高燕

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，國(guó)家建立健全應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段進(jìn)行行政管理的制度，山西省制定了“以數(shù)字政府建設(shè)為牽引進(jìn)一步優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境行動(dòng)計(jì)劃”。本文淺析了企業(yè)在信息化行政管理趨勢(shì)中提升管理的必要性，探索了企業(yè)在行政管理中使用信息化手段提升效能的方法。

關(guān)鍵詞：行政效能;信息化;提升

一、企業(yè)行政效能定義

效能，是指事物所蘊(yùn)藏的有利的作用。行政效能是行政主體在實(shí)施行政行為時(shí)，以較小的行政資源投入來(lái)實(shí)現(xiàn)最佳的行政工作目標(biāo)，達(dá)到資源配置的最優(yōu)狀態(tài)。具體到企業(yè)，就是企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)規(guī)章制度以及企業(yè)行政行為的集合體。

企業(yè)行政管理工作是以企業(yè)的行政部門(mén)為中心，負(fù)責(zé)企業(yè)的行政事務(wù)和辦公事務(wù)，最終目標(biāo)是通過(guò)各種規(guī)章制度和措施使企業(yè)各部門(mén)之間或者關(guān)系企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系，使企業(yè)在運(yùn)作過(guò)程中成為穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體，完成企業(yè)目標(biāo)發(fā)展任務(wù)。

二、潞安集團(tuán)行政效能提升的信息化措施探索

潞安集團(tuán)作為省屬國(guó)有企業(yè)，加強(qiáng)行政效能管理，直接關(guān)系著企業(yè)的切身利益以及轉(zhuǎn)型發(fā)展的大局。要想適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展，行政管理應(yīng)樹(shù)立現(xiàn)代化管理的觀念，必須完善行政管理制度，創(chuàng)新行政實(shí)施手段，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，全方位提升企業(yè)行政效能，使高質(zhì)效的行政效能成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的有力輔助。為使潞安集團(tuán)在信息化行政管理趨勢(shì)中把握機(jī)遇，以深化放管服效改革為指引，集團(tuán)提出全面優(yōu)化行政質(zhì)效方案，建設(shè)一站式企務(wù)服務(wù)平臺(tái)，開(kāi)展線上、線下審批服務(wù)。平臺(tái)通過(guò)線上和線下兩條渠道，開(kāi)展行政服務(wù)和審批工作。線上建設(shè)依托集團(tuán)現(xiàn)有OA平臺(tái)，平臺(tái)功能，增設(shè)兩個(gè)線上平臺(tái)：業(yè)務(wù)受理大廳信息化平臺(tái)、督辦平臺(tái);線下設(shè)立業(yè)務(wù)受理大廳，設(shè)置一個(gè)指導(dǎo)中心：政務(wù)辦理指導(dǎo)中心。通過(guò)此三平臺(tái)一中心，原則上可實(shí)現(xiàn)“線上服務(wù)不跑腿、線下服務(wù)最多跑一次”，進(jìn)而全面提高企業(yè)行政效能。

（一）業(yè)務(wù)受理大廳

業(yè)務(wù)受理大廳建立線下實(shí)體大廳和線上業(yè)務(wù)受理大廳審批平臺(tái)，受理各類(lèi)審批事項(xiàng)。①整合梳理集團(tuán)涉及審批事項(xiàng)的辦理流程、并向服務(wù)對(duì)象提供政策解釋;②接收駐外單位因地域原因不便辦理的事項(xiàng);③接收涉及多部門(mén)協(xié)調(diào)辦理的事項(xiàng);④接收主管部門(mén)不明確的事項(xiàng);⑤提供政務(wù)辦理政策指導(dǎo)。

（二）OA辦公平臺(tái)

OA平臺(tái)充分利用網(wǎng)絡(luò)的智能化、快捷性、安全性等特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公的高效便捷，提高企業(yè)行政效率。通過(guò)OA平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)以下功能：1.公文流轉(zhuǎn)、跟蹤及查詢利用。公文管理是行政部門(mén)參與企業(yè)行政事務(wù)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)事務(wù)的核心體現(xiàn)。公文流轉(zhuǎn)中要加強(qiáng)公文處理流程的規(guī)范化，提高公文處理質(zhì)量和效率。公文的OA流轉(zhuǎn)實(shí)行流程化運(yùn)作，可以做到嚴(yán)格把關(guān)、規(guī)范操作。充分利用OA平臺(tái)便捷的特點(diǎn)，大幅提高辦文效率，為各單位提供文件跟蹤查詢服務(wù)。另外，根據(jù)公文間的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)整理，及時(shí)歸檔，保證公文電子檔案的完整。2.領(lǐng)導(dǎo)干部請(qǐng)假報(bào)備及公示。通過(guò)綜合辦公的“請(qǐng)假報(bào)備”板塊，各單位主要負(fù)責(zé)人工作日外出向集團(tuán)請(qǐng)假，公休日離開(kāi)本單位駐地向集團(tuán)報(bào)備。3.車(chē)輛管理。對(duì)集團(tuán)現(xiàn)有公務(wù)車(chē)輛進(jìn)行信息化管理。

（三）業(yè)務(wù)受理大廳審批平臺(tái)

1.前期梳理集團(tuán)公司及其它單位工作涉及較多的審批事項(xiàng)，將審批事項(xiàng)及流程納入業(yè)務(wù)受理大廳審批平臺(tái)，各單位可通過(guò)業(yè)務(wù)受理大廳審批平臺(tái)或各專(zhuān)業(yè)信息系統(tǒng)網(wǎng)上申辦，平臺(tái)即時(shí)受理，轉(zhuǎn)辦責(zé)任部門(mén)，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完結(jié)。2.用印審批。機(jī)關(guān)部門(mén)通過(guò)OA系統(tǒng)申請(qǐng)使用公章?；鶎訂挝煌ㄟ^(guò)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)，通過(guò)業(yè)務(wù)歸口管理的機(jī)關(guān)部門(mén)申請(qǐng)使用公章。3.會(huì)議審批通過(guò)OA平臺(tái)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行統(tǒng)籌管理;對(duì)各類(lèi)會(huì)議實(shí)行會(huì)議申請(qǐng)和審批流程。4.公務(wù)用車(chē)審批。公務(wù)車(chē)輛信息納入審批平臺(tái)，機(jī)關(guān)各部門(mén)通過(guò)OA平臺(tái)申請(qǐng)使用公務(wù)車(chē)輛。

（四）督辦平臺(tái)

集團(tuán)對(duì)各部門(mén)督辦事項(xiàng)進(jìn)行歸集，統(tǒng)一發(fā)起督辦。OA文件根據(jù)內(nèi)容分類(lèi)，督辦類(lèi)審批后直接介入督辦平臺(tái);業(yè)務(wù)大廳接收需要督辦的事項(xiàng)后，上傳督辦平臺(tái);基層單位、機(jī)關(guān)處室提請(qǐng)督辦事項(xiàng)，經(jīng)審核后上傳平臺(tái);由主辦部門(mén)提交的集團(tuán)專(zhuān)題會(huì)議、經(jīng)理辦公會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議部署的督辦事項(xiàng)。

（五）政務(wù)辦理指導(dǎo)中心

專(zhuān)業(yè)人員對(duì)政府文件、政策、戰(zhàn)略、行業(yè)動(dòng)態(tài)、發(fā)展方向等進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的、深刻的研究，對(duì)企業(yè)一政府業(yè)務(wù)辦理進(jìn)行政策指導(dǎo)，減少企業(yè)對(duì)政府及其部門(mén)業(yè)務(wù)辦理中不必要的事項(xiàng)、環(huán)節(jié)和資料等。建立涉企文件資料庫(kù)。登錄任一平臺(tái)均可利用資料。

三、建設(shè)部門(mén)信息化管理系統(tǒng)，提升行政效能

潞安集團(tuán)的每個(gè)部門(mén)承擔(dān)大量業(yè)務(wù)，面對(duì)復(fù)雜的專(zhuān)業(yè)工作，存檔、查詢及過(guò)程管理等面臨極大挑戰(zhàn)，而充分利用信息化手段，可把部門(mén)業(yè)務(wù)信息化、規(guī)范化、簡(jiǎn)單化，推進(jìn)信息技術(shù)與業(yè)務(wù)工作的有機(jī)整合。

綜合辦公室作為企業(yè)行政機(jī)構(gòu)的核心，為提高行政能力，建立了部門(mén)信息管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)采集源頭信息、基礎(chǔ)信息，將日常工作依據(jù)的背景資料、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等納入該系統(tǒng)資料平臺(tái)，形成扎實(shí)的企業(yè)部門(mén)基礎(chǔ)工作管理體系，助力企業(yè)各項(xiàng)具體工作的高效、干凈、穩(wěn)定推進(jìn);將非一次性辦理事項(xiàng)實(shí)施跟蹤實(shí)現(xiàn)閉合;對(duì)備案工作進(jìn)行梳理分析，形成報(bào)告，指導(dǎo)下一階段工作等。

部門(mén)信息化管理系統(tǒng)可有效對(duì)日常工作進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控，避免傳統(tǒng)辦公方式無(wú)痕跡記錄的弊端，以及工作資料由個(gè)人保存可能造成的遺失、泄露或人員更替等人為原因造成的運(yùn)作不流暢、責(zé)任傳遞斷檔等缺陷，并可留存完整的電子資料，便于追溯和利用。這一系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行全面管理、信息管理和規(guī)范管理，對(duì)優(yōu)化辦公室內(nèi)部管理過(guò)程、員工規(guī)范化操作、對(duì)推動(dòng)企業(yè)綜合管理，提升企業(yè)行政能力有很重要的意義。

在企業(yè)利用信息化手段提升行政效能過(guò)程中，要強(qiáng)化企業(yè)信息化建設(shè)成果應(yīng)用，優(yōu)化融合各平臺(tái)功能，發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)。1.建立平臺(tái)間的鏈接。OA平臺(tái)的公文、業(yè)務(wù)辦理信息平臺(tái)的審批事項(xiàng)均可轉(zhuǎn)至督辦平臺(tái)。督辦完結(jié)事項(xiàng)可轉(zhuǎn)至其它平臺(tái)開(kāi)展后續(xù)工作。2.推進(jìn)線上線下服務(wù)深度融合，做到線上線下受理辦理“一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)”。同時(shí)，在圍繞服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過(guò)程中，通過(guò)流程再造、承諾辦理、限時(shí)辦結(jié)等方式，切實(shí)解決辦事難、歷時(shí)長(zhǎng)等問(wèn)題，充分利用各種便利條件，改善服務(wù)方式，全面提升企業(yè)行政效能。

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