楊舒棋

【摘要】照片能夠更加形象的記錄活動(dòng)，并且目前照片檔案管理活動(dòng)中設(shè)計(jì)的照片類型和內(nèi)容越來越多，若不能有效的對照片檔案進(jìn)行管理將極大的影響檔案管理工作，為此本文對如何做好照片檔案管理工作進(jìn)行討論。本文首先對照片檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，著重從收集、整理、保管幾方面進(jìn)行，并對存在的問題提出相應(yīng)的建議和對策。

【關(guān)鍵詞】照片檔案? 檔案整理? 檔案收集

隨著歷史時(shí)代的變遷，科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案載體也不斷更新?lián)Q代，尤其數(shù)碼相機(jī)、手機(jī)等現(xiàn)代化電子設(shè)備的出現(xiàn)，人們記錄信息的方式更加多樣化，其中照片成為記錄檔案信息的主要形式之一。照片檔案以真實(shí)記錄歷史為目的，是為形象地記載和反映國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人的工作、生活的歷史真實(shí)面貌而拍攝的社會(huì)或個(gè)人活動(dòng)的整個(gè)發(fā)展過程中的某些重要場面。照片檔案與文字檔案相比，有著得天獨(dú)厚的屬性，其優(yōu)勢表現(xiàn)在它具有真實(shí)性、形象性和再現(xiàn)性，不僅能形象再現(xiàn)社會(huì)工作活動(dòng)的生動(dòng)畫面，還能使后人親眼目睹歷史發(fā)展變化的真實(shí)情景。因此，照片檔案的收集、整理和保管，應(yīng)當(dāng)引起檔案工作單位的重視。

1.照片檔案面臨的問題

1.1收集、整理方面

照片檔案的收集范圍廣，存在收集不全的問題。

《照片檔案管理規(guī)范》中明確規(guī)定了歸檔照片的歸檔范圍，即：反映單位主要職能和工作成果的照片;記錄本單位重大事件、事故、災(zāi)害及其異常情況和現(xiàn)象的照片;領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片;本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片;本單位召開的各類重大會(huì)議活動(dòng)等有價(jià)值的照片。但在照片收集過程中，存在有些攝影部門（攝影者）不及時(shí)將照片檔案歸檔，造成照片檔案形成后，只存在于本處室電腦中，檔案管理人員如不及時(shí)溝通、協(xié)調(diào)、跟蹤，很有可能遺漏掉珍貴的照片檔案。檔案管理人員也因條件和職能的限制，不能及時(shí)了解單位重大活動(dòng)時(shí)間，因而在收集過程中顯得被動(dòng)，檔案管理人員想了解各單位照片檔案形成情況和存儲情況其難度可想而知。往往是各單位交多少，就存多少，很容易造成歸檔不全。

1.2保管方面

以照片、底片形式存在的感光材料是傳統(tǒng)照片檔案，以數(shù)碼影像技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)形式存在的數(shù)碼數(shù)據(jù)是新型的照片檔案，又被稱之為電子檔案。照片檔案的保存是照片檔案管理的重點(diǎn)，眾所周知照片所需的存儲空間要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于文字類內(nèi)容。而在照片檔案管理中，所涉及的圖片數(shù)量又極為龐大，這在存儲空間上便需要極大的存儲容量。有部分單位收集的照片和底片并不是存放在特定的器具中進(jìn)行保存的，一些膠片類底片的保存更是需要特殊的環(huán)境，有的單位是將收集到的照片和底片與文書案卷整理歸檔在一起;存放照片、底片的庫房并不具備一定的儲存條件和設(shè)施，如沒有相應(yīng)的恒溫、恒濕調(diào)節(jié)和控制設(shè)備等，使照片檔案保存條件基本與紙質(zhì)檔案的保存條件等同。上述做法如若保存不當(dāng)可能縮減照片檔案的壽命或者導(dǎo)致照片檔案損壞，最終導(dǎo)致無法恢復(fù)。

面對照片檔案管理存在的眾多問題，需要進(jìn)一步思考問題的解決對策，尤其是在現(xiàn)代化技術(shù)飛速發(fā)展的環(huán)境中，我們需要尋找正確的思路和方式來解決這些問題。

2.建立健全照片歸檔制度

建立和健全照片歸檔制度非常重要，它是照片檔案收集工作的起點(diǎn)，也是為國家積累照片檔案財(cái)富的重要保證。照片歸檔制度主要包括三方面內(nèi)容，即歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔案卷的質(zhì)量要求。明確照片歸檔范圍，哪些照片應(yīng)該歸檔，哪些照片不必歸檔，確定照片的歸檔范圍十分重要。明確攝影部門（攝影者）歸檔時(shí)間為隨時(shí)歸檔，隨時(shí)歸檔的優(yōu)越性在于能夠防止照片材料的散失;原版、原件易于區(qū)分;文字說明易于整理，有利于保證歸檔照片的完整與質(zhì)量。因此，照片檔案的歸檔移交工作要著眼于平時(shí)，檔案人員應(yīng)隨時(shí)了解本單位活動(dòng)的信息和動(dòng)向，一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)聯(lián)系攝影部門（攝影者）進(jìn)行接收歸檔，以確保歸檔照片的齊全和完整。明確照片歸檔質(zhì)量要求，一般要符合六項(xiàng)要求，即原版原件、齊全完整、結(jié)構(gòu)合理、清晰無損、格式規(guī)范、介質(zhì)優(yōu)良等。

3.規(guī)范照片檔案整理制度

照片檔案的整理工作是在對照片檔案鑒定的基礎(chǔ)上進(jìn)行分類、排列和編目，使之形成有機(jī)聯(lián)系整體的過程。建立照片檔案的管理秩序，使所保存的照片檔案有序化、條理化，它是照片檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)照片檔案科學(xué)管理和有效利用的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。不同類型的照片檔案具有不同的整理方法，應(yīng)根據(jù)不同類型的照片檔案規(guī)范整理制度。

4.加強(qiáng)照片檔案保管措施

照片檔案在日常管理及使用過程中的保管，影響到其安全保存問題，不可忽視。一要健全制度。照片檔案保管部門應(yīng)制定管理制度和管理措施，如：照片檔案的入庫檢查制度和定期檢查制度、庫房環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任制、工作人員規(guī)范操作手冊及出入換衣、換鞋制度等。二要做好質(zhì)量檢查。照片入庫前后都要進(jìn)行質(zhì)量檢查，只有通過不斷地檢查，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問問題，以便有效針對性的采取相應(yīng)措施進(jìn)行補(bǔ)救或重新復(fù)制。三要合理存放。庫房、設(shè)備、環(huán)境是保存照片的重要外部因素，必須要制造一個(gè)良好的保存環(huán)境，才能減慢照片的衰變速度。四要做好備份與轉(zhuǎn)換。為保證數(shù)碼照片的數(shù)據(jù)的安全，需對其進(jìn)行備份，以防止損壞和丟失，備份載體的選擇多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

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