摘要：本文根據(jù)科研院所外事管理的需求，建立了一種新型科研院所外事工作管理方法，該方法從流程梳理，創(chuàng)建指南和建立集成表單三個(gè)主要方面入手，全面提升科研院所外事工作的效率與準(zhǔn)確性。

Abstract： According to the needs of foreign affairs management of scientific research institutes， this paper establishes a new method of foreign affairs management in scientific research institutes. This method starts from the three main aspects of process combing， creating guides and establishing integrated forms to comprehensively improve the efficiency and accuracy of foreign affairs of scientific research institutes.

關(guān)鍵詞：科研院所;外事工作;創(chuàng)新管理

Key words： scientific research institution;foreign affairs;innovation management

1? 研究背景

因公臨時(shí)出國(guó)（境）團(tuán)組管理具有手續(xù)復(fù)雜、信息量大、時(shí)效性強(qiáng)等特點(diǎn)。各類團(tuán)組有組團(tuán)、參團(tuán)的差別，也有因團(tuán)組成員構(gòu)成導(dǎo)致的各種審批、辦理流程方面的重大差異。粗略統(tǒng)計(jì)，最復(fù)雜的團(tuán)組辦理流程中與組團(tuán)單位相關(guān)的步驟就有六、七十個(gè)，涉及表單十幾類。

與此同時(shí)，各單位負(fù)責(zé)團(tuán)組辦理的人員相對(duì)較少且極不穩(wěn)定，所以動(dòng)蕩的人力資源保障與復(fù)雜的團(tuán)組辦理流程間形成了不可調(diào)和的沖突，以致團(tuán)組辦理過(guò)程中問(wèn)題頻出，周期不定，給國(guó)際合作事務(wù)的推進(jìn)和各職能部門(mén)的工作秩序都帶來(lái)了很大的影響。

所以迫切需要建立一套高效便捷的運(yùn)營(yíng)管理體系，為團(tuán)組辦理工作提供保障和支持。

2? 管理思路的建立

應(yīng)用運(yùn)營(yíng)管理體系建設(shè)（AEOS）理念，梳理優(yōu)化團(tuán)組管理工作流程，集成流程運(yùn)行保障相關(guān)要素，建立因公臨時(shí)出國(guó)（境）團(tuán)組管理業(yè)務(wù)域運(yùn)營(yíng)管理體系，從而實(shí)現(xiàn)流程高效、信息集成、知識(shí)傳承、數(shù)據(jù)積累，在提升團(tuán)組辦理工作效率的同時(shí)，也為流程效率的持續(xù)提升提供載體和信息支撐。

2.1 體系建設(shè)及優(yōu)化的核心思路

①確定流程關(guān)鍵路徑—其它活動(dòng)并行;②縮短關(guān)鍵路徑時(shí)間—多種預(yù)案?jìng)溥x;③建立表單數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)—數(shù)據(jù)自動(dòng)集成。

2.2 體系實(shí)現(xiàn)的主要功能

①精細(xì)業(yè)務(wù)指南;②自由剪裁流程;③自動(dòng)生成“寬松”和“緊迫”兩種倒排計(jì)劃;④多項(xiàng)目進(jìn)程監(jiān)控;⑤快速聚焦當(dāng)前任務(wù);⑥特殊情況說(shuō)明;⑦項(xiàng)目周期數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)積累;⑧團(tuán)組信息自動(dòng)歸集。

3? 新型管理方法

3.1 流程梳理

面向因公臨時(shí)出國(guó)（境）團(tuán)組管理，我們梳理了相關(guān)業(yè)務(wù)流程和管理要素，清理出各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)涉及的管理表單以及表單的應(yīng)用場(chǎng)景。完成了《因公出國(guó)（境）流程圖》、《因公出國(guó)（境）流程要素清單》、《因公出國(guó)（境）流程表單》。

3.2 創(chuàng)建指南

高效實(shí)用的工具是實(shí)現(xiàn)管理理念的重要保證。為了確保流程和各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)落地，在流程和要素清單的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建了《團(tuán)組辦理指南與進(jìn)程監(jiān)控表》，從而進(jìn)一步細(xì)化步驟、明確標(biāo)準(zhǔn)、提示風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)控進(jìn)程、聚焦任務(wù)，同時(shí)積累體系運(yùn)行數(shù)據(jù)。

建立《團(tuán)組辦理指南與進(jìn)程監(jiān)控表》，通過(guò)建立該表，實(shí)現(xiàn)以下幾個(gè)主要功能：

3.2.1 精細(xì)業(yè)務(wù)指南

通過(guò)精細(xì)梳理團(tuán)組辦理流程，細(xì)化各步驟需要完成的具體工作，形成團(tuán)組辦理業(yè)務(wù)指南。結(jié)合“任務(wù)”、“工作內(nèi)容”及“特殊情況說(shuō)明”板塊內(nèi)容，無(wú)經(jīng)驗(yàn)的團(tuán)組辦理新人可快速掌握?qǐng)F(tuán)組辦理流程，明確操作標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)預(yù)判關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)，學(xué)習(xí)積累特殊情況處理方法;而有經(jīng)驗(yàn)的團(tuán)組辦理人員可使用此表作為團(tuán)組辦理工作檢查單，避免遲辦、漏辦、錯(cuò)辦（例如，本表中提供了關(guān)于一年多次往返簽證辦理工作的五處特別提醒）。

3.2.2 自由剪裁流程

團(tuán)組人員的構(gòu)成直接影響團(tuán)組辦理進(jìn)程?！秷F(tuán)組辦理指南與進(jìn)程監(jiān)控表》中的“任務(wù)”等內(nèi)容是按照最復(fù)雜的流程設(shè)置的。當(dāng)確定了團(tuán)組人員后，辦理人員可以根據(jù)團(tuán)組人員的構(gòu)成類型，通過(guò)“類型”列將無(wú)關(guān)步驟標(biāo)識(shí)忽略或刪除。全部辦理步驟類型分為所有團(tuán)組（空白）、邀請(qǐng)軍方人員參團(tuán)團(tuán)組（“軍”）、邀請(qǐng)集團(tuán)人員參團(tuán)團(tuán)組（“集”）、動(dòng)力所副職以上領(lǐng)導(dǎo)參團(tuán)團(tuán)組（“所”）及邀請(qǐng)其他單位人員參團(tuán)團(tuán)組（“參”）五類。通過(guò)“類型”列可自由裁剪辦理步驟，根據(jù)具體情況形成不同流程。

3.2.3 自動(dòng)生成兩種倒排計(jì)劃并積累團(tuán)組辦理周期數(shù)據(jù)

完成流程剪裁后，可以通過(guò)時(shí)間軸提供的各關(guān)鍵事件辦理周期，形成“緊迫”、“寬松”兩種倒排計(jì)劃?？勺詣?dòng)生成計(jì)劃，也可根據(jù)實(shí)際情況（如節(jié)假日、特殊辦理事項(xiàng)要求等）具體調(diào)節(jié)各步驟辦理周期。團(tuán)組辦理完結(jié)后可以積累出新的團(tuán)組辦理數(shù)據(jù)，以便持續(xù)優(yōu)化各類團(tuán)組辦理全流程周期數(shù)據(jù)。

3.2.4 多項(xiàng)目進(jìn)程監(jiān)控與快速聚焦當(dāng)前任務(wù)

在同時(shí)辦理或管理多個(gè)團(tuán)組的情況下，需要隨時(shí)、快速跟蹤每個(gè)團(tuán)組的辦理進(jìn)程?！秷F(tuán)組辦理指南與進(jìn)程監(jiān)控表》可實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目同時(shí)監(jiān)控的功能。通過(guò)“當(dāng)前任務(wù)正在辦理或等待”列可快速聚焦各團(tuán)組當(dāng)前待辦事宜、存在的問(wèn)題以及下一步工作任務(wù)。這一功能有助于團(tuán)組辦理人員從容、快速、高效地管理多個(gè)項(xiàng)目。

3.3 建立集成表單

團(tuán)組辦理涉及的各類表單大約有十幾種。這些表單信息量較大，但多處重復(fù)。針對(duì)團(tuán)組辦理過(guò)程中數(shù)據(jù)量大、表單繁多但存在重復(fù)信息的特點(diǎn)，我所編制了《團(tuán)組信息自動(dòng)歸集表》，將《人員分工表》、《人員信息采集表》、《因公出國(guó)（境）團(tuán)組照相簽字表》、《外事系統(tǒng)上報(bào)信息表》、《名片制作表》、《邀請(qǐng)信信息表》、《派遣函》、《照會(huì)信息表》、《簽證預(yù)約申請(qǐng)表》及《X國(guó)簽證信息表》等十余張表單合并到一個(gè)表單文件中，并建立了各個(gè)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

使用《團(tuán)組信息自動(dòng)歸集表》可實(shí)現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)一次輸入、校對(duì)，多表單多次輸出的功能。多個(gè)表格中重復(fù)的信息只需要在首次出現(xiàn)時(shí)填寫(xiě)（黃色部分為首次出現(xiàn)），后續(xù)表格自動(dòng)同步信息（白色部分無(wú)須重復(fù)填寫(xiě)）。這一功能既有助于快速、精準(zhǔn)、高效地完成各類表單，也有助于完成數(shù)據(jù)積累。

在節(jié)省團(tuán)組辦理人員時(shí)間的同時(shí)，還應(yīng)用《團(tuán)組信息自動(dòng)歸集表》主動(dòng)為外單位相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提供數(shù)據(jù)支持以提高全流程的辦理效率。該表格自動(dòng)生成的《邀請(qǐng)信》、《照會(huì)》及《簽證預(yù)約申請(qǐng)表》草稿可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送至相關(guān)單位，為其編制相關(guān)文件提供文件信息支持，減少信息錄入時(shí)間。

4? 結(jié)論

通過(guò)流程梳理優(yōu)化和要素關(guān)聯(lián)集成，應(yīng)用《團(tuán)組辦理指南與進(jìn)程監(jiān)控表》和《團(tuán)組信息自動(dòng)歸集表》實(shí)現(xiàn)了多項(xiàng)目同時(shí)管理、團(tuán)組半自動(dòng)化辦理等改進(jìn)提升，大幅提高了流程運(yùn)行效率，保證了信息同步精準(zhǔn)度，完成了數(shù)據(jù)歸集積累。

目前，《團(tuán)組辦理指南與進(jìn)程監(jiān)控》總表還需專人隨時(shí)維護(hù)，比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力。后續(xù)擬進(jìn)一步優(yōu)化以實(shí)現(xiàn)辦理進(jìn)度由各團(tuán)組辦理人員實(shí)時(shí)更新、后臺(tái)自動(dòng)同步。

《團(tuán)組信息自動(dòng)歸集表》中的《人員分工》和《人員信息采集》等表單中的信息仍需辦理人員人工采集并手動(dòng)完成信息輸入。后續(xù)擬關(guān)聯(lián)所人力資源管理相關(guān)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)的自動(dòng)采集并將新形成的團(tuán)組辦理信息集成到相關(guān)系統(tǒng)中去，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的更大范圍的集成。

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作者簡(jiǎn)介：叢嘉（1988-），女，遼寧沈陽(yáng)人，工程師，碩士，從事新型國(guó)際合作管理方法研究。