張宇峰
摘 要:對(duì)于事業(yè)單位來講,加強(qiáng)檔案安全管理,有著非常重要的價(jià)值與意義。尤其是在新時(shí)期下,事業(yè)單位急需要實(shí)現(xiàn)管理模式的轉(zhuǎn)型與優(yōu)化,而檔案安全管理工作的開展,就能夠?yàn)槭聵I(yè)單位管理模式的轉(zhuǎn)型,提供堅(jiān)實(shí)可靠、準(zhǔn)確全面的信息資料,來提高單位內(nèi)部的工作效率與管理水平,推動(dòng)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。本文針對(duì)事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理的意義與措施,展開了以下分析。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案安全管理;措施
引 言
檔案管理工作,雖然是事業(yè)單位一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,但也是一項(xiàng)重要工作。因此在今后的發(fā)展中,就需要找出檔案管理中存在的問題,然后分析其原因,制定切實(shí)可行的解決策略。
一、事業(yè)單位加強(qiáng)檔案安全管理的意義分析
(一)便于檔案信息的充分利用
事業(yè)單位的檔案,包括單位內(nèi)部的重要文件、手稿與信息等,都是非??陀^的記錄,具有真實(shí)性的資料,令人信服的證據(jù)。因此加強(qiáng)檔案的安全管理工作,就可以防止這些檔案被惡意篡改與毀滅,能夠代表一個(gè)單位的發(fā)展水平。在事業(yè)單位的實(shí)際工作中,通過檔案信息資料的獲取,也可以及時(shí)找出發(fā)展中存在的問題,然后進(jìn)行改良優(yōu)化,提高整個(gè)管理質(zhì)量與效率,實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享與充分利用。
(二)有利于事業(yè)單位的平穩(wěn)發(fā)展
事業(yè)單位在發(fā)展中,也需要領(lǐng)導(dǎo)部門根據(jù)檔案管理為參考依據(jù),分析內(nèi)部業(yè)務(wù)情況、業(yè)績以及發(fā)展遇到的問題。然后根據(jù)存在的問題,提出切實(shí)可行的解決策略,促使事業(yè)單位緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐與潮流,獲得健全平穩(wěn)發(fā)展。此外,通過檔案的安全管理工作,還能夠?qū)崿F(xiàn)各種檔案信息、資料的真實(shí)性、完整性,有效記錄事業(yè)單位的發(fā)展歷史,也能夠?yàn)槿w職工的實(shí)際工作與長遠(yuǎn)發(fā)展,提供堅(jiān)實(shí)可靠的信息。最終來提高員工的凝聚力,共同為事業(yè)單位的發(fā)展貢獻(xiàn)自身力量。
二、事業(yè)單位加強(qiáng)檔案安全管理的措施
(一)引入現(xiàn)代化信息技術(shù)
要想實(shí)現(xiàn)檔案安全管理,就要為檔案管理工作,提供一個(gè)安全、可靠的保管環(huán)境與條件,進(jìn)行所有檔案信息的系統(tǒng)化、高效化、準(zhǔn)確化整理與保存,實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與充分利用。作為事業(yè)單位,就要摒棄傳統(tǒng)的檔案管理思想,認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性,為安全管理投入更多的人力、物力與財(cái)力。第一步,要加大事業(yè)單位內(nèi)部無線網(wǎng)與局域網(wǎng)的全面覆蓋,加強(qiáng)各個(gè)科室、各個(gè)人員的互動(dòng)聯(lián)系。保障檔案信息的準(zhǔn)確、全面、及時(shí),促使所有人員都積極參與到檔案安全管理中。第二步,要設(shè)立單獨(dú)的檔案室,并且實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化、數(shù)字化。積極使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),展開日常的檔案管理工作。包括檔案信息的收集、整理、分類、保存,實(shí)現(xiàn)電子檔案的永久保存[1]。第三步,要加強(qiáng)與外部科技公司的合作,鼓勵(lì)全體檔案管理人員,共同參與到檔案管理軟件、系統(tǒng)、平臺(tái)的研發(fā)中,定期對(duì)軟硬件設(shè)備進(jìn)行更新維護(hù)。還要通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)的使用,做好檔案的安全保護(hù)工作,降低各種管理風(fēng)險(xiǎn),保障檔案資料安全。
(二)組建高素質(zhì)人員隊(duì)伍
高素質(zhì)的檔案管理人員,在檔案安全管理中,發(fā)揮著不可替代的價(jià)值與作用。因此還要組建一支高素質(zhì)人員隊(duì)伍,才能保障檔案管理工作的有序開展。第一步,先轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念。事業(yè)單位要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐與潮流,要求檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,積極轉(zhuǎn)變自身的思想觀念,樹立正確的工作態(tài)度與觀念。第二步,為檔案管理人員提供多元的培訓(xùn)機(jī)會(huì),如崗前培訓(xùn)、繼續(xù)教育、脫產(chǎn)培訓(xùn)、在線教育等,來完善其理論知識(shí),強(qiáng)化其工作技能與信息素養(yǎng),提高其職業(yè)素養(yǎng)等[2]。第三步,還要鼓勵(lì)檔案管理人員,積極借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀的管理方法、技巧、經(jīng)驗(yàn),進(jìn)行適當(dāng)?shù)母牧純?yōu)化。并與其他人員展開密切交流互動(dòng),為事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展,貢獻(xiàn)自己微薄的力量。
(三)健全檔案的管理制度
受傳統(tǒng)管理模式的影響,整個(gè)檔案管理工作比較混亂,管理制度也流于形式與表面,很難深入貫徹與實(shí)施。因此在今后的發(fā)展中,就需要健全檔案的管理制度與體系,來加強(qiáng)檔案管理工作。管理制度與體系,是做好檔案安全管理的重要核心與關(guān)鍵。在檔案管理制度健全中,可以從以下幾個(gè)方面開展:第一步,要設(shè)立單獨(dú)的檔案室,并且配備專業(yè)的管理人員,專門進(jìn)行檔案資料的安全管理。還要將管理準(zhǔn)則、要求張貼在明顯處,要求管理人員嚴(yán)格遵循與實(shí)施[3]。第二步,要重視檔案的存放工作,要嚴(yán)格遵循不同的種類、時(shí)間、期限等進(jìn)行存放,并且定期進(jìn)行調(diào)整。第三步,通過檔案借閱制度的完善,借閱檔案時(shí),不僅要辦理相應(yīng)的手續(xù),還要禁止調(diào)離檔案室,才能保障檔案資料的安全。
結(jié) 語
綜上所述,在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的背景下,事業(yè)單位的檔案管理工作,也需要轉(zhuǎn)變與優(yōu)化,才能提高檔案管理的質(zhì)量與水平,保障檔案資料的安全。因此在今后的工作中,就可以通過引入現(xiàn)代化信息技術(shù);組建高素質(zhì)人員隊(duì)伍;健全檔案的管理制度等策略,從各個(gè)方面來加強(qiáng)檔案安全管理。
參考文獻(xiàn)
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[3] 李小玲.檔案管理之護(hù)盾--加強(qiáng)檔案保密管理[J].華章,2018,(14):326-326.