摘 要：隨著時代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案的種類越來越多樣化，檔案數(shù)量急劇增加，檔案利用日益頻繁，傳統(tǒng)低效的檔案管理模式已越來越難以適應(yīng)當(dāng)前高效、安全、人性化的檔案保管利用要求。檔案電子信息化管理模式能夠更準(zhǔn)確、更快捷、更方便地提供服務(wù)，使檔案管理實現(xiàn)智能化管理，滿足檔案現(xiàn)代化、精細(xì)化管理的需求。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;檔案管理;檔案電子信息化管理模式

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的、供保存?zhèn)洳榈摹⑿问蕉鄻拥脑颊鎸嵱涗?。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案信息化進(jìn)程的加快，檔案的載體、制作手段和表現(xiàn)方式等都發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案的數(shù)量與日俱增，檔案資源實體管理難度日益增加，檔案管理逐步向服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，檔案管理水平亟需提升，傳統(tǒng)的檔案管理模式已顯滯后，檔案管理正面臨著時代變革。由此，檔案電子信息化管理模式應(yīng)時而生。

檔案電子信息化管理模式是為社會發(fā)展服務(wù)的一種新的形式，將包含文字、圖片以及視頻等的檔案信息傳輸?shù)綌?shù)字檔案館（室）網(wǎng)站系統(tǒng)中，使檔案以數(shù)字化形式展現(xiàn)，較之傳統(tǒng)檔案管理模式使管理更便捷、存儲更安全、分享更及時，檔案電子信息化管理模式已成為檔案管理必然的發(fā)展趨勢。

1 檔案電子信息化管理模式與傳統(tǒng)檔案管理模式的區(qū)別

1）檔案庫房面積要求不同。傳統(tǒng)的檔案管理大多是對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行歸檔保管，對檔案庫房的面積有一定的要求，除了要能容納目前的檔案資料存放外，還必須考慮今后的發(fā)展空間。而檔案電子信息化管理由于電子化、數(shù)字化和無紙化的特點(diǎn)，精簡了檔案材料的存放空間，對檔案庫房的面積要求不高，但對數(shù)字檔案館（室）網(wǎng)站系統(tǒng)的存儲容量提出了較高的要求。

2）檔案整理歸檔方式不同。傳統(tǒng)的檔案管理模式是由專兼職檔案管理人員按照立卷類目對紙質(zhì)文書檔案材料進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，耗時長、工作量大且繁瑣。檔案電子信息化管理模式則是通過計算機(jī)、掃描儀等設(shè)備技術(shù)，將文書檔案、聲像檔案、榮譽(yù)檔案等檔案資料分門別類上傳到數(shù)字檔案館（室）網(wǎng)站系統(tǒng)中進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，便于檔案的有序整理歸檔。

3）檔案整理裝訂方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是用線訂的方式進(jìn)行裝訂，線訂檔案雖然美觀牢固，但需要花費(fèi)大量的人力、物力和時間，且對日后檔案的復(fù)制和銷毀存在一定程度的影響。檔案電子信息化管理則是將所有的紙質(zhì)檔案予以數(shù)字化，將檔案信息直接錄入到數(shù)字檔案館（室）網(wǎng)站平臺，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，大幅度提高了檔案整理的工作效率。

4）檔案保存條件不同。傳統(tǒng)的檔案管理模式對檔案保存條件和環(huán)境要求較高，必須嚴(yán)格控制好檔案庫房的溫濕度。但隨著時間的推移，紙質(zhì)檔案在保存的過程中往往還是會出現(xiàn)損壞、霉?fàn)€、蟲蛀的現(xiàn)象，對長期保持檔案資料的完好性存在相當(dāng)大的難度。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，檔案電子信息化管理模式將檔案信息直接錄入到數(shù)字檔案館（室）網(wǎng)站系統(tǒng)迅速處理和傳遞，同時做好備份，在很大程度上保證了檔案材料的完整性和安全性。

5）檔案查詢效率不同。傳統(tǒng)的檔案歸檔后，如需檢索利用，需要先依照流程辦理相關(guān)手續(xù)，再由檔案專兼職人員人工翻閱紙質(zhì)檔案材料尋找，頻繁的翻動不但會磨損紙質(zhì)檔案材料，而且人工查詢效率較低，不能隨時對檔案信息進(jìn)行調(diào)用、分析和利用，遠(yuǎn)跟不上當(dāng)前信息時代社會發(fā)展的步伐。檔案電子信息化管理則不受人為的限制，預(yù)先在數(shù)字檔案館（室）網(wǎng)站平臺上對相關(guān)人員設(shè)定不同的操作權(quán)限，登錄系統(tǒng)后，只要在智能搜索引擎上輸入關(guān)鍵詞，就能快速查找、讀取所需內(nèi)容，精簡了查詢程序，優(yōu)化了查詢服務(wù)效率。

6）檔案利用方式不同。傳統(tǒng)的檔案管理如需檢索利用，需要進(jìn)入檔案館（室）等進(jìn)行現(xiàn)場查閱，受到時間和空間的限制。檔案電子信息化管理平臺憑借實時共享的性能，將查檔申請流程及方式優(yōu)化，通過檔案信息化管理平臺、計算機(jī)、甚至是手機(jī)終端就可以輕松查閱到想要的檔案資料，進(jìn)一步保障檔案查閱需求，達(dá)到互聯(lián)互通、資源共享、遠(yuǎn)程利用的作用。

與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，基于電子信息化管理模式的檔案管理具備明顯的優(yōu)勢。檔案電子信息化管理模式不僅使檔案管理更加系統(tǒng)化、條理化、科學(xué)化，便于檔案的收集、整理、保管、檢索、利用和服務(wù)，簡化了檔案管理工作程序，減輕了檔案管理工作人員的工作量，更是提高了檔案管理的工作效率和檔案的利用率，提升了檔案的服務(wù)功能，充分體現(xiàn)了檔案的價值。

2 檔案電子信息化管理模式的應(yīng)用

1）當(dāng)前，許多單位已逐步開始建立檔案電子信息化管理系統(tǒng)，但由于對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案電子信息化管理平臺數(shù)據(jù)常常不能得到及時更新，很大程度上影響了檔案管理工作的開展和實施。

2）有些單位雖然設(shè)置了檔案電子信息化管理系統(tǒng)，但實際的查詢利用率較低，沒有真正發(fā)揮出檔案的服務(wù)功能。

3）由于數(shù)字檔案館（室）網(wǎng)站需要專人定期進(jìn)行管理維護(hù)，且費(fèi)用較高，部分單位對于檔案電子信息化管理系統(tǒng)平臺未能形成長效管理機(jī)制。

4）檔案管理是一項長期且復(fù)雜的系統(tǒng)工程，從事檔案管理的工作人員沒有樹立檔案管理新觀念，將檔案管理水平提升到新的境界，檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。

3 檔案電子信息化管理模式的發(fā)展

檔案最大的價值就是利用價值，是檔案能夠滿足社會需求的直接表現(xiàn)。在電子信息化時代下，檔案管理部門必須從以下幾個方面對檔案電子信息化管理模式重新認(rèn)識和重新分析，才能從容應(yīng)對當(dāng)前社會對檔案管理工作的挑戰(zhàn)。

1）加強(qiáng)信息化管理理念。更改以往傳統(tǒng)的檔案管理模式，充分利用檔案電子信息化管理技術(shù)，以信息化發(fā)展為依托，創(chuàng)新思路，強(qiáng)化檔案電子信息化管理模式的推廣力度，實現(xiàn)新型服務(wù)模式。將檔案電子信息化資源和創(chuàng)新思維應(yīng)用于檔案管理工作，最大限度地提升檔案利用效率，發(fā)揮檔案管理的社會價值，更好地為黨和人民服務(wù)。

2）加大管理隊伍建設(shè)力度。加強(qiáng)檔案管理部門對檔案管理工作的重視程度，定期組織檔案管理專兼職工作人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案管理專業(yè)技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)，不斷提高檔案工作效率。

3）改善檔案電子信息化管理硬件建設(shè)?？萍硷w速發(fā)展的今天，信息量不斷增加，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷完善，需要不斷擴(kuò)充存儲設(shè)備的存儲空間、提高系統(tǒng)運(yùn)行速度，檔案管理部門必須給予一定的資金支持，保障檔案信息的安全性和穩(wěn)定性。

4）加快信息化軟件開發(fā)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展，檔案電子信息化管理軟件也要不斷地更新，必須加以信息技術(shù)支撐，保證檔案電子信息化管理工作的順利開展。

5）提高檔案工作總體認(rèn)識。切實轉(zhuǎn)變觀念，進(jìn)一步提高對檔案管理工作的重視和關(guān)注程度，不斷完善檔案電子信息化管理體系和制度，形成長效機(jī)制，加大對檔案工作的保障力度，推動檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。

6）科學(xué)整合檔案資源。創(chuàng)新服務(wù)形式，維護(hù)檔案安全，發(fā)揮檔案作用，利用報章雜志、網(wǎng)絡(luò)、微信公眾號等新媒體載體和形式，大力宣傳檔案電子信息化管理模式的發(fā)展前景，提高全民檔案意識。

4 結(jié)論

檔案在現(xiàn)實社會中具有巨大的價值和作用，與每個人的工作和生活都息息相關(guān)，是社會發(fā)展過程中不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是傳承文明，見證歷史的重要手段。從傳統(tǒng)的檔案管理模式到檔案電子信息化管理模式的演變，標(biāo)志著我國檔案管理建設(shè)進(jìn)入了新的階段，與此同時，也面臨著信息資源建設(shè)、檔案信息服務(wù)優(yōu)化、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新等各方面的難題。目前，檔案電子信息化管理模式還不能完全取代傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理部門需要將這兩種檔案管理模式有機(jī)結(jié)合、并存運(yùn)行、無縫銜接，以促進(jìn)檔案管理工作邁上新臺階。

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作者簡介

徐佳嵐（1987-），女，上海，上海市青浦區(qū)夏陽街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，助理館員，本科（2005級學(xué)士），研究方向：檔案管理。