吳旸 郭萌萌 張水燕 張恒

摘要：通過多年內(nèi)部審核活動開展，建立了環(huán)境監(jiān)測機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審核體系，探討了內(nèi)部審核不符合項(xiàng)整改落實(shí)的四個(gè)方面，最終提出提高內(nèi)部審核有效性的三個(gè)建議。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部審核;體系;不符合項(xiàng);有效性

中圖分類號：X830 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-672X（2020）11-0-01

DOI：10.16647/j.cnki.cn15-1369/X.2020.11.097

Research on the internal audit system and effectiveness of environmental monitoring institutions

Wu Yang，Guo Mengmeng，Zhang Shuiyan，Zhang Heng

（Shandong Jinan Ecological Environment Monitoring Center，Jinan Shandong 250101，China）

Abstract：Through years of internal audit activities， an internal audit system of environmental monitoring agencies has been established， four aspects of the implementation of rectification of internal audit non-conformance items have been discussed， and three suggestions for improving the effectiveness of internal audits have finally been put forward.

Key words：Internal audit;System;Non-conformity;Effectiveness

1 內(nèi)部審核體系

內(nèi)部審核宜依據(jù)文件化的程序每年至少實(shí)施一次，應(yīng)制定方案，以確保質(zhì)量管理體系的每一個(gè)要素至少每12個(gè)月檢查一次[1]。內(nèi)審方式分為集中式年度審核和滾動式審核兩種。集中式年度審核就是集中一段時(shí)間安排審核活動，可以在短時(shí)間內(nèi)對整個(gè)體系運(yùn)行狀況作出評價(jià)，不足之處是難以達(dá)到一定深度。滾動式審核是每次對一個(gè)或幾個(gè)部門或過程進(jìn)行審核，逐月開展，它易于深入發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行中存在的問題，不足之處是時(shí)間較長，對整個(gè)體系運(yùn)行的有效性不能迅速作出綜合評價(jià)。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，建議優(yōu)先選擇集中式年度審核方式，為避免集中審核深度不足的問題，可將核查時(shí)間延長至1～2周。

環(huán)境監(jiān)測機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核體系應(yīng)包括但不限于三大模塊：一是計(jì)劃及準(zhǔn)備模塊，二是實(shí)施及整改模塊，三是總結(jié)及歸檔模塊，如圖1所示。

1.1 計(jì)劃及準(zhǔn)備

包括確定時(shí)間節(jié)點(diǎn)、編制內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃、預(yù)備會議三部分。

一是確定時(shí)間節(jié)點(diǎn)。對關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行時(shí)間規(guī)劃，一般包括制定預(yù)備會議、首次會議、內(nèi)部審核實(shí)施、末次會議、整改跟蹤驗(yàn)證、內(nèi)審材料歸檔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，可以以內(nèi)審活動日程表或日歷表形式進(jìn)行體現(xiàn)。二是編制內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃。指對內(nèi)部審核相關(guān)要素等進(jìn)行計(jì)劃，一般包括6個(gè)方面：（1）審核目的：評價(jià)質(zhì)量管理體系運(yùn)行的符合性、有效性;（2）審核范圍：覆蓋全部監(jiān)測活動，覆蓋所有體系內(nèi)的部門，資質(zhì)認(rèn)定、實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可的全部適應(yīng)性要素;（3）審核依據(jù)：實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可準(zhǔn)則及適應(yīng)領(lǐng)域的應(yīng)用說明、檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則、本環(huán)境監(jiān)測機(jī)構(gòu)的質(zhì)量管理體系文件、相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及客戶反饋意見等;（4）審核方法：一般是文件審核和現(xiàn)場審核相結(jié)合的方式;（5）審核時(shí)間：一般是集中一到兩周的時(shí)間進(jìn)行評審;（6）內(nèi)審成員組成：一般采取分組審核方式，分組編制適宜性的審核核查表格。

三是召開預(yù)備會議。指對內(nèi)部審核活動進(jìn)行布置分工等，一般由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織，所有內(nèi)審組成員都參加，主要活動包括通知分工情況，按照內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃通知各位內(nèi)審組成員本次內(nèi)審活動的分組情況，以及每組相應(yīng)的審核對象。布置準(zhǔn)備工作，要求各內(nèi)審組根據(jù)核查依據(jù)、被審核部門特點(diǎn)，于內(nèi)部審核實(shí)施前編制好核查表格;同時(shí)根據(jù)近幾年的核查結(jié)果確定核查重點(diǎn)及關(guān)鍵點(diǎn)。提出相關(guān)要求，要求各內(nèi)審組在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)要及時(shí)取證、描述到位、可以溯源，審核完成后應(yīng)及時(shí)討論梳理總結(jié)。

1.2 實(shí)施及整改

包括內(nèi)部審核實(shí)施，內(nèi)部審核報(bào)告編制及發(fā)布，內(nèi)審不符合項(xiàng)整改、跟蹤、驗(yàn)證三部分。一是內(nèi)部審核實(shí)施，指內(nèi)部審核活動的開展，一般包括：（1）首次會議：象征內(nèi)部審核實(shí)施的啟動，首次會議由質(zhì)量負(fù)責(zé)人主持，主要對內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行通知，并對內(nèi)審活動提出要求;（2）分組審核：一般采取文件審核與現(xiàn)場審核相結(jié)合的方式，內(nèi)審小組與被審查部門約定內(nèi)審時(shí)間，進(jìn)行部門審核;（3）不符合項(xiàng)發(fā)現(xiàn)：審核過程中根據(jù)被審核情況及時(shí)與部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)，內(nèi)審組內(nèi)部及時(shí)形成不符合項(xiàng)匯總表;質(zhì)量負(fù)責(zé)人/內(nèi)審組長組織內(nèi)審小組召開總體會議，確認(rèn)內(nèi)審不符合項(xiàng)。二是內(nèi)部審核報(bào)告編制及發(fā)布。指對內(nèi)審實(shí)施情況總結(jié)，同時(shí)提出不符合項(xiàng)整改的相關(guān)意見，主要內(nèi)容包括：管理體系內(nèi)審實(shí)施情況的綜述、審核結(jié)果、管理體系及其運(yùn)行情況的評價(jià)，整改意見等。內(nèi)部審核報(bào)告通常是在末次會議時(shí)由質(zhì)量負(fù)責(zé)人/內(nèi)審組長進(jìn)行報(bào)告，將內(nèi)部審核實(shí)施與不符合項(xiàng)整改進(jìn)行鏈接，起紐帶的作用。三是不符合項(xiàng)整改落實(shí)。指不符合項(xiàng)的原因分析、整改措施制定及跟蹤驗(yàn)證等，一般末次會議結(jié)束后即開始啟動不符合項(xiàng)的整改。

1.3 總結(jié)及歸檔

包括編制內(nèi)部審核整改報(bào)告、整理歸檔兩部分。編制整改報(bào)告主要是對內(nèi)審整改情況進(jìn)行匯總整理后形成整改報(bào)告;整理歸檔指對內(nèi)部審核所有相關(guān)材料進(jìn)行歸檔，一般包括會議通知、簽到簿、會議記錄、內(nèi)部審核及內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃、內(nèi)部審核報(bào)告、不符合項(xiàng)匯總表、不符合項(xiàng)整改計(jì)劃表、不符合項(xiàng)分布表、內(nèi)部審核核查表、內(nèi)部審核整改報(bào)告及不符合項(xiàng)整改的證實(shí)性材料等。

2 內(nèi)部審核不符合項(xiàng)整改落實(shí)

內(nèi)部審核不符合項(xiàng)的整改落實(shí)是內(nèi)部審核的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，不符合項(xiàng)的整改落實(shí)是否到位決定了內(nèi)部審核活動是否有效。

2.1 原因分析

原因分析是根本，原因不同后續(xù)整改曲線就不同。原因分析一般是指查找問題發(fā)生的根本原因，而不僅是對出現(xiàn)的問題進(jìn)行表面性描述。目前，很多被審核部門整改時(shí)往往只顧解決表面原因，而不去深究問題發(fā)生的根本原因，這樣只能治標(biāo)不治本，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況查找出真正原因，只有找到問題發(fā)生的根本原因才能有針對性地進(jìn)行有效整改。

2.2 糾正措施計(jì)劃及整改措施

糾正措施計(jì)劃及整改措施是支撐，整改措施與原因分析息息相關(guān)。責(zé)任部門根據(jù)不符合項(xiàng)進(jìn)行查找原因后制定糾正措施計(jì)劃，然后根據(jù)計(jì)劃組織相應(yīng)整改。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，建議整改措施制定時(shí)遵循以下三個(gè)原則：一是有針對性，整改措施要根據(jù)原因分析來展開;二是有深入性，不能局限于表面，應(yīng)從根本解決問題;三是有預(yù)見性，即如何避免再次發(fā)生類似問題。

2.3 編制整改報(bào)告

內(nèi)審整改完成后，應(yīng)對整改工作進(jìn)行總結(jié)，編制整改報(bào)告，一般整改報(bào)告主要包括以下內(nèi)容：一是對實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系運(yùn)行的整體評價(jià);二是對內(nèi)審發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)分布情況的描述，主要指分布的條款及部門等;三是整改過程綜述，并附不符合項(xiàng)整改情況匯總表，最后將不符合項(xiàng)逐一作為附件附在報(bào)告之后。

3 提高內(nèi)部審核活動有效性的建議

通過研究，建立了環(huán)境監(jiān)測機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核體系，對關(guān)鍵環(huán)節(jié)—不符合項(xiàng)的整改落實(shí)進(jìn)行了論述，為提高內(nèi)審活動有效性提出如下建議：

3.1 方式融合，優(yōu)化內(nèi)審

審核方式是框架，對于大規(guī)模實(shí)驗(yàn)室，建議內(nèi)部審核采取集中式年度審核為主，質(zhì)量檢查為輔的方式;質(zhì)量檢查頻次可為每季度，范圍可針對重要部門或是上年度內(nèi)審中出現(xiàn)問題較多的部門。

3.2 找準(zhǔn)原因，精化內(nèi)審

原因分析是關(guān)鍵，原因分析要到位，原因分析是源，找對了源頭才能從根本上解決問題，才能進(jìn)行有效的整改。

3.3 措施到位，深化內(nèi)審

整改措施是方向，制定整改措施時(shí)，應(yīng)遵循三個(gè)原則，一是有針對性;二是有深入性;三是有預(yù)見性。且應(yīng)注意“舉一反三”。

在內(nèi)部審核時(shí)，只有搭好審核框架，找出問題根基，指出整改方向，才能讓內(nèi)部審核開展得更加順暢，才能讓內(nèi)部審核達(dá)到其應(yīng)有的目的，才能進(jìn)一步保證質(zhì)量管理體系的持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)

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[2]朱曉霞.淺談環(huán)境檢測站如何實(shí)施質(zhì)量體系內(nèi)審[J].河西學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，26（2）：127-128.

[3]謝萍.淺析如何提高環(huán)境監(jiān)測站內(nèi)部審核質(zhì)量[J].環(huán)境研究與監(jiān)測，2016，29（2）：9-11.

收稿日期：2020-09-25

作者簡介：吳旸（1983-），女，漢族，碩士研究生，工程師，研究方向?yàn)榄h(huán)境監(jiān)測與質(zhì)量管理。