摘 要：隨著信息化進程的不斷推進，檔案管理也迎來了新的發(fā)展機遇，高校檔案建設(shè)也逐漸朝著信息化方向發(fā)展。將信息化技術(shù)應用到檔案管理工作之中，檔案信息化管理不但是當前時代的發(fā)展趨勢，還能夠顯著提升檔案管理效率與檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案價值的最大化，為各高校實現(xiàn)進一步發(fā)展的目標創(chuàng)造良好的條件。本文首先從檔案管理工作的重要性出發(fā)，對各高校目前檔案信息化管理中存在的問題進行分析，并針對這些問題提出可靠的解決對策，從而提升高校管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理;問題;對策

檔案具有極高的收藏保存價值，并且還可以為各項數(shù)據(jù)資料的收集、查閱提供可靠依據(jù)。簡單而言，高校檔案實質(zhì)上就是對學校開展的各項教育活動的記錄和保存工作。隨著信息化進行的推進，各行各業(yè)都開始實行信息化管理，在這一趨勢下，高校檔案信息化管理已經(jīng)成為時代發(fā)展必須要經(jīng)歷的一個過程。傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔不易搜索、保存，當需要調(diào)取信息時，往往需要花費大量的時間、人力搜索，但是借助信息化技術(shù)對高校檔案進行信息化處理，不但可以顯著提高檔案管理的工作效率，還可以保障各項數(shù)據(jù)資料的完整性，加強數(shù)據(jù)資料的私密性，防止核心資料被泄漏，是推動各高校信息化、智能化發(fā)展的助力。

1 當前高校檔案信息化管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理工作重視程度不足

隨著社會的進步以及信息化水平的提高，以電子信息化技術(shù)為支撐的檔案管理已經(jīng)融入到各個領(lǐng)域之中，能夠顯著提升檔案管理工作的效率以及工作質(zhì)量。經(jīng)過一段時間的發(fā)展，高校檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的效果，檔案信息化管理的初步條件已經(jīng)具備，學校檔案管理的意識也在不斷加強，但是仍舊無法滿足高校實際發(fā)展需要，主要是因為學校領(lǐng)導對于檔案信息化管理工作的重視程度不足。因為領(lǐng)導缺乏遠見，一部分高校直到現(xiàn)在還在使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不愿意根據(jù)時代需要對檔案管理模式進行優(yōu)化調(diào)整，最終導致檔案管理模式出現(xiàn)問題。正式因為學校領(lǐng)導對于檔案管理工作不夠重視，導致先進的檔案管理模式無法在學校內(nèi)部推廣使用，導致檔案管理效率與質(zhì)量始終無法得到提升，學校發(fā)展受到限制。

1.2 管理人員素質(zhì)偏低

因為檔案管理人員能夠直接參與到檔案管理工作之中，所以這些管理人員的素質(zhì)將會對檔案管理的效率以及質(zhì)量造成直接的影響，并且還會影響到檔案信息化推廣進程。就實際情況而言，目前各高校檔案管理隊伍綜合素質(zhì)普遍較低，并且這一群體的年齡層次較高，受長久以來觀念的影響，不容易接受新的觀念、新技術(shù)，將會在一定程度上限制高校檔案信息化推廣。另一方面，因為學校內(nèi)部檔案管理工作比較輕松，長期以來工作人員容易形成不良習慣，工作態(tài)度不積極，不會主動發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，而是等到問題堆積過多時才會選擇解決或是上報，這種對待日常工作不主動熱情的工作態(tài)度也是導致高校檔案信息化管理工作的效率始終無法得到明顯提升的關(guān)鍵因素。

1.3 檔案處理速度慢，信息化程度低

雖然檔案管理工作對于技術(shù)的要求比較低，但是因為有時候工作量會比較大，并且為了確保檔案管理工作的準確性，需要保持極高的注意力，導致工作效率始終無法得到顯著提升。另一方面，隨著人們生活和工作節(jié)奏的加快，各高校又經(jīng)常舉辦活動，所以檔案的更新速度也需要加快，這也在一定程度上加大了檔案管理工作的難度。傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的信息搜集、整理比較困難，當需要對以往信息進行查找時，通常都需要花費大量的時間、人力進行調(diào)取、整理，雖然大多數(shù)高校已經(jīng)開始實行檔案信息化管理，但是在檔案收集、錄入過程也需要花費大量的人力，同時因為當前高校檔案信息化管理還處于起步階段，沒有實現(xiàn)檔案信息共享，使得檔案價值無法得到充分發(fā)揮，這也是檔案信息化管理過程中面對的難題之一。

2 解決高校檔案信息化管理的具體對策

2.1 加強院校重視，健全管理制度

高校領(lǐng)導的重視能夠使檔案信息化管理工作達到事半功倍的效果，所以，各高校領(lǐng)導應該加大對學校檔案信息化管理工作的重視力度，將檔案信息化管理工作視為學校行政管理工作中一項重要的內(nèi)容納入學校工作考核范圍內(nèi)，使學校內(nèi)部的工作人員能夠在心理上重視檔案信息化管理工作。除此之外，檔案管理工作將會在一定程度上對高校的未來規(guī)劃造成影響，所以需要建立健全檔案信息化管理制度，良好的制度是確保各項工作順利進行的基礎(chǔ)條件，可以有效預防檔案數(shù)據(jù)遺漏、丟失，確保相關(guān)檔案的準確性。

2.2 提升人員素質(zhì)

一些檔案的私密性較高，所以檔案信息化管理工作具有極高的機密性，但由于檔案管理工作比較枯燥，容易喪失興趣，所以在檔案管理人員時，首先選擇具有極強責任心、可以堅守崗位的人員從事檔案管理工作。尤其是隨著檔案信息化進程的推進，為了保證學校檔案資料的私密性以及準確性，所以需要對檔案管理隊伍進行調(diào)整，要求具備一定計算機能力的人員從事檔案管理工作，提升當前檔案管理隊伍的綜合能力，從而使檔案信息化管理的工作效率能夠得到進一步提升。

2.3 實現(xiàn)檔案信息化管理

伴隨著數(shù)字信息化時代的到來，各大高校也應該順應時代發(fā)展潮流，及時對學校內(nèi)部檔案管理工作進行改革創(chuàng)新，推動檔案信息化管理進程，確?？梢愿玫貫楦咝５母黜椆芾砉ぷ鞣?。通過借助國內(nèi)外先進的科學技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理工作與信息技術(shù)的充分融合，從而能夠?qū)崿F(xiàn)學校內(nèi)部各部門檔案信息資料的共享，及時對信息庫進行更新?？偠灾?，隨著當前時代信息化進程的推進，各大高校如果想要得到進一步發(fā)展，就需要緊隨時代發(fā)展趨勢，將信息化技術(shù)與學校內(nèi)部檔案管理工作深入融合，對檔案管理工作優(yōu)化調(diào)整，以便于其能夠滿足當前時代對高校檔案管理的要求，進一步推動高校檔案管理工作進程。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案信息化管理工作并不是一朝一夕就能夠完成的，需要大量的時間積累，在此之前，需要對高校檔案信息化管理工作對于院校發(fā)展的重要性有一個清晰的認識，從而能夠在工作中有意識地重視檔案信息化管理工作的開展。除此之外，還需要加大對高校檔案信息化管理工作的管理力度，建立健全相關(guān)制度，打造一個高素質(zhì)的檔案管理隊伍，在檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，從而能夠充分發(fā)揮檔案管理工作的價值，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化，最終能夠顯著提升高校的社會競爭力。

參考文獻

[1]國家教委辦公廳.高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范[M].北京：科學技術(shù)出版社，2017.

[2]王勇.試論數(shù)字化信息在檔案管理中應用的重要性[J].科技創(chuàng)新導報，2015，12（5）：211.

[3]王丹虹.計算機系統(tǒng)在檔案信息化管理中的應用[J].科技創(chuàng)新導報，2017（4）：44.

[4]王瓊.淺談網(wǎng)絡信息化環(huán)境下如何做好人事檔案管理[J].江蘇商論，2012（20）：183-184.

作者簡介

時翠紅（1980-），女，山西省清徐縣，本科，館員，太原師范學院，檔案學基礎(chǔ)理論。