吳海媛 劉莉

摘 要 灰色文獻(xiàn)具有白色文獻(xiàn)所不具有的特殊價(jià)值，通過加強(qiáng)高校機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)灰色文獻(xiàn)的建設(shè)，將有利于促進(jìn)高校機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的可持續(xù)發(fā)展。文章通過對(duì)目前國(guó)內(nèi)高校機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)進(jìn)行調(diào)查，在資源類型、存繳率、存繳質(zhì)量和版權(quán)問題幾方面進(jìn)行分析研究。文章在分析高校機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從灰色文獻(xiàn)呈交對(duì)策、質(zhì)量控制和權(quán)益保護(hù)三個(gè)方面提出相關(guān)對(duì)策。

關(guān)鍵詞 機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù) 灰色文獻(xiàn) 建設(shè)機(jī)制

分類號(hào) G250

DOI 10.16810/j.cnki.1672-514X.2020.08.002

Research on Construction Mechanism of Grey Literature for University Institutional Repository

Wu Haiyuan， Liu Li

Abstract The grey literature has special value that white literature does not have. By strengthening the construction of grey literature， it will be beneficial to promote the sustainable development of institutional repository. Based on the investigation of the university institutional repository in China， this paper analyzes the types of resources， the rate of deposit and payment， the quality of deposit and payment， and the copyright issues. Based on the analysis of the current situation of institutional repository in colleges and universities， this paper puts forward relevant countermeasures from three aspects： the submission of grey literature， quality control and protection of rights and interests.

Keywords Institutional repository. Grey literature. Construction mechanism.

0 引言

灰色文獻(xiàn)一般是指未經(jīng)出版、沒有通過正式渠道向公眾公開的一類介于經(jīng)過正式公開的白色文獻(xiàn)和進(jìn)行保密的黑色文獻(xiàn)之間的文獻(xiàn)?；疑墨I(xiàn)至今還沒有統(tǒng)一明確的定義，在1997年第三次國(guó)際灰色文獻(xiàn)會(huì)議上，與會(huì)者認(rèn)為灰色文獻(xiàn)是指不為營(yíng)利出版者所控制，而由各級(jí)政府部門、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、工商業(yè)界等所產(chǎn)出的各類電子和印刷形式的資料[1]。灰色文獻(xiàn)的種類繁多，包括非公開出版的政府文獻(xiàn);不公開發(fā)行的會(huì)議文獻(xiàn)、科技報(bào)告、技術(shù)檔案;不對(duì)外發(fā)行的企業(yè)文件、企業(yè)產(chǎn)品資料、貿(mào)易文件和工作文件;未刊登稿件及內(nèi)部刊物、交換資料、贈(zèng)閱資料等[2]。對(duì)于高校來說，灰色文獻(xiàn)一般包括電子預(yù)印本、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、工作記錄、教學(xué)視頻、教學(xué)課件、授課講義、電腦軟件等。

灰色文獻(xiàn)作為機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)內(nèi)容建設(shè)的重要組成部分，對(duì)其進(jìn)行收集、存儲(chǔ)有利于完善機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的功能，滿足機(jī)構(gòu)成員的知識(shí)需求。卞藝杰等人通過對(duì)高校機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)中灰色文獻(xiàn)的特點(diǎn)及存在的質(zhì)量問題進(jìn)行分析，利用德爾菲法和層次分析法構(gòu)建了灰色文獻(xiàn)的質(zhì)量控制機(jī)制[3]。李明鑫等人對(duì)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)不同階段所存儲(chǔ)灰色文獻(xiàn)的數(shù)量進(jìn)行了分析，并設(shè)計(jì)了機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的發(fā)展模型，通過對(duì)不同階段采取不同的質(zhì)量控制方法來提高機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)內(nèi)容的存儲(chǔ)質(zhì)量[4]。李昆明在高校機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)自存儲(chǔ)研究中認(rèn)為機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)應(yīng)該為灰色文獻(xiàn)提供展示學(xué)術(shù)價(jià)值的平臺(tái)，促進(jìn)灰色文獻(xiàn)的開放獲取[5]。郎慶華在機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)長(zhǎng)期保存策略的分析中提出灰色文獻(xiàn)將發(fā)揮越來越重要的作用，機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)有必要對(duì)灰色文獻(xiàn)進(jìn)行長(zhǎng)期保存，以滿足用戶需求[6]。張強(qiáng)等立足于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律法規(guī)對(duì)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)中各類文獻(xiàn)著作權(quán)進(jìn)行辨析，并建立了機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)著作權(quán)的解決方案[7]。目前，國(guó)內(nèi)大部分機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的資源建設(shè)對(duì)灰色文獻(xiàn)重視程度不足，存在灰色文獻(xiàn)存儲(chǔ)量少、存儲(chǔ)質(zhì)量低等問題。學(xué)界對(duì)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)灰色文獻(xiàn)的相關(guān)研究也較少，并未將其作為一個(gè)專題進(jìn)行單獨(dú)研究。對(duì)此，本文旨在對(duì)國(guó)內(nèi)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)灰色文獻(xiàn)存儲(chǔ)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出灰色文獻(xiàn)建設(shè)機(jī)制。

1 灰色文獻(xiàn)建設(shè)必要性

灰色文獻(xiàn)是科研人員在從事科研活動(dòng)的過程中，通過長(zhǎng)期的資料收集與積累，以及歷經(jīng)數(shù)次研究實(shí)驗(yàn)創(chuàng)造出來的成果?；疑墨I(xiàn)展現(xiàn)了科研人員在教學(xué)科研過程中的教學(xué)記錄和科研動(dòng)態(tài)[8]，凝結(jié)了科研人員的智慧和汗水，為人類進(jìn)一步的創(chuàng)造和研究提供了豐富的經(jīng)驗(yàn)，是機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建設(shè)不可忽視的一部分[9]。隨著開放存取運(yùn)動(dòng)的發(fā)展，科研人員希望通過灰色文獻(xiàn)的交流共享獲得更有價(jià)值的信息，同時(shí)也希望將自己的成果分享給他人，以此提高自己在“學(xué)術(shù)圈”的知名度，機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)所倡導(dǎo)的開放存取理念恰好能滿足他們的需求。

滿足用戶對(duì)多種文獻(xiàn)的需求，提高機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的利用率。灰色文獻(xiàn)涉及的文獻(xiàn)種類繁多、內(nèi)容豐富，所包含的信息也較為廣泛，相對(duì)于已出版的圖書、期刊來說，灰色文獻(xiàn)更具有及時(shí)性、新穎性的特點(diǎn)。將灰色文獻(xiàn)存儲(chǔ)于機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)中，為分布式協(xié)同研究提供了豐富的學(xué)術(shù)資源，改變了傳統(tǒng)的科學(xué)研究方法，使得科學(xué)研究可以不用再?gòu)摹霸搭^”開始。比如：對(duì)于一些成熟的結(jié)論，可以直接采用;對(duì)于一些失敗的結(jié)果可以告誡人們不再重蹈覆轍，避免人力和物力的浪費(fèi);對(duì)于一些實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，科研工作者通過對(duì)已有數(shù)據(jù)的重新分析、組織和利用，就可以發(fā)現(xiàn)新的問題，產(chǎn)生新的科研成果。在當(dāng)今開放存儲(chǔ)環(huán)境下，灰色文獻(xiàn)的作用將越來越明顯，將灰色文獻(xiàn)存儲(chǔ)于機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)中可滿足用戶對(duì)多種文獻(xiàn)資源的需求，同時(shí)提高機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的利用率[9]。

滿足對(duì)教學(xué)科研成果的存儲(chǔ)及共享的需求。高校在教學(xué)和科研的過程中往往會(huì)產(chǎn)生格式多樣、數(shù)量龐大的灰色文獻(xiàn)，如一些教學(xué)課件、教學(xué)參考資料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等[10]，這些資源都各自存儲(chǔ)于封閉孤立的空間，限制了更大作用的發(fā)揮，上傳網(wǎng)站又存在不安全性和不能永久性存儲(chǔ)的問題。如果不采取一定的保護(hù)措施，這些學(xué)術(shù)資源將面臨著載體版本升級(jí)或軟硬件過時(shí)及遺忘等問題，這就難以為科研交流做出貢獻(xiàn)。學(xué)術(shù)資源也存在著一定的生命周期，如果超出生命周期將會(huì)逐漸喪失它們的學(xué)術(shù)價(jià)值。對(duì)于灰色文獻(xiàn)的監(jiān)護(hù)和管理服務(wù)越來越受到人們的重視，麻省理工大學(xué)圖書館提供“Data Management and publishing”的數(shù)據(jù)管護(hù)服務(wù)，康奈爾大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)提供科研數(shù)據(jù)管理服務(wù)，清華大學(xué)、北京大學(xué)等高校通過建立特色資源庫(kù)的方式加強(qiáng)對(duì)灰色文獻(xiàn)的收集與利用。但上述存儲(chǔ)方式在資源的開放存取方面存在著一定的缺陷，而機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)可以為灰色資源的存儲(chǔ)和交流提供一個(gè)統(tǒng)一的管理平臺(tái)。

2 國(guó)內(nèi)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)灰色文獻(xiàn)建設(shè)問題分析

2.1 資源類型單一，存儲(chǔ)量有限

機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)是實(shí)現(xiàn)多種類型科研資源有效管理的重要場(chǎng)所，國(guó)內(nèi)外機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)科研資源的廣泛存儲(chǔ)，據(jù)Open DOAR統(tǒng)計(jì)，截至2020年3月14日，國(guó)外機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)收錄的資源類型有12種，其中包括一些多媒體數(shù)據(jù)、工作記錄、地理信息、研究報(bào)告、數(shù)據(jù)、專利、軟件等尚未出版的灰色文獻(xiàn)[11]。筆者對(duì)Open DOAR收錄的47個(gè)中國(guó)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的資源類型進(jìn)行統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，目前多數(shù)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)實(shí)現(xiàn)了對(duì)期刊論文的存儲(chǔ)，僅West DC未將期刊論文納入資源收錄范圍，期刊論文的收錄率約為98%。而對(duì)灰色文獻(xiàn)進(jìn)行存儲(chǔ)的機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)較少，其中存儲(chǔ)類型最多的灰色文獻(xiàn)為未發(fā)表的工作報(bào)告或文件，而對(duì)數(shù)據(jù)集存儲(chǔ)的機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)僅有4個(gè)，對(duì)學(xué)習(xí)對(duì)象進(jìn)行存儲(chǔ)的僅有2個(gè)，對(duì)軟件存儲(chǔ)的僅有1個(gè)，對(duì)其他類型特殊作品進(jìn)行存儲(chǔ)的有9個(gè)，通過對(duì)這9個(gè)站點(diǎn)進(jìn)行訪問發(fā)現(xiàn)，其他類型特殊作品主要有演示報(bào)告、影像記錄、實(shí)驗(yàn)材料等。從統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)看，目前我國(guó)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的資源類型主要以期刊論文、學(xué)位論文、會(huì)議論文、圖書章節(jié)為主，數(shù)據(jù)集、學(xué)習(xí)對(duì)象、軟件等灰色文獻(xiàn)的數(shù)量較少。由此看來，國(guó)內(nèi)許多高校尚未認(rèn)識(shí)到灰色文獻(xiàn)的價(jià)值，機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)中存儲(chǔ)的資源絕大部分已公開發(fā)表，對(duì)于那些未經(jīng)過公開發(fā)表的灰色文獻(xiàn)存儲(chǔ)量極為有限。

2.2 存繳率低，資源更新緩慢

灰色文獻(xiàn)作為機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的重要組成部分，相對(duì)于已經(jīng)正式出版或被商業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)收錄的資源，更具有收藏價(jià)值。通過對(duì)在Open DOAR收錄的我國(guó)大陸6所高校機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，灰色文獻(xiàn)的存儲(chǔ)數(shù)量少，占總資源的比例較低。其中，北京大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)存儲(chǔ)的灰色文獻(xiàn)最多，共有18 975條，清華大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)共有11 245條，西安交通大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)僅有239條。據(jù)調(diào)查，這6所高校機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)中灰色文獻(xiàn)占總文獻(xiàn)數(shù)量的比例均不超過10%，其中，廣西民族大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)中灰色文獻(xiàn)占總文獻(xiàn)數(shù)量的比例最高（7.57 %），而西安交通大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)灰色文獻(xiàn)占總文獻(xiàn)數(shù)量的比例較低（0.11%）。究其原因，可能是：科研用戶對(duì)開放存取理念認(rèn)知度低，對(duì)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)缺乏了解，尚未認(rèn)識(shí)到機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的價(jià)值;沒有有效的激勵(lì)政策，尤其當(dāng)前高校僅對(duì)已經(jīng)正式發(fā)表的論文作為科研成果評(píng)價(jià)的依據(jù);并未將存儲(chǔ)在機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)中的灰色文獻(xiàn)列入科研評(píng)價(jià)的范疇。

2.3 學(xué)術(shù)質(zhì)量難以有效保障

傳統(tǒng)的學(xué)術(shù)交流模式有一系列的質(zhì)量控制機(jī)制和評(píng)價(jià)指標(biāo)來確保資源的質(zhì)量，如通過專家評(píng)審制度和同行評(píng)議制度，相較于傳統(tǒng)的信息交流模式，開放存取還未形成系統(tǒng)的質(zhì)量控制機(jī)制[12]。相對(duì)于期刊論文通過了專家評(píng)審的質(zhì)量把關(guān)，學(xué)位論文經(jīng)過了導(dǎo)師的精心指導(dǎo)和評(píng)委的審核而言，灰色文獻(xiàn)未經(jīng)過公開發(fā)表，也未得到專家學(xué)者的評(píng)審，且灰色文獻(xiàn)種類繁多，沒有統(tǒng)一的系統(tǒng)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，大多數(shù)只經(jīng)過機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)的簡(jiǎn)單審核便被收錄存儲(chǔ)，因此資源質(zhì)量得不到有效保障，學(xué)術(shù)質(zhì)量參差不齊。對(duì)于資源的利用者來說，檢索不到自己想要的結(jié)果，容易對(duì)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)喪失信心;對(duì)于資源的提交者來說，不愿將自己的學(xué)術(shù)成果提交到“魚龍混雜”的機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)中。長(zhǎng)此以往導(dǎo)致的惡性循環(huán)，使機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)資源的數(shù)量和質(zhì)量都得不到有效保障。

2.4 元數(shù)據(jù)質(zhì)量把控困難

高質(zhì)量的元數(shù)據(jù)是保證資源能夠被有效檢索的重要條件，是機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)進(jìn)行服務(wù)的重要支撐[1]?；疑墨I(xiàn)種類繁多，載體格式也有所不同，常見的載體有文本、動(dòng)畫、圖形、圖像視頻等;灰色文獻(xiàn)大都散落在個(gè)人用戶手中，通常通過自主提交的方式進(jìn)行資源的存儲(chǔ)?；疑墨I(xiàn)的多樣性及提交方式的自主性使得其對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的控制較為困難，學(xué)者在進(jìn)行資源提交過程中輸入元數(shù)據(jù)時(shí)各種錯(cuò)誤和失誤時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致元數(shù)據(jù)質(zhì)量難以控制，如資源內(nèi)容和屬性不符、元數(shù)據(jù)空缺、數(shù)據(jù)拼寫錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)格式混亂、元數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)唯一性沖突等。

2.5 版權(quán)界定不清晰，用戶對(duì)成果提交存在擔(dān)憂

版權(quán)問題是機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建設(shè)過程中不可回避的問題，也是制約機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)發(fā)展的重要瓶頸。用戶在提交自己作品時(shí)常常擔(dān)心自己的作品版權(quán)會(huì)受到侵犯，成果遭到剽竊，因此許多用戶不放心將自己的科研成果提交到機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)中。根據(jù)調(diào)查顯示，89.8%的科教人員都習(xí)慣于將自己的科研成果存儲(chǔ)于個(gè)人電腦或移動(dòng)硬盤中[13]，即使他們?cè)敢鈱⒊晒M(jìn)行自存儲(chǔ)，也是選擇已經(jīng)發(fā)表的文章和著作，而不是未進(jìn)行公開出版的灰色文獻(xiàn)。除了學(xué)術(shù)環(huán)境腐敗，擔(dān)心成果被抄襲和剽竊外，部分研究者害怕別人超越自己而不愿進(jìn)行成果分享，這種狹隘的學(xué)術(shù)思想也是造成作者為保護(hù)版權(quán)而不愿將未發(fā)表成果進(jìn)行自存儲(chǔ)的重要原因[14]。

3 高校機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)灰色文獻(xiàn)存繳問題的對(duì)策

3.1 加大宣傳力度，提供統(tǒng)一培訓(xùn)

影響灰色文獻(xiàn)存繳率的原因主要有兩個(gè)：一是用戶沒有清晰認(rèn)識(shí)灰色文獻(xiàn)的價(jià)值，二是對(duì)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)不了解，對(duì)開放存儲(chǔ)不理解。提高用戶對(duì)灰色文獻(xiàn)的自存檔意識(shí)，宣傳推廣是關(guān)鍵。機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的相關(guān)建設(shè)部門及圖書館應(yīng)該承擔(dān)起宣傳推廣的責(zé)任。一方面是讓用戶認(rèn)識(shí)到灰色文獻(xiàn)的價(jià)值，了解對(duì)灰色文獻(xiàn)進(jìn)行開放存取的必要性;另一方面是讓用戶對(duì)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)有清晰的了解，使用戶認(rèn)識(shí)到機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)與商業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)存在的區(qū)別及機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)所特有的功能，認(rèn)真傾聽科研人員對(duì)自存儲(chǔ)所存在的疑慮，并及時(shí)予以解答。還要通過培訓(xùn)使用戶學(xué)會(huì)如何在學(xué)習(xí)和工作工程中便捷使用機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)，通過召開專題講座，印發(fā)使用手冊(cè)等方式使用戶了解機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的功能，明確資源提交流程。

3.2 完善存繳政策，建立激勵(lì)機(jī)制

合理完善的存繳政策是解決機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)資源不足的有效保障，針對(duì)當(dāng)前存儲(chǔ)內(nèi)容以公開發(fā)表的科研成果為主、資源類型單一的現(xiàn)狀， 高校機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)在建設(shè)過程中應(yīng)提高機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)存儲(chǔ)資源的深度和廣度，將科技報(bào)告、科研數(shù)據(jù)、教學(xué)課件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等灰色文獻(xiàn)納入機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的收錄范圍。要基于國(guó)際社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求與演進(jìn)趨勢(shì)， 加強(qiáng)對(duì)本校優(yōu)秀教學(xué)成果、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)資料、重大科研項(xiàng)目等能促進(jìn)學(xué)科發(fā)展、體現(xiàn)學(xué)校優(yōu)勢(shì)的成果的優(yōu)先存儲(chǔ)工作。另外，由于灰色文獻(xiàn)無法像已發(fā)表的論文、著作那樣可以強(qiáng)制存儲(chǔ)，只能通過激勵(lì)政策來鼓勵(lì)用戶自愿提交。因此，機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)應(yīng)建立激勵(lì)性的存繳政策，通過相應(yīng)的推廣手段，增加學(xué)者成果的能見度，提高學(xué)者知名度，此外，可與有關(guān)部門協(xié)商，依據(jù)一定評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)將資源提交者的履職情況及資源使用情況納入科研評(píng)價(jià)考核體系，以此提高學(xué)校師生和教職工提交資源的積極性。

3.3 簡(jiǎn)化提交程序，方便用戶存儲(chǔ)

成本因素包括在自存儲(chǔ)過程中額外付出的時(shí)間精力，這是影響學(xué)者存儲(chǔ)積極性的主要原因之一[15]。即使有一部分人愿意提交研究成果，也會(huì)受到提交界面繁瑣、提交程序復(fù)雜等問題影響，因而逐漸放棄成果的自存儲(chǔ)。為了提高機(jī)構(gòu)成員灰色文獻(xiàn)的存繳率，應(yīng)遵循便捷性的原則，簡(jiǎn)化提交程序，減少用戶的存儲(chǔ)成本，提高存儲(chǔ)效率。機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的設(shè)計(jì)者應(yīng)站在用戶的立場(chǎng)考慮問題，采取多種存儲(chǔ)模式，通過加強(qiáng)與各個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)之間對(duì)接，實(shí)現(xiàn)教學(xué)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)與機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)之間的有效整合，避免科研工作者重復(fù)操作或反復(fù)存儲(chǔ)同一資源的煩擾。實(shí)行免注冊(cè)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)與校園卡對(duì)接，通過學(xué)號(hào)或教工號(hào)直接登陸機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)進(jìn)行資源提交，省去注冊(cè)和身份認(rèn)證的繁瑣程序。此外，機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)還應(yīng)通過APIs可以實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)的功能調(diào)用，實(shí)現(xiàn)不同平臺(tái)之間的數(shù)據(jù)整合，使用戶在一個(gè)界面中可以完成多個(gè)系統(tǒng)的資源存儲(chǔ)和獲取。

4 高校機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)灰色文獻(xiàn)質(zhì)量控制研究

4.1 學(xué)術(shù)質(zhì)量控制機(jī)制

灰色文獻(xiàn)屬于非正式文獻(xiàn)，具有種類繁多、質(zhì)量參差不齊的特點(diǎn)，導(dǎo)致很難進(jìn)行有效的質(zhì)量控制，如果對(duì)灰色文獻(xiàn)實(shí)施傳統(tǒng)意義上的同行評(píng)議策略，將會(huì)使得大部分資源被拒之于機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)之外，即使通過同行評(píng)議的資源，也可能因?yàn)閺?fù)雜的評(píng)審機(jī)制而錯(cuò)失最好的應(yīng)用時(shí)機(jī)，因此現(xiàn)階段大多數(shù)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)對(duì)于灰色文獻(xiàn)的學(xué)術(shù)質(zhì)量一般沒有特殊要求。為了不使錯(cuò)誤、冗余的信息在機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)中無限蔓延，影響機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的使用效果，必須建立灰色文獻(xiàn)的控制機(jī)制。一是對(duì)資源提交人群進(jìn)行限定。對(duì)資源提交者的身份、職位、學(xué)術(shù)背景等進(jìn)行認(rèn)證，設(shè)定不同的人群可以將資源提交到不同的模塊，例如在教學(xué)課件模塊設(shè)定只有在職老師可以上傳，項(xiàng)目研究報(bào)告只有承擔(dān)科研項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以上傳。二是對(duì)資源質(zhì)量進(jìn)行控制。機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的管理者由于受自身學(xué)術(shù)知識(shí)的限制，無法對(duì)所有的資源的學(xué)術(shù)質(zhì)量進(jìn)行審核把關(guān)，可以通過委派或任命的方式使所屬學(xué)科的學(xué)科帶頭人或?qū)＜以诨疑墨I(xiàn)入庫(kù)時(shí)進(jìn)行學(xué)術(shù)質(zhì)量審核?？紤]到灰色文獻(xiàn)具有多樣性，對(duì)于不同類型的文獻(xiàn)應(yīng)建立不同的質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)。例如：對(duì)于預(yù)印本的學(xué)術(shù)質(zhì)量審核標(biāo)準(zhǔn)不能與傳統(tǒng)的同行評(píng)審相一致，要適當(dāng)?shù)姆艑挊?biāo)準(zhǔn)，但要保證學(xué)術(shù)內(nèi)容應(yīng)具有價(jià)值性、創(chuàng)新性、科學(xué)性和完整性，創(chuàng)作格式需具有規(guī)范性;對(duì)于教學(xué)課件需符合科學(xué)性、系統(tǒng)性、完整性的特點(diǎn)，對(duì)于教學(xué)案例應(yīng)具有典型性、真實(shí)性、啟發(fā)性，對(duì)于教學(xué)視頻應(yīng)具有清晰性、完整性特點(diǎn);對(duì)于項(xiàng)目研究報(bào)告的評(píng)審應(yīng)要求附帶項(xiàng)目有關(guān)同行評(píng)審專家給出的評(píng)審意見及評(píng)審等級(jí);對(duì)于科研數(shù)據(jù)的審核應(yīng)要求對(duì)數(shù)據(jù)管理計(jì)劃質(zhì)量及數(shù)據(jù)自身質(zhì)量進(jìn)行評(píng)審。

4.2 元數(shù)據(jù)質(zhì)量控制機(jī)制

元數(shù)據(jù)對(duì)提交內(nèi)容的特征和基本屬性進(jìn)行揭示，可以提供有效的檢索和處理功能，為高質(zhì)量的信息服務(wù)做準(zhǔn)備[16]。由于灰色文獻(xiàn)種類繁多，如果缺乏對(duì)其屬性、內(nèi)容和特征的描述，用戶很難識(shí)別文獻(xiàn)資源的專有價(jià)值，因此很難檢索出想要的資源。美國(guó)標(biāo)準(zhǔn)信息組織提出元數(shù)據(jù)應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)、支持互操作、使用權(quán)限控制和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)來描述對(duì)象、包含使用條款、支持長(zhǎng)期保存、擁有良好質(zhì)量等6條原則[17]，Brucead Hillman提出元數(shù)據(jù)質(zhì)量控制7項(xiàng)原則[18]，除上述原則外，灰色文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)質(zhì)量控制還應(yīng)遵循便捷準(zhǔn)確性、智能性、可擴(kuò)展性和用戶需求性的原則。

（1）便捷準(zhǔn)確性原則。在資源的提交過程中，元數(shù)據(jù)的錄入會(huì)耗散大量的時(shí)間，機(jī)構(gòu)成員不愿意將時(shí)間浪費(fèi)在資源提交過程中，因此元數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制必須對(duì)便捷性和準(zhǔn)確性進(jìn)行考量[19]。通過內(nèi)容自動(dòng)選擇和手動(dòng)輸入相結(jié)合的方式有效縮短資源的提交時(shí)間，減少數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤，提高元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。對(duì)于具有固定范圍字段的元數(shù)據(jù)如灰色文獻(xiàn)的所屬單位、成果類型、語(yǔ)種等可以事先在表單中輸入，用戶根據(jù)提交成果的屬性，通過下拉菜單進(jìn)行選擇;對(duì)于沒有標(biāo)題、作者、關(guān)鍵詞等固定格式的字段可通過用戶手動(dòng)輸入進(jìn)行完善。

（2）智能性原則。提高系統(tǒng)的智能性可以有效提高元數(shù)據(jù)的輸入質(zhì)量。對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行邏輯分析，對(duì)于多值字段，如作者、成果所屬單位等，可以通過添加多個(gè)輸入框進(jìn)行填寫，防止分隔符混亂的現(xiàn)象;完善相關(guān)數(shù)據(jù)字典，如學(xué)者字典、機(jī)構(gòu)字典，通過作者的唯一性標(biāo)識(shí)符就能定位作者所屬機(jī)構(gòu)并進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的自動(dòng)填充;為了減少用戶的理解錯(cuò)誤，可以在輸入框的附近添加相關(guān)的文字解釋，幫助用戶更好地使用系統(tǒng);最后通過對(duì)填寫值進(jìn)行邏輯校驗(yàn)，對(duì)于出現(xiàn)數(shù)據(jù)漏填或者邏輯性錯(cuò)誤的現(xiàn)象拒絕進(jìn)行提交。

（3）可擴(kuò)展性原則。由于灰色文獻(xiàn)資源類型多樣，不同類型灰色文獻(xiàn)資源的來源和應(yīng)用范圍也有所不同，為了使資源能夠得到更好利用，在對(duì)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)方案進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)考慮到灰色文獻(xiàn)的特殊性，對(duì)元數(shù)據(jù)的擴(kuò)展留有適當(dāng)?shù)挠嗟?，允許用戶根據(jù)上傳內(nèi)容添加相關(guān)的修飾詞和其他資源屬性值，但同時(shí)也要注意擴(kuò)展元素應(yīng)符合DC元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，以免影響灰色文獻(xiàn)在機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)中的互操作性。由于不同的灰色文獻(xiàn)可能存在不同的特定屬性，比如科技報(bào)告中的“密級(jí)”“使用范圍”等元素，音頻中的“源載體”元素等[20]，由于特殊元素僅適用于特殊文獻(xiàn)，因此要根據(jù)需求進(jìn)行適當(dāng)擴(kuò)展。

（4）用戶需求原則。對(duì)灰色文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量控制的最終目的是提高用戶的訪問質(zhì)量，滿足用戶的需求。在對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)從用戶檢索習(xí)慣和檢索需求角度出發(fā)，對(duì)元數(shù)據(jù)的描述語(yǔ)言、語(yǔ)法結(jié)構(gòu)、字段取舍進(jìn)行設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)用戶與系統(tǒng)的深層次交流，滿足用戶對(duì)資源多層次、多維度的檢索。

5 高校機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)版權(quán)問題控制研究

灰色文獻(xiàn)具有信息含量高、情報(bào)價(jià)值大的特點(diǎn)，但由于灰色文獻(xiàn)未經(jīng)過公開發(fā)表，因此流通范圍較小，利用率不高，發(fā)生抄襲和剽竊行為很難被發(fā)現(xiàn)，被侵權(quán)的可能性就會(huì)更大，灰色文獻(xiàn)的版權(quán)保護(hù)已經(jīng)成為機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建設(shè)不可回避的問題。但灰色文獻(xiàn)版權(quán)保護(hù)具有特殊性，如：主體的多樣性與版權(quán)歸屬的復(fù)雜性;交流的本位性和侵權(quán)不易發(fā)現(xiàn)性;受控邊緣性和版權(quán)狀態(tài)的難鑒別性;公示薄弱性和取得授權(quán)阻礙性等[21]，所以如何確?；疑墨I(xiàn)的可用性，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)、作者及用戶之間權(quán)益與利益的平衡，這是灰色文獻(xiàn)版權(quán)控制的一大難題。

5.1 簽署授權(quán)協(xié)議書，賦予機(jī)構(gòu)相關(guān)權(quán)利

在用戶進(jìn)行資源提交時(shí)要求簽署授權(quán)協(xié)議書，在授權(quán)協(xié)議書中說明用戶應(yīng)授予機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)對(duì)作品具有格式轉(zhuǎn)換、保存、合理利用、全球開放獲取的權(quán)利。同時(shí)在授權(quán)協(xié)議書中進(jìn)一步聲明提交內(nèi)容不侵犯他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，要求所提交內(nèi)容不包含國(guó)家機(jī)密或商業(yè)技術(shù)機(jī)密，不得侵犯他人的隱私權(quán)。同時(shí)，為保證資源所有者的合法權(quán)益，機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)應(yīng)給予提交者權(quán)限設(shè)置和更改權(quán)利，如對(duì)科研數(shù)據(jù)開放時(shí)滯期的規(guī)定、對(duì)于教學(xué)資源傳播范圍的限定等。還可以在不違反所在機(jī)構(gòu)規(guī)定或資助機(jī)構(gòu)相關(guān)規(guī)章制度的前提下，隨時(shí)提出刪除數(shù)據(jù)的申請(qǐng)。

5.2 制定知識(shí)共享許可協(xié)議，讓渡部分權(quán)利給用戶

知識(shí)共享許可協(xié)議（CCL）是網(wǎng)絡(luò)數(shù)字作品的許可使用的授權(quán)機(jī)制，通過讓渡部分權(quán)利給用戶實(shí)現(xiàn)作者、用戶、機(jī)構(gòu)之間的平衡。知識(shí)共享協(xié)議的授權(quán)條款主要有署名、非商業(yè)性使用、禁止演繹、相同方式共享四項(xiàng)，在作品進(jìn)行授權(quán)使用時(shí)可以根據(jù)需求對(duì)上述四項(xiàng)協(xié)議任意搭配，但許可協(xié)議不能同時(shí)包含“禁止演繹”和“相同方式共享”兩項(xiàng)。機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)應(yīng)根據(jù)本機(jī)構(gòu)的資源存繳政策和版權(quán)法的規(guī)定制定本機(jī)構(gòu)的版權(quán)協(xié)議，有效平衡作者、機(jī)構(gòu)、用戶的利益，減少版權(quán)糾紛和侵權(quán)行為的發(fā)生。灰色文獻(xiàn)的著作權(quán)一般歸作者所有，作者在進(jìn)行資源提交時(shí)可以按照知識(shí)共享許可協(xié)議選擇合適的知識(shí)共享許可方案讓渡部分權(quán)利給用戶，使得用戶可以享有免費(fèi)，永久使用作品的權(quán)利，同時(shí)也保證了作者的署名權(quán)和作品完整權(quán)。

5.3 進(jìn)行版權(quán)聲明，提醒終端用戶

由于開放存取運(yùn)動(dòng)沒有地域性限制，對(duì)灰色文獻(xiàn)的使用者并非都是本校人員，對(duì)于該校開放存取的版權(quán)政策可能并不了解。為了使資源能夠得到有效的保護(hù)，機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)可在其主頁(yè)上發(fā)布相關(guān)的版權(quán)政策，讓用戶對(duì)資源的版權(quán)政策有清晰的了解，從而避免侵權(quán)行為的發(fā)生;同時(shí)，在機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的主頁(yè)明確提出機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)所提供或鏈接的全文數(shù)據(jù)版權(quán)屬于作者或資源所有者，用戶在使用本庫(kù)資源時(shí)請(qǐng)遵循OA和本庫(kù)約定的相關(guān)法律和規(guī)定。

6 結(jié)語(yǔ)

隨著開放存取運(yùn)動(dòng)的發(fā)展，機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)收錄的資源大幅度增加，但絕大部分是已經(jīng)發(fā)表的白色文獻(xiàn)，灰色文獻(xiàn)的收錄情況不佳。機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)如果僅收錄已經(jīng)公開發(fā)表的文獻(xiàn)，那么只是在重復(fù)出版和商業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)所做的工作，無法彰顯自身價(jià)值。灰色文獻(xiàn)具有白色文獻(xiàn)所不具有的一些特殊價(jià)值，對(duì)于機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的建設(shè)具有重要的作用。機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)應(yīng)構(gòu)建灰色文獻(xiàn)的建設(shè)機(jī)制，擴(kuò)大灰色文獻(xiàn)的存儲(chǔ)數(shù)量，加強(qiáng)灰色文獻(xiàn)的存儲(chǔ)質(zhì)量，深度展示高校的學(xué)術(shù)和科研成果，為高校教學(xué)科研注入新的活力。

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