檔案管理信息化建設是新時代背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的必然，在信息時代背景下，人們的工作節(jié)奏加快，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理已經不能滿足時代發(fā)展的需要，在這樣的背景下，如何實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的信息化管理成為相關人員需要思考和解決的問題。事業(yè)單位本身涉及的檔案資料比較復雜，所有信息的收集、分類、管理環(huán)節(jié)比較復雜，將信息技術應用其中能夠提升事業(yè)單位檔案管理效率，從而為事業(yè)單位的長遠發(fā)展創(chuàng)設更加有利的條件。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理改革的必要性

（一）節(jié)省資源，強化內部交流。隨著數(shù)字化、信息化社會進程的加快，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字水平不斷提升，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)不僅能夠降低事業(yè)單位檔案管理成本費用，而且還能夠提升事業(yè)單位的工作效率，強化事業(yè)單位內部各個部門之間的溝通交流。

（二）事業(yè)單位檔案管理順應時代的體現(xiàn)。在物聯(lián)網(wǎng)、云計算數(shù)字信息技術的完善下，各個技術形式開始被人們應用到檔案管理中，事業(yè)單位檔案信息化管理是其順應信息社會發(fā)展的體現(xiàn)。

（三）滿足事業(yè)單位改革發(fā)展的需要。事業(yè)單位制度改革離不開信息化平臺的支持，在這個平臺的支持下，能夠為事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設創(chuàng)設良好的條件支持。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位沒有深刻認識到檔案管理的重要性。受傳統(tǒng)思想理念的束縛，長期以來，事業(yè)單位將發(fā)展的重點放在業(yè)務服務管理上，沒有充分認識到檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的重要作用。在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，很多人員普遍認為檔案管理工作無法為事業(yè)單位發(fā)展創(chuàng)造較多的價值和利益，由此也就沒有為檔案管理工作的開展提供足夠的人力、物力和財力支持，降低了檔案管理工作效率。

（二）事業(yè)單位檔案管理人員水平不高。事業(yè)單位檔案管理是一項系統(tǒng)化、復雜化的工作，具體要求檔案管理人員不僅要掌握過硬的檔案知識，而且還需要具備耐心、細心的品質。但是從當前發(fā)展實際情況來看，事業(yè)單位檔案管理人員都擁有各自的工作，無法為檔案管理付出足夠的精力，且在檔案管理工作薪資水平不達標的情況下，還會出現(xiàn)倦怠的心理。

（三）事業(yè)單位檔案管理方式不合理。伴隨信息技術和通信技術的深入發(fā)展，事業(yè)單位開始邁向信息化的方向，但是在檔案管理的過程中，管理人員沒有積極利用信息技術，事業(yè)單位沒有培養(yǎng)和檔案信息化管理相關的計算機維護人員。

三、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展對策

（一）重新構造檔案管理業(yè)務流程。第一，優(yōu)化業(yè)務流程。在事業(yè)單位檔案管理的過程中，為了能夠確保檔案信息化管理順利進行，在檔案管理的過程中，需要相關人員采取必要的措施優(yōu)化業(yè)務流程。首先，優(yōu)化檔案管理部門內部的業(yè)務流程，使各個部門在工作的時候都能夠熟悉自己的崗位職責。其次，優(yōu)化檔案管理部門和其他部門的業(yè)務流程，強化檔案管理部門和其他部門之間的溝通，從檔案信息需求者角度出發(fā)優(yōu)化檔案信息檢索、利用、處理和反饋。第二，實現(xiàn)檔案業(yè)務標準制度化發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理標準化對檔案管理意義重大，為此，在檔案管理的時候要將檔案流程標準以制度的方式固定下來，明確檔案管理分工。第三，完善事業(yè)單位流動人員的檔案管理。對事業(yè)單位的流動人員進行統(tǒng)計分析，根據(jù)統(tǒng)計分析結果對人員管理進行適應性的創(chuàng)新，一方面要加大對流動人才的檔案保留管理，另一個方面要簡化單位流動人員管理模式，制定出和整個單位相適應的流動人員檔案管理方案，不斷提升事業(yè)單位人員檔案管理質量和管理效率。

（二）拓展事業(yè)單位檔案管理服務能力。事業(yè)單位檔案管理的本質是服務，檔案管理服務能力是事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展的關鍵。因此，事業(yè)單位檔案信息化管理的過程中要注重提升檔案管理的服務能力。第一，拓展服務能力。事業(yè)單位以往的檔案管理服務職能是檢索、查閱，在信息化技術的支持下，事業(yè)單位檔案管理要注重借助強大的信息技術功能來拓展檔案管理功能，積極開展檔案管理功能模塊，借助先進的信息技術實現(xiàn)對檔案信息的自動化歸檔管理、自動化篩選、自動化比對、自動化分析。第二，拓展服務內容。以往的檔案管理服務內容更多的是被動等待，而在檔案信息化管理模式下，檔案管理人員需要積極利用先進的技術形式來拓展檔案服務內容，將檔案內容從被動等待拓展到主動提供，將檔案信息從單純的指導轉變?yōu)榻虒?，從普通的服務拓展到專業(yè)化、個性化的服務。在技術的支持下，還可以不斷拓展檔案的服務功能，在檔案應用的時候和其他信息打造出一個清晰的對比模型，并在檔案服務過程中增加其他服務功能，比如根據(jù)所查找數(shù)據(jù)信息提供對應的檔案信息、在檢索中設置高級檢索，從而讓檔案信息使用者能夠根據(jù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)的年份和使用方向找到同類檔案信息。

（三）打造檔案管理信息化平臺。第一，強化檔案信息化平臺的軟件建設。軟件是檔案信息化建設的重要載體，為此，在檔案信息化管理的過程中，需要相關人員注重軟件性能和功能的完整性。事業(yè)單位在發(fā)展的過程中可以根據(jù)實際需要向第三方購買檔案管理軟件，也可以根據(jù)單位發(fā)展需求自主設計適合開發(fā)和應用的軟件管理平臺，使得檔案管理軟件在具備檔案管理功能的同時，滿足事業(yè)單位的業(yè)務發(fā)展特點。第二，強化資源信息的整合利用。在檔案信息化整合管理的過程中，借助事業(yè)單位管理平臺來整合各個資源信息，將檔案管理工作納入整個事業(yè)單位的管理平臺上，在最大限度上發(fā)揮出檔案管理信息化的重要價值。第三，借助人事檔案信息網(wǎng)站進行管理。在事業(yè)單位檔案管理的過程中，相關部門要和信息化管理部門協(xié)同合作，加快打造協(xié)同、完善、多元化的人事檔案信息網(wǎng)站。在網(wǎng)站平臺上以網(wǎng)頁的形式將資源信息提供給相關人員進行查閱和咨詢。在網(wǎng)站平臺建設開發(fā)的過程中，還需要應用權限分級管理制度來對檔案資源信息進行分級整合，通過整合信息更好地滿足檔案管理的安全需要，避免檔案信息被不法分子隨意使用。檔案管理部門還需要積極和網(wǎng)站運營公司協(xié)同聯(lián)系，在檔案信息網(wǎng)站設計、建設的過程中，要注重制定出規(guī)范的標準。

（四）提升事業(yè)單位檔案管理人員綜合素質。在事業(yè)單位檔案管理過程中，檔案管理部門要采取措施提升檔案管理人員的思想素質，在優(yōu)化人力資源管理的過程中，不斷創(chuàng)新人事檔案管理工作。事業(yè)單位檔案管理人員要嚴格落實自己的工作職責，并在檔案管理的過程中實施人性化管理，在檔案信息管理的過程中，制定出一系列人性化服務系統(tǒng)，為檔案管理人員提供必要的工作福利。在檔案管理的過程中，還需要制定出一系列人性化的服務系統(tǒng)和獎懲機制，為檔案管理工作人員創(chuàng)設更為理想的工作環(huán)境，不斷提升檔案管理工作人員的積極性。

（五）優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理機制。在行政事業(yè)單位經濟快速發(fā)展下，人事檔案管理工作在實踐應用中的比重不斷加大。為了更好地滿足事業(yè)單位的發(fā)展需要，事業(yè)單位人事檔案管理工作要進一步優(yōu)化創(chuàng)新。其中，針對國內人事檔案管理工作普遍存在的管理體制問題，需要相關部門和事業(yè)單位管理人員積極商討具體的對策，針對當前人事檔案管理工作實際情況制定出科學合理的人事檔案管理體制，在這個體制的作用下，更好地發(fā)揮出人事檔案工作在行政事業(yè)單位中的作用。在事業(yè)單位檔案管理的過程中，還需要強化事業(yè)單位內部人性化管理模式的運作，在人事檔案管理的過程中，制定出一系列人性化服務條款，為事業(yè)單位檔案管理工作人員提供必要的工作環(huán)境和福利支持。根據(jù)檔案管理工作發(fā)展需要，檔案管理人員在利用檔案信息的時候要制定嚴格的規(guī)劃標準，在標準的規(guī)范和約束下，提升事業(yè)單位管理人員的綜合素質，不斷提升檔案人員的職業(yè)道德精神和技術水平，使得整個事業(yè)單位的檔案管理工作始終處于一個不斷上升的發(fā)展狀態(tài)。在檔案管理的過程中，管理人員還需要努力打造出一個完善的檔案管理網(wǎng)絡，在網(wǎng)絡資源的作用下，拓展檔案管理模式和管理路徑，使得檔案管理人員在檔案管理的過程中充分發(fā)揮出自身的職能作用，不斷為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多的經濟價值和社會價值。

四、結語

綜上所述，檔案作為歷史材料的重要記錄載體，能夠詳細匯總分析事業(yè)單位的發(fā)展歷程和人員情況，檔案管理水平是檔案科學使用的重要保障，也是整個事業(yè)單位發(fā)展的重要支持。為此，結合新時期事業(yè)單位的變化發(fā)展，需要相關人員應用更先進的技術形式來進行檔案管理，創(chuàng)新檔案管理服務模式，從而更好地發(fā)揮出檔案資源信息在事業(yè)單位管理發(fā)展中的作用。