摘 要：檔案信息化建設對于提升檔案管理科學水平、提高檔案利用效率、適應時代發(fā)展要求有積極意義。武漢市在工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理方面積極探索推進信息化建設，有力推進了“互聯(lián)網(wǎng)+質(zhì)量監(jiān)管”工作開展，取得了顯著的工作成效。

關鍵詞：檔案信息化;監(jiān)督檔案;“互聯(lián)網(wǎng)+”

工程質(zhì)量監(jiān)督檔案是工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)及其監(jiān)督人員從事監(jiān)督管理工作的原始記錄和重要憑證。工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作質(zhì)量直接體現(xiàn)了工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)綜合管理水平。隨著“質(zhì)量強國”和“質(zhì)量第一”寫進黨的十九大報告，中共中央、國務院發(fā)布《關于開展質(zhì)量提升行動的指導意見》，全社會質(zhì)量意識得到不斷提升，對工程質(zhì)量的要求越來越嚴格，同步也對工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理水平提出了更高的要求。當前，各地為推動管理工作水平提升，紛紛開展“互聯(lián)網(wǎng)+質(zhì)量監(jiān)管”研究，推進質(zhì)量管理信息化研究工作，為工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。

1 工程質(zhì)量監(jiān)督檔案信息化建設的意義

1.1 信息化建設便于檔案科學管理

工程質(zhì)量監(jiān)督檔案伴隨著工程建設的推進而產(chǎn)生，具有周期長、種類多、收集難等特點。由于整個工程建設過程涉及非常多的文字、音像等資料，每個監(jiān)督人員的管理尺度和水平也存在差異，造成監(jiān)督檔案內(nèi)容不一、形式多樣，給后續(xù)整理、保管、利用等帶來一系列困難。推進檔案信息化建設，可以最大程度實現(xiàn)檔案的同步歸集，逐步實現(xiàn)檔案內(nèi)容的標準化、規(guī)范化、數(shù)字化，還可實現(xiàn)網(wǎng)上匯總、分類、統(tǒng)計，檔案管理的工作效率和實際效果可以得到明顯提升。

1.2 信息化建設提高檔案利用效率

傳統(tǒng)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的收集、整理、編目、保管、統(tǒng)計等工作均由人工完成，加之工程檔案一般數(shù)量較多，檔案管理的工作量巨大。檔案一旦入庫保管，查找、利用的頻率相對較低。實現(xiàn)檔案管理信息化后，通過在計算機中輸入關鍵字即可實現(xiàn)對工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的快速讀取和查詢，檔案利用更加便捷精準，檔案統(tǒng)計和編研更加高效系統(tǒng)，檔案利用的效率大大提高，檔案的價值和意義也能更好的得到體現(xiàn)。

1.3 信息化建設適應時代需求

伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化發(fā)展已是不可阻擋的時代潮流。檔案信息化建設，是檔案工作適應發(fā)展大潮、融入信息社會、助力智慧城市、聯(lián)通市民生活、參與經(jīng)濟和社會發(fā)展的重要途徑。以武漢市為例，“十二五”期間，武漢市各級綜合檔案館完成館藏檔案數(shù)字化5000萬幅面，市、區(qū)基本形成內(nèi)容充實、功能完善的檔案網(wǎng)站群。全市各級各類檔案館接待查檔者近48萬人次，提供檔案資料74萬卷、件。接待查詢政府公開信息3.2萬余人次，提供政府公開信息4.3萬余件次。檔案服務能力的穩(wěn)步提升與信息化建設的推進密不可分。通過加快檔案信息化建設步伐，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、檔案管理自動化、檔案利用網(wǎng)絡化，可以讓檔案部門提供更加方便快捷的檔案查閱利用，實現(xiàn)多形式全方位的檔案信息服務，建成更加便民高效的檔案利用體系，提升市民的獲得感，更好發(fā)揮檔案服務經(jīng)濟社會發(fā)展的功能。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+質(zhì)量監(jiān)管”對監(jiān)督檔案信息化建設的要求

2.1 工程質(zhì)量監(jiān)管信息化建設面臨的形勢

2016年7月，住房和城鄉(xiāng)建設部在銀川市召開“工程質(zhì)量監(jiān)督和檢測系統(tǒng)辦公室主任和信息化聯(lián)絡員工作會議”，交流“互聯(lián)網(wǎng)+”應用經(jīng)驗成果，并專題研究部署“互聯(lián)網(wǎng)+”的推廣應用工作，為新形勢下工程質(zhì)量監(jiān)督信息化發(fā)展指明了方向。當前，“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)技術(shù)已在工程建設領域廣泛應用。如廣州粵建三和軟件股份有限公司開發(fā)的“互聯(lián)網(wǎng)+”工程質(zhì)量智慧監(jiān)管信息平臺，集智慧工地、工程質(zhì)量監(jiān)督、檢測監(jiān)管、混凝土監(jiān)管、視屏監(jiān)控于一體的信息平臺，實現(xiàn)對工程全方面的控制。福建省住建廳開發(fā)的“質(zhì)量安全日常監(jiān)督動態(tài)系統(tǒng)”“工程檢測管理系統(tǒng)”“遠程網(wǎng)絡視頻監(jiān)控系統(tǒng)”等，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)實現(xiàn)工程項目建設監(jiān)督全過程業(yè)務公開、過程監(jiān)控、全程在案、永久追溯等。諸多工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)開發(fā)OA自動化辦公系統(tǒng)，利用辦公自動化軟件、網(wǎng)絡技術(shù)，推廣網(wǎng)上辦公，有效減少紙質(zhì)資料及手動填報工作，極大提升了日常質(zhì)量監(jiān)督工作效率。

2.2 工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理信息化的時代要求

“互聯(lián)網(wǎng)+質(zhì)量監(jiān)管”的發(fā)展應用，迫切需要在工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理領域?qū)崿F(xiàn)信息化建設突破。當前，部分地區(qū)已著手研發(fā)市政工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理系統(tǒng)，與城市檔案管理系統(tǒng)對接，逐步實現(xiàn)電子化資料取代原有紙質(zhì)版檔案資料，所有的電子資料按統(tǒng)一的歸檔標準在監(jiān)督管理過程中實時歸檔，實現(xiàn)規(guī)范化管理。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對海量的工程監(jiān)督檔案資料進行分類整理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)快速自動統(tǒng)計、實時查詢。

3 武漢市在市政工程質(zhì)量監(jiān)督檔案信息化建設領域的探索

3.1 武漢市市政工程質(zhì)量監(jiān)督管理系統(tǒng)的開發(fā)應用

武漢市市政工程質(zhì)量監(jiān)督管理系統(tǒng)，是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的武漢市市政工程質(zhì)量監(jiān)督站電子政務系統(tǒng)的主要載體，是集報監(jiān)、交互管理、實時短信提醒、監(jiān)督資料同步歸檔、數(shù)據(jù)統(tǒng)計檢索分析、資料下載等多功能于一體的“互聯(lián)網(wǎng)+”工作平臺。

管理系統(tǒng)投入使用后，所有受監(jiān)工程的監(jiān)督流程一律按系統(tǒng)平臺操作流程執(zhí)行。監(jiān)督人員到現(xiàn)場開展監(jiān)督檢查等工作后，相關工作記錄必須在規(guī)定時限內(nèi)錄入系統(tǒng)，保證了監(jiān)督檔案資料的同步性。下發(fā)的各類執(zhí)法文書系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)，“執(zhí)法文書—現(xiàn)場回復—復查記錄”一套資料完備后方可進行銷號操作，執(zhí)法資料閉合交圈，保證了監(jiān)督檔案資料的完整性。工程完工進行檔案移交時，文件資料按照歸檔的目錄要求逐項在系統(tǒng)內(nèi)部提交生成，保證了監(jiān)督檔案資料的規(guī)范性。管理系統(tǒng)設置了大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析模塊，實現(xiàn)了對工程質(zhì)量監(jiān)督檔案資料的自動分析、統(tǒng)計查詢，提高了監(jiān)督檔案利用效率。

3.2 檔案人員在工程質(zhì)量監(jiān)督檔案信息化建設中的積極作為

武漢市市政工程質(zhì)量監(jiān)督管理系統(tǒng)研發(fā)工作歷時兩年多，研發(fā)工作伊始，就確定了參與人員既是監(jiān)督管理人員也是兼職檔案管理人員的思路，從規(guī)范管理、提升檔案信息化建設水平方面入手，科學設置功能模塊，將檔案信息化建設要求貫穿于系統(tǒng)研發(fā)全過程。研發(fā)團隊由22名同志組成，全部自覺承擔檔案人員相關職責。研發(fā)過程中，專兼職檔案工作者充分發(fā)揮了勇于創(chuàng)新、大膽嘗試、超前設計的探索精神，針對工程質(zhì)量監(jiān)督檔案標準不明確、內(nèi)容參差不齊、同步連續(xù)性差、規(guī)范交圈不及時等問題深入專題研究，采取目錄式確定檔案具體內(nèi)容、確定制式文本、限定錄入時間、設定閉合流程等方式，在監(jiān)督管理系統(tǒng)中一一予以回應，實現(xiàn)了檔案管理信息化、規(guī)范化同步推進。

4 提高工程質(zhì)量監(jiān)督檔案信息化水平的途徑探索

4.1 激勵檔案人擔負起促進檔案事業(yè)發(fā)展的歷史重任

檔案工作是個艱苦而清貧的職業(yè)，成年累月與文件材料打交道，置身卷海、皓首整檔是常態(tài)。同時檔案工作又是一項極其重要的工作。習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展、社會治理過程中不可或缺的一項基礎性、支撐性工作，是一個地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展水平和文明程度的重要標志。中華民族5000年的悠久歷史文化傳承，檔案是最重要的載體，是對歷史最客觀、真實的“記憶”。加強檔案工作，對于保存社會記憶、傳承中華傳統(tǒng)文化，對于增強全社會檔案意識、擴大檔案工作社會影響，對于服務經(jīng)濟社會轉(zhuǎn)型創(chuàng)新發(fā)展都具有重要意義。檔案工作者要充分認識檔案工作的重要意義，擔負起記錄歷史、維護社會記憶的使命。

4.2 提高檔案工作者的信息管理能力

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理已發(fā)展為一門多學科交叉的復雜工作，尤其是在檔案信息化建設過程中，計算機、網(wǎng)絡等方面的知識和技能起著決定性作用，無論是網(wǎng)絡基礎設施建設還是檔案信息資源建設，不管是應用系統(tǒng)建設或是標準規(guī)范建設，包括人才隊伍建設都與計算機網(wǎng)絡技術(shù)息息相關。檔案工作者要緊跟信息化發(fā)展的時代潮流，加強數(shù)字化建設、大數(shù)據(jù)管理、辦公室自動化技術(shù)、網(wǎng)絡安全技術(shù)等方面知識儲備和能力提升，在檔案信息采集、整理、儲存、利用等方面加強信息化、專業(yè)化建設水平。

4.3 提高檔案工作者的創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是引領發(fā)展的第一動力。抓創(chuàng)新就是抓發(fā)展，謀創(chuàng)新就是謀未來。檔案信息化建設涉及事項眾多，工作任務重，專業(yè)性強，檔案人員的素質(zhì)、工作態(tài)度很大程度上決定了信息化建設水平的高低。青年檔案工作者要轉(zhuǎn)變觀念，與時俱進，勇于突破現(xiàn)有管理模式的束縛，在管理理念、工作思路、工作方法等方面積極創(chuàng)新、大膽嘗試，探索提高檔案管理水平和效能的途徑方法，發(fā)揮創(chuàng)新引領改革發(fā)展、適應時代要求的作用。

檔案信息化建設責任重大，任務繁重，適應時代需求，是新時代檔案管理規(guī)范化建設重要內(nèi)容。新的形勢任務對檔案人才提出了更高的要求，檔案工作者要切實增強獻身檔案事業(yè)發(fā)展的自我認同，發(fā)揮“甘于寂寞、樂于奉獻、迎難而上、奮發(fā)有為”的蘭臺精神，肩負起時代賦予的責任和使命，堅守檔案工作者的信念和榮光，保持銳意創(chuàng)新、與時俱進的精神狀態(tài)，為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展貢獻力量。

參考文獻

[1]李明華，在全國檔案局長館長會議上的工作報告，2019-03-29

[2]武漢市檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃

[3]城市建設檔案管理規(guī)定（建設部令第90號）

[4]電子公文歸檔管理暫行辦法

[5]建設項目檔案管理規(guī)范（DA/T28—2018）

[6]齊林，淺談國土資源檔案建設與青年檔案工作者的責任，海峽科學，2014-04-15

作者簡介

張俊普（1983-），男，中共黨員，大學本科，副研究館員（檔案），從事工程質(zhì)量監(jiān)督檔案研究管理工作。