李明賀

【摘 ?要】企業(yè)檔案管理工作同企業(yè)的過(guò)往與未來(lái)發(fā)展有著緊密聯(lián)系，更科學(xué)和更規(guī)范的管理對(duì)提高企業(yè)管理的質(zhì)量和效率至關(guān)重要。本文簡(jiǎn)要分析了當(dāng)前企業(yè)檔案管理的缺陷，如對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理不夠重視，缺乏相關(guān)工作人員的培養(yǎng)與培訓(xùn)以及相應(yīng)的制度體系不夠完善等。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中需要對(duì)以上問(wèn)題進(jìn)行解決，讓企業(yè)檔案管理工作在新形勢(shì)下開(kāi)展的更順利。

【關(guān)鍵詞】火力發(fā)電企業(yè);檔案管理;工作探析

引言

檔案管理對(duì)企業(yè)管理至關(guān)重要：一方面，它對(duì)企業(yè)的行為與活動(dòng)進(jìn)行了更加嚴(yán)格的監(jiān)管，另一方面，實(shí)現(xiàn)了不斷提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)的效率和質(zhì)量。因此，企業(yè)檔案管理可以反映企業(yè)的整體管理水平，還可以從中看到企業(yè)發(fā)展的歷史。然而，目前企業(yè)檔案管理工作還存在一些缺陷，比如說(shuō)，管理工作不全面、檔案處理不及時(shí)以及需要銷毀的檔案還在存檔等問(wèn)題，在檔案管理中沒(méi)有充分利用企業(yè)檔案管理的工作優(yōu)勢(shì)，沒(méi)有為企業(yè)帶來(lái)便利與有效管理。

1.檔案管理工作現(xiàn)狀

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，不管什么行業(yè)和領(lǐng)域都在講求全面發(fā)展，火力發(fā)電企業(yè)也不例外。根據(jù)行業(yè)的特點(diǎn)，企業(yè)建立了屬于自己的檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)還設(shè)立了相應(yīng)的檔案管理崗位，使檔案管理工作逐漸變得更加全面。但是，由于企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)的活動(dòng)繁多，檔案管理人員的工作內(nèi)容也很繁雜，就會(huì)出現(xiàn)檔案積攢，處理不及時(shí)等現(xiàn)象。不僅如此，對(duì)于檔案的保密工作也沒(méi)有十分健全。隨著時(shí)間的不斷推移，在檔案管理工作逐漸全面的同時(shí)，也出現(xiàn)了各種各樣的細(xì)節(jié)問(wèn)題。

2.現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的不足

（1）企業(yè)重視程度不夠。在新形勢(shì)下，我國(guó)企業(yè)檔案管理水平普遍較低，盡管有個(gè)別企業(yè)重視此項(xiàng)工作也不能引起整體的變化。造成這樣的現(xiàn)象，主要是因?yàn)槠髽I(yè)在發(fā)展過(guò)程中考慮更多的是經(jīng)濟(jì)效益，只留給檔案管理相對(duì)較少的關(guān)注度，還有一些企業(yè)在檔案管理中只是表面形式，實(shí)際付出的管理和努力少之又少。近年來(lái)，我們的市場(chǎng)體系一直在不斷改進(jìn)，由于多數(shù)企業(yè)沒(méi)有充分注意到企業(yè)檔案管理的重要性，造成了企業(yè)發(fā)展的延遲。

（2）檔案管理制度還需完善。企業(yè)的檔案管理制度還需要完善，無(wú)論是檔案的收集、處理還是儲(chǔ)存如果不及時(shí)完成檔案管理工作，就會(huì)影響工作人員正常開(kāi)展工作，從而影響企業(yè)發(fā)展的進(jìn)度。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，多數(shù)企業(yè)在檔案管理中都會(huì)采取網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)和檔案室兩種線上和線下同步管理的方式。問(wèn)題在于，網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)記錄的內(nèi)容與紙質(zhì)檔案是否完全一致，工作人員是否對(duì)此進(jìn)行了嚴(yán)格的管理。事實(shí)上，在實(shí)際工作中一些員工沒(méi)有對(duì)借出的檔案進(jìn)行保管，形成了丟失的現(xiàn)象，還有一些素質(zhì)較低的員工在檔案中偽造信息和數(shù)據(jù)，不能完全保證檔案的真實(shí)性。

（3）員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足。企業(yè)檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題，在崗位上的工作人員也是要負(fù)相關(guān)責(zé)任。為了降低檔案管理中出現(xiàn)的失誤，需要對(duì)在檔案管理部門工作的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。從網(wǎng)絡(luò)和檔案室兩個(gè)方向進(jìn)行培訓(xùn)，并在這兩個(gè)方向上安排不同的人進(jìn)行管理，不僅可以減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序性。員工要明確檔案管理不僅僅是收集文件這般簡(jiǎn)單的工作，更多的是對(duì)公司的規(guī)定制度文件和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)合同等的有效管理。企業(yè)還要對(duì)員工工作能力進(jìn)行定期考核，對(duì)于工作意識(shí)不過(guò)關(guān)的員工還要加強(qiáng)培訓(xùn)。

（4）檔案管理人員隊(duì)伍還需壯大。我國(guó)的企業(yè)正處于深化改革的關(guān)鍵時(shí)期，這需要企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部與外部的調(diào)整。一些人認(rèn)為檔案管理是一件輕松的工作，每天收一收文件就可以了，事實(shí)上，有這樣想法的人思想認(rèn)識(shí)還不到位，沒(méi)有真正了解到檔案管理工作的本質(zhì)。企業(yè)也沒(méi)有對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)加以重視，導(dǎo)致檔案管理工作只是表面現(xiàn)象。企業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍不夠強(qiáng)大，內(nèi)部缺乏檔案管理的專業(yè)人士，會(huì)影響檔案管理的工作質(zhì)量。

3.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策

（1）強(qiáng)化線上線下同步管理。企業(yè)在檔案管理中采用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的新模式，在線上管理中，每一個(gè)企業(yè)員工都有自己的登錄賬號(hào)，進(jìn)入系統(tǒng)后可以看到自己的檔案管理中心，及時(shí)對(duì)自己的個(gè)人信息盡心更新，填制電子版的表格也可以通過(guò)系統(tǒng)上傳。檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全企業(yè)聯(lián)網(wǎng)，對(duì)人力資源部和行政部等對(duì)檔案需求量大的部門來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是減少了很大的工作量，同時(shí)也減少了檔案填制錯(cuò)誤的幾率。線上檔案系統(tǒng)對(duì)保密性文件的保管也有應(yīng)急處理，假設(shè)系統(tǒng)監(jiān)測(cè)到系統(tǒng)正在被侵入，就會(huì)自動(dòng)刪除所有文檔，由于有線下檔案管理的存在，所有文檔都是有備份的，因此也就不擔(dān)心文件的丟失。由于系統(tǒng)被入侵的情況很是少見(jiàn)，因此網(wǎng)絡(luò)檔案管理還是具有一定的安全性的。

企業(yè)檔案的線下管理是對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中檔案的紙質(zhì)版進(jìn)行保存的有效方式，一些企業(yè)重要文件需要由專人看管，紙質(zhì)版的檔案保管起來(lái)要比網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的檔案更具有安全性，有效的避免了網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。此外，線上檔案管理需要企業(yè)的正常供電才能進(jìn)行，如遇電路出現(xiàn)故障，線上管理就要停止，此時(shí)，線下管理就成為了一種保障。這也是線下檔案管理的必要性所在。采用線上和線下同步管理的方式，可以對(duì)檔案進(jìn)行更好的保管，對(duì)普通檔案實(shí)現(xiàn)備份處理，對(duì)秘密文件進(jìn)行雙重保護(hù)。

（2）實(shí)現(xiàn)檔案分類管理。在進(jìn)行檔案管理時(shí)可以依據(jù)檔案的類別對(duì)檔案進(jìn)行分類管理。例如說(shuō)，員工管理制度類檔案、企業(yè)經(jīng)營(yíng)類檔案、物品使用類檔案、員工個(gè)人信息檔案以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的相關(guān)合同等，對(duì)以上檔案進(jìn)行分類管理。根據(jù)每一類檔案都有專人看管，員工借閱一些普通文件需要通過(guò)專人進(jìn)行審批，在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行歸還。在接收歸還檔案時(shí)，管理人員還要對(duì)檔案進(jìn)行檢查，是否存在缺頁(yè)、涂抹和篡改等現(xiàn)象，檢查無(wú)誤后，需要借閱人員進(jìn)行簽字，以此來(lái)記錄借閱過(guò)程。

對(duì)于具有保密性的文件，管理人員需要將其鎖進(jìn)保險(xiǎn)箱進(jìn)行封存，只有企業(yè)高層管理人員進(jìn)行聯(lián)合批準(zhǔn)才能由專人取走，以此來(lái)確保文件的安全性。不管什么類型的檔案，都要按照檔案管理制度與規(guī)定進(jìn)行看慣與整理，對(duì)于超出存放年限的檔案要進(jìn)行及時(shí)銷毀，對(duì)于需要整理的文件要及時(shí)整理，檔案管理人員需要對(duì)工作進(jìn)行及時(shí)處理，做到“今日事今日畢”。

（3）擴(kuò)大檔案管理人員隊(duì)伍。對(duì)于檔案管理人員隊(duì)伍來(lái)說(shuō)，企業(yè)還需不斷擴(kuò)充人員。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，多數(shù)企業(yè)檔案管理人員只有寥寥幾人，甚至一些企業(yè)只由一人進(jìn)行管理工作。這不僅對(duì)檔案管理人員造成了巨大的工作量，同時(shí)，對(duì)檔案的分類管理也不能有效的開(kāi)展。企業(yè)要壯大檔案管理人員隊(duì)伍，對(duì)其進(jìn)行專門的培訓(xùn)和指導(dǎo)，邀請(qǐng)專業(yè)人士對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行授課。不僅如此，還要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，通過(guò)試卷和實(shí)際操作等形式檢驗(yàn)管理人員近期的工作情況。

如果有檔案管理人員離職，需要簽訂保密協(xié)議，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的重要文件和消息進(jìn)行保密。如若違反了保密協(xié)議上的任何一點(diǎn)，就需要對(duì)企業(yè)造成的損失負(fù)責(zé)。這種做法看似具有強(qiáng)制性，但是可以有效保護(hù)企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全，也可以對(duì)員工進(jìn)行更好的管理。

4.結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)生改變，時(shí)代也在不斷發(fā)展，從不同的角度刺激了企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作的作用和好處也是越來(lái)越明顯。由于企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中更多的注重了經(jīng)濟(jì)效益，忽視了檔案管理工作的重要程度，造成了檔案管理存在諸多的不足之處。針對(duì)檔案管理工作制度不健全的現(xiàn)象，必須從各個(gè)方面開(kāi)始加強(qiáng)，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，建立和改進(jìn)管理系統(tǒng)，將現(xiàn)代信息技術(shù)與企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行融合，以確保檔案管理工作在企業(yè)中發(fā)揮出優(yōu)勢(shì)。

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