姚佳琳 劉濤

【摘 要】：隨著信息化建設(shè)的快速發(fā)展，社會的變化日新月異，人們對自身健康的重視程度越來越高，對檔案管理的要求逐漸增高，讓醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理更加迎合社會和時代發(fā)展需求。本文就目前檔案管理中存在的一些問題及改進(jìn)措施提出相應(yīng)的解決方案，為今后的檔案管理工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】：醫(yī)療衛(wèi)生;檔案管理;信息化;解決方案

現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，隨著健康知識的不斷普及，人們的意識逐漸增強，對于醫(yī)療衛(wèi)生的發(fā)展需求日益增加，造成檔案管理的工作量增大，但其管理效率普遍低下，而檔案管理又是醫(yī)療衛(wèi)生管理的重要一環(huán)，其水平的提升至關(guān)重要[1]。當(dāng)代社會信息化時代的來臨，為檔案管理的發(fā)展提供了機遇和挑戰(zhàn)。本文就

1 醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理存在的問題

信息時代的到來，醫(yī)療技術(shù)人員越發(fā)意識到檔案管理的重要性，而受到各種因素的制約，醫(yī)療衛(wèi)生檔案仍處于傳統(tǒng)的管理和辦公模式，無法適應(yīng)時代的發(fā)展和需求[2]。

1.1 效率低下

目前，很多醫(yī)療單位的檔案管理仍處于傳統(tǒng)模式，問題主要有：（1）紙質(zhì)材料無法長期保存，容易出現(xiàn)遺失、損壞和霉變等情況;（2）查閱效率不高，只能到檔案室查找、復(fù)印，還需要繁瑣的借閱手續(xù);（3）紙質(zhì)檔案的日積月累，不僅擠占了大量的醫(yī)療空間，還需要投入大量設(shè)備維持嚴(yán)苛的保存環(huán)境;（4）需要大量的人員對檔案進(jìn)行整理和維護(hù)，工作量大、過程繁瑣、效率低下;（5）檔案信息分散，不能為今后的研究提供有價值的資料;（6）檔案的保密性一般，會給醫(yī)療機構(gòu)的發(fā)展，患者隱私的泄漏帶來潛在風(fēng)險。

1.2 重視程度不夠

醫(yī)療衛(wèi)生檔案是單位的寶貴財富，體現(xiàn)了單位發(fā)展的文化底蘊，對醫(yī)療單位發(fā)展具有重要的精神推動作用，其中涵蓋了醫(yī)療、管理、教學(xué)、科研等極具研究價值的信息[3]。醫(yī)療單位領(lǐng)導(dǎo)層通常只重視單位的發(fā)展，更看重經(jīng)濟效益，忽視了醫(yī)療衛(wèi)生檔案對醫(yī)療經(jīng)驗的傳承、科研工作的發(fā)展、醫(yī)院的管理等方面的重要影響，對檔案管理投入少，直接導(dǎo)致檔案管理工作的滯后（如工作環(huán)境差、設(shè)施落后等）[4]。

1.3 人員不足且不專業(yè)

醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)中，檔案管理不是簡簡單單地處理醫(yī)療衛(wèi)生檔案相關(guān)工作，還涉及到醫(yī)療設(shè)備的管理、醫(yī)療設(shè)備采購資料的管理、醫(yī)療研發(fā)管理、財務(wù)管理、人力資源管理、醫(yī)務(wù)人員的考核及培養(yǎng)管理等，涉及范圍廣、工作量大，需要投入大量的時間和精力，給工作人員帶來了極大的工作負(fù)擔(dān)與壓力[5]。

檔案管理人員大多為非專業(yè)人員，人員流動性大，文化水平參差不齊，對檔案管理知識欠缺，對信息技術(shù)的掌握不夠，無法適應(yīng)新時代的要求，不能夠積極配合公共衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案創(chuàng)新發(fā)展策略，無法為公共衛(wèi)生系統(tǒng)提供與時俱進(jìn)的檔案管理能力，直接導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展緩慢。

1.4 制度不規(guī)范，流程不統(tǒng)一，歸檔不及時

醫(yī)療單位制定的制度混亂，流程多種多樣，工作人員無統(tǒng)一的界定標(biāo)準(zhǔn)，只是憑借自己的工作經(jīng)驗或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求來管理檔案，盲目且隨意，直接造成檔案的歸檔不及時、混亂，甚至遺失，影響了檔案工作的完整性。

1.5 安全意識不足。

檔案涉及人員的隱私，其安全性不言而喻。但現(xiàn)階段，檔案管理僅限于借閱、復(fù)印、查詢等基本功能，缺乏安全性防護(hù)，容易造成醫(yī)療機密信息的泄露，會給醫(yī)療單位帶來不可估量的損失，也有可能導(dǎo)致醫(yī)療核心數(shù)據(jù)缺失。

另外，科室缺乏必要的建設(shè)資金，造成軟硬件設(shè)施嚴(yán)重落后，缺乏防水、防火、保密等應(yīng)有的基礎(chǔ)設(shè)施和基本功能。

2 提高檔案管理的解決之道

為順應(yīng)社會的大發(fā)展，應(yīng)對日益增長的工作量和需求，唯有改變理念、加強管理、提高效率、提升素質(zhì)、更新設(shè)備等措施。

2.1 改變管理理念

社會在發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)也要順應(yīng)時代，運用科學(xué)的管理理念，制定合理的管理制度，適應(yīng)日益變化的社會需求。領(lǐng)導(dǎo)層作為單位的決策者，他們的重視和支持是檔案工作優(yōu)劣的首要因素。設(shè)立專門的組織機構(gòu)、聘請專家、明確責(zé)任，建立從總體到部分的完善的制度與流程，不定期檢查工作，定期討論問題，做到持續(xù)改進(jìn)。這樣，才能提高人員對檔案管理工作的認(rèn)識程度，徹底轉(zhuǎn)變觀念，進(jìn)一步提升檔案管理的完整性、真實性和有效性，為衛(wèi)生系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展提供有利條件[6]。

2.2 加強專業(yè)培訓(xùn)

為了使醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理專業(yè)化、科學(xué)化、規(guī)范化。首先，招聘專業(yè)人員、加強專業(yè)培訓(xùn)、定期專業(yè)考核;其次，制定管理人員職責(zé)、明確工作流程、完善獎懲機制。

在檔案管理工作質(zhì)量的逐步提升過程中，還需要不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)可以定期組織相關(guān)的知識講座，普及檔案管理知識，使員工意識到檔案管理工作的重要性及在日常工作中的意義和價值，從而調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，提高檔案管理的工作效率[7]。

2.3 提高檔案管理質(zhì)量控制

質(zhì)量是任何單位和部門的核心。而各種制度和流程的嚴(yán)格執(zhí)行是質(zhì)量控制的有效手段。（1）制定并完善諸如明確歸檔范圍、保管期限、接收整理、保管借閱、保密鑒定、銷毀等相關(guān)制度，使員工在思想上重視檔案管理的重要性;（2）制定合理的考核和獎懲機制，使員工積極參與檔案工作;（3）醫(yī)療機構(gòu)要加強落實員工崗位職責(zé)，提高員工的責(zé)任心和使命感。

2.4 更新軟硬件設(shè)備

信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作提供了便利，不僅可以使檔案資料能夠進(jìn)行信息錄入、科學(xué)匯編，還能實現(xiàn)共享，提高檔案信息查找的效率。因此，急需引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，建立數(shù)字化管理平臺，從而實現(xiàn)檔案資料的電子化、信息化，提高檔案管理的效率，更好的為大眾服務(wù)。

綜上所述，檔案管理工作是醫(yī)療衛(wèi)生單位的重要組成部分，要順應(yīng)時代的發(fā)展，適應(yīng)社會日益增長的需求。信息化的到來，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，提升檔案管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，在推進(jìn)醫(yī)院文化發(fā)展、醫(yī)療技術(shù)的傳承和研究起到無可替代的作用。

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