摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，文書檔案管理需要改變傳統(tǒng)的管理模式，提高管理現(xiàn)代化水平。在進(jìn)行文書檔案管理時(shí)需要轉(zhuǎn)變思想觀念，提高對(duì)文書檔案管理的重視，管理。文書檔案管理人員要提高專業(yè)素養(yǎng)，提高管理效率。本文主要從做好文書檔案管理工作進(jìn)行分析，對(duì)文書檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，并且提出相應(yīng)對(duì)策，希望文書檔案管理可以滿足新形勢(shì)下的企業(yè)要求，為企業(yè)管理提供資料。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理;對(duì)策

文書檔案管理可以為企業(yè)開展決策、進(jìn)行信息交流以及管理提供參考，文書檔案為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者提供了第一手資料，提高了決策的科學(xué)性和有效性。目前，隨著科技的發(fā)展，文書檔案管理工作需要進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，突破傳統(tǒng)文書檔案管理模式，提高文書檔案管理水平。對(duì)于文書檔案管理中存在的問(wèn)題需要進(jìn)行完善和優(yōu)化，采取必要的措施提高文書檔案管理的現(xiàn)代化水平，保證文書檔案管理的完整性和全面性，適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

1 做好文書檔案管理工作的重要性

文書檔案管理工作需要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，并且提高對(duì)文書檔案管理的重視，文書檔案是一項(xiàng)內(nèi)部資料，因此具有機(jī)密性。文書檔案可以為企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)提供資料，可以幫助企業(yè)做出正確的決策。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，企業(yè)面臨著復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境，競(jìng)爭(zhēng)壓力加劇，文書檔案管理可以避免檔案出現(xiàn)泄漏和遺失，保證文書檔案的完整性。企業(yè)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，可以方便對(duì)信息的查詢，創(chuàng)造良好的信息發(fā)展環(huán)境，因此需要提高文書檔案管理的規(guī)范性和高效性。

2 當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）文書檔案管理的重視程度不足。企業(yè)的管理人員對(duì)于文書檔案管理工作缺乏足夠重視，并且文書檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的作用不夠明顯，因此管理者將文書檔案管理邊緣化，對(duì)文書檔案多是保管相關(guān)文件，避免文件出現(xiàn)丟失以及泄漏現(xiàn)象，對(duì)于文書檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，缺乏檔案管理意識(shí)。因此文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和完整性，文件形成不夠規(guī)范，影響文書檔案管理的質(zhì)量，導(dǎo)致管理工作存在漏洞，需要完善。

2）文書工作和檔案管理存在脫節(jié)問(wèn)題。文書檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、系統(tǒng)性的管理工作，但是在實(shí)際的管理中，由于對(duì)文書檔案管理缺乏了解，專業(yè)水平不足，因此在管理中經(jīng)常出現(xiàn)文書管理和檔案管理脫節(jié)的問(wèn)題。管理人員實(shí)行文書和檔案分模塊管理方式，因此文書管理和檔案管理具有獨(dú)立性，兩者之間在管理中存在較大距離。由于文書管理人員和檔案管理人員之間溝通不足，因此在管理過(guò)程中公文格式以及文書的處理工作存在很多不規(guī)范現(xiàn)象。檔案管理工作的內(nèi)容更加復(fù)雜，多種檔案管理形式 不利于實(shí)行統(tǒng)一的、規(guī)范性的管理，因此需要改善文書管理和檔案管理脫節(jié)問(wèn)題。

3）文書檔案管理沒(méi)有集中保管。企業(yè)內(nèi)部各部門對(duì)于文書檔案管理的意識(shí)不足，各部門的文書檔案比較分散，沒(méi)有形成統(tǒng)一管理，各部門之間的合作和溝通比較少，因此不利于文書檔案管理工作的開展。很多部門將檔案留在自己的部門認(rèn)為方便開展工作，因此黨群部將黨務(wù)相關(guān)檔案進(jìn)行留存、經(jīng)營(yíng)文書檔案留在經(jīng)營(yíng)部等等，這樣分散保管在程序愛你人員流動(dòng)以及部門重新編制之后一些檔案會(huì)遺失和泄漏，并且一些重要檔案因?yàn)闆](méi)有及時(shí)進(jìn)行歸檔，會(huì)導(dǎo)致檔案丟失，不利于企業(yè)工作的開展，缺乏相應(yīng)參考依據(jù)。被泄漏的檔案會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的發(fā)展，造成經(jīng)濟(jì)損失。

4）檔案收集整理不規(guī)范。檔案收集整理的完整性和全面性直接影響檔案管理的質(zhì)量，但是在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案收集整理存在不規(guī)范問(wèn)題。主要包括對(duì)于材料的收集存在不規(guī)范性，很多文件在形成過(guò)程中沒(méi)有按照相應(yīng)的規(guī)定進(jìn)行書寫，比如文件中的字號(hào)、字體、格式、文書類型、紙張大小等等都和標(biāo)準(zhǔn)不符，因此文件的使用不具有參考性。歸檔文件的整理不符合相應(yīng)規(guī)定，檔案管理人員在對(duì)文件進(jìn)行整理的過(guò)程中需要對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類、整理，按照歸檔規(guī)定進(jìn)行。但是在實(shí)際操作中文書檔案管理人員缺乏規(guī)范性，比如使用自己容易消失的傳真紙進(jìn)行歸檔，材料的種類多樣，檔案管理人員重視紙質(zhì)資料，忽視其他類型的文件。并且在檔案收集和整理中附件以及其他說(shuō)明沒(méi)有進(jìn)行妥善管理，導(dǎo)致文件不夠全面。

3 做好文書檔案管理工作的對(duì)策

1）管理環(huán)節(jié)規(guī)范化。目前對(duì)于文書檔案管理工作的要求提高，文書檔案管理需要滿足企業(yè)的需求，因此在管理過(guò)程中應(yīng)該提高管理水平，并且實(shí)施規(guī)范化管理，在進(jìn)行文書檔案的歸檔時(shí)按照類型以及處理程序的差異等進(jìn)行分類和整理，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，構(gòu)建完善的文書檔案管理制度，并且得到落實(shí)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和普及，文書檔案管理需要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行開展工作，檔案管理電子信息化模式得到發(fā)展。在規(guī)范化管理過(guò)程中，管理人員需要將文書處理環(huán)節(jié)和檔案管理相協(xié)調(diào)，二者共同管理，對(duì)文書檔案進(jìn)行分類歸檔。為了保證文書的全面性和完整性，需要對(duì)文書進(jìn)行登記。檔案歸檔之后可以對(duì)檔案進(jìn)行篩選，一些無(wú)用檔案可以進(jìn)行清理，有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)高效工作。對(duì)案卷進(jìn)行整合，對(duì)于一些內(nèi)容相近的檔案可以進(jìn)行合并，對(duì)于一些比較分散的信息重新組卷和整理，并且關(guān)聯(lián)案卷應(yīng)該進(jìn)行整合，在查詢和應(yīng)用時(shí)快速找出關(guān)聯(lián)案卷。做好題名工作，通過(guò)精準(zhǔn)性題名的使用提高檢索效率，因此檔案管理人員要具備信息化管理手段，提高現(xiàn)代化管理水平。

2）文書檔案管理制度的完善。文書檔案管理制度的制定可以為檔案管理人員提供依據(jù)和參考，在制度規(guī)定的范圍開展工作，對(duì)管理工作進(jìn)行規(guī)范。因此文書檔案管理制度的制定需要引起領(lǐng)導(dǎo)者的重視，意識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，建立管理機(jī)制，對(duì)文書檔案管理進(jìn)行細(xì)化，明確管理流程。完善文書檔案管理制度需要管理人員提高專業(yè)素養(yǎng)，掌握管理知識(shí)，并且對(duì)相關(guān)政策進(jìn)行學(xué)習(xí)和理解，制度的制定需要圍繞企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，具有針對(duì)性和可行性。文書檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性的工作，需要對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，因此制度的制定需要對(duì)檔案的歸檔、管理、處理等環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，保證各環(huán)節(jié)的連接性和有序性。

3）提升工作人員的綜合素質(zhì)。文書檔案管理對(duì)專業(yè)水平具有一定要求，因此對(duì)于管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)的要求比較嚴(yán)格。企業(yè)對(duì)于檔案管理人才的選用要進(jìn)行嚴(yán)格的考察，在聘用檔案管理人員時(shí)需要對(duì)專業(yè)水平進(jìn)行測(cè)試，并且具備實(shí)踐能力，保證應(yīng)聘者可以勝任文書檔案管理工作。并且對(duì)于企業(yè)中的文書檔案管理人員定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，提升綜合素養(yǎng)，靈活應(yīng)用最新的檔案管理技術(shù)，增強(qiáng)檔案資料的收集、整理、歸檔能力。各部門之間需要加強(qiáng)合作，將各部門的檔案進(jìn)行匯總，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，保證檔案的完整，避免出現(xiàn)遺失問(wèn)題。檔案管理人員要與各部門進(jìn)行協(xié)調(diào)和合作，提高檔案文書的管理水平。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書檔案管理工作是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，在進(jìn)行文書檔案管理的過(guò)程中要明確管理中存在的問(wèn)題，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理觀念，采用信息化技術(shù)提高檔案電子信息化水平，管理人員要具備專業(yè)水平，提高專業(yè)性和實(shí)踐性，通過(guò)提高文書檔案管理水平，可以為企業(yè)提供決策依據(jù)，推動(dòng)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

邱百榮（1984-），女，漢，天津，本科現(xiàn)職稱助理館員，天津市醫(yī)源衛(wèi)生人才服務(wù)有限責(zé)任公司。