呂魏萍　劉愛(ài)國(guó)

摘要：企業(yè)的良好發(fā)展離不開(kāi)企業(yè)辦公室樞紐協(xié)調(diào)作用，在企業(yè)當(dāng)中，每個(gè)部門之間都需要依靠企業(yè)辦公室來(lái)進(jìn)行事項(xiàng)、政策的傳達(dá)，辦公室的正常運(yùn)行能夠讓整個(gè)企業(yè)有序、穩(wěn)定發(fā)展，持續(xù)充滿生機(jī)。西城社會(huì)化服務(wù)協(xié)調(diào)中心作為勝利油田服務(wù)區(qū)域最大、服務(wù)居民最多、用工總量最多的服務(wù)協(xié)調(diào)中心，肩負(fù)著“協(xié)調(diào)政府、聯(lián)系居民、監(jiān)督服務(wù)”的重要職能，協(xié)調(diào)配合地方政府做好轄區(qū)范圍內(nèi)居民服務(wù)、小區(qū)維修改造、住房與公積金及醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)、學(xué)前教育服務(wù)等諸多重要工作，壓力大、任務(wù)重，如何確保新形勢(shì)下各部門、各單位工作的高效與順暢，辦公室服務(wù)職能的充分有效發(fā)揮至關(guān)重要。為此，西城社會(huì)化服務(wù)協(xié)調(diào)中心辦公室系統(tǒng)緊緊圍繞發(fā)展改革穩(wěn)定中心工作，始終以“三服務(wù)”為出發(fā)點(diǎn)和著力點(diǎn)，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，積極轉(zhuǎn)變方式方法，著力提高質(zhì)量效率，有效發(fā)揮了參謀助手、督促檢查和綜合協(xié)調(diào)作用，為中心切實(shí)肩負(fù)起“協(xié)調(diào)政府，聯(lián)系居民，監(jiān)督服務(wù)”的光榮使命，用心做好分離移交“后半篇”文章做出了積極貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：辦公室系統(tǒng);服務(wù)功能;西城社會(huì)化服務(wù)協(xié)調(diào)中心

1企業(yè)辦公室職能工作的重要性

企業(yè)的良好發(fā)展離不開(kāi)企業(yè)辦公室樞紐協(xié)調(diào)作用，在企業(yè)內(nèi)部，辦公室是一個(gè)綜合性較強(qiáng)的部門，其主要作用是中間承載，對(duì)相關(guān)部門傳達(dá)辦公要求以及上級(jí)信息的工作。對(duì)于油田企業(yè)而言，辦公室的作用十分重要，每個(gè)部門之間都需要依靠企業(yè)辦公室來(lái)進(jìn)行事項(xiàng)、政策的傳達(dá)，能夠幫助企業(yè)對(duì)工作進(jìn)行有效安排，與各個(gè)部門之間進(jìn)行積極溝通，解決各個(gè)部門之間有可能引發(fā)的矛盾，保證所有工作信息均能夠得到有效開(kāi)展，促使不同部門之間能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)辦公室的正常運(yùn)行能夠讓整個(gè)企業(yè)有序、穩(wěn)定發(fā)展，持續(xù)充滿生機(jī)，對(duì)企業(yè)發(fā)展起著不可忽視的作用。

2企業(yè)辦公室系統(tǒng)服務(wù)協(xié)調(diào)功能特性

2.1協(xié)調(diào)過(guò)程中的主導(dǎo)性

在企業(yè)辦公室進(jìn)行實(shí)際工作的過(guò)程當(dāng)中，它對(duì)于企業(yè)各個(gè)部門的下一步計(jì)劃有著很重要的決策性作用，下達(dá)任務(wù)之后，各個(gè)部門需要按照企業(yè)辦公室的要求來(lái)進(jìn)行實(shí)際工作的展開(kāi)。因此在協(xié)調(diào)的過(guò)程當(dāng)中，企業(yè)辦公室具有決策性作用，主導(dǎo)了部門的發(fā)展方向。因此，在進(jìn)行工作的過(guò)程當(dāng)中，企業(yè)管理者需要對(duì)每個(gè)部門每種工作進(jìn)行時(shí)刻的監(jiān)管。了解、幫助協(xié)調(diào)各個(gè)部門正常工作，為了維持企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行，需要對(duì)企業(yè)辦公室加強(qiáng)管理。這里需要注意的是，如果在進(jìn)行協(xié)調(diào)的過(guò)程當(dāng)中，某類管理政策不當(dāng)或者在管理的過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)問(wèn)題，一定要及時(shí)對(duì)上級(jí)進(jìn)行反饋，當(dāng)上級(jí)下達(dá)命令之后，再對(duì)有問(wèn)題的部門進(jìn)行及時(shí)傳達(dá)。

2.2協(xié)調(diào)過(guò)程中的廣泛性

隨著改革后中心機(jī)構(gòu)、人員、業(yè)務(wù)的不斷優(yōu)化整合，其在進(jìn)行管理的時(shí)候，又遇到了一定的麻煩，這時(shí)企業(yè)辦公室在對(duì)各部門進(jìn)行協(xié)調(diào)的時(shí)候，需要針對(duì)所有的部門來(lái)同時(shí)進(jìn)行任務(wù)安排以及政策下達(dá)，其困難程度不言而喻。因此，這就是企業(yè)辦公室在進(jìn)行協(xié)調(diào)過(guò)程當(dāng)中的廣泛性特點(diǎn)，主要是指它包含覆蓋的部門之多，下達(dá)的任務(wù)指令之繁雜。

2.3協(xié)調(diào)工作的代表性

在企業(yè)辦公室內(nèi)，其員工的職責(zé)具有代表性，企業(yè)辦公室的從屬性是其決定性因素。從 宏觀意義上來(lái)看，企業(yè)辦公室從屬于油田企業(yè)，所以在對(duì)辦公室人員安排工作時(shí)，企業(yè)起到了參謀服務(wù)性的作用。而從另外一方面來(lái)看，在對(duì)外工作中，辦公室人員的職責(zé)需要以油田企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)來(lái)展開(kāi)處理事務(wù)的措施。不僅如此，工作方式也呈現(xiàn)了不同的狀態(tài)，辦公室工作人員按照領(lǐng)導(dǎo)指令，在獲取領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)之后，可以對(duì)企業(yè)中各種事情進(jìn)行處理，與此同時(shí)，能夠?qū)⑹聞?wù)處理過(guò)程中的實(shí)施情況積極主動(dòng)地報(bào)告給領(lǐng)導(dǎo)，等待領(lǐng)導(dǎo)的審批。并且，針對(duì)于此過(guò)程中遇到的問(wèn)題，相關(guān)工作人員也可以及時(shí)地提出自己的意見(jiàn)，待領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)工作指導(dǎo)后，將領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)如實(shí)傳達(dá)下去，因此可以看出企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)工作具有一定的領(lǐng)導(dǎo)代表性以及全面性，從各個(gè)方面出發(fā)都能夠?qū)⑷蝿?wù)協(xié)調(diào)好。進(jìn)一步提升工作效率，辦公室工作量是比較大的，工作難度也相對(duì)較高，要想在完成任務(wù)的過(guò)程中能夠及時(shí)、迅速，完善好各種信息是必備的，及時(shí)處理相關(guān)事物。先明確好辦公室具體工作職責(zé)，再進(jìn)行工作的開(kāi)展，有條不紊地進(jìn)行。

3強(qiáng)化企業(yè)辦公室服務(wù)協(xié)調(diào)職能發(fā)揮的有效措施

3.1提高企業(yè)辦公室從業(yè)者綜合素質(zhì)以及政治素養(yǎng)

政策的準(zhǔn)確制定離不開(kāi)工作人員的正確三觀以及超高的職業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)辦公室人員處在一個(gè)比較特殊的位置，就不能有“一般化”的要求，他們代表了企業(yè)的整體員工形象，只有培養(yǎng)出良好的綜合素質(zhì)以及政治素養(yǎng)，才能有一流的服務(wù)水平、一流的協(xié)調(diào)能力，才能展現(xiàn)出新形勢(shì)下辦公室從業(yè)者應(yīng)有的作為和擔(dān)當(dāng)。

3.2進(jìn)一步細(xì)化辦公室中人員分工和職責(zé)

在企業(yè)辦公室中，不僅要使得每一個(gè)辦公室人員的職責(zé)劃分清楚，還需要讓他們?cè)谶M(jìn)行工作的時(shí)候，對(duì)各個(gè)部門，各個(gè)人員，每一個(gè)人負(fù)責(zé)情況都要有準(zhǔn)確的劃分。在執(zhí)行的過(guò)程當(dāng)中，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展來(lái)進(jìn)行實(shí)時(shí)政策的制定，列出合理有效的工作標(biāo)準(zhǔn)。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，有規(guī)律地對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行調(diào)整，提高員工的工作積極性。

3.3工作流程專業(yè)化

完善好員工任務(wù)之后，就需要在企業(yè)內(nèi)部建立起一套具體的、專業(yè)化的工作流程實(shí)施路 徑，對(duì)各項(xiàng)任務(wù)指定達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照規(guī)定的工作具體流程來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)化工作安排實(shí)施，合理、科學(xué)、迅速地提升工作完成效率，以此推進(jìn)落實(shí)各項(xiàng)工作并在此期間保證高效?？偟膩?lái)說(shuō)可以分為三個(gè)具體化大類： 第一，企業(yè)中工作任務(wù)的具體化。第二，按照工作流程， 將辦公室各個(gè)部門的職責(zé)和任務(wù)具體化，保證企業(yè)的工作能夠按時(shí)、按量完成。第三，企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的路徑具體化，提前規(guī)劃好發(fā)展路線，實(shí)現(xiàn)“有制可循”。

3.4在原基礎(chǔ)上升級(jí)管理手段

一般來(lái)說(shuō)，在企業(yè)辦公室當(dāng)中，所有人員的具體職能具有統(tǒng)一性，此共同點(diǎn)就是就是保證其他部分以及本部門各項(xiàng)任務(wù)能夠協(xié)調(diào)發(fā)展，充分落實(shí)工作進(jìn)展，更深層次上強(qiáng)化辦公室的職責(zé)，以此使得辦公室能夠和各部門之間形成相輔相成的關(guān)系，從而更好進(jìn)行各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)工作，強(qiáng)化管理手段，以柔制剛，從而實(shí)現(xiàn)最大限度提升企業(yè)工作效率的目的。

3.5服務(wù)優(yōu)質(zhì)化

服務(wù)是辦公室工作的主要方向，為基層、部門以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等提供服務(wù)。并且由于服務(wù)隊(duì)對(duì)象不同，其工作內(nèi)容也存在一定差異，需要在實(shí)際工作中做到以下幾點(diǎn)：（1）樹(shù)立優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)。合理制定工作流程，提升工作標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)零差錯(cuò)，在工作中，對(duì)每一環(huán)節(jié)均需要保持認(rèn)真的態(tài)度。積極改進(jìn)傳統(tǒng)工作模式，積極創(chuàng)新，不斷完善工作中存在的缺陷，進(jìn)而提升服務(wù)水平，事事處處都要樹(shù)立標(biāo)桿、做出表率。（2）樹(shù)立超前服務(wù)意識(shí)。應(yīng)該合理分析、總結(jié)工作規(guī)律，同時(shí)積極運(yùn)用已經(jīng)完成總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，使工作人員的主動(dòng)性得到激發(fā)，促使工作流程更加規(guī)范化。