楊舒棋

【摘要】照片能夠更加形象的記錄活動(dòng)，并且目前照片檔案管理活動(dòng)中設(shè)計(jì)的照片類型和內(nèi)容越來越多，若不能有效的對(duì)照片檔案進(jìn)行管理將極大的影響檔案管理工作，為此本文對(duì)如何做好照片檔案管理工作進(jìn)行討論。本文首先對(duì)照片檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，著重從收集、整理、保管幾方面進(jìn)行，并對(duì)存在的問題提出相應(yīng)的建議和對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】照片檔案? 檔案整理? 檔案收集

隨著歷史時(shí)代的變遷，科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案載體也不斷更新?lián)Q代，尤其數(shù)碼相機(jī)、手機(jī)等現(xiàn)代化電子設(shè)備的出現(xiàn)，人們記錄信息的方式更加多樣化，其中照片成為記錄檔案信息的主要形式之一。照片檔案以真實(shí)記錄歷史為目的，是為形象地記載和反映國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人的工作、生活的歷史真實(shí)面貌而拍攝的社會(huì)或個(gè)人活動(dòng)的整個(gè)發(fā)展過程中的某些重要場(chǎng)面。照片檔案與文字檔案相比，有著得天獨(dú)厚的屬性，其優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在它具有真實(shí)性、形象性和再現(xiàn)性，不僅能形象再現(xiàn)社會(huì)工作活動(dòng)的生動(dòng)畫面，還能使后人親眼目睹歷史發(fā)展變化的真實(shí)情景。因此，照片檔案的收集、整理和保管，應(yīng)當(dāng)引起檔案工作單位的重視。

1.照片檔案面臨的問題

1.1收集、整理方面

照片檔案的收集范圍廣，存在收集不全的問題。

《照片檔案管理規(guī)范》中明確規(guī)定了歸檔照片的歸檔范圍，即：反映單位主要職能和工作成果的照片;記錄本單位重大事件、事故、災(zāi)害及其異常情況和現(xiàn)象的照片;領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片;本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片;本單位召開的各類重大會(huì)議活動(dòng)等有價(jià)值的照片。但在照片收集過程中，存在有些攝影部門（攝影者）不及時(shí)將照片檔案歸檔，造成照片檔案形成后，只存在于本處室電腦中，檔案管理人員如不及時(shí)溝通、協(xié)調(diào)、跟蹤，很有可能遺漏掉珍貴的照片檔案。檔案管理人員也因條件和職能的限制，不能及時(shí)了解單位重大活動(dòng)時(shí)間，因而在收集過程中顯得被動(dòng)，檔案管理人員想了解各單位照片檔案形成情況和存儲(chǔ)情況其難度可想而知。往往是各單位交多少，就存多少，很容易造成歸檔不全。

1.2保管方面

以照片、底片形式存在的感光材料是傳統(tǒng)照片檔案，以數(shù)碼影像技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)形式存在的數(shù)碼數(shù)據(jù)是新型的照片檔案，又被稱之為電子檔案。照片檔案的保存是照片檔案管理的重點(diǎn)，眾所周知照片所需的存儲(chǔ)空間要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于文字類內(nèi)容。而在照片檔案管理中，所涉及的圖片數(shù)量又極為龐大，這在存儲(chǔ)空間上便需要極大的存儲(chǔ)容量。有部分單位收集的照片和底片并不是存放在特定的器具中進(jìn)行保存的，一些膠片類底片的保存更是需要特殊的環(huán)境，有的單位是將收集到的照片和底片與文書案卷整理歸檔在一起;存放照片、底片的庫(kù)房并不具備一定的儲(chǔ)存條件和設(shè)施，如沒有相應(yīng)的恒溫、恒濕調(diào)節(jié)和控制設(shè)備等，使照片檔案保存條件基本與紙質(zhì)檔案的保存條件等同。上述做法如若保存不當(dāng)可能縮減照片檔案的壽命或者導(dǎo)致照片檔案損壞，最終導(dǎo)致無(wú)法恢復(fù)。

面對(duì)照片檔案管理存在的眾多問題，需要進(jìn)一步思考問題的解決對(duì)策，尤其是在現(xiàn)代化技術(shù)飛速發(fā)展的環(huán)境中，我們需要尋找正確的思路和方式來解決這些問題。

2.建立健全照片歸檔制度

建立和健全照片歸檔制度非常重要，它是照片檔案收集工作的起點(diǎn)，也是為國(guó)家積累照片檔案財(cái)富的重要保證。照片歸檔制度主要包括三方面內(nèi)容，即歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔案卷的質(zhì)量要求。明確照片歸檔范圍，哪些照片應(yīng)該歸檔，哪些照片不必歸檔，確定照片的歸檔范圍十分重要。明確攝影部門（攝影者）歸檔時(shí)間為隨時(shí)歸檔，隨時(shí)歸檔的優(yōu)越性在于能夠防止照片材料的散失;原版、原件易于區(qū)分;文字說明易于整理，有利于保證歸檔照片的完整與質(zhì)量。因此，照片檔案的歸檔移交工作要著眼于平時(shí)，檔案人員應(yīng)隨時(shí)了解本單位活動(dòng)的信息和動(dòng)向，一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)聯(lián)系攝影部門（攝影者）進(jìn)行接收歸檔，以確保歸檔照片的齊全和完整。明確照片歸檔質(zhì)量要求，一般要符合六項(xiàng)要求，即原版原件、齊全完整、結(jié)構(gòu)合理、清晰無(wú)損、格式規(guī)范、介質(zhì)優(yōu)良等。

3.規(guī)范照片檔案整理制度

照片檔案的整理工作是在對(duì)照片檔案鑒定的基礎(chǔ)上進(jìn)行分類、排列和編目，使之形成有機(jī)聯(lián)系整體的過程。建立照片檔案的管理秩序，使所保存的照片檔案有序化、條理化，它是照片檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)照片檔案科學(xué)管理和有效利用的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。不同類型的照片檔案具有不同的整理方法，應(yīng)根據(jù)不同類型的照片檔案規(guī)范整理制度。

4.加強(qiáng)照片檔案保管措施

照片檔案在日常管理及使用過程中的保管，影響到其安全保存問題，不可忽視。一要健全制度。照片檔案保管部門應(yīng)制定管理制度和管理措施，如：照片檔案的入庫(kù)檢查制度和定期檢查制度、庫(kù)房環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任制、工作人員規(guī)范操作手冊(cè)及出入換衣、換鞋制度等。二要做好質(zhì)量檢查。照片入庫(kù)前后都要進(jìn)行質(zhì)量檢查，只有通過不斷地檢查，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問問題，以便有效針對(duì)性的采取相應(yīng)措施進(jìn)行補(bǔ)救或重新復(fù)制。三要合理存放。庫(kù)房、設(shè)備、環(huán)境是保存照片的重要外部因素，必須要制造一個(gè)良好的保存環(huán)境，才能減慢照片的衰變速度。四要做好備份與轉(zhuǎn)換。為保證數(shù)碼照片的數(shù)據(jù)的安全，需對(duì)其進(jìn)行備份，以防止損壞和丟失，備份載體的選擇多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

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