劉舒野

（中國人民銀行長春中心支行，吉林長春 130051）

一、疫情期間電視會議基本情況

新冠肺炎疫情發(fā)生以來，為盡可能避免面對面接觸，通過電視會議非接方式召開會議已成為各單位的首選。以人民銀行長春中心支行為例，2020年4月，召開電視會議36次，較去年同期增加56%，占以近3年平均電視會議召開數(shù)量的14%。4月份工作日22天，半數(shù)以上的工作日上下午均有電視會議，為確保疫情期間電視會議系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，長春中支及時修訂完善應(yīng)急預(yù)案，加入不同疫情場景下的會議保障應(yīng)對措施，每日通過微信群了解省內(nèi)地市、縣支行電視會議系統(tǒng)設(shè)備運(yùn)行情況及人員的健康情況。

二、會議管理面臨的問題

（一）實(shí)時會議信息缺乏公開渠道，影響會議統(tǒng)籌安排

疫情期間各部門召開各類電視會議的需求迫切，加之總行、分行召開電視會議的時間具有不確定性，如何充分利用總分行電視會議空閑時段，統(tǒng)籌安排轄內(nèi)電視會議，成為疫情期間需要迫切解決的問題。長春中支共有第一、二、三會議室、黨員活動室、黨委會議室、電教室及禮堂等共計7處會議場所，在不同會議場所之間科學(xué)統(tǒng)籌安排會議，也成為當(dāng)前及今后一段時間內(nèi)面臨的挑戰(zhàn)。

（二）會議信息紛繁復(fù)雜，缺乏科學(xué)規(guī)范化管理

疫情期間會議的使用方式涵蓋工作部署、培訓(xùn)、座談、匯報、考試、宣講及競賽等諸多類型，部分需要錄制、轉(zhuǎn)播，全行各部門會議需求各異，加之7處會議場所400余臺音視頻設(shè)備投產(chǎn)年限不一，品牌型號、廠商及售后服務(wù)各異，逐年分批次替換改造、備品備件以及突發(fā)故障維修更新的信息量更是紛雜多樣，僅僅依靠審批單、電話溝通來面對會議需求調(diào)整、會議信息變更等問題顯得管理不夠科學(xué)、不夠規(guī)范。

（三）會議信息手工紙質(zhì)記錄，影響辦公效率

每年總分行及長春中支轄內(nèi)電視會議和各部門音視頻現(xiàn)場會議共計500余次，每次會議的會議名稱、會議時間、參會人數(shù)、參會范圍等重要會議信息通過紙質(zhì)登記簿記錄，紙質(zhì)檔案留存，給辦公室、人事處等部門每年末核驗(yàn)各部門會議計劃、培訓(xùn)計劃的執(zhí)行情況帶領(lǐng)諸多不便，通過人工方式翻閱查看核對大量紙質(zhì)記錄單，查詢和復(fù)核工作耗時較長，嚴(yán)重影響辦公效率。

三、會議信息管理系統(tǒng)的主要特點(diǎn)

長春中支及綜合考慮疫情期間會議情況，從全行各部門會議使用需求實(shí)際出發(fā)，創(chuàng)新研發(fā)了會議信息管理系統(tǒng)（CIMS），有效解決會議管理信息多、雜、亂、散等問題，助力全行會議管理履職效能提升。

（一）會議信息電子化管理實(shí)時公開，安全便捷高效

會議信息管理系統(tǒng)基于長春中支私有云存儲系統(tǒng)構(gòu)建，可以與私有云存儲系統(tǒng)上的其它應(yīng)用系統(tǒng)公用存儲、數(shù)據(jù)庫等資源，節(jié)省資源，統(tǒng)一運(yùn)維，集中備份、安全可靠。全行各部門可通過業(yè)務(wù)網(wǎng)，按日、按周、按月等任意維度查看各會議場所的實(shí)時情況，不同會議場所顯示顏色不同，顯示信息直觀、清晰。通過懸浮窗可查看會議時間、地點(diǎn)、部門、類型、人數(shù)等會議詳細(xì)信息。如圖1所示。

圖1 會議信息管理系統(tǒng)實(shí)時會議信息顯示功能

（二）支持多會議室軟硬件資源自定義管理，靈活可靠

會議信息管理系統(tǒng)可對長春中支各會議場所能提供的軟硬件資源進(jìn)行綜合管理，會議管理員可根據(jù)需要在系統(tǒng)中按需定義各會議資源的私有屬性，例如定義會議室的座位容量、會議的類型、會議室具備的功能、麥克數(shù)量、投影、支持錄制等屬性。

（三）提供往期會議信息統(tǒng)計、查詢等拓展性功能

會議信息管理系統(tǒng)可按會議時間、按會議部門、按會議類型等任意查詢條件對往期會議信息進(jìn)行查詢統(tǒng)計，生成會議信息統(tǒng)計表。通過資源統(tǒng)計表為會議管理員展示往期會議信息數(shù)據(jù)表，便于快速掌握月度、年度會議維護(hù)使用情況，較以往紙質(zhì)人工統(tǒng)計，效率更高、更準(zhǔn)確。如圖2所示。

圖2 會議信息管理系統(tǒng)會議信息維護(hù)功能

（四）具備會議信息的批量處理能力，導(dǎo)出快捷

會議信息管理系統(tǒng)管理員可對會議信息顯示系統(tǒng)中的會議時間、會議地點(diǎn)、會議名稱、會議部門、會議調(diào)試時間、參會人員數(shù)量、會議時長等會議信息進(jìn)行批量導(dǎo)出，支持Excel常用電子表格格式，有效替代傳統(tǒng)紙質(zhì)表格統(tǒng)計記錄、節(jié)約辦公成本。

四、應(yīng)用成效及后續(xù)工作

（一）會議信息管理規(guī)范化

運(yùn)用CIMS系統(tǒng)，能夠有效管理大量繁雜的會議信息，徹底改變了原有人工登記簿記錄方式，相關(guān)會議信息規(guī)范記錄，并自動生成的電子表格，一方面可以為辦公室在季末、年末核對全行各部門會議計劃執(zhí)行情況提供重要參考依據(jù)。另一方面，可以為人事處在季末、年末核對全行各部門培訓(xùn)計劃執(zhí)行情況提供重要參考依據(jù)。使原有“需逐頁翻閱紙質(zhì)登記簿、需逐項查看會議記錄、需要多次核對以免發(fā)生漏項”的工作效率大幅提升。

（二）會議室資源管理精細(xì)化

CIMS系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對各會議室的會議終端、麥克、視頻矩陣、音頻處理器、調(diào)音臺、中控系統(tǒng)等軟硬件資源的品牌、數(shù)量、使用年限等重要信息的電子化管理。當(dāng)會議室音視頻設(shè)備升級改造調(diào)整后，可及時更新資源屬性，輔助會議系統(tǒng)管理人員對各會議室軟硬件資源精細(xì)化管理。

（三）全行各部門辦會效率高效化

全行各部門可以實(shí)時通過CIMS系統(tǒng)查看各會議室的會議資源占用和閑置情況，第一時間掌握空閑會議資源，有效避免因溝通不及時帶來的會議室使用沖突等諸多問題，為全行各部門錯峰高效辦會提供智力支持。此外，系統(tǒng)為各會議室分別做了是否支持召開電視會議、是否具備會議錄制功能、是否有哪些設(shè)備處于升級維護(hù)狀態(tài)等特殊標(biāo)記，有效避免了各部門因不熟悉、不了解部分重要會議功能而延誤會議使用的問題。

下一步，計劃繼續(xù)從會議預(yù)約、會議提醒、會議調(diào)度等方面擴(kuò)充會議信息管理系統(tǒng)功能，并進(jìn)一步征求其他部門意見建議，完善系統(tǒng)功能，并將該系統(tǒng)推廣至全轄各地市、縣行使用，提供系統(tǒng)的復(fù)用性，更大程度的節(jié)省辦公費(fèi)用，為疫情期間全行各部門召開會議提升履職效能提供堅實(shí)保障。