǎn)、科研項(xiàng)目管理辦法等。審核人員按照學(xué)校的規(guī)章制度對(duì)前來(lái)報(bào)銷的教職工提供的發(fā)票進(jìn)行審核確認(rèn)，對(duì)符合規(guī)章制度的票據(jù)進(jìn)行報(bào)銷。審核工作沿襲政策的特性，具備較高的嚴(yán)肅性和一致性，財(cái)務(wù)處所有審核人員對(duì)同一項(xiàng)報(bào)銷業(yè)務(wù)給出相同的報(bào)銷意見(jiàn)。至于報(bào)銷流程，財(cái)務(wù)人員要求教職工將各類票據(jù)按會(huì)計(jì)科目進(jìn)行分類粘貼計(jì)算，這一專業(yè)性的流程要求教職工有較強(qiáng)的財(cái)務(wù)知識(shí)，能辨別各類發(fā)票真?zhèn)尾磧?nèi)容分類[2]。在流程上，財(cái)務(wù)報(bào)銷總體來(lái)說(shuō)就是“粘單—簽字—入賬—支付”的過(guò)程。為確保經(jīng)費(fèi)的使用，高校財(cái)務(wù)報(bào)銷簽字有其特殊性，各歸口部門領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人需要對(duì)各自項(xiàng)目的發(fā)生項(xiàng)進(jìn)行簽字確認(rèn)，只有各項(xiàng)手續(xù)完備的報(bào)銷資料才能順利完成報(bào)銷過(guò)程。這就帶來(lái)了報(bào)銷手續(xù)的繁瑣，而作為政策執(zhí)行的財(cái)務(wù)部門就成為了廣大師生抱怨的對(duì)象。

1.2 時(shí)效性和階段性

會(huì)計(jì)的及時(shí)性原則要求會(huì)計(jì)核算及時(shí)進(jìn)行，做到及時(shí)記賬、算賬、報(bào)銷。為確保會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性，各大高校都對(duì)票據(jù)的時(shí)效性做了規(guī)定，J高校要求當(dāng)年12月份票據(jù)最遲到下一會(huì)計(jì)年度的3月底結(jié)束，這就造成了每年的3月份財(cái)務(wù)報(bào)銷扎堆現(xiàn)象，財(cái)務(wù)處人滿為患。此外，高校財(cái)務(wù)報(bào)銷階段性現(xiàn)象在學(xué)期末、招生結(jié)束、學(xué)生實(shí)習(xí)結(jié)束后表現(xiàn)明顯，這造成在特定時(shí)間段，財(cái)務(wù)人員面臨工作任務(wù)重、壓力大的現(xiàn)狀，教師排隊(duì)報(bào)銷現(xiàn)象明顯，雙方抱怨尤為激烈。

2 高校財(cái)務(wù)審核工作存在的問(wèn)題

2.1 輕管理、重核算，工作環(huán)境嘈雜

高校財(cái)務(wù)核算中心主要負(fù)責(zé)教職工的報(bào)銷業(yè)務(wù)，在財(cái)務(wù)報(bào)銷過(guò)程中，核算中心往往將工作重心放在對(duì)票據(jù)的核算上，每天反復(fù)和教職工溝通票據(jù)如何分類粘貼，哪些屬于有效票據(jù)和可報(bào)票據(jù)，報(bào)銷需要哪些領(lǐng)導(dǎo)簽字等繁冗的細(xì)節(jié)，而隨著高校規(guī)模的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)處日益增長(zhǎng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷壓力與有限的財(cái)務(wù)服務(wù)人員成了財(cái)務(wù)處的主要矛盾[3]。這就造成了財(cái)務(wù)人員每天都面臨著較大的工作壓力，尤其是在學(xué)期末或者放假前，財(cái)務(wù)處更是如“小春運(yùn)”一般迎來(lái)工作的高峰，工作環(huán)境嘈雜，不僅有報(bào)銷師生之間的閑聊，還有財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷師生“苦口婆心”的解釋，造成財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷師生都怨聲載道。然而隨著高校的發(fā)展以及對(duì)人才的重視，高校財(cái)務(wù)人員學(xué)歷和職稱都較高，這種僅注重核算的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式只會(huì)是對(duì)人才的浪費(fèi)，最終嚴(yán)重降低工作效率。

2.2 政策理解不到位，信息傳遞不及時(shí)

政策是財(cái)務(wù)人員工作的風(fēng)向標(biāo)，然而不同的財(cái)務(wù)人員對(duì)同樣的文字表述有不同程度的理解。政策傳遞不到位也是導(dǎo)致“報(bào)銷難”的原因之一，政策宣傳不到位主要體現(xiàn)在宣傳方式單一、財(cái)務(wù)網(wǎng)站信息更新不及時(shí)、不完善，相關(guān)部門財(cái)務(wù)報(bào)銷的要求多變，教職工的關(guān)注延遲，因此經(jīng)常有師生抱怨報(bào)銷規(guī)則朝令夕改[4]。

2.3 排隊(duì)等候時(shí)間長(zhǎng)，報(bào)銷方式單一

受制于信息化建設(shè)條件與傳統(tǒng)報(bào)銷的習(xí)慣，目前大部分高校還是以現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷這種集中式、面對(duì)面的方式進(jìn)行。師生需要到財(cái)務(wù)報(bào)銷大廳完成排隊(duì)、審核等一系列報(bào)銷流程。在此情況下，師生報(bào)銷缺乏靈活性，必須在財(cái)務(wù)工作時(shí)間才能完成報(bào)銷，年底或寒暑假前后，屢屢出現(xiàn)師生瘋狂占位報(bào)銷現(xiàn)象。一方面財(cái)務(wù)人員加班加點(diǎn)高強(qiáng)度應(yīng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷人員的報(bào)銷需求；另一方面，師生抱怨報(bào)銷耗時(shí)長(zhǎng)，浪費(fèi)時(shí)間。如此往復(fù)，造成師生與財(cái)務(wù)處關(guān)系緊張。可見(jiàn)，單一的報(bào)銷方式也是財(cái)務(wù)工作困難的原因之一。

3 J大學(xué)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式

隨著財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的推進(jìn)，高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)入了新的階段。財(cái)務(wù)報(bào)銷經(jīng)歷了窗口報(bào)銷、取號(hào)報(bào)銷及網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式，旨在提高報(bào)銷效率，緩解財(cái)務(wù)報(bào)銷難的局面。

J大學(xué)是省屬本科院校，近些年正處在高速發(fā)展階段，科研經(jīng)費(fèi)逐年增長(zhǎng)。科研經(jīng)費(fèi)總量從2014年的2 750.41萬(wàn)元增長(zhǎng)到2018年的7 058.71萬(wàn)元，可以說(shuō)在過(guò)去的5年時(shí)間里，J大學(xué)經(jīng)歷了科研經(jīng)費(fèi)的高速發(fā)展期，然而受制于辦學(xué)規(guī)模以及編制數(shù)量，財(cái)務(wù)處的發(fā)展規(guī)模卻保持原有的態(tài)勢(shì)，財(cái)務(wù)人員依舊維持著2014年的數(shù)量，可以說(shuō)在科研經(jīng)費(fèi)猛漲的這五年里，財(cái)務(wù)人員面臨著較大的工作壓力，財(cái)務(wù)人員與師生的矛盾也日漸凸顯。在經(jīng)過(guò)調(diào)研兄弟院校及學(xué)習(xí)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)之后，2018年9月J大學(xué)以四個(gè)學(xué)院為測(cè)試對(duì)象首推網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)，具體網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷流程如圖1所示，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或被授權(quán)的報(bào)銷人只需要將簽字后的預(yù)約報(bào)銷單及原始票據(jù)送至財(cái)務(wù)處即可，而不必現(xiàn)場(chǎng)等候報(bào)銷；與此同時(shí)，財(cái)務(wù)人員只需將符合報(bào)銷規(guī)定的預(yù)約報(bào)銷單自動(dòng)轉(zhuǎn)成記賬憑證，通過(guò)銀企直連及無(wú)現(xiàn)金支付系統(tǒng)即可完成支付。經(jīng)過(guò)一個(gè)月試運(yùn)行后，全校全面推行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)。自網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)運(yùn)行以來(lái)，財(cái)務(wù)處也一改往日擁擠的排隊(duì)現(xiàn)象，只見(jiàn)排列整齊的待處理預(yù)約報(bào)銷單，一定程度上緩解了師生與財(cái)務(wù)處工作人員的報(bào)銷矛盾。

圖1 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷流程

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷后，財(cái)務(wù)工作效率大大提高。以J大學(xué)年底報(bào)銷工作量為例，J大學(xué)每年12月15日封賬為年底結(jié)賬及來(lái)年開(kāi)賬做準(zhǔn)備，所以文章以實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)前后，即2017年11月16日至12月15日的日憑證處理量與2018年同期數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，對(duì)比情況如下圖2所示(2018年與2017年財(cái)務(wù)人員數(shù)量相同，工作時(shí)間也相同)。數(shù)據(jù)來(lái)源于J大學(xué)2017—2018年12月系統(tǒng)憑證量。

圖2 財(cái)務(wù)處日均憑證處理量對(duì)比

橫軸表示11月16日至12月15日間的工作天數(shù)，縱軸表示日憑證處理量，由圖2可見(jiàn)，實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷后，年底財(cái)務(wù)人員憑證日處理量遠(yuǎn)大于未實(shí)行前，這足以證明網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)大大提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率。此外，財(cái)務(wù)處憑證日處理量在11月16日至12月15日的前期較多，臨近財(cái)務(wù)封賬期反而降低，這一現(xiàn)象相比之前財(cái)務(wù)處封賬前幾天排隊(duì)人山人海的現(xiàn)象，師生可以提前將報(bào)銷單據(jù)送至財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)人員根據(jù)工作量合理安排每日的憑證處理量，這也給師生和財(cái)務(wù)人員足夠的時(shí)間處理退單，確保在截止日期前報(bào)銷完畢當(dāng)年的發(fā)票，可見(jiàn)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的使用大大提高了師生和財(cái)務(wù)人員的報(bào)銷效率。

4 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式分析

4.1 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

(1) 無(wú)等候。傳統(tǒng)的報(bào)銷，師生需將原始發(fā)票粘貼好,并攜帶至財(cái)務(wù)處，經(jīng)由財(cái)務(wù)人員現(xiàn)場(chǎng)審核無(wú)誤后填寫報(bào)銷單和無(wú)現(xiàn)金支付單。有限的財(cái)務(wù)人員在一定的時(shí)間內(nèi)要服務(wù)全校師生，難免造成財(cái)務(wù)報(bào)銷排隊(duì)現(xiàn)象，特別是學(xué)生實(shí)習(xí)結(jié)束、招生后及年底，財(cái)務(wù)報(bào)銷大廳如春運(yùn)般熱鬧，一方面財(cái)務(wù)人員短時(shí)間內(nèi)要承擔(dān)較大的工作壓力，另一方面師生排隊(duì)也易產(chǎn)生不滿情緒。財(cái)務(wù)人員在處理報(bào)銷業(yè)務(wù)的同時(shí)還需要和師生溝通細(xì)節(jié)，大大降低了財(cái)務(wù)工作效率。實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)以后，師生不再需要現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)。根據(jù)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷細(xì)則，師生只需要將網(wǎng)上報(bào)銷預(yù)約單協(xié)同原始票據(jù)裝在財(cái)務(wù)處報(bào)銷專用文件袋里，投遞至財(cái)務(wù)處[5]。財(cái)務(wù)人員依次審核投遞的發(fā)票及預(yù)約單，將財(cái)務(wù)報(bào)銷有問(wèn)題的單據(jù)與師生電話溝通。一方面減少了師生的排隊(duì)等候無(wú)效時(shí)間，另一方面增強(qiáng)了財(cái)務(wù)人員工作的靈活度，可以根據(jù)實(shí)際情況處理每日的接單量，而不是一味地忙于應(yīng)付繁忙的報(bào)銷業(yè)務(wù)。

(2) 創(chuàng)新性。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷改變了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算及內(nèi)控模式，會(huì)計(jì)服務(wù)方式也從線下變?yōu)榫€上服務(wù)的控制。從會(huì)計(jì)核算上，預(yù)約報(bào)銷的師生需要將所填報(bào)的原始票據(jù)按財(cái)務(wù)要求網(wǎng)上填列，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)會(huì)在相應(yīng)的報(bào)銷細(xì)目說(shuō)明提示該項(xiàng)目核算內(nèi)容，財(cái)務(wù)人員不再如以往重核算、輕管理，而是根據(jù)采集的信息化會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)判斷師生預(yù)約報(bào)銷的合理與否，自動(dòng)生成記賬憑證。此外，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)與無(wú)現(xiàn)金支付系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，支付信息由財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)傳遞到無(wú)現(xiàn)金支付系統(tǒng)，在提高財(cái)務(wù)工作效率的同時(shí)也減少了現(xiàn)金的存儲(chǔ)和管理，降低了資金風(fēng)險(xiǎn)。

從內(nèi)控角度考慮，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)將以往的事后預(yù)算控制改為事前預(yù)算控制。在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷過(guò)程中，對(duì)于超支項(xiàng)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示，每一份系統(tǒng)生成的預(yù)約報(bào)銷單均在項(xiàng)目可列支金額范圍之內(nèi)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不僅是以往的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用人，而是參與經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理過(guò)程。此外，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷需要得到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的授權(quán)，這樣可以避免由于失誤造成經(jīng)費(fèi)錯(cuò)用或者項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)冒領(lǐng)、冒用現(xiàn)象。

4.2 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的新問(wèn)題

(1) 退單率高，電話溝通量大。 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式下，師生只需要將預(yù)約單及原始發(fā)票按要求封裝在文件袋送至財(cái)務(wù)處即可。在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)提示師生具體細(xì)目填列在哪些預(yù)算項(xiàng)中，但會(huì)計(jì)工作專業(yè)性及政策性強(qiáng)，而非專業(yè)的師生由于缺乏必要的知識(shí)背景易造成具體細(xì)目填列錯(cuò)誤，或者由于理解失誤而錯(cuò)填，故財(cái)務(wù)人員需要和師生電話溝通報(bào)銷中出現(xiàn)的問(wèn)題。有時(shí)專業(yè)的知識(shí)并非在電話中即可解決，師生需要多次往返財(cái)務(wù)處。

(2) 重復(fù)簽字或者簽字不全造成的低效率。如圖1所示，交至財(cái)務(wù)處的任何一張網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷單都需要經(jīng)過(guò)相應(yīng)部門(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人的簽字確認(rèn)，一方面部門負(fù)責(zé)人可能出差或者上課等不能及時(shí)簽字；另一方面教科研項(xiàng)目簽字涉及多部門，任何一個(gè)部門的管理人員不在崗都可能影響該筆經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷。等待簽字這一流程會(huì)大大降低網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的效率。此外，并不是任何一份交至財(cái)務(wù)處的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷單都是合格無(wú)誤的，容易造成重復(fù)簽字等無(wú)效行為，這將降低財(cái)務(wù)報(bào)銷效率。

5 優(yōu)化高校財(cái)務(wù)服務(wù)的措施

5.1 引入電子簽名模塊

高校的經(jīng)費(fèi)來(lái)源和項(xiàng)目種類繁多，分管項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)也不盡相同，有時(shí)一筆業(yè)務(wù)涉及多位領(lǐng)導(dǎo)簽字，領(lǐng)導(dǎo)簽字也有先后順序，其中任何一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)不在崗都將影響報(bào)銷的效率。電子簽名可以有效避免領(lǐng)導(dǎo)不在崗的現(xiàn)象，分管領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)手機(jī)APP、OA等軟件實(shí)現(xiàn)隨時(shí)辦公。J大學(xué)使用的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)是由上海復(fù)翼軟件開(kāi)發(fā)公司開(kāi)發(fā)的復(fù)旦天翼財(cái)務(wù)系統(tǒng)，該系統(tǒng)在提供電子簽名模塊的同時(shí)，附帶短信通知模塊，財(cái)務(wù)人員可以將問(wèn)題報(bào)銷單存在的問(wèn)題通過(guò)短信形式告訴師生，一方面避免頻繁的電話通知，另一方面短信形式更清晰明了。

5.2 聘用財(cái)務(wù)助理

為貫徹執(zhí)行《關(guān)于深化科技體制機(jī)制改革推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展若干政策》(蘇發(fā)〔2018〕18號(hào))、江蘇省財(cái)政廳《關(guān)于開(kāi)展高校、科研院所科研經(jīng)費(fèi)使用管理改革(第三方服務(wù))試點(diǎn)的實(shí)施方案》的精神[6]，J大學(xué)提出財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員服務(wù)模式，每一位財(cái)務(wù)人員對(duì)應(yīng)一個(gè)教學(xué)單位或者行政部門，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)答疑或者電話答疑等方式為各位師生財(cái)務(wù)報(bào)銷答疑解惑，這一服務(wù)模式深得師生喜歡。在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式下，財(cái)務(wù)報(bào)銷顯得更專業(yè)、更注重細(xì)節(jié)，但依靠財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員這一模式僅能解決政策等大方向的報(bào)銷難題，細(xì)節(jié)之處難免應(yīng)接不暇。所以,在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式引入財(cái)務(wù)助理，由專人負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)管理及財(cái)務(wù)報(bào)銷，能夠有效提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率，降低退單率，同時(shí)減輕財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，將大部分精力投入到提升服務(wù)質(zhì)量上。

5.3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)

財(cái)務(wù)處可以建立微信公眾號(hào)來(lái)推送財(cái)務(wù)處的各項(xiàng)文件政策以及財(cái)務(wù)相關(guān)政策，第一時(shí)間傳遞財(cái)務(wù)報(bào)銷變化。根據(jù)騰訊2019年第三季度財(cái)報(bào)數(shù)據(jù)顯示，截至2019年第三季度，微信月活躍賬戶數(shù)達(dá)11.51億，可以說(shuō)微信成為各類人碎片時(shí)間應(yīng)用較多的媒介平臺(tái)[7]?；诖?，財(cái)務(wù)處可以充分利用這一平臺(tái)進(jìn)行財(cái)務(wù)政策宣傳，第一時(shí)間推送財(cái)務(wù)新聞。

6 結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)，國(guó)家出臺(tái)政策要求給科研人員松綁?？萍疾?、財(cái)政部、教育部、中科院四部門也聯(lián)合召開(kāi)“減負(fù)七項(xiàng)行動(dòng)”推進(jìn)會(huì)，其中一項(xiàng)就是簡(jiǎn)化報(bào)銷程序?？茖W(xué)研究作為高校的重要職能之一，科研經(jīng)費(fèi)占據(jù)高校經(jīng)費(fèi)較大比重。財(cái)務(wù)處是科研經(jīng)費(fèi)管理的重要職能部門，通過(guò)引入電子簽名模塊、聘用財(cái)務(wù)助理、加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)等措施，可以進(jìn)一步改進(jìn)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式，優(yōu)化高校財(cái)務(wù)服務(wù)能力，提高財(cái)務(wù)管理對(duì)人才培養(yǎng)的支撐作用。