陳舒枝

浙江廣電集團(tuán)合同管理系統(tǒng)自2010 年正式啟用以來(lái)，流轉(zhuǎn)的合同數(shù)量逐年遞增。近幾年來(lái)，集團(tuán)合同種類不斷擴(kuò)大，法律關(guān)系復(fù)雜，企業(yè)糾紛案件呈現(xiàn)類型多樣化，集團(tuán)成立法律事務(wù)部，職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，集團(tuán)各單位對(duì)于進(jìn)一步規(guī)范集團(tuán)合同管理提出了更高要求。

從維護(hù)集團(tuán)法律責(zé)任利益出發(fā)，為了加強(qiáng)集團(tuán)各單位管理、規(guī)范合同管理業(yè)務(wù)流程、提高合同擬定效率和規(guī)范性，集團(tuán)對(duì)原合同管理系統(tǒng)進(jìn)行功能的升級(jí)完善，建成適應(yīng)集團(tuán)事業(yè)發(fā)展的法律事務(wù)管理系統(tǒng)。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

系統(tǒng)依托集團(tuán)辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)平臺(tái)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)，對(duì)原合同管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，構(gòu)建全新的法律事務(wù)管理系統(tǒng)。

升級(jí)完善合同管理系統(tǒng)的原有功能，應(yīng)對(duì)集團(tuán)廣播電視各頻道和各業(yè)務(wù)部門的多種需求。規(guī)范法律事務(wù)工作流程和合同審批流程，明確管理職能和權(quán)限，系統(tǒng)中內(nèi)置格式合同及合同范本供集團(tuán)各單位使用。保證數(shù)據(jù)可完整保存歸檔，可快速檢索查詢，信息共享便捷，方便有關(guān)單位及時(shí)掌握信息、分析決策。

2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

集團(tuán)近年來(lái)經(jīng)營(yíng)模式多樣，目前采用的組織模式是職能制+事業(yè)部制（分公司）形式，系統(tǒng)建設(shè)采用集中決策、分級(jí)管理方式，對(duì)集團(tuán)各職能管理部門、各廣播電視頻道、各中心分級(jí)管理，進(jìn)行權(quán)限分配，各盡其責(zé)，并確保各自單位的信息獨(dú)立和權(quán)限隔離；集團(tuán)各種類型的合同簽訂、把關(guān)審核、事后監(jiān)督等歸口各職能管理部門，合同履行由各單位、頻道自行執(zhí)行，同時(shí)接受法律事務(wù)部的監(jiān)督和指導(dǎo)；由相應(yīng)的職能管理部門在集團(tuán)辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)平臺(tái)上進(jìn)行各類合同的有效規(guī)范管理，全程覆蓋合同的起草簽訂、審批、履行、備案歸檔及風(fēng)險(xiǎn)管控等。

法律事務(wù)管理系統(tǒng)由業(yè)務(wù)管理、項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理、法務(wù)管理、查詢統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)管理、流程管理等7 個(gè)功能模塊組成，合同業(yè)務(wù)管理是法律事務(wù)管理系統(tǒng)的核心（合同業(yè)務(wù)管理功能總體架構(gòu)見(jiàn)圖1），項(xiàng)目管理主要是對(duì)各類合同進(jìn)行有效規(guī)范管理，數(shù)據(jù)管理是對(duì)客戶信息、樣本合同、合同歸檔等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理，流程管理是對(duì)合同簽訂、審批、執(zhí)行、歸檔等流程進(jìn)行管理。

圖1 合同業(yè)務(wù)管理功能總體架構(gòu)圖

2.1 項(xiàng)目管理

主要完成集團(tuán)工程項(xiàng)目的合同管理和維護(hù)以及與項(xiàng)目相關(guān)文檔的管理，包括項(xiàng)目立項(xiàng)材料、批準(zhǔn)文件、需求分析報(bào)告、招投標(biāo)文件等，便于查詢和管理。

該模塊要求與辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)平臺(tái)的項(xiàng)目管理模塊對(duì)接。項(xiàng)目管理對(duì)接招投標(biāo)業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)并實(shí)現(xiàn)相關(guān)文件數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。

2.2 合同業(yè)務(wù)管理

對(duì)集團(tuán)各類合同的業(yè)務(wù)信息進(jìn)行管理，包括合同的審批、簽訂、登記、履行，還包括了示范樣式合同的管理。

集團(tuán)目前合同類型較多，主要包括了設(shè)備采購(gòu)合同、物資采購(gòu)合同、廣告合同、節(jié)目覆蓋合同、節(jié)目購(gòu)銷合同、藝人演出合同、舞美委托合同、基建合同、技術(shù)服務(wù)合同等，各單位可根據(jù)實(shí)際需求對(duì)格式合同進(jìn)行修訂，但必須經(jīng)集團(tuán)法律事務(wù)部審核確認(rèn)方可使用。

一般簽署書面合同必須經(jīng)集團(tuán)法律事務(wù)部審核，各部門單位在合同起草階段，在系統(tǒng)中根據(jù)所需選擇新建合同類型（系統(tǒng)中根據(jù)需要已涵蓋標(biāo)準(zhǔn)合同、示范合同、其他類型合同三大種類），填寫基本信息，上傳合同正文，經(jīng)所屬部門單位的法務(wù)聯(lián)系人審核、領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，再經(jīng)集團(tuán)法律事務(wù)部修改審核通過(guò)，才能進(jìn)行書面合同的簽訂、蓋合同章。

2.3 法務(wù)管理

對(duì)推送到法務(wù)管理模塊的合同進(jìn)行法務(wù)流程審閱和管理，還提供相關(guān)法律法規(guī)的信息查詢以及相關(guān)合同范本的參考。集團(tuán)法律事務(wù)部可以進(jìn)行流程管理，并提供法律法規(guī)的依據(jù)和相關(guān)示范合同的參考。

2.4 數(shù)據(jù)管理

實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶信息、樣本合同、合同歸檔等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理。客戶信息的維護(hù)管理是對(duì)客戶和合作單位信息的相關(guān)管理和維護(hù)，各類合同的管理人員可以對(duì)屬于自己合同種類的客戶信息或者合作單位進(jìn)行信息維護(hù)，還可以查詢指定客戶的合作情況、簽訂的合同信息以及履約情況。數(shù)據(jù)管理還包括對(duì)系統(tǒng)人員管理如權(quán)限分配、角色管理等。

2.5 財(cái)務(wù)管理

可以查詢已簽訂合同的總額、初擬/核算價(jià)格、簽訂方式、付款情況。可以通過(guò)系統(tǒng)發(fā)起該合同的付款申請(qǐng)、收款申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)審批流程后完成收票和開票操作。并且能夠查詢收開票和收付款記錄。

2.6 查詢統(tǒng)計(jì)

實(shí)現(xiàn)對(duì)已簽訂的合同進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)，按照類別、合同金額、合同執(zhí)行情況、付款情況等多種要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并導(dǎo)出成標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表、自定義報(bào)表等多種格式的報(bào)表，支持表單、直方圖、餅圖等圖表。統(tǒng)計(jì)好的報(bào)表可以進(jìn)行導(dǎo)出、打印等操作，也可導(dǎo)入電子表格到系統(tǒng)后生成報(bào)表，供合同管理人員及時(shí)察看、監(jiān)督合同信息及收付款情況。

2.7 訴訟糾紛管理

主要實(shí)現(xiàn)集團(tuán)各部門、單位法律糾紛案件處理的管理、協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)流程、統(tǒng)計(jì)查詢等功能。集團(tuán)的合同種類不斷擴(kuò)大，在與外界的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一引動(dòng)法律糾紛，法律糾紛案件影響集團(tuán)的經(jīng)濟(jì)效益、品牌聲譽(yù)和正常秩序，關(guān)乎集團(tuán)生存發(fā)展，積極預(yù)防重大法律糾紛顯得日益重要，因此基于集團(tuán)整體戰(zhàn)略考量，為了保護(hù)集團(tuán)合法權(quán)益，需要對(duì)法律糾紛案件加強(qiáng)管理，及時(shí)提出風(fēng)險(xiǎn)警示。

2.8 移動(dòng)端合同管理

系統(tǒng)根據(jù)客戶端不同需要開發(fā)三套軟件，分別是PC 端管理系統(tǒng)和iOS App 客戶端軟件、Android App 客戶端軟件。iOS App 客戶端軟件和Android App 客戶端軟件可實(shí)現(xiàn)PC 端管理系統(tǒng)的部分功能，提供法律事務(wù)管理系統(tǒng)的實(shí)時(shí)信息和服務(wù)，如隨時(shí)查看業(yè)務(wù)信息以及審批任務(wù)等，并能夠做出快速回復(fù)。具體應(yīng)包括待辦事宜處理、移動(dòng)審批、工作消息提醒等功能。

3 開發(fā)工具

系統(tǒng)開發(fā)采用Java 技術(shù)和J2EE 平臺(tái)下Web 開發(fā)框架開發(fā)，目前J2EE 是市場(chǎng)上主流的企業(yè)級(jí)分布式應(yīng)用平臺(tái)的解決方案，確保數(shù)據(jù)安全，功能穩(wěn)定，實(shí)施方便并易于擴(kuò)展，數(shù)據(jù)庫(kù)使用企業(yè)級(jí)Oracle 數(shù)據(jù)庫(kù)。

系統(tǒng)建立在集團(tuán)辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)平臺(tái)之上，采用辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)平臺(tái)的統(tǒng)一用戶管理、工作流平臺(tái)、統(tǒng)一消息平臺(tái)以及報(bào)表統(tǒng)計(jì)中心作為系統(tǒng)的支撐平臺(tái)。系統(tǒng)部署在“中國(guó)藍(lán)”云平臺(tái)，系統(tǒng)安全策略由云平臺(tái)提供。

4 結(jié)語(yǔ)

集團(tuán)法律事務(wù)管理系統(tǒng)從維護(hù)集團(tuán)法律責(zé)任利益、規(guī)范集團(tuán)合同管理業(yè)務(wù)流程、提高集團(tuán)合同擬定效率和規(guī)范性出發(fā)，完善與增強(qiáng)了原合同管理系統(tǒng)的功能，擴(kuò)大了使用涉及面，明確了管理職能，規(guī)范了工作流程和審批流程，為防范合同風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范經(jīng)濟(jì)行為、減少合同執(zhí)行糾紛提供了強(qiáng)有力的支持。系統(tǒng)兼容PC 端和移動(dòng)端，充分提高了管理和服務(wù)工作效能。