黃瀏燕

摘 要：在新形勢下，我國煙草行業(yè)快速發(fā)展，行業(yè)內(nèi)競爭壓力逐漸增加，企業(yè)在發(fā)展中逐漸認識到了加強管理工作的重要性，不斷優(yōu)化自身工作，以期擴大自身在行業(yè)中的競爭優(yōu)勢，促進企業(yè)的快速發(fā)展。在此發(fā)展環(huán)境下，煙草企業(yè)應(yīng)加強檔案信息化管理，確保檔案管理工作中可以為企業(yè)決策提供一定的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，以此擴大煙草企業(yè)的發(fā)展優(yōu)勢，提高行業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動力。

關(guān)鍵詞：煙草行業(yè);檔案管理;信息化;不足;發(fā)展

近年來，我國社會正在快速發(fā)展，煙草行業(yè)的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)并存，因此，煙草企業(yè)建設(shè)人員應(yīng)根據(jù)時代發(fā)展趨勢加強對自身工作的建設(shè)，進而提高煙草企業(yè)生產(chǎn)工作效率。管理人員應(yīng)明確信息化對煙草行業(yè)檔案管理的意義，明確現(xiàn)階段煙行業(yè)檔案管理工作中的不足，針對煙草行業(yè)中的檔案管理工作中的不足采取解決措施，進而加強煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作質(zhì)量。

1 信息化對煙草行業(yè)檔案管理的重要意義

煙草行業(yè)在檔案建設(shè)工作中，企業(yè)應(yīng)明確檔案信息化建設(shè)工作對提高行業(yè)發(fā)展速度的意義，以此推進檔案信息化建設(shè)進程，為行業(yè)發(fā)展提供內(nèi)在動力，促進企業(yè)的快速發(fā)展。隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，各個行業(yè)在發(fā)展過程中不斷加強對信息技術(shù)的利用，以求提高工作質(zhì)量及工作效率，加快行業(yè)的發(fā)展速度，因此，煙草行業(yè)檔案管理工作也要加強對信息技術(shù)的利用，進而有效提高檔案管理工作的質(zhì)

量[1]。傳統(tǒng)檔案管理工作中，其儲存、分析及信息搜集均不能跟隨時代的發(fā)展，而檔案信息化可以減少信息錄入工作中出現(xiàn)的錯誤，提高其分析速率，進而提高檔案管理的水平，為煙草行業(yè)發(fā)展提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，促進行業(yè)的進一步發(fā)展。

2 現(xiàn)階段煙草行業(yè)檔案管理工作的不足

2.1 缺乏規(guī)范高效的檔案信息管理制度

現(xiàn)階段，煙草行業(yè)建設(shè)人員逐漸認識到了檔案管理信息化的重要性，并逐漸加強對信息化技術(shù)的使用，以求提高信息化檔案建設(shè)的水平。但是相關(guān)工作中仍存在著些許問題，相關(guān)人員應(yīng)加強對其的分析，采取針對想措施加以解決，進而提高檔案信息化建設(shè)工作的質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)過程中缺乏規(guī)范高效的檔案信息管理制度，使得檔案管理人員在工作中不能按照相關(guān)的規(guī)章制度完善自身的工作，出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、出錯的現(xiàn)象，降低檔案信息化建設(shè)的效率，使得信息化檔案為在煙草行業(yè)發(fā)展中不能全面發(fā)揮其應(yīng)有的作用，限制著企業(yè)的發(fā)展[2]。

2.2 信息化發(fā)展仍處于初步探索

隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國煙草行業(yè)檔案管理人員逐漸認識到信息化建設(shè)可以有效的提高信息儲存及處理工作的效率，但是部分企業(yè)信息化檔案建設(shè)工作仍舊停留在表面，不能加強對信息化技術(shù)的利用，導致相關(guān)人員在管理工作中，不能快速提取企業(yè)內(nèi)部人員需要的數(shù)據(jù)，降低檔案管理工作的質(zhì)量，使得企業(yè)在發(fā)展中不能全面利用相關(guān)信息，降低企業(yè)發(fā)展的科學性。并且煙草行業(yè)并未根據(jù)社會發(fā)展的需求，進行信息共享，不能實現(xiàn)信息交流，以此限制著行業(yè)的快速發(fā)展。另外，部分煙草企業(yè)并未根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需求，建立電子檔案庫，相關(guān)人員無法依據(jù)相關(guān)信息加強對企業(yè)發(fā)展情況進行分析[3]。

2.3 缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員

檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)過程中具有重要的作用，但是在檔案信息化建設(shè)過程中，煙草行業(yè)中依然存在著缺乏專業(yè)檔案管理工作人員的現(xiàn)象，對煙草行業(yè)的檔案信息化建設(shè)具有一定的負面影響。部分檔案管理人員在企業(yè)中身兼數(shù)職，使其降低對檔案管理信息化建設(shè)的精力，其缺乏較強的專業(yè)知識，不能根據(jù)企業(yè)的需求加強對檔案信息化建設(shè)，限制著企業(yè)的快速發(fā)展。另外，部分檔案管理人員難以掌握信息技術(shù)，導致其不能在檔案信息化建設(shè)中通過信息技術(shù)的使用提高檔案管理工作水平，也會對企業(yè)的發(fā)展造成一些負面的影響。

3 發(fā)展信息化煙草行業(yè)檔案管理的策略

3.1 健全檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫

檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫在檔案信息化管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，其能夠在一定程度上提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理的效率及質(zhì)量，促進企業(yè)的發(fā)展。因此，煙草企業(yè)在實際工作中應(yīng)高度重視檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫的作用，積極對檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫進行健全，確保其能夠滿足檔案信息化管理工作的需求，為檔案管理工作的開展打下良好的基礎(chǔ)。而且企業(yè)應(yīng)注意提高檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫的安全性，采取數(shù)字化保護手段對信息資源保護，以此保證數(shù)據(jù)安全和完整[4]。

3.2 優(yōu)化檔案管理設(shè)計方案

煙草行業(yè)在檔案信息化管理建設(shè)的過程中，有關(guān)人員應(yīng)充分認識到檔案管理設(shè)計方案的重要性，注意對檔案管理設(shè)計方案進行優(yōu)化，確保檔案管理設(shè)計方案能夠滿足實際工作的需求，以此為檔案信息化管理建設(shè)提供可靠的依據(jù)，確保工作高效有序開展。企業(yè)在優(yōu)化檔案管理設(shè)計方案時應(yīng)對不同部門的需求進行分析，對檔案管理設(shè)計方案進行適當?shù)恼{(diào)整，確保其能夠滿足企業(yè)內(nèi)部所有檔案管理工作的開展提供必要的幫助。

3.3 建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范化信息管理

在以往檔案管理工作中，煙草行業(yè)內(nèi)部企業(yè)缺乏統(tǒng)一的標準，不同企業(yè)或是同一企業(yè)不同部門檔案管理各不相同，這對檔案信息化管理建設(shè)造成了較大的負面影響。新形勢下，企業(yè)應(yīng)充分認識到建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范化信息管理的必要性及意義，加大對統(tǒng)一規(guī)范化信息管理模式建設(shè)餓投入，以此為檔案信息化管理建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，降低工作開展的難度。而且企業(yè)在統(tǒng)一規(guī)范化信息管理模式建設(shè)過程中應(yīng)注意對自身發(fā)展情況及發(fā)展目標進行深入的分析，對可能出現(xiàn)的問題及其原因進行研究，盡可能避免風險事件的出現(xiàn)，提高信息管理模式的建設(shè)水平。

3.4 培養(yǎng)專業(yè)化信息管理人才隊伍

檔案管理人員在信息化檔案管理建設(shè)工作中具有重要的作用，其可以有效的提高檔案信息化建設(shè)水平。煙草企業(yè)應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)成立檔案信息化數(shù)據(jù)庫，并且招聘專業(yè)人員對其進行維護，保證其可以在企業(yè)發(fā)展中為企業(yè)提供詳細的數(shù)據(jù)，為企業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。煙草企業(yè)應(yīng)加強對管理人員的培訓，確保管理人員可以在培訓過程中學習專業(yè)的檔案管理知識，以此提高檔案管理工作水平，并且加強對信息技術(shù)的應(yīng)用，確保其可以通過信息技術(shù)的使用提高檔案建設(shè)工作效率。不僅如此，在培訓過程中，企業(yè)應(yīng)注意打造專業(yè)化信息管理人才隊伍，為行業(yè)信息化建設(shè)提供可靠的人才保障。

4 結(jié)論

煙草企業(yè)在建設(shè)過程中應(yīng)明確檔案管理信息化的意義，并且對自身的檔案管理工作進行全面的分析，正確看待自身檔案管理工作中存在著缺乏規(guī)范高效的檔案信息管理制度、信息化發(fā)展仍處于初步探索階段、缺乏專業(yè)檔案管理人員等問題。針對相關(guān)問題，建設(shè)人員應(yīng)采取健全檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化檔案管理設(shè)計方案、建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范化信息管理、維護檔案管理體系安全性等措施對工作進行改進，以此提高煙草信息化建設(shè)的水平，促進企業(yè)的快速發(fā)展。

參考文獻

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