袁雯

[摘 要]工程項目檔案管理是工程管理的重要部分，管理內(nèi)容是項目中產(chǎn)生的文件和記錄，也是項目檔案驗收的重要內(nèi)容。因此，項目管理的文檔管理人員，應以宏觀的業(yè)務規(guī)則為指導，以工程檔案業(yè)務規(guī)則“六原則”為指導，梳理工程各個階段的技術標準和管理工藝流程，理清工程項目產(chǎn)生的重點文件范圍，以其作為業(yè)務規(guī)則集，用來定義、約束與控制檔案管理工作，從而保證檔案“五性”，提高文檔人員專業(yè)素養(yǎng)，為項目提供精準服務。

[關鍵詞]業(yè)務規(guī)則;工程項目;檔案管理;檔案“五性”

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.14.086

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）14-0-03

0? ? ?引 言

文檔管理是工程項目管理的重要部分，在項目管理的四大控制中具有舉足輕重的地位，文檔管理人員要做好項目文檔管理，不僅要懂得檔案管理，更要懂得文件產(chǎn)生、使用的原因和流程，也就是要懂得工程管理業(yè)務，只有懂得工程活動的各個環(huán)節(jié)會產(chǎn)生什么文件、文件如何流動、使用過程中會產(chǎn)生什么樣的記錄、這些文件在工程階段發(fā)揮什么作用等，才能按照工程技術相關標準的定義維持業(yè)務描述和定義業(yè)務行為，開展文檔管理與工程活動，達到業(yè)務規(guī)則驅動的文檔管理與實體工程的同步進行，做到文檔一體化管理，發(fā)揮文檔管理為項目管理服務的作用。

1? ? ?業(yè)務規(guī)則及工程管理活動技術與文檔管理業(yè)務規(guī)則的共生性

規(guī)則是由大眾共同制定、公認或者由代表人統(tǒng)一制定并通過的，群體中的所有成員一起遵守的實踐經(jīng)驗的條例和章程。核心詞有兩個：共同制定、一起遵守。業(yè)務規(guī)則宏觀上是“支持決策、影響或控制組織業(yè)務行為的指示”，包括與業(yè)務相關的法律法規(guī)、操作規(guī)范、管理章程、規(guī)章制度、管理章程和行業(yè)標準等，也包括從業(yè)人員的知識總結、專門技能等。微觀上是信息系統(tǒng)建設中的一組凝練語句，是應用程序的一組邏輯。本文主要從宏觀上討論業(yè)務規(guī)則在工程項目檔案管理中的應用及價值。從規(guī)則和業(yè)務規(guī)則兩個詞的定義可以看出，任何活動都可以對業(yè)務流程進行梳理，制定該活動遵守的行為，并對產(chǎn)生的結果進行管理，幫助企業(yè)決策者做出正確決策。在工程檔案管理中，業(yè)務規(guī)則包括工程管理業(yè)務活動遵守的國家法規(guī)標準和行業(yè)規(guī)范，其中明確了工作開展必備的條件、工作流程順序、每個流程要達到的標準等，具體而言，就是對項目全程梳理出來的條件設置一個條件集合，當滿足這個條件集合時，觸發(fā)一個或者多個動作。業(yè)務規(guī)則制定的過程、業(yè)務規(guī)則效果評價的結果、完善優(yōu)化調整的過程同樣是另一個業(yè)務規(guī)則集，是一個運動發(fā)展的生命周期。通過運動和發(fā)展的周期可以看出，業(yè)務規(guī)則是檔案管理業(yè)務與實體的深度融合，也是檔案管理人員落實檔案管理工作“四參加”和“四同步”的管理要求，是達到檔案“五性”要求的行之有效的舉措。

2? ? ?檔案業(yè)務規(guī)則及制定原則

從業(yè)務應用角度看，工程檔案業(yè)務規(guī)則是對檔案產(chǎn)生的過程、檔案自身、檔案管理流程等描述、約束和控制的法律規(guī)范、操作規(guī)范、規(guī)章制度、管理章程、檔案人員經(jīng)驗總結等。檔案是最原始的記錄，從業(yè)務上講，不會產(chǎn)生不同記錄，因此要考慮原子性;檔案在管理邏輯流程中，一個條件不會產(chǎn)生不同結果，這就要求企業(yè)制定獨立的規(guī)則。制定規(guī)則的是人員對工程和檔案業(yè)務都了解的工程師，但在項目管理過程中考慮到壓降成本，業(yè)務規(guī)則由業(yè)務人員執(zhí)行，因此，制定的業(yè)務規(guī)則要簡單直接。隨著科技的發(fā)展，技術標準也在持續(xù)不斷提高，可持續(xù)發(fā)展是業(yè)務發(fā)展的自然規(guī)律，基于標準的業(yè)務規(guī)則的動態(tài)性是合理且需持續(xù)執(zhí)行的，因此，不論從業(yè)務規(guī)則的定義上，還是從業(yè)務規(guī)則制定中都要清晰地了解，業(yè)務規(guī)則至少包含條件和執(zhí)行兩個部分，條件是對業(yè)務結果的判定，執(zhí)行則是對業(yè)務結果的處理，制定業(yè)務規(guī)則必須遵守因果邏輯關系。原子性、獨立性、簡單性、動態(tài)性和邏輯性是制定工程檔案管理制度必須遵守的“檔案業(yè)務規(guī)則六原則”。

3? ? ?專業(yè)標準是定義檔案業(yè)務規(guī)則的基礎

業(yè)務規(guī)則最初是行業(yè)標準和規(guī)范的本地化成果，有些是直接引用的，有些是結合項目特點和制定規(guī)則者的經(jīng)驗，在工程檔案管理活動中，標準是工作的準繩，是工程建設和管理的工作方法指導，是工作質量的標準，只有按照相應的法規(guī)和標準一步步開展工作，才能保證項目質量;同樣，如何追溯或控制工程質量，就需要對技術工作和管理工作通過文字進行記錄，這些記錄是不是按照標準產(chǎn)生、記錄內(nèi)容是否真實等，這些都是確保檔案真實性、完整性、規(guī)范性和有效性的基礎，因此作為工程項目管理的文檔管理人員，應熟悉檔案管理標準和法規(guī)。既熟知技術法規(guī)標準，又熟知檔案管理標準，可以制定科學的業(yè)務規(guī)則，再加上檔案管理人員良好的溝通技巧和較高的職業(yè)素養(yǎng)，就能做好工程項目檔案工作，為工程項目提供卓越服務，助推項目“九大控制”全面提升。

4? ? ?工程建設項目查驗重點是高質量管理檔案的核心

隨著中國制造的全球化，工程質量日益重要。質量的追溯需要通過記錄（檔案）實現(xiàn)，同樣，國家反腐工作的重要依據(jù)也是記錄和檔案，因此，如何做好工程項目的檔案管理成為檔案部門當前急需解決的問題?；诖?，檔案部門應按照工程進度，結合技術專業(yè)的法規(guī)和標準，逐一梳理檔案，重點關注質量、資金、履責等方面的檔案，制定項目檔案管理業(yè)務規(guī)則，抓住高質量管理檔案的核心，收集、整理一套完整、真實、系統(tǒng)、可用和規(guī)范的工程項目檔案。因為篇幅限制，本文省去了對檔案數(shù)百個工程技術行業(yè)標準和超過150部檔案法規(guī)標準以及行業(yè)制度的逐條分析制定規(guī)則的過程，簡要從工程的3個階段和工程項目涉及的單位分別梳理出必須產(chǎn)生的檔案和需要重點關注的檔案的業(yè)務規(guī)則，并舉例闡明業(yè)務規(guī)則及其在項目管理中的實際作用。

4.1? ?項目審批階段業(yè)務規(guī)則

項目審批是項目是否合法的重要環(huán)節(jié)，該部分有兩個方面的內(nèi)容是必查項，即綜合卷和土地使用相關文件。綜合卷作為檔案部門收集檔案的依據(jù)，也是項目中期檢查、財務審計以及檔案驗收利用的重要記錄。查驗重點包括項目建議書，項目“三同時”文件，可研、初設、調整的批復，初步設計。按照《中華人民共和國土地管理法實施條例》第256號文，政府出讓土地一般采取兩種形式：掛牌出讓和政府劃撥。這兩種形式取得土地使用的主要憑證文件是相同的。

4.2? ?基本建設階段業(yè)務規(guī)則

工程資料依據(jù)工程建設的特征，工程資料形成劃分為3個階段。第一階段，工程準備階段。從項目申請開始，到辦完開工手續(xù)為止。在工程準備階段，建設單位辦理各項工程建設前期手續(xù)（報建工作），并進行監(jiān)理、設計、施工招標等工作，形成工程準備階段文件。這個階段的檢查重點包括以下幾點：工程地質勘察報告;各類計算書;工程總平面圖。第二階段，工程實施階段。從監(jiān)理單位、施工單位進場開始，到完成竣工驗收為止。在這個階段，監(jiān)理單位履行各項監(jiān)理職責，形成監(jiān)理資料;施工單位按合同施工，形成施工資料。第三階段，工程竣工階段。從工程竣工驗收開始，到工程檔案移交為止。在這個階段，形成工程竣工文件和竣工圖。參驗重點是工程質量記錄，包括單位（子單位）工程質量控制資料核查記錄，單位（子單位）工程安全和功能檢查資料核查及主要功能抽查記錄，單位（子單位）工程觀感質量檢查記錄，單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄劃分的分部與實際相符;各參與方的質量評價記錄;實體工程驗收記錄;竣工檔案移交記錄。

4.3? ?竣工圖業(yè)務規(guī)則

竣工圖是建設工程竣工檔案的重要部分，是工程建設完成后主要的憑證性材料，是建筑物真實的寫照，是工程竣工驗收的必備條件，是工程維修、管理、改造、擴建的依據(jù)。項目的每個專業(yè)都要繪制竣工圖。竣工圖應依據(jù)施工圖、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程洽商記錄等繪制;對于結構形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圖面變更超過35%的，應重新繪制竣工圖;竣工圖編制單位應按照國家建筑制圖規(guī)范要求繪制竣工圖。所有竣工圖應由編制單位逐張加蓋、簽署“竣工圖章”?！翱⒐D章”應具有明顯的“竣工圖”字樣，包括編制單位名稱、制圖人、審核人和編制日期等基本內(nèi)容。編制單位、制圖人、審核人、技術負責人、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理工程師、總監(jiān)要在竣工圖章上一一簽字，不得代簽。凡由設計院編制的竣工圖，其設計圖簽中必須明確竣工階段，并由繪制人和技術負責人在設計圖中簽字?？⒐D章應加蓋在圖簽附近的空白處?？⒐D章應使用不褪色紅色或藍色印泥?？⒐D查驗包括4個要點：通過施工圖總目錄和竣工圖目錄進行對比，檢查完整性;通過現(xiàn)場與實體對照法檢查真實性;對照更改單，核查竣工圖是否更改;竣工圖更改部位，必須找到相應的更改單來驗證有效性;竣工圖監(jiān)理工程師、總監(jiān)簽字合規(guī)性也是重點。

4.4? ?監(jiān)理檔案業(yè)務規(guī)則

監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在工程建設監(jiān)理活動過程中形成的全部資料，包括監(jiān)理規(guī)劃文件、施工方案或施工方案審查意見書、分包按單位資質審查意見書、材料審查記錄、進度控制類記錄、質量控制類記錄、造價控制類記錄、監(jiān)理通知及回復類文件、監(jiān)理日志和監(jiān)理工作總結等。監(jiān)理檔案的查驗要點包括監(jiān)理單位資質和人員資質兩方面。建立單位資質方面，包括監(jiān)理工程師資質，施工單位報審、報驗文件簽署是否合規(guī)合法。人員資質方面，包括綜合技術，工程開工、暫停、停工、復工審批文件，簽字批準要與職責要求匹配。

4.5? ?設備儀器檔案業(yè)務規(guī)則

一個工程項目離不開設備，有些工程項目需要根據(jù)功能需求，定制一些特殊功能的設備（及非標設備）。

4.5.1? ?標準設備儀器業(yè)務規(guī)則

標準設備儀器檔案，一般包括5個階段的文件：計劃選購階段、開箱驗收階段、安裝調試階段、運行及維護階段和維修改造階段。每個階段按照行業(yè)標準工序流程，都會產(chǎn)生文件和記錄。在項目驗收過程中，需要重視以下內(nèi)容：招標文件;設備的裝箱單和開箱驗收記錄;設備出廠精度和進廠精度檢測記錄;設備出廠幾何精度檢測記錄與進廠幾何精度檢測記錄比對記錄，設備試件加工精度檢測記錄;檢測儀器的出廠檢測和進廠檢測證明文件;檢測儀器的出廠檢測文件，委托第三方有資質的檢測機構的檢測報告;設備儀器終驗收報告;設備儀器終驗收報告的支持性文件，設備的調整、測試記錄等文件是否歸檔;驗收報告供需雙方簽署齊全。

4.5.2? ?非標設備儀器業(yè)務規(guī)則

非標設備儀器因其性能的特殊性，因此在文件產(chǎn)生與標準設備之間存在不同，非標設備儀器文件的產(chǎn)生包括5個階段：方案論證及設計階段、制造加工階段、安裝調試及鑒定驗收階段、運行及維護修理階段、改造階段。項目檔案驗收和后續(xù)使用的重點包括以下幾點：設備研制的技術要求;設計方案及評審;設備設計計算、檢定大綱、校準規(guī)程、調試大綱、驗收報告、技術總結、設備使用說明書;非標設備的標定文件;非標設備已經(jīng)按照檢定大綱、校準規(guī)程進行了標定;非標設備軟件開發(fā)文件;非標設備終驗收報告設備的調整、測試、試驗記錄已經(jīng)歸檔。

4.5.3? ?計算機管理軟硬件業(yè)務規(guī)則

計算機軟件和硬件要和設備文件一樣產(chǎn)生記錄項目過程的所有文件，但因其是特殊設備，因此特殊文件必須歸檔。按照產(chǎn)生過程，可以劃分為4個主要階段：計劃、選購階段;開箱驗收階段;安裝調試階段和升級換版階段。計算機軟硬件的檔案驗收時要重點關注以下內(nèi)容：代理商的資質;授權書、軟件許可協(xié)議、原產(chǎn)地證明;軟件的檢測報告;軟件的終驗收報告。

4.5.4? ?特種設備檔案業(yè)務規(guī)則

特種設備一般包括以下設備：鍋爐、壓力容器、起重設備、電梯等。按照《特種設備安全監(jiān)督管理條例》進行梳理制定業(yè)務規(guī)則，此類設備收集和查驗重點是：特種設備的資質文件;特種設備的設計文件;出廠檢測報告;地方特種設備檢測機構的檢測報告;特種設備終驗收報告。

5? ? ?結 語

檔案是保存下來的記錄，是歷史的真實記憶，是傳承文明的載體，是現(xiàn)實工作的必然依托，是唯一原生的信息，不論是人文社會還是科技時代，從本質上說都是在這些原生信息的基礎上發(fā)展和延伸的，因此，滿足檔案“五性”要求的重要價值顯而易見。業(yè)務規(guī)則不僅提高了工作人員的業(yè)務能力，更重要的是將文檔管理活動融入工程管理的每個工序，確保檔案的“五性”標準。

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