李宏

摘 要：隨著我國進(jìn)入到信息化時(shí)代，信息技術(shù)和通信技術(shù)都得到了快速的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)也在檔案管理工作當(dāng)中得到了有效的應(yīng)用。事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，也需要能夠有效地適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展趨勢，提升自身的信息化建設(shè)水平。本文針對數(shù)字化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的運(yùn)用進(jìn)行分析，介紹了數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)，探討了數(shù)字化技術(shù)了在事業(yè)檔案管理工作當(dāng)中的重要作用，并提出具體的應(yīng)用對策，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員起到一些參考作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;數(shù)字化管理

事業(yè)單位的檔案管理工作對于其相關(guān)工作的開展以及單位組織的構(gòu)建等都具有十分重要的作用，也是對事業(yè)單位人員調(diào)動(dòng)和信息保存的一項(xiàng)重要手段。無論任何一個(gè)單位和組織，在具體的發(fā)展過程當(dāng)中都需要完善自身的檔案管理工作，并結(jié)合不同事業(yè)單位自身的發(fā)展需求來有效的制定出相關(guān)檔案管理工作的策略，將數(shù)字化技術(shù)充分地應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中。而在事業(yè)單位的各項(xiàng)工作開展過程當(dāng)中，檔案管理工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)，可以為其他工作的開展提供重要的依據(jù)。而通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)來開展檔案管理工作，可以有效的提升檔案資料的檢索效率，而且還能夠節(jié)省檔案的存儲空間。因此，事業(yè)單位在新時(shí)代背景下需要加強(qiáng)對數(shù)字化技術(shù)的有效應(yīng)用，并構(gòu)建數(shù)字化檔案，以此來解決自身在檔案管理工作當(dāng)中所存在的相關(guān)問題，確保檔案管理工作的有效開展[1]。

1 數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)

數(shù)字化技術(shù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的重要基礎(chǔ)，在各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中都具有十分廣泛的應(yīng)用，而且還具有獨(dú)特的優(yōu)勢和特點(diǎn)，因此對于提升社會(huì)的生產(chǎn)力也具有重要的意義。數(shù)字化技術(shù)在其應(yīng)用中所具有的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先來說，數(shù)字化技術(shù)所采用的載體具有虛擬化的特征，其主要通過相關(guān)的信號來對信息進(jìn)行儲存和加工，并有效地進(jìn)行傳輸。而對于這些信號，其所存在的載體往往為一些具有較大容量的計(jì)算機(jī)內(nèi)存，可以通過相關(guān)的服務(wù)器和光盤等來有效的進(jìn)行儲存。對于這些數(shù)據(jù)信息我們無法直接進(jìn)行感知，需要借助計(jì)算機(jī)等相關(guān)媒體來有效的進(jìn)行查閱。所以對于相關(guān)的信息用戶來說，數(shù)字化技術(shù)具有虛擬化的特點(diǎn)。其次，其對于信息具有快速處理能力。數(shù)字化技術(shù)不僅具有虛擬化的特征，而且還能夠高速的處理相關(guān)信息，并對其進(jìn)行有效的傳輸，對于統(tǒng)一特征的信息可以以較快的速度來進(jìn)行具體的篩選和整合，再通過相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的有效傳輸，這與檔案管理信息化發(fā)展的相關(guān)要求相符合。而通過借助相關(guān)的平臺，還能夠使信息采用多元化的方式來進(jìn)行傳輸，從而進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)信息共享[2]。

2 數(shù)字化檔案管理分析

1）數(shù)字化檔案管理的意義。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)具體來說，是通過電子形式的文檔來有效地替換傳統(tǒng)的紙張材質(zhì)文件，對于檔案進(jìn)行記錄時(shí)也由原本的人工錄入方式逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)錄入，從而統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)地對檔案進(jìn)行管理。而對于相關(guān)的圖像、視頻等數(shù)據(jù)信息，也可以采用由1和0所組成的數(shù)碼序列來進(jìn)行具體的記錄，并將其在存儲磁盤當(dāng)中進(jìn)行刻錄。通過數(shù)字化檔案管理可以有效的促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理工作開展，這也是檔案管理工作的一種全新發(fā)展形式。

2）數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀。在事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，由于缺少相關(guān)的現(xiàn)代化管理工具，進(jìn)而導(dǎo)致自身管理效率較低。具體來說，目前雖然多數(shù)事業(yè)單位都在不斷的完善自身的數(shù)字化管理模式，也對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)加大了重視，但在具體的管理過程當(dāng)中沒有得到有效的規(guī)范，往往缺少相關(guān)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理工作無法得到有效的開展。這也使得一些事業(yè)單位雖然已經(jīng)樹立起了數(shù)字化管理理念，但缺少相關(guān)的硬件設(shè)施配合，因此無法有效的提升管理工作的效率。

事業(yè)單位進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，計(jì)算機(jī)檢索是十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，其最大的特點(diǎn)在于突破了以往人工手動(dòng)檢索的方式，進(jìn)而使查找的效率得到了極大的提升。然而現(xiàn)階段，事業(yè)單位在該方面所采用的技術(shù)還不夠完善和成熟，進(jìn)而導(dǎo)致檢索效率相對較低，這也對事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的建設(shè)產(chǎn)生了影響，無法有效的提升其工作效率。

在事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，具體可以分為文書檔案、基建檔案和人事檔案等三部分內(nèi)容。而采用傳統(tǒng)的檔案管理方式在開展工作時(shí)往往效率較低，而且對于一些資料進(jìn)行查找時(shí)也十分費(fèi)力。而數(shù)字化管理具有十分顯著的優(yōu)勢，可以提高查閱效率，縮短查找時(shí)間，并提升其經(jīng)濟(jì)效益。具體來說，通過應(yīng)用數(shù)字化管理模式，可以有效地節(jié)約人力資源，而且還能夠提高工作人員的自身效率，對檔案資料等的利用率也得到了明顯的提升。相關(guān)工作人員在對檔案進(jìn)行翻閱時(shí)可以更加的簡單方便，而且用戶也可以通過計(jì)算機(jī)獲得相關(guān)的信息，使檔案的利用效率得到了極大的提升[3]。

3 檔案數(shù)字化管理的對策

1）建立完善的檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化檔案管理工作的開展主要是通過相關(guān)的計(jì)算機(jī)設(shè)備來進(jìn)行，而相關(guān)的管理工作也具有較強(qiáng)的綜合性，因此在具體的工作中需要構(gòu)建出完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)。事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況來合理的制定相關(guān)管理系統(tǒng)，而且在系統(tǒng)當(dāng)中還需要具體包含設(shè)備的型號選擇、檔案整理、系統(tǒng)管理、軟件開發(fā)等相關(guān)內(nèi)容。檔案管理系統(tǒng)屬于事業(yè)單位開展數(shù)字化檔案管理工作的一項(xiàng)主要形式，可以通過建立起具體的平臺或網(wǎng)站，從而有效管理相關(guān)檔案數(shù)據(jù)。

2）檔案管理工作責(zé)任的合理分配。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為具體的電子文檔的過程十分復(fù)雜，這主要是由于事業(yè)單位自身也在不斷的開展相關(guān)事務(wù)，因此其所產(chǎn)生的檔案資料也在不斷的增加，這樣一來在對檔案資料進(jìn)行分類時(shí)，需要更加的詳細(xì)和明確。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理時(shí)，相關(guān)的工作人員往往需要對檔案進(jìn)行歸檔和保存，但這樣一來也增大了其工作壓力和工作量。對此，需要對檔案管理工作進(jìn)行合理的規(guī)劃，通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)可以有效的解決相關(guān)的問題，使檔案的管理和保存過程得到簡化。在具體的工作中，相關(guān)檔案管理人員可以對檔案資料進(jìn)行編輯和分類，并由專門的人員來參與具體的規(guī)劃工作，確保能夠規(guī)范檔案的上交格式。

3）檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。事業(yè)單位在開展數(shù)字化管理工作時(shí)，一方面需要對目前已有的檔案資料進(jìn)行掃描和錄入，并建立起具體的檔案管理系統(tǒng)，將不同的檔案類別進(jìn)行區(qū)分。而另一方面還需要根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，統(tǒng)一規(guī)定檔案的提交格式和提交時(shí)限，這樣可以更好的進(jìn)行錄入和管理。加強(qiáng)對數(shù)字化檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化制度建設(shè)，可以更好地對檔案來源、類型、存檔位置等進(jìn)行規(guī)范和約束，使相關(guān)管理部門能夠嚴(yán)格按照具體的標(biāo)準(zhǔn)來有效的開展相關(guān)工作。

4）保證檔案的安全管理。數(shù)字檔案和傳統(tǒng)文件檔案相比也具有一定的特殊性，因此事業(yè)單位需要建設(shè)出具體的數(shù)據(jù)庫，并采用相應(yīng)的設(shè)備來有效的保存和備份檔案，根據(jù)檔案的重要程度來對其保護(hù)級別進(jìn)行確定，并進(jìn)行有效的處理，以此來確保檔案管理的安全性，避免檔案在管理過程當(dāng)中出現(xiàn)相關(guān)的安全問題[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，在事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)可以有效的提升檔案管理工作的效率和工作質(zhì)量。而目前數(shù)字化管理模式已成為檔案管理工作的一項(xiàng)必然發(fā)展趨勢，事業(yè)單位也需要對此具有一個(gè)正確的認(rèn)識，并能采取有效的對策來不斷的完善信息化建設(shè)，合理有效的運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]田文婧.數(shù)字記憶視角下的事業(yè)單位檔案管理工作效益提升[J].蘭臺內(nèi)外，2019（14）：10-11.

[2]竇穎.談數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（17）：80.

[3]許琳.數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用分析[J].中國高新區(qū)，2017（17）：208-209.

[4]張立平.數(shù)字化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].蘭臺內(nèi)外，2016（06）：28.