劉卓彧　管曉紅

摘要：檔案管理是一項(xiàng)對(duì)信息的收集，管理和存儲(chǔ)的工作，在一定程度上對(duì)促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和向信息化時(shí)代的過(guò)渡至關(guān)重要。本文詳述了現(xiàn)階段信息化背景下，檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，分析了檔案管理的新方向，并提出了在信息化環(huán)境中檔案管理的發(fā)展路徑與創(chuàng)新措施，以提供有關(guān)人員的有用參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;發(fā)展;路徑;創(chuàng)新

1.引言

目前對(duì)檔案工作人員的工作任務(wù)來(lái)講，很重要的一環(huán)就是利用與開發(fā)檔案的資源化，不斷的改良檔案服務(wù)體系與高效進(jìn)行服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。利用計(jì)算機(jī)為客戶提供相應(yīng)的服務(wù)，完善事務(wù)管理機(jī)制，使得現(xiàn)代化檔案管理全面覆蓋。當(dāng)下使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線服務(wù)已受到很多國(guó)內(nèi)檔案管理的青睞，這已變成企業(yè)重點(diǎn)服務(wù)對(duì)象。檔案管理是信息管理的重要組成部分，當(dāng)今社會(huì)信息化爆發(fā)速度飛快，信息化下規(guī)范檔案管理的意義重大。

2.檔案管理信息化的發(fā)展與創(chuàng)新

2.1全面優(yōu)化，形成統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與管理制度

想要促進(jìn)體系的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，還應(yīng)形成統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與管理制度，具體包含資源采集路徑、范圍、組成結(jié)構(gòu)和種類、應(yīng)用方式等方面的標(biāo)準(zhǔn)要求，同時(shí)還需要針對(duì)不同處理流程、軟件標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)用技術(shù)等形成明確細(xì)則和工作要求。在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范條件下，促進(jìn)處理流程、技術(shù)、資源全面融合，形成全新的檔案管理模式。檔案資源處理過(guò)程，可以結(jié)合新時(shí)代特征，實(shí)施全面優(yōu)化改造，具體可以分成采集儲(chǔ)存、預(yù)處理、分析、組織、應(yīng)用反饋等五種內(nèi)容。

2.2合理規(guī)劃?rùn)n案管理

在檔案的管理中，通常根據(jù)檔案的實(shí)際情況進(jìn)行檢查，確認(rèn)之后進(jìn)行存檔。一旦存儲(chǔ)了數(shù)據(jù)，檔案管理者便會(huì)使用此信息并向單位提供相關(guān)服務(wù)。但是在信息化背景下，這種工作模式顯得非常落后，因此有必要提高單位信息化管理檔案的水平。伴隨著我國(guó)檔案管理局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)程的逐漸完善，有關(guān)檔案管理需要充分利用符合自身建設(shè)的網(wǎng)頁(yè)形式，有效的開展在線數(shù)據(jù)與信息的共享，且將管理平臺(tái)與企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)站并聯(lián)，以此實(shí)現(xiàn)用戶信息的在線檢索功能。積極引進(jìn)國(guó)際上高水平的管理體系，建立以現(xiàn)代技術(shù)為核心的檔案管理系統(tǒng)。檔案的管理人員要及時(shí)更新檔案信息資源庫(kù)，特別是建設(shè)文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上平臺(tái)電子文檔的管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文件管理的合法化與智能化。

2.3信息化管理

在信息化環(huán)境中，檔案管理的創(chuàng)新需要信息化管理，而信息化管理需要概念上的更新，以及方法上的創(chuàng)新與改變，即檔案的集中分類，將可以信息化管理的檔案進(jìn)行區(qū)分，并主動(dòng)將其轉(zhuǎn)換為信息數(shù)據(jù)檔案。其次要做好信息化管理檔案的準(zhǔn)備，記錄好有連帶關(guān)系的檔案，為信息化管理檔案做好準(zhǔn)備。另外，檔案數(shù)據(jù)的信息化轉(zhuǎn)換需要很長(zhǎng)時(shí)間，并且記錄過(guò)程需要嚴(yán)格的工作方法，切勿在過(guò)程中出現(xiàn)人為錯(cuò)誤致使丟失檔案情況的出現(xiàn)。最后，轉(zhuǎn)換后的電子檔案需要與原始記錄中進(jìn)行校正，以產(chǎn)生完整可靠的數(shù)據(jù)，這為進(jìn)一步改進(jìn)和使用電子數(shù)據(jù)提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.4提高檔案信息的安全性

提高檔案信息的安全至關(guān)重要。首先，在信息化環(huán)境中，不管是檔案的歸檔或者是檔案的完善，都必須通過(guò)訪問(wèn)特定的軟件，并且不可避免地要在網(wǎng)絡(luò)山上打開關(guān)于存檔的信息平臺(tái)，以便存檔的管理和對(duì)存檔的訪問(wèn)。安全管理應(yīng)從有權(quán)訪問(wèn)檔案信息的工作人員開始，提高其待遇水平，改善人員培訓(xùn)和晉升機(jī)制，從而減少人員流動(dòng)，注重在日常培訓(xùn)中提高道德操守，避免內(nèi)部安全問(wèn)題。第二，保護(hù)檔案免受火災(zāi)，洪水，地震及黑客攻擊造成的意外損害，及時(shí)做好備份。第三，有必要增強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的安全水平，使管理人員意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全，并為他們提供在該領(lǐng)域工作的手段，通過(guò)實(shí)踐來(lái)增強(qiáng)檔案的安全性和機(jī)密性。

2.5建設(shè)科學(xué)合理的工作機(jī)制， 實(shí)現(xiàn)文件有序上傳

企業(yè)檔案管理的相關(guān)部門要加大溝通力度，及時(shí)完善電子檔案數(shù)據(jù)管理部門，此部門將建立在公司部門的檔案中，并可用作公司資源數(shù)據(jù)庫(kù)的重要的部分。為了加強(qiáng)檔案管理工作與信息化技術(shù)的融合，必須建立一個(gè)科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制。建立良好的管理人員獎(jiǎng)懲制度，應(yīng)著眼于單位的利益，從而有效保護(hù)每一位員工的切身利益，實(shí)現(xiàn)真正的公正合理。因此，一方面有必要建立對(duì)工作的獎(jiǎng)勵(lì)制度，另一方面必須制定適用于違反制度的懲罰規(guī)則，以達(dá)到工作機(jī)制真正的公平公正，獎(jiǎng)懲嚴(yán)明。同時(shí)，要求單位加大對(duì)檔案管理的投入，改善相應(yīng)的設(shè)施，并提供在檔案管理中使用，作為整合主要信息技術(shù)的物質(zhì)保證。

目前存在于單一的電腦上進(jìn)行收集電子文檔已然成為檔案管理多數(shù)電子文件無(wú)法回避的問(wèn)題，相比于以往的文件，多數(shù)文件都是通過(guò)文件上傳和文件下載實(shí)現(xiàn)的，所以通過(guò)更改傳統(tǒng)的工作方式，可在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中建立一個(gè)操控平臺(tái)，自動(dòng)能夠在網(wǎng)上上傳電子文檔。將它們進(jìn)行有效的收集后，再將其存檔于服務(wù)器中。比如為方便下級(jí)行政部門和用戶通過(guò)該網(wǎng)站傳輸其非機(jī)密檔案的全文，檔案管理也相應(yīng)研發(fā)出電子文件自動(dòng)上傳體系。

2.6積極有效進(jìn)行在線服務(wù)

實(shí)現(xiàn)全面的信息化管理可徹底改變?nèi)藗儗W(xué)習(xí)與工作的主體方式，讓人們能夠及時(shí)的通過(guò)信息體系與信息終端網(wǎng)絡(luò)獲取目前各式各樣的信息。因此被動(dòng)的使用檔案方式一定會(huì)被現(xiàn)代的檔案服務(wù)所取代。檔案工作部門能夠編輯有關(guān)主題，能夠在網(wǎng)頁(yè)利用數(shù)據(jù)庫(kù)查詢，以便用戶可以使用電子郵件在互聯(lián)網(wǎng)上快速通信，交換信息并向著快速服務(wù)對(duì)象能夠及時(shí)應(yīng)答。

3.結(jié)語(yǔ)

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案管理的創(chuàng)新是主要挑戰(zhàn)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理的集成和創(chuàng)新可以加速信息化技術(shù)的發(fā)展。在信息化這一時(shí)代背景下，考慮到效率和質(zhì)量，檔案管理工作已經(jīng)逐步發(fā)展起來(lái)，信息化時(shí)代大大提高了檔案管理的效率，充分利用現(xiàn)代信息手段及措施至關(guān)重要，負(fù)責(zé)檔案管理的部門也應(yīng)繼續(xù)調(diào)整其方向和目標(biāo)。

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