吳倩

【摘? 要】檔案管理作為事業(yè)單位日常管理工作的重要內(nèi)容，理應(yīng)得到事業(yè)單位內(nèi)部人員的高度重視并加強(qiáng)管理。結(jié)合當(dāng)前管理情況來(lái)看，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)逐步被電子檔案管理方式所取代，在管理質(zhì)量與管理效率方面得到了雙重提高。鑒于電子檔案管理的重要性，論文主要以事業(yè)單位檔案管理工作為研究對(duì)象，重點(diǎn)針對(duì)事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理途徑問(wèn)題進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署，以期可以為事業(yè)單位檔案管理水平的不斷提高提供良好保障。

【Abstract】As an important content of the daily management work of public institutions， archives management should be highly valued and strengthened by the internal staff of public institutions. According to the current management situation， the traditional paper archives management mode has been gradually replaced by the electronic archives management mode， which improves the management quality and efficiency. In view of the importance of electronic archives management， this paper takes the archives management of public institutions as the object of study， and focuses on the overall planning and reasonable deployment of electronic archives management ways in the archives management of public institutions， so as to provide good guarantee for the continuous improvement of the level of archives management of public institutions.

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案

【Keywords】public institution; archives management; electronic archives

【中圖分類(lèi)號(hào)】D630.1;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）06-0020-02

1 引言

新時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理工作要求相關(guān)工作人員應(yīng)該肩負(fù)起自身的管理重責(zé)，嚴(yán)格按照事業(yè)單位檔案管理規(guī)范要求，從多個(gè)方面針對(duì)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行健全優(yōu)化。同時(shí)，積極結(jié)合有效的技術(shù)措施，構(gòu)建良好的檔案管理體系。其中，電子檔案管理方式作為促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平不斷提高的重要途徑，要求工作人員應(yīng)該全方位掌握電子檔案管理方式內(nèi)容及要求，通過(guò)不斷健全與優(yōu)化電子檔案管理機(jī)制，以確保事業(yè)單位電子檔案管理質(zhì)量與管理效率得以提高。

2 事業(yè)單位實(shí)行電子檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)及意義

2.1 全方位提高檔案管理效率，減少人工管理失誤問(wèn)題

事業(yè)單位檔案管理工作本身就兼具復(fù)雜性與煩瑣性等特點(diǎn)，要求從事于檔案管理工作的相關(guān)人員必須具備良好的職業(yè)素質(zhì)與管理技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地對(duì)日常檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署，以確保事業(yè)單位檔案管理效率得以全方位提高。然而根據(jù)實(shí)際情況來(lái)看，傳統(tǒng)檔案管理方式主要以紙質(zhì)文件管理為主。在將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)時(shí)，不僅會(huì)加劇工作人員的工作量，同時(shí)也容易出現(xiàn)人工管理失誤問(wèn)題[1]。隨著電子檔案管理方式的推廣與應(yīng)用，檔案管理工作不需要過(guò)多的人力支持，就可以實(shí)現(xiàn)檔案歸類(lèi)與整合等工作流程。同時(shí)，檔案資料也不需要再放置到專(zhuān)門(mén)的檔案管理室當(dāng)中進(jìn)行保管，僅僅以電子化形式就可以長(zhǎng)期保存。僅從這一點(diǎn)上來(lái)看就不難得知，事業(yè)單位通過(guò)實(shí)行電子檔案管理方式不僅全方位提高了檔案管理效率，同時(shí)也減少了人工管理失誤問(wèn)題。針對(duì)于此，事業(yè)單位方面應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理方式的應(yīng)用力度。

2.2 深化加強(qiáng)檔案利用效率，便于提取與歸檔

電子檔案系統(tǒng)對(duì)于檔案錄入過(guò)程有著嚴(yán)格的格式規(guī)定，要求檔案管理人員必須按照電子檔案系統(tǒng)格式規(guī)定要求進(jìn)行合理錄入。如此一來(lái)，不僅有效規(guī)避了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案格式不統(tǒng)一以及信息質(zhì)量差的問(wèn)題，同時(shí)還有效提高了檔案利用效率。最重要的是，電子檔案可以有效規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理方式存在的立卷煩瑣問(wèn)題，有效解決了以往檔案利用效率不高的問(wèn)題，并進(jìn)一步提高了檔案提取效率與歸檔效率[2]。

3 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理途徑的優(yōu)化分析

為確保事業(yè)單位檔案管理工作得以全面加強(qiáng)，建議從事于事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)該從多個(gè)方面針對(duì)電子檔案管理途徑問(wèn)題進(jìn)行深化推進(jìn)與全面加強(qiáng)。

3.1 優(yōu)化電子檔案管理機(jī)制，推進(jìn)各項(xiàng)管理工作的有序落實(shí)

事業(yè)單位電子檔案管理工作應(yīng)該嚴(yán)格按照統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署的管理原則，針對(duì)單位當(dāng)前檔案管理實(shí)況進(jìn)行全方位優(yōu)化處理，以確保各項(xiàng)管理工作得以有序落實(shí)。一方面，事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理制度，以確保電子檔案管理機(jī)制得以順利構(gòu)建形成[3]。與此同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該針對(duì)電子檔案的錄入方式、保存方式以及危機(jī)管理等問(wèn)題制定統(tǒng)一的管理方法，以確保電子檔案管理效果得以加強(qiáng)。另一方面，事業(yè)單位方面應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理機(jī)制構(gòu)建問(wèn)題的重視程度，最好可以設(shè)置專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督隊(duì)伍，確保各項(xiàng)檔案管理工作得以準(zhǔn)確貫徹與落實(shí)。盡量避免因個(gè)人操作失誤而對(duì)電子檔案管理效率及質(zhì)量造成不利影響。

3.2 加強(qiáng)檔案管理工作宏觀(guān)管理水平，深化電子檔案管理成效

事業(yè)單位電子檔案水平若想得到全方位提高，事業(yè)單位方面就應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宏觀(guān)管理水平。首先，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該針對(duì)檔案管理工作及相關(guān)要點(diǎn)問(wèn)題予以高度重視，明確掌握檔案管理工作意義及必要性，以確保各項(xiàng)檔案管理工作得以順利開(kāi)展。其次，社會(huì)政府單位方面應(yīng)該發(fā)揮好自身的主體重責(zé)，最好可以針對(duì)全國(guó)范圍內(nèi)的事業(yè)單位信息化檔案管理工作，出臺(tái)專(zhuān)門(mén)的政策指導(dǎo)策略[4]，以確保各個(gè)事業(yè)單位可以高度重視電子檔案管理工作，深化電子檔案管理成效。最后，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該按照政策宏觀(guān)指導(dǎo)要求，針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部電子檔案管理成效存在的不足問(wèn)題進(jìn)行積極改正，盡量從多個(gè)方面針對(duì)電子檔案管理問(wèn)題進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與宏觀(guān)管理，以確保電子檔案管理成效得以不斷深化。

3.3 切實(shí)提高電子檔案系統(tǒng)安全水平，助推電子檔案管理工作發(fā)展進(jìn)程

電子檔案管理工作應(yīng)該嚴(yán)格按照安全管理原則及要求，從多個(gè)方面針對(duì)電子檔案安全管理問(wèn)題進(jìn)行集中化管理。結(jié)合當(dāng)前情況來(lái)看，多數(shù)事業(yè)單位在電子檔案系統(tǒng)安全管理方面予以了高度重視，如針對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)以及軟硬件等設(shè)施進(jìn)行了針對(duì)性?xún)?yōu)化與改造。為進(jìn)一步提高電子檔案系統(tǒng)安全水平，建議事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該立足于當(dāng)前信息化發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)檔案管理工作要求及細(xì)則問(wèn)題進(jìn)行合理確定。如可以從確立檔案管理分類(lèi)方法以及管控措施等方面，助推電子檔案管理工作發(fā)展進(jìn)程。

與此同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)單位網(wǎng)絡(luò)使用安全以及硬件使用安全的高度重視。如可以定期針對(duì)服務(wù)器設(shè)施進(jìn)行檢查與維護(hù)，適當(dāng)更新檔案日志情況等，確保檔案資源得以?xún)?yōu)化。需要注意的是，維護(hù)檢查期間，一旦發(fā)現(xiàn)線(xiàn)路老化問(wèn)題必須加以及時(shí)處理，防止對(duì)服務(wù)器設(shè)施造成不利影響。除此之外，對(duì)于檔案管理使用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)備應(yīng)該定期進(jìn)行殺毒處理，并利用殺毒軟件或者防火墻軟件等防止病毒干擾計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全運(yùn)行[5]。

3.4 深化管理人員資質(zhì)能力，確保檔案管理工作得以精準(zhǔn)貫徹與落實(shí)

對(duì)于事業(yè)單位電子檔案管理工作而言，管理人員的資質(zhì)能力水平往往會(huì)對(duì)檔案管理工作成效以及管理質(zhì)量產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。鑒于管理人員資質(zhì)能力水平的重要性，建議事業(yè)單位方面加強(qiáng)對(duì)管理人員檔案管理技能的培養(yǎng)力度。一方面，事業(yè)單位方面應(yīng)該針對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員進(jìn)行集中化培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，確保每一位工作人員都具備獨(dú)立操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的技能技巧。另一方面，事業(yè)單位方面應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的考核力度，根據(jù)檔案管理人員日常工作表現(xiàn)情況以及資質(zhì)能力表現(xiàn)情況進(jìn)行合理考核。必要時(shí)也可以采取激勵(lì)方式，提高管理人員的主觀(guān)能動(dòng)性，確保檔案管理工作得以準(zhǔn)確貫徹與落實(shí)。除此之外，檔案管理人員也應(yīng)該意識(shí)到自身工作的重要性，明確并掌握電子檔案管理方式內(nèi)容，并針對(duì)當(dāng)前電子檔案管理工作存在的不足問(wèn)題進(jìn)行積極改正，以及可以為事業(yè)單位電子檔案管理質(zhì)量的有效提升提供良好內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理人員應(yīng)該勇于承擔(dān)起自身的管理重任，明確掌握事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范要求，并堅(jiān)持按照統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署的目標(biāo)原則，重點(diǎn)針對(duì)電子檔案管理問(wèn)題進(jìn)行深化研究與分析。其中，在電子檔案管理途徑的選擇方面，最好可以立足于事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行針對(duì)性選擇，以確保事業(yè)單位檔案管理效率與質(zhì)量得以雙重加強(qiáng)。需要注意的是，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該積極主動(dòng)地結(jié)合新興檔案管理方式，通過(guò)不斷優(yōu)化與健全檔案管理體系，進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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【2】車(chē)貫.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].才智，2019（23）：212.

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【4】楊林書(shū).事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化途徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：86.

【5】關(guān)紹鵬.大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與發(fā)展途徑探討[J].赤子（上中旬），2016（23）：94-95.