季小楠

摘 要：檔案管理是企業(yè)管理工作中較為重要的一項(xiàng)工作，記錄了企業(yè)職工的工作情況、各部門(mén)重要信息、用戶信息等等，如果管理不善，出現(xiàn)丟失、錯(cuò)誤等，不僅會(huì)影響到企業(yè)各部門(mén)的正常運(yùn)營(yíng)，更會(huì)影響企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)，還會(huì)降低企業(yè)的權(quán)威性與社會(huì)影響力等，所以檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)十分重要，但隨著信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用程度不斷加深，當(dāng)前很多企業(yè)已經(jīng)構(gòu)建起了認(rèn)識(shí)檔案信息化管理機(jī)制，但信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，在加上從業(yè)隊(duì)伍能力素質(zhì)等原因，使得企業(yè)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)一直存在，困擾著企業(yè)檔案管理工作發(fā)展，為此，企業(yè)必須要做好檔案風(fēng)險(xiǎn)防控工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;風(fēng)險(xiǎn)防控

前 言

檔案對(duì)任何企業(yè)來(lái)說(shuō)都非常重要，檔案中詳細(xì)記錄了企業(yè)的工作記錄、員工信息、項(xiàng)目信息等等，可以說(shuō)檔案纖細(xì)記錄了一企業(yè)的生長(zhǎng)與發(fā)展，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理有重要的意義。企業(yè)檔案中可以分為很多類型，有人事檔案、部門(mén)檔案、生產(chǎn)檔案等等，檔案不僅對(duì)企業(yè)發(fā)展意義重大，對(duì)員工職稱評(píng)定、崗位晉升、社保等都是重要的參考依據(jù)和憑證，所以必須要妥善保管好檔案。雖然檔案在原則上都是紙質(zhì)文件，但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案資料可以通過(guò)利用計(jì)算機(jī)保存到電腦當(dāng)中，這樣既可以節(jié)省空間，又可以提高檔案管理效率。但即便這樣，企業(yè)檔案管理中仍然存在很多風(fēng)險(xiǎn)，歸檔、傳遞、保管等過(guò)程中稍有不注意，都可能造成檔案信息丟失、資料損壞等，所以檔案管理必須要引起企業(yè)的高度重視。

1 淺談企業(yè)檔案管理中存在的常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)

1.1企業(yè)檔案管理歸檔過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)

檔案歸檔就是檔案整理，這是企業(yè)檔案管理最基本的一個(gè)環(huán)節(jié)，也是必須要有的一個(gè)環(huán)節(jié)，是其他檔案環(huán)節(jié)工作開(kāi)展的前提基礎(chǔ)。按照原則，企業(yè)檔案歸檔是需要專業(yè)的檔案管理人員來(lái)操作的，但是在很多企業(yè)中由于實(shí)力、成本等原因影響，造成專業(yè)化的檔案管理人員比較少，往往檔案管理交由人事人員來(lái)兼職完成，這種不專業(yè)的檔案歸檔行為，極易造成檔案歸檔不及時(shí)、信息資料整理不完整、檔案丟失未及時(shí)察覺(jué)等問(wèn)題，不僅影響檔案歸檔質(zhì)量，還容易造成檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，即便不造成企業(yè)損失，也可能造成企業(yè)員工的損失。如：在一些企業(yè)中，需要為員工辦理社保繳納，就需要使用檔案，在辦理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)某個(gè)員工的檔案丟失了，從而影響到員工個(gè)人的利益與發(fā)展。

1.2企業(yè)檔案管理傳遞過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)

正如上文所分析的，企業(yè)檔案資料具有很高的使用價(jià)值和流通價(jià)值，檔案資料并不是一直存放在檔案室的，當(dāng)需要用到檔案資料時(shí)，就需要涉及到檔案資料的傳遞了。如：當(dāng)企業(yè)中對(duì)某位員工需要進(jìn)行提干時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可能就會(huì)審閱該員工的檔案資料，檔案管理人員需要從檔案室將該名員工的檔案資料移交到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)手中，進(jìn)行查閱，待領(lǐng)導(dǎo)查閱完成之后，檔案管理人員需要將檔案歸檔，在這個(gè)過(guò)程中，由于一些檔案管理人員或者兼職人員，疏忽大意，很容易造成檔案未及時(shí)送回，隨手一放，在工作中又比較疏忽，造成檔案丟失的現(xiàn)象，從而形成檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。今年在退休人員檔案集中移交過(guò)程中，各種問(wèn)題凸顯出來(lái)。

1.3企業(yè)檔案管理保管過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)

平日里，企業(yè)的各種檔案資料都是存放在檔案室里的，檔案管理人員需要對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，然后進(jìn)行存放，但是在保管過(guò)程中也是存在一定風(fēng)險(xiǎn)的。如：檔案資料作為紙質(zhì)文件，對(duì)光照、濕度等都有一定的要求，如果檔案管理人員在檔案資料保管過(guò)程中，忽視了這些影響因素，將檔案資料長(zhǎng)期存放在陰暗潮濕的位置，就會(huì)導(dǎo)致檔案受潮，造成檔案無(wú)法使用的情況等。

1.4企業(yè)檔案管理的信息化風(fēng)險(xiǎn)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化檔案管理逐漸被現(xiàn)代企業(yè)所接受，信息化檔案管理只需要將檔案資料轉(zhuǎn)換成信息數(shù)據(jù)，然后存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中便可，所以非常方便和實(shí)用，但信息化檔案管理風(fēng)險(xiǎn)也是存在的，這是信息技術(shù)無(wú)法避免的，有些企業(yè)在信息化檔案管理過(guò)程中信息化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)比較單薄，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中相關(guān)殺毒軟件、防御軟件等比較落后，就極易中毒或者被入侵，從而造成檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

2 淺談企業(yè)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控手段

2.1 提高責(zé)任心，依法依規(guī)管理

企業(yè)想要做好檔案管理工作，必須要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與重視。首先：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，作為單位發(fā)展的領(lǐng)頭人，其一舉一動(dòng)、一言一行，都會(huì)影響到企業(yè)職工工作態(tài)度與工作表現(xiàn)，所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要從自身做起，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，積極引領(lǐng)企業(yè)各部門(mén)職工參與到檔案管理工作建設(shè)中去。其次：建立良好的發(fā)展氛圍與溝通機(jī)制，這就要求企業(yè)要多組織在職職工學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)、培養(yǎng)在職職工檔案意識(shí)，讓企業(yè)的各個(gè)部門(mén)職工都能夠有效的參與到檔案知識(shí)交流、學(xué)習(xí)當(dāng)中，提高企業(yè)整體的檔案管理意識(shí)與氛圍。

3.2 夯實(shí)企業(yè)檔案管理隊(duì)伍，培養(yǎng)更多的人才

首先，企業(yè)要根據(jù)檔案管理的需要，進(jìn)一步完善檔案管理培訓(xùn)機(jī)制，制定符合企業(yè)檔案管理需要及信息化發(fā)展需要的培訓(xùn)計(jì)劃，增強(qiáng)培訓(xùn)的針對(duì)性與效率性，從而不斷提高企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的能力水平，尤其要注重對(duì)其的信息化運(yùn)用能力培訓(xùn)。其次，企業(yè)檔案管理人員一定要建立科學(xué)的工作態(tài)度與工作認(rèn)識(shí)，剔除不好的工作理念與行為，積極投身到人事檔案管理的各項(xiàng)工作建設(shè)中去，在實(shí)踐中不斷提高自身的信息化水平與檔案管理水平。

3.3 構(gòu)建完備的企業(yè)人事檔案管理信息化體系

首先：落實(shí)信息化檔案管理工作，肯定信息化檔案管理對(duì)企業(yè)建設(shè)的重要性與價(jià)值，積極促成企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)的落成，要組織專人嚴(yán)抓此項(xiàng)工作，必須要發(fā)揚(yáng)先進(jìn)骨干分子帶頭精神、實(shí)踐精神、落實(shí)檔案信息化體系搭建工作。其次：信息化技術(shù)的運(yùn)用雖然有很多益處，但風(fēng)險(xiǎn)卻是無(wú)法回避的一個(gè)話題，要客觀的對(duì)待信息化風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)中的安全防御能力，對(duì)各種殺毒軟件、攔截軟件等要定期的及時(shí)更新，做好系統(tǒng)的維護(hù)，從而提高企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全性，防止檔案信息丟失。

結(jié) 語(yǔ)

鑒于檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，企業(yè)必須要加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理，提高檔案管理水平，從而更好地保障企業(yè)的發(fā)展。

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