戴慧琴

摘 要：檔案工作的合理有效開(kāi)展，可全面準(zhǔn)確記錄和儲(chǔ)存單位的相關(guān)信息，提高單位整體運(yùn)行的穩(wěn)定性和有序性。但目前檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制存在一定的不合理性，如管理制度不完善、管理人員管理能力不足、缺乏正確的管理意識(shí)、現(xiàn)代信息化建設(shè)水平低等，嚴(yán)重影響了檔案工作的高效開(kāi)展。所以為了改善現(xiàn)有的檔案管理問(wèn)題，在新時(shí)代發(fā)展背景下需要明確意識(shí)到檔案工作的重要性，根據(jù)檔案工作內(nèi)容、單位實(shí)際情況、時(shí)代發(fā)展要求等方面對(duì)管理體制及運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行改革創(chuàng)新，為高質(zhì)量開(kāi)展檔案工作提供有力保障。本文就新時(shí)代背景下如何改革與創(chuàng)新檔案工作管理體制與機(jī)制作出分析，提出幾點(diǎn)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;檔案工作;管理體制;創(chuàng)新策略

檔案工作在單位發(fā)展中占據(jù)著十分重要的地位，高效管理檔案工作，可為管理者和部門(mén)人員提供單位相關(guān)信息，通過(guò)查閱資料和文件促進(jìn)相關(guān)工作的順利開(kāi)展。同時(shí)檔案工作的高質(zhì)量管理，還可提高人才利用率，促使單位各項(xiàng)工作在開(kāi)展過(guò)程中更具有序性和全面性。但目前檔案工作的管理體制和運(yùn)行機(jī)制缺乏實(shí)質(zhì)性，難以為檔案工作的穩(wěn)定開(kāi)展提供有力支撐，所以需要單位管理人員能夠針對(duì)管理體制與機(jī)制相關(guān)問(wèn)題制定相應(yīng)的解決方案，并充分借助現(xiàn)代信息技術(shù)及先進(jìn)設(shè)備進(jìn)一步提高檔案工作的管理水平與管理效率。

1 新時(shí)代檔案工作管理體制與機(jī)制的創(chuàng)新要求

1.1 加強(qiáng)信息材料檢驗(yàn)

單位在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息材料的檢驗(yàn)力度，確保信息材料的完整性和準(zhǔn)確性，這樣對(duì)一些要求較高的工作來(lái)說(shuō)具有良好的保障效果。另外，在實(shí)際對(duì)檔案進(jìn)行制作時(shí)為當(dāng)事人必須在場(chǎng)并親自簽字，這樣不僅能夠提高檔案的可信度，同時(shí)其合法性以及在法律上的有效性也能夠在這一過(guò)程中得到保證[1]。

1.2 檔案內(nèi)容細(xì)節(jié)管理

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，很多企業(yè)的發(fā)展規(guī)模都不斷擴(kuò)大，加之信息時(shí)代的到來(lái)使得檔案資料的數(shù)量日益增多。這種情況下做好檔案內(nèi)容的細(xì)節(jié)管理工作，才能有效提高檔案工作的管理水平，保障檔案資料的準(zhǔn)確有效，主要需要管理人員能夠建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建檔目的、檔案內(nèi)容、信息性質(zhì)等方面需要保持一致[2]。

1.3 檔案資料審核到位

任何一項(xiàng)檔案資料都需要進(jìn)行嚴(yán)格的審核過(guò)程，不僅需要對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行簽字，還需要相關(guān)部門(mén)及管理人員參與到檔案資料審核工作中，通過(guò)對(duì)檔案資料內(nèi)容的逐條核對(duì)與檢查，確保檔案資料的完整性，對(duì)出現(xiàn)的偏差或遺漏之處及時(shí)進(jìn)行整改和修補(bǔ)。

1.4 檔案需要及時(shí)歸檔

在現(xiàn)有的檔案工作過(guò)程中極易出現(xiàn)檔案未及時(shí)歸檔的情況，想要有效改善此類(lèi)情況，加強(qiáng)檔案工作管理的創(chuàng)新性，需要進(jìn)一步提高對(duì)檔案歸檔及時(shí)性的重視力度，確保檔案資料能夠及時(shí)歸檔，促使檔案工作管理過(guò)程更具有序性、完整性和安全性。

2 檔案工作管理體制與機(jī)制存在的問(wèn)題

2.1 缺乏檔案工作管理意識(shí)

單位管理人員應(yīng)明確意識(shí)到檔案工作對(duì)單位發(fā)展的重要性，才能對(duì)檔案工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行合理規(guī)劃和安排，促進(jìn)檔案工作人員順利高效開(kāi)展工作。但由于單位管理人員缺乏較強(qiáng)的管理意識(shí)，對(duì)檔案資料的檢驗(yàn)、審核、應(yīng)用等工作環(huán)節(jié)管理不到位，導(dǎo)致檔案工作管理效率較低，無(wú)法為單位其他工作的開(kāi)展提供有力幫助和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。這種情況長(zhǎng)期維持不僅會(huì)使單位相關(guān)信息缺乏完整性和準(zhǔn)確性，還會(huì)進(jìn)一步滯后單位整體發(fā)展進(jìn)度。需要檔案工作管理人員能夠及時(shí)對(duì)工作管理體制和機(jī)制進(jìn)行改革優(yōu)化，充分發(fā)揮檔案資料在單位發(fā)展過(guò)程中的應(yīng)用價(jià)值。

2.2 檔案工作管理制度不完善

完善合理的管理制度可為檔案工作的高質(zhì)量開(kāi)展提供有力保障，促進(jìn)檔案工作開(kāi)展更具有序性和規(guī)范性[3]。但目前大多數(shù)單位在檔案工作開(kāi)展過(guò)程中都缺乏完善的管理制度，對(duì)檔案資料的收發(fā)、整合分類(lèi)、借閱登記、歸檔記錄等方面并未制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，導(dǎo)致檔案資料在實(shí)際管理過(guò)程中極易出現(xiàn)檔案丟失、檔案資料缺失、檔案資料混亂等問(wèn)題，不僅會(huì)浪費(fèi)其他查詢?nèi)藛T的時(shí)間，降低查詢?nèi)藛T的工作效率，還會(huì)加大檔案工作人員自身的工作量。還有部分單位雖根據(jù)單位檔案工作的實(shí)際情況制定了相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，但執(zhí)行力和落實(shí)效果較差，監(jiān)督管理不到位，很多檔案工作人員對(duì)自身的工作不負(fù)責(zé)，工作行為不規(guī)范，導(dǎo)致檔案工作整體質(zhì)量得不到提升。

2.3 檔案管理人員整體水平較低

管理人員綜合能力水平的高低對(duì)檔案工作的開(kāi)展質(zhì)量有著十分重要的影響，新時(shí)代發(fā)展背景下，很多先進(jìn)管理理念、信息技術(shù)及設(shè)備已應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)也一樣，改革創(chuàng)新必然需要促使檔案工作更具數(shù)字化和信息化。但目前很多單位缺乏對(duì)檔案管理人員及工作人員的重視度，未對(duì)其開(kāi)展相應(yīng)的知識(shí)講解及技能培訓(xùn)工作，導(dǎo)致很多管理人員還沿用傳統(tǒng)的管理觀念，很多工作人員也無(wú)法操作先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備高效開(kāi)展檔案工作，難以提高檔案工作的質(zhì)量與效率，增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性。

2.4 檔案管理信息化建設(shè)力度不足

現(xiàn)代信息技術(shù)與先進(jìn)設(shè)備的有效應(yīng)用能夠進(jìn)一步提高檔案管理工作的自動(dòng)化水平，促使檔案管理工作更具信息化和智能化[4]。雖然目前部分單位能夠?qū)ο嚓P(guān)制度及工作內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，但檔案工作管理整體信息化程度不足，很多單位在檔案工作開(kāi)展過(guò)程中為了節(jié)省單位運(yùn)營(yíng)成本，還大量借助人工力量，并未將先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用在檔案管理全過(guò)程中，導(dǎo)致檔案工作的開(kāi)展難以滿足新時(shí)代發(fā)展要求，無(wú)法為單位的穩(wěn)定發(fā)展提供有力幫助。

3 檔案工作管理體制與機(jī)制改革創(chuàng)新的有效策略

3.1 制定全面合理的檔案工作管理制度

全面合理的管理制度是保障檔案工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，有利于提高檔案工作的規(guī)范性、有序性和合理性。單位在不斷發(fā)展過(guò)程中，各個(gè)工作項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案種類(lèi)、檔案內(nèi)容越來(lái)越多，若缺乏有效的管理制度極易導(dǎo)致檔案工作在管理過(guò)程中出現(xiàn)檔案分類(lèi)錯(cuò)誤、檔案資料混淆等情況。所以為了確保檔案工作的穩(wěn)定開(kāi)展，提高檔案資料信息的完整性和準(zhǔn)確性，需要單位管理人員能夠?qū)n案工作實(shí)際情況、單位發(fā)展目標(biāo)、我國(guó)對(duì)檔案管理工作制定的相關(guān)要求及法律作出綜合分析，制定符合單位檔案工作需求的管理制度，為檔案工作的有序進(jìn)行提供有力支撐，不斷提高檔案工作的管理水平。